Dalam penyusunan formasi pegawai diperlukan penentuan kebutuhan pegawai terlebih dahulu. Penentuan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan guna mengisi suatu organisasi. Langkah pertama untuk menentukan kebutuhan dilakukan dengan menyusun jenjang kepangkatan dan formasi. Formasi dalam hal ini terbagi menjadi dua, yakni formasi PNS dan formasi anggaran. Yang dimaksud dengan formasi Pegawai Negeri Sipil (PNS) adalah jumlah susunan pangkat PNS yang diperlukan satuan organisasi Negara untuk melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu sesuai ketetapan Menteri yang bertanggung jawab dalam hal penertiban dan penyempurnaan aparatur Negara.
Selain adanya formasi pegawai, adapula formasi anggaran. Yang dimaksud dengan formasi anggaran adalah jumlah pegawai dalam suatu organisasi yang didasarkan atas anggaran belanja pegawai yang tersedia (tidak selalu mencerminkan realitas kebutuhan). Penyusunan pegawai pada dasarnya harus mengacu pada faktor-faktor tertentu. Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam menyusun formasi adalah :
Terdapat dua bentuk sistem penyusunan formasi yang bisa digunakan untuk menyusun pegawai, yakni: Sistem sama
Sistem ruang lingkup
Dalam penyusunan formasi, terdapat beberapa faktor yang menjadi dasar penyusunan formasi. Dasar penyusunan tersebut meliputi : Jenis pekerjaan apa saja yang tersedia Bagaimana sifat pekerjaan tersebut terkait pada pengaruhnya terhadap aktivitas kerja Seberapa besar beban kerja yang harus dijalankan pegawai
Peralatan yang menunjang kegiatan Baca juga: Memahami Sumpah dan Janji Pegawai Negeri Sipil Dalam dasar penyusunan pegawai yang telah diuraikan di atas, terdapat beberapa hal lagi yang dapat dijabarkan. Mengenai jenis pekerjaan, yang dimaksud dengan jenis pekerjaan adalah macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu unit organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya. Jenis pekerjaan harus disusun secara sistematis. Jenis pekerjaan terbagi menjadi dua, ada yang bersifat umum (ada pada setiap dapertemen) dan bersifat khusus (sesuai kebutuhan departemen tertentu). Dasar penyusunan yang merujuk pada sifat pekerjaan dapat ditinjau melalui beberapa hal khusus. Untuk meninjau sifat pekerjaan, dapat didasarkan pada waktu kerja, pemusatan perhatian, serta resiko pribadi yang mungkin timbul dari melaksanakan pekerjaan. Perkiraan beban kerja juga menjadi salah satu dasar penentuan penyusunan formasi pegawai. Perkiraan beban kerja yang dimaksud adalah frekuensi kegiatan rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Beban kerja dapat dibagi dalam tiga kategori, meliputi: – Beban kerja yang dapat diukur
– Beban kerja yang sulit diukur
– Beban kerja yang tidak dapat diukur
Perkiraan kapasitas pegawai merupakan perkiraan kemampuan rata-rata satu orang pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan ini diperlukan untuk mengetahui jumlah pegawai yang diperlukan. Seperti pada beban kerja, kapasitas pegawai juga ada yang dapati diukur, sulit diukur dan tidak dapat diukur.
PRINSIP-PRINSIP
PENYUSUNAN FORMASI
Kebutuhan pegawai baik di perusahaan
swasta maupun di lingkungan Dinas Pemerintahan akan selalu bertambah seiring
berkembangnya institusi yang menaungi. Perkembangan perusahaan/institusi ini
tak pelak membutuhkan pegawai baru yang mengisi unit bagian yang semakin
banyak. Untuk merekrut pegawai baru, ada beberapa hal yang harus dicermati
mengenai analisis analisis kebutuhan pegawai. Analisis kebutuhan pegawai
merupakan dasar bagi penyusunan formasi. Formasi adalah jumlah dan susunan PNS yang diperlukan oleh satuan organisasi Negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu. 2. Prinsip-Prinsip dalam Penyusunan Formasi
3. Sistem Penyusunan Formasi Sistem penyusunan formasi dapat digunakan dengan dua sistem. Yaitu sistem sama dan sistem ruang lingkup. Sistem sama merupakan sistem yang menentukan jumlah dan kualias pegawai yang sama bagi semua satuan organisasi tanpa membedakan besar kecilnya beban kerja. Sedangkan sistem ruang lingkup merupakan suatu sistem yan menentukan jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang dibebankan kepada suatu organisasi. 4. Faktor-Faktor Penyusunan Formasi Faktor yang mempengaruhi penempatan formasi diatur dalam pasal 2 peraturan pemerintah nomor 5 tahun 1976 yang menyatakan bahwa formasi untuk masing-masing satuan organisasi Negara disusun berdasarkan: Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya, misalnya pekerjaan pengetikan, pemeriksaan perkara, penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-lain. Sifat pekerjaan adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan formasi, yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu. Ada pekerjaan-pekerjaan yang cukup dilaksanakan selama jam kerja saja, misalnya pekerjaan tata usaha. Tetapi ada pula pekerjaan yang harus dilakkan selama 24 jam penuh, misalnya pemadam kebakaran, tenaga medis dan para medis di rumah sakit pemerintah. Adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.
Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban dan prakiraan kapasitas kerja diperlukan untuk masing-masing jenis pekerjaan.
Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu organisasi harus ditinjau dari sudut keseluruhan organisasi dan tidak ditinjau per unit organisasi. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai dan mengorganisasikan informasi tentang jabatan.
Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam menentukan formasi. Misalnya, apabila pekerjaan membersihkan ruangan atau merawat pekarangan harus dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi yang bersangkutan, maka harus diangkat pegawai untuk pekerjaan-pekerjaan itu, akan tetapi kalau pekerjaan membersihkan ruangan dan merawat pekarangan diborongkan kepada pihak ketiga, maka tidak perlu mengangkat pegawai untuk pekerjaan itu. Peralatan yang tersedia atau yang diperkirakan akan tersedia dalam menyelesaikan pekerjaan sesuai tugas pokok akan mempengaruhi jumlah dan mutu pegawai yang diperukan. Pada umumnya makin tinggi mutu peralatan kerja yang ada dan tersedia dalam jumlah yang memadai akan mengurangi jumlah pegawai yang diperlukan.
Faktor kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang selalu harus diperhatikan dalam penentuan formasi pegawai. Walaupun penyusunan formasi telah sejauh mungkin ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan pegawai seperti diuraikan terdahulu, akan tetapi apabila kemampuan keuangan negara masih terbatas, maka penyusunan formasi tetap harus didasarkan kemampuan keuangan negara yang tersedia. Meskipun’ formasi telah disusun secara rasional berdasarkan hasil analisis jabatan dan analisis kebutuhan, realisasinya tetap disesuaikan dengan kemampuan anggaran yang tersedia. 5. Analisis Kebutuhan Pegawai Analisis Kebutuhan Pegawai adalah suatu proses perhitungan secara logis dan teratur dari segala dasar-dasar atau faktor-faktor yang ditentukan untuk dapat menentukan jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan oleh suatu satuan organisasi negara. Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk mengetahui secara konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan oleh suatu unit organisasi untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasilguna, dan berkesinambungan. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan informasi tentang jabatan. Analisis jabatan meliputi:
Pengadaan Pegawai Negeri Sipil dilakukan berdasarkan kebutuhan untuk mengisi formasi yang lowong. Lowongan formasi dalam suatu organisasi pada umumnya disebabkan karena adanya pegawai yang berhenti, pensiun, meninggal dunia atau adanya perluasan organisasi. Setiap warga negara Republik Indonesia mempunyai kesempatan yang sama untuk melamar menjadi Pegawai Negeri Sipil setelah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan. Oleh karena itu lowongan formasi tersebut harus diumumkan seluas-luasnya melalui media massa, yang berisikan informasi tentang: a. Jumlah dan jenis jabatan yang lowong; b. Syarat-syarat jabatan yang harus dipenuhi oleh setiap pelamar; c. Alamat dan tempat lamaran ditujukan; d. Batas waktu pengajuan lamaran; e. Lain-lain yang dipandang perlu sesuai kebutuhan. Ketentuan Pengadaan Pegawai Negeri Sipil diatur di dalam Peraturan Pemerintah Nomor 98 Tahun 2000, jo Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2002 dan ketentuan pelaksanaannya ditetapkan dengan Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 10 Tahun 2001. Apabila suatu perusahaan memerlukan tenaga kerja baru, maka akan diusahakan untuk menarik atau mencari tenaga yang di hararapkan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Langkah ini sebenarnya merupakan langkah kedua, sedangkan langkah pertama ialah menentukan keadaan dan sifat pekerjaan yang lowong serta keadaan dan sifat atau kecakapan orang/tenaga kerja yang diharapkan sanggup melakukan pekerjaan itu. Agar pelaksanaan pengadaan pegawai kantor berjalan lancar, maka pelaksanaanya harus berdasarkan prosedur yang ada. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut: 1) Menetapkan perencanaan kebijakan kepegawaian, sehingga 2) menghasilkan penggolongan pekerjaan, analisa pekerjaan, gambaran pekerjaan dan rincian pekerjaan. 3) Menentukan penarikan pegawai dari sumber-sumber tenaga kerja,baik intern maupun ekstern. 4) Membuat pengumuman lowongan pekerjaan, analisis pekerjaan, gambaran pekerjaan dan perincian pekerjaan. 5) Penerimaan surat lamaran pekerjaan dari calon tenaga kerja. 6) Mengadakan seleksi atau penyaringan administrasi dari surat lamaran yang masuk. 7) Menentukan diterima tidaknya lamaran kerja (dipilih yang memenuhi persyaratan). 8) Menyiapkan segala perangkat seleksi (baik soal, pedoman penilaian maupun standar kelulusan) 9) Melakukan pemanggilan bagi calon yang memenuhi syarat untuk mengikuti tes atau ujian. 10) Mengadakan seleksi pegawai, berupa tes lisan, tertuis, intelegensi, psikotes, dan kesehatan jasmani. 11) Memeriksa hasil tes dan sekaligus menentukan rangking serta jumlah calon yang lulus. 12) Memanggil calon pegawai yang lulus untuk mengikuti masa percobaan. 13) Mengangkat pegawai dengan Surat Keputusan dalam status masa percobaan. 14) Calon pegawai mengikuti orientasi masa percobaan. 15) Melakukan penilaian selama calon mengikuti orientasi. 16) Menentukan lulus tidaknya masa orientasi. 17) Membuat Surat Keputusan pengangkatan pegawai berstatus pegawai tetap. 18) Menempatkan pegawai pada jenjang jabatan tertentu dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab. 19) Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap pegawai, agar para pegawai berkembang dan betah
ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN 1. PENGERTIAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN Kata Administrasi berasal dari kata Ad , yang berarti “ke” atau “kepada” dan ministrare yang berarti “melayani, membantu, atau mengarahkan”. Sedangkan kata pegawai berasal dari kata personil atau personal yang berarti pegawai. Pegawai merupakan tenaga kerja manusia, jasmaniah maupun rohaniah (mental dan fikiran), yang senantiasa dibutuhkan dan menjadi salah satu modal pokok dalam badan usaha kerja sama untuk mencapai tujuan organisasi tertentu. Pada umumnya yang dimaksud dengan kepegawaian adalah segala hal mengenai kedudukan, kewajiban, hak dan pembinaan pegawai. Pengertian Administrasi Kepegawaian secara umum adalah seluruh aktivitas atau kegiatan yang berkaitan dengan masalah penggunaan pegawai (tenaga kerja) berupa tata cara atau prosedur tentang cara-cara mengorganisasi dan memperlakukan orang yang bekerja sedemikian rupa untuk memperoleh hasil yang maksimum. Sedangkan tujuan dari administrator
|