Report file dan program file merupakan contoh dari

(1)

SISTEM BERKAS

KONSEP DASAR SISTEM BERKAS

Sistem berkas merupakan mekanisme penyimpanan on-line serta untuk akses, baik data maupun program yang berada dalam sistem operasi.

Terdapat dua bagian penting dalam sistem berkas, yaitu: - Kumpulan berkas, sebagai tempat penyimpanan data

- Struktur direktori, yang mengatur dan menyediakan informasi mengenai seluruh berkas dalam sistem.

Sistem Berkas

Sebuah sistem berkas sangat membantu para programmer untuk memungkinkan mereka mengakses berkas, tanpa memperhatikan detail dari karakteristik dan waktu penyimpanan. Sistem berkas ini juga yang mengatur direktori, device access dan buffer.

Tugas dari Sistem Berkas

- Memelihara direktori dari identifikasi berkas dan lokasi informasi.

- Menentukan jalan (pathway) bagi aliran data antara main memory

dan alat penyimpanan sekunder.

- Mengkoordinasi komunikasi antara CPU dan alat penyimpanan

sekunder, dan sebaliknya.

- Menyiapkan berkas penggunaan input atau output.

- Mengatur berkas bila penggunaan input atau output telah selesai.

BERKAS DAN AKSES

Sistem penyimpanan, pengelolaan dan penyimpanan data pada alat penyimpanan eksternal. Pada berkas dan akses penyimpanan data dilakukan secara fisik.

Berkas

- Kumpulan dari record-record yang saling berhubungan.

(2)

KLASIFIKASI DATA

 Kelompok Data Tetap

Kelompok data yang tidak mengalami perubahan, paling tidak dalam kurun waktu yang lama.

Contoh: Data Pribadi Mahasiswa, Data Mata Kuliah.

 Kelompok Data Tidak Tetap

Kelompok data yang secara rutin mengalami perubahan. Contoh: Data Rencana Studi Mahasiswa.

 Kelompok Data yang bertambah menurut kurun waktu

Kelompok data ini biasanya merupakan data akumulasi dari kelompok data tetap dan data tidak tetap.

Contoh: Data Transkrip, Master Nilai.

KLASIFIKASI BERKAS

 Master File (Berkas Induk)

File yang berisi data yang relatif tetap

Contoh:

Gambar 1. Contoh Master File

Payroll Master File

Customer Master File

Personnel Master File

Inventory Master File Organisasi

(3)

Ada 2 jenis Master File

1. Reference Master File

File yang berisi record yang tidak berubah / jarang berubah Contoh:

File pelanggan yang berisi field: nomor rekening, nama dan alamat

2. Dynamic Master File

File yang berisi record yang terus menerus berubah dalam kurun waktu tertentu atau berdasarkan suatu peristiwa transaksi.

Contoh:

- File stock barang

- File pemesanan tempat duduk

 Transaction File (Berkas Transaksi)

File yang berisi record-record yang akan memperbaharui atau meng-update record-record yang ada pada master file.

Meng-update dapat berupa: penambahan record, penghapusan dan perbaikan record.

 Report File (Berkas Laporan)

File yang berisi data yang dibuat untuk laporan atau keperluan user. File tersebut dapat dicetak pada kertas printer atau hanya ditampilkan di layar.

 Work File (Berkas Kerja)

Merupakan file sementara dalam sistem. Suatu work file merupakan alat untuk melewatkan data yang dibuat oleh sebuah program ke program lain. Biasanya file ini dibuat pada waktu proses sortir.

 Program File (Berkas Program)

File yang berisi instruksi-instruksi untuk memproses data yang akan disimpan pada file lain atau pada memori utama.

Instruksi-instruksi tersebut dapat ditulis dalam bahasa tingkat tinggi (COBOL, FORTRAN, BASIC, dll), bahasa assembler dan bahasa mesin.

(4)

 Dump File (Berkas Tampung)

File yang digunakan untuk tujuan pengamanan (security), mencatat tentang kegiatan peng-update-an, sekumpulan transaksi yang telah diproses atau sebuah program yang mengalami kekeliruan.

 Library File (Berkas Pustaka)

File yang digunakan untuk penyimpanan program aplikasi, program utilitas atau program lainnya.

 History File (Berkas Sejarah)

File ini merupakan tempat akumulasi dari hasil pemrosesan master file dan transaction file. File ini berisikan data yang selalu bertambah, sehingga file ini terus berkembang, sesuai dengan kegiatan yang terjadi.

Contoh:

(5)(6)

Tabel 1 menunjukkan klasifikasi file dari system flow diagram

Tabel 1. Klasifikasi File dan Fungsi

File Fungsi

Timecards Transaction

Sort Program Program

Sort Workfile Work

Sorted-Timecards Transaction

Payroll Master Master

Pay Record Update Program Program

Reject Timecards Work

Paycheck Detail Work

Reconciliation Detail Work

List Utility Program Program

Reject Report Report

Paycheck Writer Program Program

Paychecks Report

Reconciliation Report Writer Program Program

Reconciliation Report Report

MODEL AKSES BERKAS

Ada 3 model akses yang mungkin oleh sebuah program terhadap file, yaitu:

1. Input File

File yang hanya dapat dibaca dengan program.

Contoh:

- Transaction file merupakan input file untuk meng-update program.

- Program file dari source code merupakan input file untuk program

compiler.

2. Output File

File yang hanya dapat ditulis oleh sebuah program / file yang dibuat dengan program.

Contoh:

- Report file merupakan output dari program yang meng-update

master file.

- Program file yang berupa object code merupakan output file dari

(7)

3. Input/Output File

File yang dapat dibaca dari dan ditulis ke selama eksekusi program.

Contoh:

- Master File

- Work File dengan sort program

Tabel 2 menunjukkan model akses file dari sistem flow diagram

Tabel 2. Model Akses File

Program File Input File Output File Input/Output File

Sort Timecards SortedTimecards Sort workfile

Pay Record

Paycheck Writer Paycheck

Detail

Note: Sebuah file mempunyai lebih dari satu fungsi, jika digunakan oleh lebih dari satu program.

ORGANISASI BERKAS

Suatu teknik/cara yang digunakan untuk menyatakan/menggambarkan dan menyimpan record-record dalam sebuah berkas.

Ada 4 teknik dasar organisasi berkas, yaitu:

1. Sequential File

(8)

Secara umum keempat teknik dasar tersebut berbeda dalam cara pengaksesannya, yaitu:

 Direct Access

Suatu cara pengaksesan record yang langsung tanpa mengakses seluruh record yang ada.

Contoh: Magnetic Disk, CD

 Sequential Access

Suatu cara pengaksesan record, yang didahului pengaksesan record-record didepannya.

Contoh: Magnetic Tape, Punch Card

Faktor-faktor yang mempengaruhi dalam proses pemilihan organisasi berkas, yaitu:

- Karakteristik dari media penyimpanan yang digunakan. - Volume dan frekuensi dari transaksi yang diproses - Respon time yang diperlukan

OPERASI BERKAS

Cara memilih organisasi berkas tidak terlepas dari 2 aspek utama, yaitu:

1. Model penggunaannya ada 2 cara, yaitu:

- Batch Processing

Suatu proses yang dilakukan secara group atau kelompok.

- Interactive Processing

Suatu proses yang dilakukan secara satu persatu, yaitu record demi record.

2. Menurut model operasi file ada 4 cara, yaitu:

 Creation

(9)

 Update

Volume data rendah, model proses interactive

- Report Generation

Volume data tinggi, model proses batch

File retrieval dibagi menjadi 2, yaitu:

1. Comprehensive Retrieval

Mendapatkan informasi dari semua record dalam sebuah file.

Contoh:

Display all

List nama, alamat

2. Selective Retrieval

Mendapatkan informasi dari record-record tertentu berdasarkan persyaratan tertentu

(10)

- Reorganization: perubahan organisasi file dari organisasi yang satu, menjadi organisasi file yang lain.

Contoh:

organisasi sequential file menjadi indexed sequential organisasi direct file menjadi sequential file

Secara umum dapat disimpulkan, bahwa:

- Master file dan program file, kita dapat melakukan created, updated,

retrieved from dan maintained.

- Workfile, kita dapat melakukan created, updated dan retrieved from,

tetapi tidak dapat kita maintained.

- Report file umumnya tidak di updated, retrieved from atau

maintained.

- Transaction file, umumnya hanya dapat di create dan digunakan

KLASIFIKASI FILE

Master File / File Induk

Yaitu file yang digunakan untuk menyimpan data dari system informasi tertentu secara lengkap dan dipelihara secara teratur. File ini merupakan file utama dari file-file yang lainnya. File Induk dapat diperbaharui dengan adanya file Transaksi.

Ada 2 jenis tipe File Master :

Reference Master File, yaitu file yang berisi record yang tak berubah / jarang berubah. Contoh : berkas pelanggan yang berisi field nomor rekening, nama dan alamat.
Dynamic Master File, yaitu file yang berisi record yang terus-menerus berubah dalam kurun waktu tertentu atau berdasarkan suatu peristiwa transaksi. Contoh : file stok barang, file pemesanan tempat duduk, dll.

Transaction File / File Transaksi

Yaitu file yang berisi informasi yang digunakan untuk memperbaharui file Master. Sehingga dengan adanya file transaksi ini, file master dapat berubah sesuai dengan informasi yang ada di file transaksi tersebut. Contoh: rekaman tentang pelanggang yang sudah membayar tagihan listrik akan membentuk file transaksi,sesekali seminggu catatan pada file transaksi di gunakan untuk memperbaharui record pada file master.

Report File / File Laporan

Yaitu file yang berisi data yang dibuat untuk laporan atau keperluan user, file ini hanya bisa dicetak pada kertas printer atau hanya ditampilkan di layar monitor. Contoh: laporan gaji karyawan, laporan keuangan, rapor ulangan siswa, dll.

Work File / File Kerja

Yaitu file sementara dari system yang merupakan alat untuk melewatkan data yang dibuat oleh program ke program lain. Dalam hal ini adalah proses perubahan file master dengan menggunkan file transaksi sebagai file pengganti atau perubahnya. Contoh: penyortiran barang.

Program File

Yaitu file yang berisi intruksi-intruksi untuk memproses data yang akan disimpan pada file lain atau pada memori utama. Intruksi-intruksi tersebut ditulis dengan menggunakan bahasa pemrograman seperti BASIC, COBOL, FORTRAN, bahasa assembler dan lain sebagainya. contoh: program penggajian karyawan, program penilaian siswa, dll.

Teks File

Yaitu file yang berisi input data alphanumeric dan grafik yang digunakan oleh sebuah teks editor program. Teks File ini hanya dapat diproses dengan menggunkanan teks editor. Contoh: listing dalam pembuatan program.

Dump File / File Tampung

Yaitu file yang digunakan untuk tujuan pengamanan (Security), mencatat tentang kegiatan pengUpdatetan, sekumpulan transaksi yang telah diproses atau sebuah program yang mengalami kekeliruan. Dump File merupakan jenis file yang bersifat sementara. Contoh: backup data.

Library File / File Pustaka

Yaitu file yang digunakan untuk penyimpanan program aplikasi, program utilitas atau program lainnya. File ini bersifat tetap yang merupakan file sempurnanya dari dump file. Itulah perbedaan antara dump file dengan library file, dimana dump file hanya file sementara yang masih dalam proses perbaikan atau pengembangan sedangkan file library merupakan file finishing dari dump file. Contoh: penyimpanan program aplikasi myob untuk pembuatan laporan akuntansi.

History File / File Sejarah

Yaitu file yang menyimpan data yang telah disimpan dalam bentuk suatu periode waktu tertentu yang telah lampau, biasanya digunakan untuk menyusun laporan yang bersifat tetap. Contoh: Informasi tentang pasien yang keluar tidak perlu simpan pada file yang sekarang ada. Record tersebut dapat dipindahkan pada file riwayat hidup sehingga tinggal berisi file pasien yang sedang dirawat atau di jadwalkan akan kembali. Data tentang pasien yang keluar dapat disimpan pada file “Riwayat hidup” yang berguna untuk menyusun laporan dikemudian hari.

MODEL AKSES FILE

Input File

seperti namanya input (masukan), file ini hanya dapat dibaca dengan program yang sesuai dalam komputer . Contoh : Program file dari source code merupakan input file untuk program compiler, danTransaction file merupakan input file untuk meng-update program.

Output File

keluaran file yang dapat ditulis/dibuat oleh sebuah program pada komputer .
Contoh : Program file yang berupa object code merupakan output file dari program compiler, dan Report file merupakan output dari program yang meng-update master file.

Input / Output File

file yang dapat dibaca dan ditulis selama eksekusi program. Contoh : Master File (Berkas Induk), dan Work File dengan sort program (Berkas Kerja).