Syarat pegawai kantor yang berupa Loyalitas ketekunan kejujuran Kerapian ketelitian merupakan syarat

Dapat disimpulkan bahwa kemampuan petugas kearsipan adalah orang yang mampu melakukan kegiatan pengelolaan arsip sesuai dengan syarat–syarat seorang petugas kearsipan.

2.2.2 Syarat – Syarat Petugas Kearsipan

Petugas kearsipan seperti yang dikatakan Sularso Mulyono dkk dalam buku “Manajemen Kearsipan”, mempunyai syarat – syarat sebagai berikut : a. Ketrampilan Seorang petugas arsip harus cekatan dalam menempatkan dan menemukan kembali arsip serta harus trampil dalam memilah–milah golongan–golongan arsip. b. Ketelitian Petugas kearsipan dituntut harus mempunyai kecermatan yang tinggi, sehingga dapat membeda–bedakan secara pasti kata–kata yang sepintas sama tetapi sebenarnya tidak sama. Demikian pula harus dapat secara teliti menentukan deretan angka–angka, sehingga tidak salah dalam menyajikan informasi dari sumber data kearsipan. Jadi ketelitian seorang petugas kearsipan tidak saja diperlukan tetapi merupakan suatu keharusan. c. Kerapian Kerapian dalam menempatkan warkat – warkat tentu akan membantu kemudahan dan kecepatan dalam memberikan informasi yang diperlukan. Penataan tidak sekedar penempatan tetapi butuh kerapian dalam menangani suatu pekerjaan. d. Kecerdasaan Seorang yang memiliki kecerdasan biasanya tidak semata – mata hanya sekedar melaksanakan tugasnya saja, tetapi ikut andil dalam memperbaiki cara – cara pelaksanaan yang lebih baik demi kemajuan organisasi Mulyono dkk, 2012:39 – 40 Petugas kearsipan seperti yang dikatakan The Liang Gie dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern”, mempunyai syarat-syarat sebagai berikut : a. Ketelitian Petugas kearsipan harus dapat membedakan kata-kata, nama-nama atau angka- angka yang sepintas tampaknya sama. b. Kecerdasan Walaupun tanpa pendidikan tinggi pegawai arsip minimal harus dapat menggunakan pikiran dengan baik dan daya ingat tajam agar tidak melupakan sesuatu pokok soal yang ada pada kartu arsipnya. c. Kecekatan Pegawai arsip harus memiliki kondisi jasmani yang lebih prima lebih-lebih kedua tangannya hingga dapat bekerja secara leluasa dalam mengambil warkat secara tepat. d. Kerapian Sifat ini diperlukan agar berkas dan tumpukan warkat tersusun rapi, awet dan mudah ditemukan kembali. The Liang Gie 2000:151. Littefield dan peterson mensyaratkan 6 hal bagi pegawai-pegawai arsip, yaitu: 1. Lulusan sekolah menengah dan mempunyai kecerdasan rata-rata yang normal 2. Memahami alfabet dengan baik dan mempunyai penglihatan yang cepat untuk membedakan perbedaan-perbedaan yang kecil dari nama- nama dan angka-angka yang tercantum pada warkat-warkat 3. Memiliki sifat kecermatan 4. Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian yang kecil 5. Memiliki sifat sebagai karyawan yang cepat dan rapi 6. Memiliki pertimbangan yang baik Dari uraian tersebut maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan kemampuan petugas kearsipan dalam penilitian ini adalah orang-orang yang mampu melakukan kegiatan pengelolaan arsip yang memenuhi syarat-syarat sebagai berikut : a. Ketrampilan b. Ketelitian c. Kerapian d. kecerdasan Pegawai yang bertugas di unit kearsipan harus mempunyai syarat tertentu pula, antara lain kuat mental, tekun, jujur, mempunyai pikiran yang tajam, inisiatif dan kreatif, dan harus terdidik Abubakar, 1997:1 Usaha pengembangan pegawai kearsipan perlu mendapat perhatian secara serius pula, supaya pegawai kearsipan ini benar-benar dapat diandalkan dan membantu melancarkan tugas lainnya dikantor. 1. Tingkah laku khusus pegawai kearsipan Pada umumnya pegawai yang bekerja di bidang lain, berangapan pegawai kearsipan adalah pegawai rendahan rangking terendah, sehingga betapapun berhasil tugasnya sehari-hari, tetapi pegawai kearsipan tetap tidak pernah mendapat penghargaan atau tugasnya tetap diremehkan. Tanggapan image semacam ini harus dilenyapkan dan hal tersebut harus diusahakan pula oleh petugas kearsipan itu sendiri. Terutama meningkatkan ilmunya dan pengetahuannya, sebab ilmu itu adalah kekuatan power. Petugas arsip harus menghindari sikap-sikap seperti apatis, mengalah kepada keadaan, mendongkol dalam hatinya, menyeleweng, yaitu memanfaatkan keadaan untuk kepentingan pribadinya dan merugikan kantorinstansi itu sendiri. 2. Latihanpenataran di bidang recordsfilingkearsipan Tugas-tugas di unit kerja kearsipan tidaklah sama dengan tugas-tugas di unit kerja lain dan tidak kalah pentingnya dengan tugas lain, tetapi kenyataannya memang orang masih beranggapan, bahwa tugas di unit kearsipan merupakan tugas tata usaha ringan yang sama dengan tugas-tugas di unit kerja lain. Memang nampaknya demikian, tetapi kenyataanya menunjukkan lain sekali. Bidang kearsipan adalah bidang teknis yang tidak sama dengan tugas-tugas di unit kerja lain. Latihanpenataranorientasi mengenai bidang kearsipan ini akan mengubah kebiasaan-kebiasaan mereka yang kurang bermanfaat, kemudian mengubah sikap mereka terhadap tugas mereka sehari-hari serta memberikan keterampilan skill untuk melancarkan tugasnya sehari-hari. 3. Memotivasi pegawai recordfilingkearsipan dan manajemen kearsipan Mengenai motivasi pegawai kearsipan, agaknya masalah kearsipan harus benar-benar mendapat perhatian dan pertimbangan yang lebih khusus. Motivasi di bidang kearsipan harus terwujud dengan baik dan benar efektif dan efesien perkembangan bidang kearsipan ini.kegiatan dalam manajemen kearsipan fungsi- fungsi yaitu: rencana kearsipan, organisasi kearsipan, pengarahan kearsipan, pengawasan kearsipan. Teknik motivasi kearsipan yaitu terdiri dari langsung dan tidak langsung kedua-duanya adalah sama pentingnya. Lebih jauh dapat diuraikan sebagai berikut: a. Langsung dilaksanakan 1 Memberikan pengertian yang mendalam terhadap tujuan organisasi kearsipanunit kearsipan. 2 Memberikan pengertian yang dapat bermanfaat untuk para pegawaipekerjakaryawan di bidang kearsipan. 3 Memberikan penjelasan dan pengertian yang tidak bertentangan dengan asiparis individu 4 Kesempatan untuk berpartisipasi 5 Melaksanakan cara yang tidak merupakan para pegawaipekerja karyawan b. Teknik tidak langsung 1 Memperhatikan kondisi sosial para pegawaipekerjakaryawan yang berpendidikan rendah kurang dapat bekerja dengan baik kalau tidak diberikan keterampilan dalam bidang kearsipan. 2 Kondisi asosiasi adalah hubungan sama dengan saling pengertian , sehingga mereka akan lebih giat bekerja 3 Metode dan prosedur yang digunakan cukup jelas, sehingga para pegawaipekerjakaryawan akan lebih giat melaksanakan tugasnya Abubakar, 1997:34-50. Penjelasan diatas menyimpulkan bahwa peningkatan skill, kemampuan petugas arsip mutlak dilaksanakan secara terus-menerus dengan mengadakan latihan, penataran, kursus pendidikan dan mengikuti seminar-seminar yang ada kaitannya dibidang kearsipan di dalam negeri atau di luar negeri. Dengan dmikian, maka wawasandaya pikirnya untuk perbaikan bidang kearsipan akan lebih luas lagimeningkat di samping itu pula kerja sama antara instansi lain akan terjalin lebih baik dan serasi.

2.3 Kualitas Pelayanan

Syarat-syarat personil kantor yang baik

Seorang personil kantor yang baik, tentunya telah memenuhi persyaratan kepribadian yang perlu dimiliki personil kantor. Sebelum kita membahas hal tersebut, sebaiknya kita bahas sedikit mengenai personil kantor.

Personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintah atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan. Seorang personil kantor harus memiliki kepribadian dan kemampuan kerja di bidang keahliannya.

Pada dasarnya, ada beberapa persyaratan untuk seorang personil kantor, yaitu :

Persyaratan pengetahuan yang biasanya masih diukur dari tingkat pendidikan calon pekerja.
Persyaratan ketrampilan. Seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja apabila karyawan administrasi telah mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam kegiatan yaitu menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.
Persyaratan kepribadian

Syarat kepribadian yang diperlukan oleh seorang personil kantor adalah sebagai berikut:

Loyalitas yaitu kesetiaan terhadap perusahaan dan pekerjaannya
Tekun dan rajin yaitu setiap melaksanakan pekerjaan selalu dikerjakan dengan sungguh-sungguh, cermat dan teliti.
Kesabaran yaitu teliti, ulet dan tidak cepat putus asa dalam melaksanakan pekerjaan
Kerapian yaitu setiap pekerjaan dilakukan dengan baik, rapid an tidak berantakan. Dapat pula diartikan sebagai rapi dalam berpakaian, santun dalam bersikap.
Dapat menyimpan rahasia.

Lihat Video Dibawah Ini Siapa Tahu Bermanfaat Untuk Kamu