Prinsip-prinsip manajemen adalah hal yang perlu diperhatikan dalam suatu organisasi. Ketika suatu organisasi tidak menerapkan prinsip-prinsip menajemen maka dikhawatirkan dapat menghambat proses pencapian visi-misi dan tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Show Manajemen Perkantoran – Kantor merupakan tempat yang biasanya dipergunakan sebagai tempat untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha atau pekerjaan tulis menulis. Dalam mengerjakan semua pekerjaan tersebut, tentu dibutuhkan manajemen yang baik, yang tidak lain dan tidak bukan adalah manajemen perkantoran. Manajemen kantor yang baik harus bisa mencapai tujuan pelaksanaan pekerjaan kantor dengan cara seefisien mungkin. Manajemen kantor memang tidak terlihat, namun bisa dirasakan oleh semua pegawai dalam pekerjaan sehari – hari untuk mencapai tujuan tertentu. Adapun manajemen perkantoran modern harus mampu merencanakan, mengorganisasi manusia, uang, metode, material, dan pasar dalam pekerjaan kantor serta mengarahkan pegawai sesuai dengan tujuan organisasi ataupun kantor yang bersangkutan. Pengertian Manajemen Perkantoran
Jika mengacu pada wikipedia, maka Pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran adalah bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya. Selain definisi tersebut diatas, beberapa ahli juga mengungkapkan pendapat masing – masing mengenai pengertian manajemen administrasi perkantoran, diantaranya adalah : Edwin Robinson dan William Leffingwell, manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu. George R. Terry, mendefinisikan manajemen administrasi perkantoran sebagai perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan – tujuan yang telah ditentukan. Millis Geoffrey, menyatakan definisikan sebagai seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan. W.H. Evans, memberikan pendapat bahwa manajemen administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi. Melihat beberapa pengertian manajemen perkantoran menurut para ahli tersebut diatas, maka bisa disimpulkan bahwa pengertian manajemen administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun) mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Manajemen administrasi perkantoran meliputi kegiatan yang umumnya disebut sebagai pekerjaan perkantoran (office work). Adapun ruang lingkup manajemen perkantoran modern adalah :
Baca Juga: Manajemen Kearsipan Pengertian Kantor
Dalam bahasa Indonesia kita sering menyebut “kantor”, yang berasal dari bahasa Belanda “kantoor”, untuk bahasa Perancis disebut comptoir, yakni tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor bisa hanya merupakan ruangan kecil saja, namun juga bisa merupakan bangunan bertingkat tinggi. Prajudi menjelaskan pengertian kantor sebagai berikut :
Sementara dalam bahasa Inggris, kantor disebut sebagai “office” yang berarti :
Pada umumnya, kantor sering dibagi menjadi dua jenis, yakni kantor pusat yang merupakan kantor terbesar dan terpenting, dan kantor – kantor lainnya yang disebut dengan kantor cabang. Adapun kegunaan ruang kantor adalah sebagai tempat melaksanakan pekerjaan, dengan biaya serendah mungkin, namun dengan tingkat kepuasan setinggi mungkin. Demi mencapai tujuan tersebut, ruangan kantor biasanya dibedakan menjadi 3 jenis, yakni ruangan kerja (work spaces), ruang pertemuan (meeting spaces), dan ruangan pendukung (support spaces). Tujuan Manajemen Perkantoran
Jika disederhanakan, maka tujuan manajemen perkantoran adalah untuk mencapai tujuan dengan cara yang efektif dan efisien. Bilamana dalam proses pencapaian tersebut ditemukan pemborosan, maka sudah seharusnya dihindari, seperti pemborosan waktu, uang, ataupun sumber daya manusia. George R Terry dalam bukunya yang berjudul “Office Management and Control”, mengungkapkan bahwa tujuan manajemen administrasi perkantoran modern adalah :
Manajemen administrasi perkantoran harus bisa menjamin ketersediaan informasi yang selalu siap untuk digunakan. Adapun ciri – ciri informasi yang siap digunakan adalah :
Fungsi Manajemen Perkantoran Modern
Sistem dalam perkantoran tentu bukan hal yang mudah bagi sebagian banyak orang. Maka dari itu, harus ada fungsi yang bisa dirasakan melalui pelaksanaan manajemen perkantoran modern yang baik dan benar. Untuk penjelasan aktivitas tugas pelayanan dalam manajemen perkantoran modern bisa anda lihat di bawah ini.
Manajemen perkantoran modern memang sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan tata usaha kantor. Modern berarti “terbaru” atau “mutakhir”. Tidak selamanya metode lama ataupun perlengkapan lama masih efektif digunakan di jaman modern sekarang ini. Adapun ciri – ciri manajemen perkantoran modern adalah :
Untuk melaksanakan manajemen perkantoran modern, maka sudah selayaknya menggunakan sistem modern sekarang ini, seperti komputerisasi. Jadi, pengelolaan data atau informasi bisa dilakukan dengan komputerisasi. Keuntungan yang akan didapatkan apabila menggunakan sistem komputerisasi adalah kecepatan, kecermatan, keterkinian komunikasi dan pemrosesan data. Namun bukan berarti jika hal tersebut tidak memiliki kelemahan. Berikut adalah beberapa kekurangan sistem komputerisasi yang mungkin dirasakan saat ini.
Sumber Daya Manajemen Kantor
Secara umum, setiap perusahaan atau organisasi akan memiliki unsur – unsur manajemen yang menjadi sumber daya. Semua sumber daya harus bisa dioptimalkan dengan seefisien mungkin untuk mencapai tujuan. Berikut adalah beberapa sumber daya manajemen perkantoran.
Seorang manajer harus mampu mengoptimalkan keberadaan semua sumber daya yang dimiliki. Begitu juga dengan para pegawai (SDM) harus mampu mengoptimalkan pengggunaan material kantor yang ada. Baca Juga: Cara Mengarsip Surat Prinsip Manajemen Perkantoran Modern
Kooritz (1972) mengatakan bahwa prinsip – prinsip manajemen harus fleksibel, tidak mutlak, dan harus dapat dipergunakan tanpa memperhatikan perubahan dan keadaan tertentu. Sementara Keeling, et All (1978) dalam bukunya yang berjudul “Administrative Office Management”, dengan mengacu pada William H. Leffingwell, mengatakan bahwa Leffingwell dianggap sebagai Bapak Manajemen Kantor, yang merupakan penggagas pertama dengan menerapkan prinsip – prinsip manajemen ilmiah pada pekerjaan kantor. Bukunya yang berjudul “Scientific Office Management” yang diterbitkan pada tahun 1917 adalah mendahului dari semua studi modern dalam manajemen kantor. Kelima prinsip dan pekerjaan yang efektif kemudian dikembangkan oleh Keeling dan kawan – kawan.
Begitu juga dengan Komaruddin (1981) mengemukakan pendapatnya mengenai 9 prinsip – prinsip manajemen perkantoran modern, yakni :
KesimpulanKantor merupakan tempat atau ruangan yang digunakan sebagai tempat penanganan data dan informasi. Adapun pekerjaan tersebut yang dimaksud adalah mulai dari pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Manajemen administrasi perkantoran harus fleksibel dan tidak bertetangan dengan manajemen lainnya, misalnya saja manajemen kearsipan, yang berfokus pada pengelolaan arsip atau dokumen. Semakin banyak data yang diolah, maka tentu akan semakin susah untuk dikerjakan. Maka dari itulah diperlukan manajemen perkantoran modern, dengan tujuan menyederhanakan pekerjaan dimaksud, namun dengan hasil yang memuaskan. |