Kemudahan apa saja yang didapat suatu kantor jika menerapkan sistem kearsipan dengan sistem abjad?

Mengelola sistem kearsipan di tempat kerja, arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun yang diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan (filing system) melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada. Arsip yang sudah siap disimpan, kemudian ditata sesuai sistem kearsipan (filing system) yang digunakan.

Ada 5 (lima) sistem kearsipan yang biasa digunakan, yaitu :

1.  Sistem tanggal (Chronological Filing System)

Ini berarti arsip dikelompokkan berdasarkan waktu pembuatan. Baik itu tahun, bulan atau hari. Semua ditata secara detail dan terorganisir. Memudahkan saat mencari track record di waktu tertentu. Sistem ini digunakan apabila kegiatan surat-menyurat belum begitu banyak, agar semua surat dapat disatukan dan diarsipkan dalam satu file untuk tiap periode tertentu, misalnya dalam satu bulan. Namun apabila kegiatan suatu perusahaan atau organisasi sudah berkembang menjadi lebih luas dan lebih padat frekuensinya serta menyangkut berbagai aspek sehingga masalahnya lebih beraneka ragam, maka sistem ini menjadi kurang memadai untuk diterapkan.

2.  Sistem abjad (Alphabetic Filing System)

Sistem selanjutnya adalah mengurutkan arsip sesuai abjad dengan urutan A sampai dengan Z. Sistem penyimpanan ini disusun berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi. Sistem abjad ini merupakan sistem yang tertua, langsung dan yang paling digunakan. Sistem abjad ini disebut juga sistem langsung (Direct Filing System) karena dapat langsung mencari arsip tanpa menggunakan kartu indeks.

3.  Sistem wilayah (Geographic Filing System)

Pada umumnya, metode pengarsipan berdasarkan wilayah digunakan untuk proyek pembangunan atau perusahaan yang memiliki cabang diberbagai daerah. Perusahaan memilah-milah arsip sesuai geografis/wilayah. Baik menurut kabupaten, kecamatan atau provinsi tertentu.

4.  Sistem nomor (Numeric Filing System)

Sistem penomoran sebetulnya mirip seperti pengurutan berdasarkan tanggal. Namun perbedaannya, nomor ini ditentukan berdasarkan peraturan penyimpanan yang sudah lazim digunakan yaitu :

• Penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey, sistem yang disebut juga sistem desimal dengan menggunakan notasi angka 0-9.
• Penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut), sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 sampai 10.000 arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1, 2, 3, dan seterusnya.
• Penyimpanan arsp berdasarkan nomor terminal digit, sistem penyimpanan berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Nomor urut pada buku arsip dimulai pada nomoe 0000 (4 digit), sehingga arsip bernomor 0000 adalah arsip yang pertama disimpan.

5.  Sistem pokok masalah (Subject Filing System)

Subject Filing System adalah metode penyimpanan arsip menurut pokok permasalahan. Solusi atas masalah A dikelompokkan di rak 1, sedangkan solusi atas masalah B diletakkan di rak 2 dan begitu seterusnya.

Tujuan adanya penataan sistem penyimpanan arsip yaitu :

• Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
• Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.
• Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk referensi.
• Menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah, maupun bersamaan.
• Memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
• Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan arsip itu ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor selama waktu arsip tersebut digunakan.

Tidak semua arsip mempunyai nilai guna yang abadi, maka tidak semua berkas harus disimpan secara terus menerus, melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, atau bahkan dimusnahkan. Dikarenakan tidak semua arsip mempunyai nilai guna yang abadi, maka tidak semua berkas harus disimpan secara terus menerus, melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, atau bahkan dimusnahkan. Perkembangan teknologi dan informasi saat ini dapat mengubah proses kearsipan dengan lebih praktis, cepat dan mudah. Arsip-arsip dapat disimpan dalam bentuk digital berupa mikro film, CD, DVD, hard disk dan sebagainya yang dapat menghemat ruang dan biaya.

You're Reading a Free Preview
Pages 7 to 8 are not shown in this preview.

You're Reading a Free Preview
Pages 13 to 26 are not shown in this preview.

FILING SISTEM ABJAD

Kelebihan:

Kelemahan:

FILING SISTEM TANGGAL

Kelebihan:

1. Filing sistem yang paling sederhana dan praktis.
2. Memudahkan pelaksanaan arsip.
3. Sangat cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo.
4. Sangat mudah diterapkan.

Kelemahan:

1. Hanya cocok diterapkan pada perusahaan kecil yang volume kerjanya belum begitu besar dan permasalahannya belum begitu rumit.
2. Hanya bisa digunakan untuk surat-surat yang jumlahnya sedikit.
3. Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peninjam menyebutkan masalah / perihal arsip tersebut.
4. Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan.
5. Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan sistem ini.

FILING SISTEM MASALAH

Kelebihan:

Ø  Cepat dalam menemukan karena kita langsung mengetahui masalah yang ada dalam surat

Ø  Kode masalah hanya diketahui oleh suatu instansi tertentu

Kelemahan:

Ø  Hanya orang yang memiliki pengetahuan tinggi yang mengetahui kode masalah tersebut.

Ø  Karena kode disesuaikan dengan instansi maka orang tersebut harus hafal kode yang digunakan dalam instansi

FILING SISTEM NOMOR

Kelebihan

a)      Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.

b)      Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.

c)      Sederhana dan mudah dilaksanaka.

d)     Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.

e)      Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.

f)       Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.

Kelemahan

a)      Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.

b)      Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.

c)      Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.

FILING SISTEM WILAYAH

Kelebihan:

1. Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah diketahui

2. Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.

Kelemahan:

1. Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi.

2. Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara lengkap.

3. Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah yang      menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang  atau perwakilan.