Pada Kesempatan Kali Ini Pengajar.co.id ingin membagikan artikel tentang Dokumentasi berikut Adalah Penjelasannya: Show
Pengertian DokumentasiDokumentasi adalah proses sistematis dalam melakukan pengumpulan, pencarian, penyelidikan, pemakaian dan penyediaan dokumen untuk memperoleh informasi, penerangan pengetahuan dan bukti serta menyebarkannya kepada pengguna. Ada juga yang mendefinisikan dokumentasi adalah aktivitas atau proses penyediaan dokumen-dokumen dengan memakai bukti yang akurat berdasarkan pencatatan berbagai sumber informasi. 1. Paul OtletDalam International Economic Conference 1905, Paul Otlet menjabarkan pengertian dokumentasi adalah kegiatan khusus yang berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali serta penyebaran dokumen. 2. Nurhadi Magetsari dkkMenurut Nurhadi Magetsari dkk, pengertian dokumentasi adalah bahan yang termasuk dalam jenis, bentuk, dan sifat apapun tempat informasi direkam, rekaman yang ditulis atau dipahat, yang menyampaikan informasi berupa fakta. 3. Tung PalanMenurut Tung Palan, pengertian dokumentasi adalah catatan otentik yang dapat dibuktikan dan dijadikan bukti secara hukum dimana dokumentasi tersebut berisi data lengkap dan nyata. 4. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)Menurut KBBI, definisi dokumentasi adalah proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; pemberian atau pengumpulan bukti dari keterangan seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain. 5. Ensiklopedia BritaniaMenurut Ensiklopedia Britania, pengertian dokumentasi adalah pengawasan dan penyusunan bibliografi dengan menggunakan alat-alat seperti indeks, inti sari dan esai, selain dapat juga memakai cara tradisional supaya informasi tersebut dapat tercapai. 6. Federatioon Internationale de Decomentation (FID)Menurut FID arti dokumentasi adalah aktivitas mengumpulkan dan menyebarkan berbagai jenis dokumen tentang semua lapangan pekerjaan manusia. Jenis-Jenis DokumentasiTerdapat beberapa jenis dokumentasi, berikut dibawah ini penjelasannya : 1. Dokumen Berdasarkan KegiatanDokumen berhubungan dengan kepentingan individu. Contohnya: SIM, Akta Lahir, KTP, Ijazah. Dokumen yang berhubungan dengan perniagaan atau transaksi jual beli. Contohnya: cek, nota, kuitansi. Yaitu dokumen terkait informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contohnya; Undang-Undang, Peraturan Pemerintah. 2. Dokumen Berdasarkan Bentuk FisikDokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Umumnya dokumen ini ada di perpustakaan. Contoh: buku, majalah, film. Dokumen berupa benda bersejarah. Umumnya dokumen ini ada di museum. Contoh: patung, fosil, dan lain-lain. Dokumen berupa surat/ arsip yang biasanya disimpan dengan sistem kearsipan. Contoh: surat niaga, surat dinas, laporan. 3. Dokumen Berdasarkan FungsinyaDari segi fungsinya, jenis dokumentasi terbagi menjadi dua, yaitu : Yaitu dokumen yang bisa digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dinamis aktif, dinamis semi aktif, dan dinamis in aktif). Yaitu dokumen yang tidak bisa digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dokumen koprol, dokumen literal, dokumen private). 4. Dokumen Berdasarkan SifatnyaDokumen yang berisi informasi dalam bentuk tertulis. Contoh: majalah, buku, catalog, surat kabar dan lain-lain. Dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk teks dan gambar. Contohnya: peta, grafik, gambar, rekaman, dan lain-lain. Lihat Juga: Visi dan Misi Adalah 5. Dokumen Berdasarkan JenisnyaDokumen yang berhubungan dengan materi, ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan lain-lain. Dokumen yang dibuat berdasarkan tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dan lain-lain. 6. Dokumen Berdasarkan DokumentasiDokumen yang menyajikan informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Contoh: paten penelitian, laporan, disertasi. Dokumen yang menyajikan informasi mengenai literatur primer. Biasanya disebut juga dengan dokumen bibliografi. Dokumen yang menyajikan informasi mengenai literatur sekunder. Contoh: buku, teks panduan literatur. Fungsi DokumentasiSetelah memahami jenis-jenis dokumentasi, selanjutnya kita juga perlu mengetahui apa fungsinya. Berikut ini merupakan fungsi dokumentasi secara umum serta fungsi dalam perusahaan. 1. Fungsi Dokumentasi Secara Umum
2. Fungsi Dokumentasi dalam PerusahaanBerikut dibawah ini fungsi Dokumentasi didalam Perusahaan
Tujuan DokumentasiTujuan dilakukan kegiatan dokumentasi adalah untuk memperoleh keterangan serta penerangan pengetahuan dan bukti yang kuat. Peranan dan Tujuan DokumentasiSeperti yang telah disampaikan diatas dalam penjelasan pengertian dokumentasi, tujuan kegiatan dokumentasi ialah untuk memperoleh informasi, penerangan pengetahuan, serta bukti yang kuat. Beberapan peranan dokumentasi antara lain:
Lihat Juga: √Gerak Refleks Jenis-Jenis Dokumen dalam BisnisDalam dunia bisnis, dokumentasi ini menjadi hal yang penting karena perusahaan bisa melakukan strategi dan analisis berdasarkan data yang valid. Dokumentasi juga berperan sebagai pengukur kondisi perusahaan. Jenis-jenis dokumen bisnis sangat banyak sekali. Biasanya perusahaan menggunakan dokumen untuk berkomunikasi dan bertransaksi agar mencapai persetujuan yang legal. Nah, ada beberapa jenis dokumen bisnis yang wajib Anda ketahui. Antara lain: 1. Email dan MemorandumKaryawan biasanya menggunakan email untuk berinteraksi, namun sebelum media ini populer, mereka sering memakai memorandum.Akan tetapi ternyata memo juga masih dipakai bila ada hal yang wajib dijaga privasinya, terlebih lagi soal filing. 2. Business LettersBusiness letters digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak di luar perusahaan. Hal ini bisa meliputi kolega, konsumen, servis, profesional, pemerintah, calon karyawan dan masih banyak lagi. Jaman sekarang, surat bisnis lebih banyak dikirim via email karena lebih efektif. 3. Business ReportBusiness report formatnya lebih formal dan lebih panjang dengan cakupan topik seperti data finansial, sales figures, safety compliance, marketing plans dan sejenisnya. Business report ini juga lebih detail dengan penambahan chart,images, graphs, case studies hingga statistik. Umumnya laporan ini juga diberikan pada investor seperti laporan penjualan dan perbandingannya. 4. Dokumen TransaksiDokumen transaksi digunakan untuk memangkas waktu agar transaksi bisnis jadi lebih cepat. Biasanya dalam bentuk invoice, surat order dan sebagainya. Tergantung jenis bisnisnya. 5. Dokumen FinansialDokumen finansial mencatat laporan keuangan, proposal, laporan pajak, laporan payrolls, history bank dsb. Laporan ini digunakan untuk melihat kondisi keuangan perusahaan. Apakah pendapatannya dalam beberapa bulan belakangan surplus atau tidak. Demikianlah artikel dari pengajar.co.id tentang √ Dokumentasi adalah : Pengertian, Jenis, Fungsi, Tujuan dan Peranannya semoga bermanfaat. |