Berikut ini arsip yang bernilai guna hukum yang tepat adalah

TENTANG ARSIP STATIS

Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Arsip Statis yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia merupakan Arsip bernilai guna kesejarahan yang telah diserahkan oleh Pencipta Arsip yaitu Kementerian / Lembaga / BUMN / Organisasi Masyarakat / Organisasi Politik / Perorangan.

Pengelolaan Arsip Statis telah melalui serangkaian tahapan agar dapat diakses oleh Publik antara lain: Akuisisi Arsip, Pengolahan Arsip, Preservasi Arsip, dan Layanan Akses-Pemanfaatan Arsip.

Untuk mempertahankan konteks penciptaannya, Arsip Statis dikelola berdasarkan Prinsip Asal Usul (Principal of Provenance) dan Prinsip Aturan Asli (Principal of Original Order).

Prinsip Asal Usul yaitu asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya.

Prinsip Aturan Asli yaitu asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.

Bagi Pengguna yang ingin mengakses informasi Arsip Statis, dapat mengunjungi Ruang Layanan Arsip di Gedung A, lantai 1, Arsip Nasional Republik Indonesia di Jl. Ampera Raya No.7, Jakarta Selatan, setiap hari kerja mulai pukul 08.30 s.d. 15.00 WIB.

Pengguna akan dipandu oleh Arsiparis Arsip Nasional Republik Indonesia yang bertugas. Pengguna dapat memanfaatkan Sarana Temu Balik Arsip Statis (Finding Aids) yang telah disediakan. Sarana Temu Balik Arsip Statis disusun berdasarkan Organisasi Pencipta Arsip dan jenis media Arsip Statis.

Sarana Temu Balik Arsip Statis yang tersedia antara lain:

Daftar Arsip Statis : Sarana bantu penemuan arsip statis berupa uraian deskripsi informasi yang sekurang- kurangnya memuat nomor arsip, bentuk redaksi, isi ringkas, kurun waktu penciptaan, tingkat perkembangan, jumlah, dan kondisi arsip.

Inventaris Arsip : Sarana bantu penemuan kembali arsip statis berupa uraian deskripsi informasi yang disusun berdasarkan skema pengaturan arsip yang dilengkapi dengan sejarah dan fungsi/peran pencipta arsip, riwayat arsip, sejarah penataan arsip, tanggung jawab teknis penyusunan, indeks, daftar istilah asing, struktur organisasi untuk arsip kelembagaan atau riwayat hidup untuk arsip perseorangan, dan konkordan (petunjuk perubahan terhadap nomor arsip pada inventaris arsip yang lama ke dalam inventaris arsip yang baru).

Guide Arsip : Sarana bantu penemuan arsip statis berupa uraian informasi mengenai khasanah arsip statis yang tersimpan baik secara keseluruhan maupun tematis di lembaga kearsipan.

Selain Sarana Temu Balik Arsip Statis, Arsip Nasional Republik Indonesia juga melaksanakan kegiatan Pemanfaatan Arsip Statis dalam bentuk penerbitan Naskah Sumber yang bersifat tematis sebagai referensi yang dapat digunakan para Pengguna untuk mendapatkan informasi Arsip Statis secara mudah. Bentuk lain dari kegiatan Pemanfaatan Arsip Statis antara lain Pameran Konvensional secara berkala dan Pameran Digital dalam bentuk penyajian Arsip Hari Ini.

Ilustrasi Foto Berkas atau Dokumen. (iStockphoto)

Liputan6.com, Jakarta Arsip sering digunakan untuk aktivitas perkantoran dan perkuliahan. Arsip biasa berisi informasi, data, bukti, serta rekaman aktivitas. Kegiatan pengarsipan penting untuk menunjang pekerjaan. Mengetahui jenis-jenis arsip bisa memudahkan penggunaannya.

Menurut lembaga pemerintah, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen. Tidak heran jika jenis-jenis arsip kini ada banyak sekali.

Setelah mengetahui jenis-jenis arsip, penting juga untuk mengelolanya dengan benar. Memaksimalkan penggunaan arsip tentu harus beriringan dengan pemeliharaan. Agar arsip bisa terjaga dengan baik, teratur, dan aman.

Berikut Liputan6.com rangkum jenis-jenis arsip dari berbagai sumber, Selasa (19/5/2020).

Ilustrasi Foto Berkas atau Dokumen. (iStockphoto)

1. Arsip yang berbentuk lembaran. Misalnya: Surat-surat, warkat, akte notaries, SK pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, kuitansi, cek, laporan-laporan, micro fiche, foto-foto dan lain-lain.

2. Arsip yang tidak berbentuk lembaran. Misalnya, disket komputer, hard disk, video kaset, flash disk, micro film, rekaman pada pita kaset, dan lain-lain.

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Subyek atau Isinya

Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4, antara lain yaitu:

1. Arsip Keuangan, contohnya: laporan keuangan, darftar gaji, bukti pembelian, bukti pembayaran dan surat perintah bayar.

2. Arsip Kepegawaian, contohnya: surat lamaran, daftar riwayat hidup pegawai, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.

3. Arsip Pemasaran, contohnya: surat pesanan, surat perjanjian penjualan, surat penawaran, daftar pelanggan dan daftar harga.

4. Daftar pendidikan, contohnya: satuan pelajaran, daftar hadir siswa, kurikulum, raport dan transkip mahasiswa.

Ilustrasi Foto Berkas atau Dokumen. (iStockphoto)

1. Financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan. Contoh: kuintasi, giro, cek, dan kartu kredit.

2. Inventory record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris.Contoh: catatan tentangjumlah barang, merek, ukuran, dan harga.

3. Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi pegawai, dan surat keputusan.

4. Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh: data penjualan dan daftar nama agen dan distributor.

5. Production record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat/mesin yang digunakan, dan jenis dan kualitas barang.

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Keahliannya

Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keasliannya, bisa dibedakan menjadi 3, yaitu:

1. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, tanda tangan, cetakan printer, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.

2. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, akan tetapi mempunyai kesesuaian dengan dokumen asli.

3. Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, akan tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli.

Ilustrasi Foto Berkas atau Dokumen. (iStockphoto)

1. Lembaga pemerintahan

- Arsip nasional di indonesia(Arsip Nasional Republik Indonesia) sebagai inti organisasi dari Lembaga Kearsipan Nasional yang selanjutnya disebut arsip nasional pusat.

- Arsip nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (arsip nasional daerah), termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan Daerah Tingkat I, (Daerah Istimewa Yogyakarta, Daerah khusus Ibukuota Jakarta) yang selanjuntya disebut arsip nasional daerah.

2. Instansi pemerintah/swasta

- Arsip primer dan arsip sekunder. Arsip primer adalah arsip aslinya. Jadi, bukan tindasan, bukan karbon kopinya atau bukan salinan atau bukan microfilmnya. Sedangkan arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan atau karbon kopinya, salinan atau microfilmnya.

- Arsip sentral arsip unit. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya pada setiap bagian organisasi.

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya

1. Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi. Contoh: surat undangan dan surat pemberitahuan.

2. Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu. Contoh: surat lamaran kerja dan surat tagihan.

3. Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama. Contoh: surat perjanjian dan surat kontrak.

4. Arsip sangat penting (vital), yaitu arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh: naskah proklamasi dan surat keputusan hasil penelitian ilmiah.

5. Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam suatu organisasi. Contoth: hasil penilaian pegawai dan strategi pemasaran.

Ilustrasi Foto Berkas atau Dokumen. (iStockphoto)

1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.

- Arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor. Arsip inimasih sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu.

- Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, tetapi kadang-kadang masih diperlukan.

- Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan. Arsip inaktif hanyadigunakan sebagai referensi atau pemberi keterangan semata.

2. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi Negara.

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Nilai Gunanya

Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7 macam, antara lain yaitu:

1. Arsip bernilai informasi, contohnya: pengumuman, undangan dan pemberitahuan.

2. Arsip bernilai hukum, contohna: akta pendirian perusahaan, akta perkawinan, akta kelahiran, surat kuasa, surat perjanjian dan keputusan pengadilan.

3. Arsip bernilai administrasi, contohnya: surat keputusan, prosedur kerja, ketentuan-ketentuan organisasi, dan uraian tugas pegawai.

4. Arsip bernilai ilmiah, contohnya: hasil penelitian.

5. Arsip bernilai keuangan, contohnya: kuitansi, bon penjualam, dan laporan keuangan.

6. Arsip bernilai sejarah, conohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa.

7. Arsip bernilai pendidikan, contohnya: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran.

Ilustrasi Foto Berkas atau Dokumen. (iStockphoto)

Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan hukum atau legalitas dari sisi hukum dibedakan menjadi 2 macam, antara lain yaitu:

1. Arsip autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip yang bersangkutan. Dalam hal ini arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.

2. Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofiolm dan hasil print komputer.