Langkah pertama dalam mencatat transaksi jurnal umum?

Dalam akuntansi, jurnal merupakan pembukuan atau catatan akun permanen yang pertama (book of original entry). Jurnal digunakan untuk mencatatat transaksi keuangan perusahaan secara kronologis, dengan penggolongan akun di debit (Dr) maupun kredit (Cr).

Jurnal sendiri memiliki berbagai macam bentuk, seperti jurnal penyesuaian, jurnal pembalik, serta jurnal penutup. Salah satu bentuk yang paling sering digunakan adalah jurnal umum (general journal).

General journal sangat tidak asing untuk para akuntan. Jurnal ini sangat penting, terutama sebagai bentuk dokumentasi atas suatu transaksi secara kronologis kepada perusahaan. General journal juga merupakan salah satu elemen yang berpengaruh dalam siklus akuntansi. Tujuan pembuatan general journal mempermudah pencatatan transaksi untuk dijadikan buku besar.

Orang yang tidak paham akuntansi akan kesulitan dalam membuat general journal. Meskipun sudah menggunakan software akuntansi sebagai media pencatatan dan pelaporan keuangan, adakalanya Kawan Kledo tetap diharuskan mencatat transaksi secara manual, dengan membuat general journal. Untuk lebih memahami jurnal umum, yuk kita bahas pelan-pelan ya, Kawan Kledo!

Mengenal Jurnal Umum

Terdapat beberapa hal dalam ilmu akuntansi yang harus dimengerti sebelum pembuatan general journal. Ketentuan-ketentuan dalam pemahaman dasar persamaan akuntansi dan siklus akuntansi tetap harus diperhatikan lho, Kawan Kledo. Tidak ada hal sulit di dunia ini, apabila kita mau mempelajarinya kan? Ayo berkenalan dengan jurnal umum!

Pengertian General Journal

Yang pertama, apa sebenarnya general journal? Jurnal umum adalah sebuah journal yang digunakan sebagai tempat untuk mencatat seluruh bukti transaksi keuangan. Hal tersebut merupakan akibat dari adanya kesepakatan bisnis perusahaan dengan pihak lain dalam periode waktu tertentu.

Umumnya, general journal lebih sering digunakan oleh perusahaan yang bergerak di bidang jasa, di mana lebih banyak mencatat transaksi keuangan secara kronologis. Sedangkan, pada perusahaan dagang, mayoritas transaksi dicatat dengan jurnal khusus.

Perbedaan paling mencolok antara general journal dan jurnal khusus adalah tipe transaksi yang dicatat. Jurnal khusus hanya digunakan untuk mencatat transaksi sejenis yang sering terjadi dan dilakukan secara periodik.

Hal tersebut sangat berbeda dengan general journal, yang lebih umum, untuk mencatat semua jenis dan setiap terjadi transaksi di perusahaan. Jurnal umum hanya dicatat pada satu jurnal. Posting ke buku besar, bisa dilakukan kapanpun dan tidak bersifat kolektif.

Fungsi Jurnal Umum

Selanjutnya, apa fungsi dari pembuatan jurnal umum ini? Beberapa fungsi general journal di antaranya sebagai berikut:

1. Historis, mencatat semua transaksi keuangan secara kronologis atau berurutan sesuai tanggal terjadi;
2. Mencatat, dicatat lengkap secara terperinci dan detail, jangan sampai ada yang terlewatkan;
3. Analisis, mengecek transaksi apakah harus masuk ke debit (Dr) atau kredit (Cr);
4. Instruktif, perintah agar posting ke buku besar, sesuai hasil analisis dalam jurnal, baik di debit maupun kredit; dan
5. Informatif, memberikan detail transaksi secara jelas.

Tujuan General Journal

Dan yang terakhir, tujuan dari pembuatan general journal adalah untuk melakukan identifikasi, penilaian, dan pencatatan atas dampak dari suatu transaksi yang terjadi di perusahaan dengan pihak lain. Selain itu, penggolongan ke dalam masing-masing akun di buku besar menjadi lebih mudah dengan adanya general journal.

Makanya, kalo masih melakukan pembukuan secara manual, jangan langsung lompat ke pembuatan Financial Statement ya, Kawan Kledo. Itu cara yang tidak dibenarkan, pencatatan harus dilakukan sesuai dengan siklus akuntansi, dan pencatatan di mulai dengan pembuatan general journal. Oh iya, jika Kawan Kledo butuh tau tentang laporan keuangan, ada 5 Format Laporan Keuangan yang Wajib Diketahui lho!

Langkah Membuat General Journal

Sebelum masuk ke tahapan pembuatan jurnal umum, Kawan Kledo harus ngerti dulu tentang siklus akuntansi dan saldo normal akun. Pada ilmu akuntansi, terdapat proses akuntansi atau yang dikenal dengan siklus akuntansi.

Proses ini merupakan bagian dari pengumpulan dan pengolahan data secara sistematik dalam satu periode akuntansi, hingga akhirnya menjadi Financial Statement. Tahapan demi tahapan harus diikuti sesuai dengan proses yang seharusnya.

1. Kumpulkan Bukti dan Identifikasi Transaksi

Pertama, Kawan Kledo akan mendapatkan bukti atas transaksi atas suatu kesepakatan dengan pihak lain. Di tahap ini, identifikasi atas transaksi perlu dilakukan. Hal tersebut dikarenakan tidak semua transaksi harus dicatat.

Kawan Kledo hanya perlu mencatat transaksi yang mengakibatkan perubahan posisi keuangan dan dapat dinilai dalam satuan moneter secara objektif. Ingat ya, bukti transaksi itu penting! Catatlah transaksi berdasarkan bukti yang ada.

2. Lakukan Analisa Transaksi

Jika sudah mengidentifikasi, yang harus dilakukan adalah melakukan analisis atas transaksi. Caranya? Kawan Kledo harus menentukan pengaruh transaksi tersebut terhadap posisi keuangan.

Pelajari posisi saldo normal, untuk lebih mengerti penempatan dan penentuan akun atas transaksi yang terjadi. Selengkapnya terkait saldo normal, Kawan Kledo bisa baca di Cara Menentukan Saldo Normal Akun ya! Selanjutnya, pahami rumus dasar akuntansi sebagai berikut:

Aset = Liabilitas + Modal

atau jika dijabarkan menjadi

Aset = Liabilitas + Modal + (Pendapatan – Beban)

3. Pencatatan Jurnal Umum

Setelah dianalisis, barulah masuk ke tahap selanjutnya, yaitu pencatatan jurnal secara runtut. Proses pencatatan jurnal ini juga disebut dengan penjurnalan. Hal ini juga berkaitan dengan konsep pembukuan berpasangan pada ilmu akuntansi.

Untuk metode double entry bookkeeping, sekurang-kurangnya suatu transaksi harus terdiri atas 2 (dua) akun pembukuan. Yang terpenting adalah nominal pada sisi debit (Dr) dan kredit (Cr) harus seimbang.

Isikan general journal pada format tersebut apabila Kawan Kledo melakukan pencatatan secara manual. Catatlah general journal sesuai bukti transaksi yang telah dilakukan identifikasi dan analisa transaksi, dengan keterangan sebagai berikut:

1. Tanggal, tuliskan tanggal terjadinya transaksi sesuai dengan bukti yang Kawan Kledo terima. Untuk penjurnalan secara manual, bulan dan tahun cukup dituliskan satu kali saja, di setiap halaman judul, kecuali terdapat pergantian bulan dan tahun.
2. No Bukti, isi nomor bukti transaksi secara lengkap dan jelas. Seperti yang sudah disebutkan di atas, bukti transaksi ini sangat penting dan sangat berguna di kemudian hari.
3. Akun, setelah dianalisa, Kawan Kledo menentukan transaksi tersebut akan masuk dalam akun mana saja. Tulis nama akun terkait transaksi yang terjadi.
4. Reff, isi dengan kode akun atau COA, sesuai dengan nomor masing-masing akun pada buku besar.
5. Debit, tulis nominal dari akun yang tergolong transaksi debit (Dr).
6. Kredit, tulis nominal dari akun yang tergolong transaksi kredit (Cr).
7. Keterangan, masukkan keterangan sigkat tentang transaksi di sini ya.

Catatlah semua transaksi yang terjadi dan tergolong pencatatan dengan format general journal.

Kalau semuanya sudah dicatat, sesuai dengan siklus akuntansi, tahap selanjutnya adalah posting atau memindahkan semua transaksi pada masing-masing akun ke buku besar.

Contoh Jurnal Umum

Biar lebih jelas lagi cara pengaplikasian general journal ini, yuk belajar sama-sama ya, Kawan Kledo! Berikut contoh kasus pembuatan jurnal umum, untuk transaksi di sebuah UMKM dalam bidang F&B dengan nama Say Story.

Bisnis tersebut dikelola langsung oleh pemilik yang bernama Pak Danang. Pak Danang ingin membuat pembukuan pada bisnisnya secara tepat dan rapi, berdasarkan langkah mudah yang sudah dijelaskan di atas.

1. 1 Januari 2020, Pak Danang menyetorkan uang tunai sebesar Rp 25.000.000, sebagai modal awal bisnis didirikan.
2. 2 Januari 2020, dibayarkan uang sewa ruko sebesar Rp 8.000.000. Pada Perjanjian ditunjukkan lama sewa 1 tahun dan sudah dibayar lunas di awal.
3. 2 Januari 2020, Pak Danang membeli perlengkapan dan peralatan, masing-masing Rp 8.000.000 dan Rp 4.000.000, secara tunai dengan nominal total Rp 12.000.000.
4. 3 Januari 2020, dibayarkan Rp 1.000.000 tunai kepada akun paid promote di instagram sebagai biaya marketing.
5. 5 Januari 2020, pendapatan awal Say Story pada saat grand opening adalah sebesar Rp 2.500.000.
6. 10 Januari 2020, Pak Danang memutuskan membeli sepeda motor secara kredit, dengan harga beli Rp 17.500.000. Hal tersebut dimaksudkan untuk menunjang layanan pesan antar Say Story.

Identifikasi dan Analisis Transaksi

Apa yang pertama kali harus Pak Danang lakukan sebelum melakukan penjurnalan? Iya betul sekali, Kawan Kledo! Pak Danang harus mengidentifikasi dan menganalisis masing-masing dari transaksi tersebut.

Ayo kita lakukan sama-sama ya, Kawan Kledo. Jangan lupa, dalam melakukan analisis, selain mengenali akun yang terlibat dalam transaksi, Kawan Kledo juga harus memperhatikan rumus saldo normal akun di atas ya!

1. Transaksi ini terkait dengan setoran modal awal. Setoran modal awal yang dilakukan Pak Danang secara tunai, berarti melibatkan penambahan akun kas pada kelompok aset di sisi debit, sebesar Rp 25.000.000. Sedangkan untuk sisi kredit, tentu saja penambahan atas akun modal dari kelompok ekuitas, dengan nilai yang sama.
2. Yang kedua ini adalah transaksi untuk mengakui pembayaran sewa gedung. Bedanya, Pak Danang sudah melakukan pembayaran di awal sekaligus secara tunai, yang seharusnya dibebankan dalam kurun waktu untuk 1 tahun. Beban yang telah dibayarkan di awal tersebut diakui sebagai penambahan prepaid expense atau beban dibayar di muka sisi debit pada kelompok akun aset. Pengeluaran uang sebagai bentuk pelunasan atas transaksi ini dicatat sebagai pengurangan kas dalam sisi kredit untuk kelompok akun aset juga. Kedua akun harus mengakui nominal sebesar Rp 8.000.000 pada masing-masing sisi.
3. Transaksi ketiga, Pak Danang melakukan pembelian aset tetap dalam bentuk peralatan dan perlengkapan dibayar secara tunai. Sudah pasti Pak Danang harus mengakui penambahan aset tetap kelompok akun aset, untuk sisi debit, pada peralatan sebesar Rp 8.000.000 dan perlengkapan sebesar Rp 4.000.000. Sedangkan pembayaran tunai, di akui sebagai pengurang kas pada sisi kredit, untuk kelompok akun aset juga, sebesar nominal total yaitu Rp 12.000.000.
4. Yang ini, terkait dengan pengeluaran biaya untuk marketing Say Story. Seperti halnya pada pengakuan beban, maka Pak Danang harus mengakui penambahan beban marketing untuk kelompok akun beban sisi debit sebesar Rp 1.000.000. Sedangkan pembayaran secara tunai, diakui sebagai pengurangan kas di sisi kredit, dengan nominal yang sama.
5. Transaksi ini mengakui penjualan pada saat grand opening. Berarti, Pak Danang mengakui penambahan untuk sisi kredit pada akun penjualan di kelompok pendapatan. Sedangkan uang yang masuk di akui sebagai penambahan akun kas di sisi debit pada kelompok akun aset, dengan nominal masing-masing Rp 2.500.000.
6. Sama seperti transaksi ke-3, transaksi terakhir ini merupakan jenis transaksi pembelian aset tetap. Bedanya, Pak Danang memilih membayaran pembelian kendaraan secara kredit. Artinya, transaksi ini tidak melibatkan akun kas, tetapi akun utang. Pembelian kendaraan diakui sebagai penambahan akun aset tetap kendaraan, di sisi debit, pada kelompok akun aset. Sedangkan, penambahan utang, diakui sebagai utang leasing di kredit, pada kelompok akun liabilitas. Masing-masing diisikan nominal sebesar Rp 17.500.000, baik di sisi debit maupun kredit.

Pencatatan Jurnal Umum

Setelah dilakukan analisa mendalam pada masing-masing transaksi, jangan lupa untuk langsung dibuatkan general journal atas case Pak Danang ya. Catat dengan hati-hati, agar tidak terjadi salah catat. Berikut general journal milik Pak Danang setelah dicatatkan, yaitu:

Kesimpulan

Itulah penjelasan, beberapa langkah mudah, dan contoh pembuatan general journal. Pada intinya, jurnal ini lebih banyak digunakan pada perusahaan di sektor jasa. Meskipun demikian, tidak menutup kemungkinan Kawan Kledo juga akan tetap menggunakannya pada sektor dagang. Untuk mencatat jurnal umum, Kawan Kledo tetap harus memperhatikan siklus akuntansi dan pemahaman terkait saldo normal akun.

Walaupun tidak mengerti akuntansi, pemahaman mendasar terkait pembuatan general journal, tetap bisa dipelajari sedikit demi sedikit. Jika merasa kesulitan, Kledo juga punya menu jurnal umum yang bisa diinput dengan mudah kapanpun dan dimanapun.

Cara inputnya? Selengkapnya, bisa dibaca di Cara Menambah Jurnal Umum sih, Kawan Kledo. Tapi, harus daftar Kledo dulu biar bisa menggunakan fiturnya. Jadi, daftar Kledo sekarang juga di sini dan nikmati masa trial secara gratis selama 14 hari!

Langkah pertama dalam mencatat transaksi jurnal umum adalah?

Bagaimana mencatat transaksi menggunakan jurnal umum?

Sebutkan langkah

Langkah setelah mencatat transaksi dalam jurnal khusus dan umum adalah?