Jelaskan perbedaan antara fungsi umum dan fungsi teknis administrasi KEPEGAWAIAN

You're Reading a Free Preview
Page 4 is not shown in this preview.

Pengertian Administrasi Kepegawaian, Fungsi dan Tujuannya – Adminisrasi merupakan suatu kegiatan yang akan selalu dibutuhkan untuk setiap lembaga, perusahaan, intansi, ataupun CV. Iya bagaimana tidak, administrasi disini akan sangat dibutuhkan karena memiliki pengaruh yang cukup besar untuk sebuah intansi. Nah, untuk lebih jelasnya berikut akan kami sajikan ulasannya terkait dengan pengertian administrasi kepegawaian beserta fungsi-fungsinya.

Pengertian Administrasi Kepegawaian

Administrasi kepegawaian ialah segala macam bentuk kegiatan atau aktivitas yang berhubungan dengan masalah pemakaian tenaga kerja atau pegawai untuk mencapai tujuan. Sedangkan tujuan dari administrator adalah untuk menyusun dan mengontrol semua kegiatan untuk memelihara, mengembangkan, mendapatkan ataupun menggunakan seluruh tenaga kerja sesuai dengan beban kerja sehingga tujuan dari organisasi atau perusahaan yang telah ditentukan sebelumnya dapat tercapai.

Pengorganisasian kepegawaian adalah menggolongkan dan menetapkan serta mengatur berbagai macam dari aktivitas maupun kegiatan yang dianggap sangat penting seperti menetapkan tugas dari seseorang. Dengan begitu para pegawai yang bekerja didalamnya dapat saling bekerjasama agar mempermudah untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan atau organisasi.

Fungsi Administrasi Kepegawaian

Fungsi administrasi kepegawaian dibagi menjadi 2 (dua) yaitu:

1. Yaitu suatu fungsi yang berhubungan dengan penggunaan pikiran, seperti: perencanaan, penegosiasian, pengarahan, dan pengendalian.

2. Yaitu suatu fungsi yang berkaitan tentang teknis atau berbagai macam aktivitas yang berhubungan dengan penggunaan fisik, misalnya: pengadaan, konpensasi, pengembangan, integrasi, pemeliharaan, maupun pemensiunan.

Fungsi umum administrasi kepegawaian

1. Perencanaan Pegawai

Merupakan suatu proses untuk menentukan segala macam kebutuhan yang diperlukan oleh pegawai dimasa depan atas dasar dari perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja yang telah ada. Perencanaan pegawai adalah hal yang sangat penting, karena bisa membantu sebuah perusahaan atau organisasi dalam memilih sumber yang diperlukan dan bisa membantu untuk menentukan hal apa saja yang dapat dicapai dari sumber yang telah ada.

2. Pengorganisasian Kepegawaian

Merupakan penggolongan, penetapan, dan pengaturan segala macam kegiatan yang dianggap sangat penting, contohnya seperti: menetapkan tugas seseorang, menetapkan wewenang seseorang dan lain-lain ke dalam sebuah pola khusus yang sedemikian rupa sehingga tenaga kerja atau pegawai yang bekerja didalamnya bisa saling bekerja sama dan tentu saja agar bisa mempermudah suatu perusahaan atau organisasi dalam mencapai tujuannya.

3. Pengarahan Pegawai

Ada banyak sekali teori dan keyakinan yang berhubungan dengan motivasi pegawai, tetapi secarakeseluruhannya tidak ada kesepakatan tentang apa saja yang dapat membuat pegawai termotivasi. Apalagi bagi sebuah perusahaan membuat analisis yang mendalam tentang apa saja yang bisa membuat pegawainya termotivasi merupakan hal yang tidak praktis, akan tetapi terdapat berbagai aturan yang praktis yang dapat diikuti setidaknya untuk bisa membantu memotivasi seluruh tenaga kerjanya dan tentu saja dapat meningkatkan kepuasan kerj, antara lain seperti:

1. Jelaskan apa itu yang dimaksud dengan kinerja efektif dan pastikan bahwa mereka (tenaga kerja) mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.
2. Pastikan terdapat hubungan yang jelas antara kinerja dan penghargaan, dan juga pastikan bahwa setiap dari hubungan seperti itu bisa di informasikan kepada tenaga kerja.
3. Perlakukan seluruh tenaga kerja dengan adi dan penilaian tentang kinerja harus obyektif artinya sesuai dengan fakta yang ada.
4. Kembangkan berbagai macam penghargaan yang berbeda-beda, sebab tidak semua orang dapat dinaikkan pangkatnya.
5.  Pompalah semangat pegawai didalam lingkungan kerja sebaik munkin dan juga kembangkan gaya manajemen yang mudah diserap dan dapat diubah-ubah menyesuaikan orang dan lingkungannya.
6. Kembangkan juga suatu sistem manjemen kinerja atau paling tidak tetapkan target yang dapat dicapai tapi bisa terus berkembang.
7. Dan yang terakhir perhitungkan faktor lingkungan dan sosial, seperti: kenyamanan tempat kerja, sarana kerja, lingkingan kerja, interaksi sosial antar pegawai dan lain sebagainya. intinya semua faktor yang dapat menjadi sumber ketidakpuasan.

4. Pengendalian Pegawai

Pengawasan merupakan bagian dari pengendalian yakni merupakan sebuah proses untuk mengukur tingkat keefektivitasan kerja dari tenaga kerja dalam hal memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan perusahaan atau organisasi. Setiap bentuk dari pengawasan hal yang dibutuhkan adalah tolak ukur yang fungsinya untuk mengukur tingkat keberhasilan dalam berkerja, dalam penilaian kerja, hal ini biasa dikenal dengan standar kerja.

Tujuan Administrasi Kepegawaian

Secara umum tujuan dari administrasi kepegawaian adalah efisiensi, efektifitas dan produktivitas organisasi untuk mencapai tingkatan yang setinggi-tingginya. Selain itu untuk mencapai tujuan dari administrasi disini dibutuhkan peran sumber daya manusia “Makmur, 2008:60”. Berikut tujuan administrasi kepegawaian :

1. Untuk memperkuat sistem perencanaan dan pengembangan pegawai serta rekrutmen sesuai dengan tingat kebutuhan yang tersedia.
2. Untuk mengembangkan sistem manajemen informasi kepegawaian.
3. Untuk meningkatkan kualitas sumber daya aparatur untuk meningkatkan kompetensi sesuai tugas pokok dan fungsi yang dilaksanakan melalui pendidikan dan latihan. Selain itu juga untuk meningkatkan pendidikan formal dan keterampilan teknik serta aparatur pemerintah.
4. Menujudkan penataan pegawai sesuai dengan kompetensi jabatan dan syarat jabatan serta memperhatikan pola karir.
5. Meningkatkan pembinaan pada pegawai yang beruguna untuk meningkatkan akuntabilitas dan kesejahteraan pegawai.
6. Meningkatkan kinerja pelayanan kepegawaian dalam rangka meningkatkan kapasitas pemerintah daerah yang bertujuan untuk mewujudkan tata pemerintahan yang baik “good governance”.

Demikianlah uraian singkat tenatang definisi administrasi kepegawaian, semoga uraian singkat diatas dapat bermanfaat untuk kita semua.

Administrasi kepegawaian memiliki peran penting dalam suatu organisasi untuk memantau keadaan pegawai dari waktu ke waktu. Contoh kasusnya adalah setelah dilakukan analisis ternyata jumlah pekerja yang bertugas tidak sebanding dengan beban kerja yang banyak.

Alhasil produktivitas menurun dan perusahaan tidak dapat mencapai target. Nah, agar tidak terjadi hal-hal demikian, dibutuhkan administrasi kepegawaian yang baik.

Mengutip buku Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian Kelas XI tulisan Nur Ainiyah (2019: 6), administrasi kepegawaian adalah segala macam bentuk kegiatan atau aktivitas yang berhubungan dengan penggunaan tenaga kerja dalam suatu usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu.

Dalam Otomatisasi dan Tata Kelola Kepegawaian SMK/MAK Kelas XII karya Eny Pujiasri, kegiatan yang termasuk dalam administrasi kepegawaian antara lain proses memperoleh pegawai, penugasan, pencatatan jumlah pegawai, pembinaan, pengangkatan, pemberian hak dan kewajiban, evaluasi, dan pemutusan hubungan kerja.

Agar lebih paham, simak penjelasan lengkap mengenai fungsi administrasi kepegawaian berikut ini:

Fungsi Manajerial Administrasi Kepegawaian

Menurut Nur Ainiyah (2019: 8), fungsi administrasi kepegawaian secara umum terdiri dari perencanaan pegawai, pengorganisasian pegawai, pengarahan pegawai, dan pengendalian pegawai. Berikut ini adalah penjelasan lengkapnya:

Perencanaan pegawai adalah proses penentuan kebutuhan pegawai pada masa yang akan datang berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja yang ada. Proses perencanaan pegawai dapat dilakukan dengan melihat data kepegawaian.

Misalnya dari data terdapat tiga orang yang akan resign bulan depan. Melihat hal itu, perusahaan harus segera melakukan rencana untuk mengisi posisi yang ditinggalkan. Perencanaan membantu organisasi menentukan apa yang dapat dicapai dengan sumber-sumber yang tersedia.

Pengorganisasian adalah langkah untuk menetapkan, menggolongkan, dan mengatur berbagai macam kegiatan. Aktivitas yang termasuk dalam pengorganisasian adalah penetapan tugas, wewenang, dan pendelegasian.

Pengorganisasian pegawai menghasilkan struktur organisasi. Dengan cara ini, orang-orang yang terlibat di dalamnya dapat bekerja sama sesuai fungsi masing-masing dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pengarahan pegawai adalah aktivitas yang dilakukan guna meningkatkan kinerja pegawai, yakni dengan cara memberikan motivasi.

Untuk memotivasi pegawai, perusahaan dapat memberikan penghargaan atau imbalan atas hasil kerja. Pastikan juga semua pegawai diperlakukan secara adil, penilaian kinerja dilakukan secara objektif, dan faktor-faktor lain yang dapat menjadi sumber ketidakpuasan pegawai diperhatikan.

Pengendalian adalah proses pengukuran dan penilaian tingkat efektivitas kerja pegawai serta tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja dalam pencapaian tujuan organisasi. Setiap kegiatan memerlukan standar atau kriteria untuk mengukur tingkat keberhasilan. Oleh sebab itu perusahaan harus memiliki standar yang dapat dijadikan acuan.

Fungsi Teknis Administrasi Kepegawaian

Fungsi teknis atau operatif kegiatannya meliputi pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemensiunan pegawai.

Pengadaan pegawai dilakukan melalui proses rekrutmen atau penarikan pegawai yang telah ada untuk menjalankan tugas tertentu. Ini bertujuan untuk memperoleh jumlah dan jenis pegawai yang tepat guna mencapai tujuan organisasi.

Setelah pegawai direkrut, perlu dilakukan pembinaan dan pengembangan agar mereka sesuai dengan harapan organisasi dan tuntutan pekerjaan. Kegiatan pengembangan bisa berupa seminar, training, konseling, dan lain-lain.

Kompensasi adalah balas jasa sesuai dengan kontribusi pegawai kepada perusahaan. Kompensasi biasanya diterima dalam bentuk upah dan tunjangan-tunjangan lainnya. Kompensasi ini dapat memotivasi pegawai agar bekerja lebih giat.

Integrasi pegawai merupakan kegiatan yang dilakukan untuk menyesuaikan sikap-sikap pegawai dengan keinginan organisasi agar dapat bekerja sama dengan baik. Dengan cara ini semua pihak dalam perusahaan dapat bekerja secara efektif.

Pemeliharaan pegawai merupakan usaha untuk mempertahankan atau meningkatkan kondisi fisik, mental, dan sikap para pegawai. Pemeliharaan ditujukan untuk menjamin kesehatan pegawai, kondisi kerja yang baik, dan adanya rasa aman dalam bekerja.

Perusahaan perlu memberikan balas jasa kepada pegawai atas pengabdian yang telah dilakukan. Balas jasa ini berupa tunjangan hari tua yang diberikan ketika pegawai tersebut sudah berakhir masa kerjanya karena pensiun.