Untuk itu, hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan rapat sebagai berikut: Show
Apa sajakah yang perlu diperhatikan dalam melaksanakan rapat Online?5 Hal yang Perlu Diperhatikan saat Melakukan Rapat Online agar Lebih Efektif
Apa saja tahap perencanaan rapat? 6 Tips Merancang Agenda Rapat yang Efektif
Bagaimana persiapan peralatan dan perlengkapan untuk rapat? Delapan peralatan dan perlengkapan inti rapat
Langkah langkah saat menjadi pemimpin rapat yang baik dan benar?Cara memimpin rapat yang dilakukan seseorang dapat menunjukkan bagaimana kemampuan mereka sebagai seorang pemimpin secara keseluruhan….
3 Tuliskan langkah langkah yang harus dilakukan secara rinci untuk melaksanakan rapat virtual virtual meeting?Cara Membuat Rapat Online Efektif dan Efisien :
Apa yang paling penting dan utama yang harus dipersiapkan ketika melakukan wawancara online menggunakan platform zoom meeting? 10 Persiapan Penting Sebelum Rapat Zoom dan Webinar
Sebutkan contoh perbuatan yang menunjukan prilaku peduli pada tanaman. Akibat tidk memenuhi kewajiban mendengar nasehat orng tua apa yang harus dilakukan oleh bangsa Indonesia dalam mencapai cita-cita nasional untuk mewujudkan masyarakat Indonesia yang merdeka dari kemiskinan Tulislah satu contoh pelaksanaan kewajiban, tanggung jawab, hak yang seimbang. Tulislah dua kewajiban dari setiap siswa berserta hak yang akan diperoleh ?. 2. Seandainya Piagam Jakarta menjadi Pancasila yang final, konsekuensi apa saja yang dialami oleh warga muslim?. Aksi pemberontakan yang terjadi di madiun pada masa awal kemerdekaan bertujuan untuk … Aksi pemberontakan pki pada tanggal 30 september 1965 bertujuan untuk ... Aku adalah sebuah danau d pulau sumatera aku terbentuk akibat letusan gunung berapi pada zaman dahulu namaku adalah danau 5.) Perhatikan wacana berikut! 17 Agustus merupakan tanggal ber- sejarah bagi bangsa Indonesia. Tanggal tersebut merupakan awal perjuangan bangsa Indo … Lingkungan kerja modern dibangun atas dasar komunikasi yang terbuka, cepat, dan lancar, dengan rapat sering kali menjadi pusat dari komunikasi tim. Rapat berfungsi untuk menyampaikan perkembangan proyek, memungkinkan suara tim didengar, evaluasi pemimpin dan pembuat keputusan, serta kolaborasi dan pengambilan keputusan. Idealnya, rapat harus membantu menyelesaikan pekerjaan yang kamu dan tim lakukan dengan memfasilitasi komunikasi antara tim dan individu serta manajer. Namun, seringkali rapat hanya terasa seperti membuang-buang waktu. Lantas bagaimana panduan rapat yang efektif?. Artikel ini akan membahas seluk beluk dan tipsnya. Fungsi rapat dalam tim dan bisnis
Dalam dunia manajemen, rapat seringkali merupakan satu-satunya kesempatan di mana tim atau kelompok besar benar-benar ada dan bekerja sebagai kelompok, dan satu-satunya kesempatan ketika supervisor, manajer, atau eksekutif benar-benar dianggap sebagai pemimpin tim, bukan hanya sebagai pejabat yang menjadi sasaran laporan individu. Rapat adalah alat yang penting untuk tim dan bisnis karena fungsi-fungsinya untuk:
Mengapa rapat yang efektif diperlukan?
Rapat yang efektif memiliki tujuan yang bermanfaat. Dalam rapat efektif kamu perlu mencapai hasil yang diinginkan. Agar rapat dapat memenuhi hasil atau tujuannya, tim dan tiap individu harus paham dengan jelas tujuan efektivitasnya. Aspek penting dalam menjalankan rapat yang efektif adalah mendesak agar setiap orang menghormati waktu yang dialokasikan. Mulailah tepat waktu, jangan habiskan waktu untuk menunggu anggota yang terlambat, jika bisa selesaikan tepat waktu. Apa pun yang bisa dilakukan di luar waktu rapat seharusnya dilakukan di luar. Misalnya, mengedarkan laporan untuk dibaca sebelumnya oleh orang-orang, dan menugaskan pertemuan kelompok yang lebih kecil untuk membahas masalah yang hanya relevan dengan orang-orang tertentu. Hal-hal tersebut akan membuat waktu efektif. 10 Tips mewujudkan rapat yang efektifRapat yang tidak efektif dapat memakan waktu, bahkan mungkin dapat pekerjaan seluruh tim dalam rapat. Agar hal ini tak terjadi lagi, berikut ini adalah beberapa tips agar rapat kerja berjalan lebih efektf. 1. Membuat agenda rapat
Hal pertama yang harus diperhatikan agar kamu dapat menciptakan rapat yang efektif dapat dimulai dari membuat agenda rapat yang jelas. Hal ini karena banyak undangan rapat yang seringkali tidak mencantumkan agenda serta tujuan rapat. Kebanyakan undangan hanya berisi waktu, tempat, serta judul rapatnya saja. Padahal mencantumkan agenda rapat merupakan poin penting untuk membuat rapat lebih efektif. Agenda rapat akan membuat para undangan mengetahui hal apa saja yang akan dibahas dalam pertemuan tersebut sehingga setiap orang dapat mempersiapkan materi dengan baik. Tidak hanya itu, hal ini juga bertujuan untuk mencegah topik rapat keluar jalur. Dengan memaparkan agenda dan undangan rapat, meeting dapat berlangsung lebih efektif karena setiap orang yang datang sudah mengetahui apa saja yang akan dibahas. Baca juga: 8 Tips meeting untuk Developer 2. Menentukan jumlah undangan rapat
Salah satu faktor penentu rapat yang efekif ditentukan juga oleh banyaknya jumlah undangan rapat. Seringkali rapat dihadiri oleh puluhan orang yang membuat terasa sesak serta situasi tersebut jelas sangat tidak efektif karena tidak semua orang dalam ruangan akan memberikan kontribusi bagi pertemuan tersebut. Jika kamu adalah penyelanggara rapat, sebaiknya atur strategi meeting yang efektif dengan menentukan jumlah orang yang diharapkan hadir agar rapat menjadi lebih fokus. 3. Pastikan tepat sasaran sesuai tujuan rapat dan jenis rapat
Setelah menentukan jumlah undangan rapat, kamu juga perlu menentukan audience sesuai dengan topik meeting. Misalnya, jika rapat kantor bertujuan untuk diskusi seputar strategi pemasaran produk terbaru, maka sebaiknya kamu hanya mengundang tim dari divisi marketing saja. Hal ini penting karena diharapkan setiap orang yang diundang memahami topik yang akan dibahas dan mampu memberikan masukan atau ide yang bisa menghasilkan solusi. Selain itu, mengundang orang yang tidak berkepentingan dengan topik rapat hanya akan membuat pertemuan berjalan lama dan tidak menghasilkan solusi apapun. Ingatlah bahwa untuk menentukan siapa saja yang sebaiknya diundang ke dalam rapat, kamu harus melihat kembali kepada tujuan dan jenis rapat yang ingin diadakan. Umumnya rapat dapat dibedakan ke dalam beberapa jenis berdasarkan tujuan rapat. Beberapa jenis rapat tersebut yaitu:
4. Mencatat hal penting dalam rapat
Agar membuat rapat berlangsung efektif untuk masa depan, maka kamu perlu mencatat poin penting selama rapat. Mungkin ada baiknya kamu memiliki notulen dalam setiap rapat untuk mencatat hal penting dan ide yang dihasilkan dalam pertemuan tersebut. Guna menghindari notulen melewatkan hal penting dalam merangkum semua poin, kamu bisa menghimbau seluruh undangan menyiapkan catatan. 5. Mengontrol berjalannya rapat
Di saat tertentu, rapat bisa berubah menjadi percakapan. Ini tentu akan berdampak pada ketidakefektifan rapat. Untuk menghindari hal tersebut, kamu sebagai penyelenggara meeting bisa menjadi moderator yang mengontrol hal tersebut. Jika rapat terlihat mulai seperti percakapan, kamu harus menghentikannya dan memfokuskan kembali pada topik pembahasan. 6. Tepat waktu
Seringkali rapat berjalan terlambat atau tidak selesai tepat waktu, hal ini tentu sangat merugikan. Untuk mengatasi hal tersebut, ada baiknya penyelenggara rapat membuat waktu pertemuan yang ganjil. Misalnya, kamu bisa mengadakan rapat dengan waktu genap seperti pukul 10 pagi atau jam 2 siang, maka sesekali buatlah waktu rapat yang tidak biasa seperti pukul 09.26. Banyak yang mengatakan bahwa cara ini bisa menciptakan rapat yang efektif karena undangan rapat akan lebih banyak bertanya untuk mengonfirmasi waktu meeting dan membuat mereka terus memperhatikan jam. Dengan begitu audience rapat bisa hadir tepat waktu di tempat pertemuan. Selain membuat waktu rapat yang tidak biasa, cara lain yang bisa kamu lakukan adalah memajukan jam rapat sekitar 30 menit dari waktu sebenarnya. 7. Hindari penggunaan gadget selama rapat
Meskipun anggota yang datang ke dalam rapat tidak dilarang membawa gadget, namun ada baiknya kamu menghindari adanya penggunaan gadget seperti telepon genggam di sepanjang rapat. Sebab meski niatnya mungkin hanya sekedar melihat materi atau membuka email, namun kesempatan itu bisa digunakan untuk melakukan hal-hal yang tidak berkaitan dengan rapat seperti membalas pesan hingga membuka media sosial. 8. Usahakan durasi rapat singkat
Rapat yang berlangsung terlalu lama dapat menjadi rapat yang tidak efektif. Pasalnya semakin lama pertemuan, semakin mudah juga anggota yang hadir dalam rapat akan merasa bosan, lelah dan tidak fokus. Rapat yang efektif sebaiknya tidak berlangsung lebih dari satu jam. Dengan membatasi waktu rapat, maka anggota yang hadir juga dapat memahami betapa waktu tersebut sangat berharga sehingga memiliki kesadaran untuk mengelola rapat yang efektif sehingga lebih produktif. Baca juga: Yuk, terapkan 6 tips meningkatkan produktivitas kerja berikut! 9. Jangan lupakan sesi Q&A
Meski kamu ingin menjaga agar durasi rapat tetap singkat, namun jangan lupakan untuk menyediakan waktu untuk tanya jawab. Segmen ini sama pentingnya dengan keseluruhan pembahasan yang mungkin telah kamu lakukan. Di sesi ini lah kamu dapat memastikan keterlibatan peserta lebih bermakna. Tidak hanya meluangkan waktu menjelang akhir rapat untuk sesi tanya jawab, kamu dapat memberitahukan peserta topik atau agenda rapat sebelumnya dan mempersilahkan mereka menyiapkan pertanyaan yang ingin mereka tanyakan. Dengan begitu peserta memiliki waktu untuk mempertimbangkan gagasan apa yang ingin dibahas alih-alih memaksa mencari-cari pertanyaan di akhir pertemuan. 10. Akhiri dengan membuat action plan
Siapkan beberapa menit di setiap akhir rapat untuk mendiskusikan langkah selanjutnya yang harus dilakukan. Mulai dari menentukan siapa yang bertanggung jawab atas tugas tertentu hingga menentukan tenggat waktu yang harus dipatuhi. Dengan begitu rapat yang berlangsung tidak akan berakhir tanpa kesimpulan dan kamu dapat menindak lanjuti hasilnya di kemudian hari. Cara menangani rekan kerja yang tidak kooperatif saat rapat
Intervensi adalah teknik yang digunakan saat kamu dihadapkan dengan rekan kerja yang tidak kooperatif. Kamu dapat melakukannya di ruang terbuka atau tertutup, tetapi biasanya lebih efektif bila kamu bisa mengkombinasikannya. Mintalah pendapat kelompok rapat untuk memutuskan tindakan apa yang perlu dilakukan untuk menangani pihak yang kurang kooperatif. Kamu juga bisa menegakkan agenda atau aturan dasar rapat untuk menghadapi orang tersebut. Kamu harus jujur dengan ketidaknyamanan yang disebabkan saat rapat. Jika cara intervensi konfrontatif tidak digubris, kamu bisa mengusahakan break dan menemui teman yang tidak kooperatif di luar rapat. Selanjutnya, jika masih belum berhasil kamu wajib membawa topiknya ke forum untuk dapat ditindak dengan tim dalam rapat. Nah, itulah beberapa tips agar rapat berjalan efektif. Untuk bisa membuat rapat yang efektif memang tidak mudah dibutuhkan kerjasama yang baik dan komunikasi yang baik. Cobalah untuk memulainya dengan tips tersebut dan komunikasikan dengan tim penyelenggara agar bisa membuat rapat berjalan efektif.  Last updated: 8 April 2021 Sumber:
|
Hal penting apa saja yang harus diperhatikan dalam memimpin rapat?
Pos Terkait
Copyright © 2024 ketiadaan Inc.
