Siapa saja yang bertugas di front office?

Perbedaan Front Office dan Resepsionis memiliki tugas pekerjaan yang sama. Front office adalah orang yang bekerja di kantor bagian depan perusahaan, berurusan dengan kegiatan garis depan, yaitu menangani buku tamu, kurir dan kiriman, pemeliharaan file dokumentasi, dan membantu dalam mengatur pertemuan dan konferensi resmi. Resepsionis adalah orang yang dipekerjakan untuk menjawab telepon, menemui tamu, klien. Secara teknis, tidak ada perbedaan nyata di antara keduanya.

Kesan pertama merupakan yang paling penting untuk area perusahaan. Dengan demikian, eksekutif kantor depan dan resepsionis memainkan peran yang sangat penting di dalamnya. Mereka adalah orang-orang yang dapat dengan cara mereka berbicara dan menyapa, dapat mengubah segalanya.

Perusahaan yang umumnya membutuhkan layanan front office diantaranya kantor perawatan medis, perusahaan konstruksi, hotel, pendidikan, dan bisnis ritel komersial. Mereka biasanya dapat beralih ke aktivitas lain tergantung pada pekerjaan yang mereka berikan. Mereka memiliki kemampuan yang sama sebagai asisten administrasi, karena tugasnya hanya sedikit berbeda.

Beberapa tanggung jawab dan tugas Front Office adalah sebagai berikut:

• Menyambut tamu dengan ramah dan menanyakan keperluannya
• Untuk resepsionis hotel bertugas untuk memastikan bahwa waktu dan kamar tamu semuanya terdaftar
• Kembangkan pengetahuan terperinci tentang product knowledge, fasilitas dan layanan perusahaan
• Memahami cara pengiriman surat, parsel, dan pesan dengan benar
• Menjawab panggilan telepon dengan cara yang tepat sesuai dengan standarisasi perusahaan
• Pertahankan kebersihan dan kerapihan Area Front Desk setiap saat
• Bersikap baik dan menjaga penampilan karena mereka adalah perwakilan perusahaan terdepan

Wikipedia.com mendefinisikan receptionist adalah  penerima tamu, atau penyambut tamu ialah karyawan yang mengambil posisi dukungan kantor atau administrasi. Pekerjaan ini biasanya dilakukan di ruang tunggu, seperti lobi atau meja kantor depan organisasi atau bisnis dan memberikan informasi tertentu tentang perusahaan.

Resepsionis dan Front Office sama-sama harus memiliki kemampuan kepemimpinan dan keterampilan komunikasi yang baik, karena mereka merupakan cerminan dan garda terdepan perusahaan.

PPBM dalam hal ini sebagai penyedia tenaga kerja outsourcing Resepsionis & Front Office (Labour Supply) hadir membantu Anda menyediakan tenaga kerja yang handal dan profesional dibidangnya. PPBM berpengalaman dalam penyediaan tenaga kerja, dengan memberikan pelatihan guna membentuk profesionalitas dan sesuai dengan kebutuhan Anda.

Sebelum memasuki dunia kerja di industri pariwisata dan perhotelan ada baiknya menngikuti pembelajaran dan pelatihan secara intensif selama 1 tahun sehingga kalian bisa mengetahui gambaran dunia pekerjaan industri pariwisata dan perhotelan. Pastinya kalian ingin sukses dalam industri pariwisata dan perhotelan serta ingin mendapatkan posisi yang lebih tinggi saat bekerja di hotel.

Nah, biar tidak bingung ada baiknya kalian mengenal lebih dekat pekerjaan di hotel? Simak penjelasan berikut ini mengenai berbagai macam posisi di divisi Front Office.

1. Greeter and Bell boy
   Seorang Greeter bertugas sebagai penyambut tamu ketika tamu tersebut masuk ke lobby hotel. Kemudian,Greeter ini mengarahkan tamu ke Reception untuk melakukan check in process. Melihat pekerjaan tersebut, posisi lowongan seorang Greeter ini membutuhkan calon pencari kerja yang memiliki kemampuan berbahasa asing secara aktif. Biasanya, tugas seorang Greeter ini merangkap sebagai Bell Boy untuk mengantarkan barang-barang yang dibawa oleh tamu dengan menggunakan Trolley. Nah, disinilah terjadi percakapan dengan para tamu.
2. Front Desk Attendant /Reception
   Tugas seorang Front Desk Attendant (FDA) atau Reception adalah melayani transaksi check in dan check out tamu hotel dan menerima pembayaran dari tamu. Selain itu, FDA juga sebagai pusat informasi hotel. Seorang FDA akan selalu berkoordinasi dengan staff Housekeeping di dalam mengelola room. Seorang FDA juga harus memiliki kemampuan berbahasa asing secara aktif, memiliki kepribadian yang ramah, suka membantu orang lain dan memiliki ketrampilan komputer yang baik.
3. Bell Driver
   Tugas seorang Bell Driver ini adalah mengantar dan menjemput tamu hotel ke tempat tujuan dan menjemput tamu dari bandara atau stasiun sesuai dengan reservasi yang dilakukannya. Seorang Bell Driver juga harus memiliki kepribadian yang ramah, gemar membantu orang lain, aktif dalam berkomunikasi, mengetahui tempat-tempat wisata beserta rute dikotanya.
4. Guest Relation Officer (GRO)
   Tugas seorang GRO ini adalah melayani tamu V.I.P dan tamu V.VIP hotel mulai dari check in hingga tamu VIP tersebut masuk ke dalam kamarnya serta memenuhi kebutuhan tamu V.I.P tersebut selama berada di hotel. Biasanya, posisi GRO ini untuk wanita, tetapi ada juga di beberapa hotel yang mempunyai staff GRO laki-laki. Keahlihan dalam berkomunikasi aktif, hubungan interpersonal yang baik dan menguasai beragam bahasa menjadi kunci sukses untuk Anda menempati posisi ini.
5. Telephone Operator (Call Center)
   Tugas seorang Call Center adalah menerima dan menjawab telepon hotel yang berasal dari tamu yang ingin melakukan reservasi lewat telepon. Tidak hanya telepon dari tamu saja, melainkan dari semua telepon masuk, kemudian seorang Call center akan menghubungkan telepon masuk tersebut ke departemen yang akan dituju. Setiap malam, tugas Call Center ini adalah merangkum semua aktifitas dan biaya telepon yang masuk dan keluar serta melakukan wake up call kepada tamu-tamu yang telah memesan.
6. Front Office Admin
   Tugas seorang admin di FO departemen adalah mencakup kegiatan pengadministrasian dokumen, hingga permintaan barang ke Gudang. Seorang admin di FO biasanya merangkap menjadi FDA sesuai kebutuhan dan wewenang dari FO Manager.
7. Night Audit
   Posisi Night Audit sebenarnya masih menjadi perdebatan karena posisi ini bisa menjadi bagian dari Accounting Department ataupun di Front Office Department. Tugas seorang Nigh Auditor adalah memeriksa dan memverifikasi kesesuaian data yang bersumber dari sistem komputer Front Desk Agent dengan transaksi keuangan. Selain itu, Night Auditor juga menghitung Occupancy bulanan hotel sehingga bisa untuk dijadikan sebagai sumber data bagi General Manager untuk membuat keputusan. Seorang Night Auditor ini bertugas di malam hari setelah Reception melakukan Closing.

Itulah 7 pekerjaan di hotel yang perlu kalian ketahui lebih dekat. Kalian bisa dengan teliti membaca bahwa ada banyak hal yang perlu menjadi perhatian, terutama keahlian dalam komunikasi Bahasa Inggris. Untuk bisa memantapkan dan menjadi percaya diri dalam komunikasi Bahasa Inggris, kalian perlu mengikuti pelatihan di kampus Indonesia Tourism School (ITS). Proses belajar standar hotel bintang 5, instruktur berpengalaman di industri pariwisata, perhotelan dan kapal pesiar. Mau sukses dan berkualitas internasional di industri pariwisata dan perhotelan, kuliah aja di ITS!

Siapa yang bertugas di front office?

Apa tugas dan tanggung jawab front office?

Apa bedanya resepsionis dan front office?