Jelaskan perbedaan bukti pengeluaran kas dengan bukti penerimaan kas

Bukti kas keluar adalah aspek pencatatan transaksi keuangan suatu perusahaan.

Bukti kas keluar adalah salah satu aspek penting dalam pencatatan transaksi keuangan suatu perusahaan. Hal ini dikarenakan dalam laporan keuangan memerlukan kumpulan bukti transaksi perusahaan untuk memudahkan prosesnya.

Sehingga dengan adanya bukti ini, maka akan membantu Anda dalam memonitor pendistribusian dana operasional perusahaan. Mari simak artikel di bawah ini guna mengetahui lebih jauh tentang apa itu bukti kas keluar.

Apa Itu Bukti Kas Keluar?

Bukti kas keluar adalah sebuah pencatatan dari segala bentuk transaksi yang berkaitan dengan pengeluaran kas perusahaan. Jadi, seluruh transaksi pengeluaran perusahaan baik itu dikeluarkan untuk keperluan pihak eksternal maupun pihak internal perusahaan akan dimasukan ke dalam bukti kas keluar.

Format bukti kas keluar harus berisikan beberapa keterangan, mulai dari keterangan perusahaan, tanggal terjadinya transaksi, nama barang atau jasa, hingga jumlah kas yang dikeluarkan. Selain itu, dalam format bukti kas keluar juga wajib disertai tanda tangan setiap bagian keuangan, seperti direktur keuangan, manager keuangan, dan sebagainya.

Secara sederhana, pengertian bukti kas keluar adalah semua dokumen pencatatan yang menunjukan pengeluaran sejumlah uang perusahaan. Contoh bukti kas keluar adalah pembelian perlengkapan perusahaan seperti mesin fotocopy, printer, alat tulis kantor, dan keperluan lainnya.

Fungsi Bukti Kas Keluar

Secara umum fungsi bukti kas keluar adalah sebagai kesaksian pendukung yang digunakan oleh pihak perusahaan dalam melakukan kegiatan pencatatan transaksi dan pengelolaan laporan keuangan. Nah, untuk penjelasan lengkap mengenai fungsi bukti kas keluar adalah sebagai berikut.

• Bukti pembelian barang dan jasa yang dilakukan secara tunai
• Bukti pembayaran utang kepada pihak supplier
• Informasi pembayaran dividen bagi pihak perusahaan
• Informasi pengambilan prive oleh pemilik
• Bukti pembayaran angsuran pinjaman pada bank
• Informasi pembayaran gaji karyawan
• Bukti retur pembelian barang yang dilakukan secara tunai
• Informasi neraca saldo yang seimbang
• Bukti pembelian aset tetap yang dilakukan secara tunai
• Informasi pembayaran berbagai beban
• Acuan dalam pengisian kembali dana kas kecil

Anda juga dapat menggunakan jasa layanan profesional untuk membantu mengelola perhitungan keuangan perusahaan, apabila perusahaan Anda tidak memiliki seorang tenaga ahli pembukuan seperti akuntan.

Tujuan Pencatatan Bukti Kas Keluar

Adanya pencatatan bukti kas keluar bertujuan untuk menampilkan hasil informasi pengeluaran suatu perusahaan. Bukti pengeluaran ini disimpan supaya nantinya bisa mempermudah bagian keuangan dalam memeriksa apabila terjadi kesalahan perhitungan atau pelaporan keuangan. Dapat dijabarkan bahwa tujuan pencatatan bukti kas keluar adalah sebagai berikut.

• Sebagai informasi mengenai perubahan pada sumber ekonomi perusahaan yang disebabkan oleh adanya kegiatan usaha demi mendapat keuntungan
• Memberikan informasi keuangan yang dapat membantu perusahaan mengukur potensi dalam mendapatkan keuntungan di masa depan
• Sebagai informasi sumber ekonomi, modal perusahaan, serta kewajiban dari perusahaan tersebut
• Memberikan informasi berhubungan dengan laporan keuangan perusahaan kepada pihak yang terlibat di dalam bagian keuangan perusahaan tersebut

Secara sederhana, tujuan dari bukti kas keluar adalah memberikan informasi keuangan sesuai dengan prinsip standar akuntansi yang berlaku, serta dapat mencegah adanya kebocoran arus keuangan dari perusahaan Anda.

Contoh Bukti Kas Keluar

Beberapa contoh bukti kas keluar adalah sebagai berikut.

1. Faktur Pembelian

Contoh pertama dari bukti kas keluar adalah faktur pembelian atau biasa disebut purchase order. Ini merupakan bukti yang dibuat oleh perusahaan penjual dan diberikan kepada perusahaan pembeli sebagai bukti bahwasannya perusahaan tersebut telah menyelesaikan transaksi jual beli.

Di dalamnya tertulis dengan jelas data perusahaan penjual maupun pembeli, tanggal terjadinya transaksi, NPWP atau Nomor Pokok Wajib Pajak, nama beserta jumlah barang atau jasa yang dibeli, total harga sebelum dan sesudah pajak, dan terakhir adalah tanda tangan dari pihak penjual juga pembeli.

2. Faktur Pajak

Faktur pajak adalah bukti adanya pemungutan pajak PKP (Pengusaha Kena Pajak) atas transaksi penjualan atau pembelian BKP (Barang Kena Pajak) dan JKP (Jasa Kena Pajak). Jika suatu perusahaan menjual barang atau jasa, maka perusahaan tersebut harus menerbitkan faktur pajak sebagai bukti pembayaran pajak atas transaksi yang dilakukan.

3. Nota Retur Pembelian

Nota retur pembelian adalah contoh bukti kas keluar yang merupakan sebuah dokumen akibat adanya pengembalian barang dari pembeli kepada penjual. Umumnya, hal ini terjadi karena produk kurang sesuai, cacat, atau tidak sesuai perjanjian.

4. Bukti Setoran Bank

Contoh bukti kas berikutnya adalah bukti setoran bank. Pada bukti ini biasanya bank akan memberikan minimal 1 buku untuk mencatat transaksi perbankan perusahaan tersebut.

5. Bilyet Giro

Bilyet giro merupakan dokumen yang bertujuan untuk menarik uang dari nomor rekening pemilik giro ke rekening tujuan. Mencairkan dana giro hanya bisa dilakukan sesuai tanggal yang tertera saja. Dananya pun nantinya akan dimasukan ke dalam nomor rekening, bukan tunai.

6. Cek

Cek hampir mirip dengan giro, hanya saja bedanya adalah cek bisa ditarik kapan saja sesuai keinginan si penerima.

7. Rekening Koran

Contoh bukti kas keluar yang terakhir adalah rekening koran. Rekening koran merupakan list transaksi keuangan perusahaan dalam periode tertentu. Fungsinya yaitu sebagai acuan bagi finance atau akuntan untuk mengelola keuangan perusahaan, memeriksa adanya pelunasan, mencocokan antara pergerakan kas dan saldo sebelumnya.

Bukti kas keluar adalah salah satu aspek yang digunakan untuk pencatatan transaksi keuangan suatu perusahaan. Bukti kas keluar berfungsi sebagai pendukung dalam menyusun laporan keuangan yang baik. Terakhir, Anda bisa temukan beragam informasi menarik terkait bisnis dan finansial dengan menelusuri laman OCBC berikut.

Baca juga:

Dokumen sebagai tanda bukti yang mendukung serta mengesahkan atas transaksi yang dilakukan atau tanda bukti adanya kewajiban pada pihak lain yang masih harus dilaksanakan, misalnya cek, bilyet giro, dan dokumen pengiriman uang; lihat juga bukti pelunasan (voucher).

Otoritas Jasa Keuangan

Tiap kegiatan jual beli yang dilakukan, pasti ada pencatatan. Pencatatan atas transaksi tersebut yang akan dijadikan bukti transaksi. Bukti transaksi dapat dibedakan sesuai dengan kejadiannya, transaksi yang terjadi di perusahaan terdiri dari transaksi internal, dan transaksi yang terjadi dengan pihak di luar perusahaan adalah transaksi eksternal. Kedua transaksi ini secara otomatis dapat mengubah posisi harta, kewajiban dan modal pada perusahaan. Perubahan ini yang akan mempengaruhi keseimbangan dalam persamaan dasar akuntansi.

Secara jelasnya, bukti transaksi adalah bukti tertulis yang mencatat atau merekap segala kegiatan transaksi yang terjadi pada suatu perusahaan maupun sebuah bisnis. Bukti transaksi berperan penting dalam mencegah munculnya permasalahan di waktu yang akan datang.

Bukti transaksi yang sudah dicatat merupakan pegangan untuk mempermudah akuntan perusahaan dalam menyusun laporan keuangan. Dari pencatatan tersebut dapat diketahui pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi, dan dapat menghindari duplikasi pada pengumpulan data keuangan. Selain itu, bukti transaksi dapat mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan transaksi dalam bentuk tulisan.

Terdapat dua jenis bukti transfer, yaitu:

• Bukti Transfer Internal, yakni bukti transaksi yang berasal dari dalam perusahaan. Transaksi tersebut dilakukan oleh personalia perusahaan dan hanya mengikuti di dalam perusahaan. Transaksi internal berorientasi kepada perubahan posisi keuangan yang terjadi pada lam perusahaan. Baik transaksi yang dibuat maupun transaksi yang dikeluarkan semua berasal dan berdasarkan kebutuhan perusahaan. Bukti transaksi internal dapat dicontohkan seperti memo dari pimpinan perusahaan kepada karyawan kantor.
• Bukti Transaksi Eksternal, adalah bukti pencatatan transaksi yang berlangsung antara pihak perusahaan dengan pihak luar perusahaan. Bukti transaksi ada bermacam-macam, misalnya saja seperti kwitansi, faktur, cek, nota kredit, nota debet, dan lain sebagainya.

Berikut adalah contoh bermacam-macam bukti transaksi, di antaranya:

1. Nota Kontan: Bukti pembayaran atau dokumen pembayaran yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi atas penjualan barang secara tunai.
2. Nota Kredit: Bukti transaksi penerimaan barang yang telah dijual atau pengambilan barang. Nota kredit yang dikeluarkan oleh penjual ini berfungsi sebagai alat persetujuan dari penjual atas permohonan pengurangan harga yang diminta oleh pembeli karena barang yang diterima mengalami kerusakan atau tidak sesuai dengan apa yang dipesan oleh pembeli.
3. Nota Debet: Dokumen transaksi sebagai permintaan pengurangan harga kepada pihak penjual atau bukti yang berisi informasi yang menyatakan tentang pengiriman kembali barang yang tidak sesuai dengan pesanan (rusak).
4. Faktur: Pernyataan tertulis mengenai barang yang telah dijual, baik dalam jumlah dan harganya. Faktur dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Salah satu fungsi dari faktur adalah sebagai bahan pertimbangan pembeli dalam meneliti kembali akan barang-barang yang telah dibelinya.
5. Kwitansi: Bukti dari transaksi pada saat penerimaan sejumlah uang. Kwitansi ini dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang lalu kemudian diserahkan kepada yang melakukan pembayaran.
6. Cek: Perintah pembayaran yang dibuat oleh pihak yang mempunyai rekening di suatu bank, dengan tujuan agar bank tersebut membayarkan sejumlah uang yang tertulis kepada orang yang membawa surat atau yang namanya tertulis di surat cek tersebut.
7. Bukti Memorandum: Bukti transaksi yang dibuat oleh pimpinan perusahaan atau orang yang diberikan wewenang untuk suatu kejadian-kejadian yang berlangsung di dalam internal perusahaan. Misalnya, seperti memo seperti untuk mencatat gaji pegawai yang masih harus dibayar pada akhir periode.
8. Bilyet Giro: Surat perintah untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekening nasabah suatu bank ke rekening penerima yang namanya disebutkan dalam bilyet giro pada bank yang sama atau pada bank lain.
9. Rekening Koran: Bukti untuk mutasi kas di bank yang disusun oleh pihak bank untuk para nasabahnya.
10. Bukti Setoran Bank: Catatan transaksi (slip setoran) yang disediakan oleh pihak bank untuk digunakan pada saat atau setiap melakukan setoran uang ke bank, seperti untuk investasi.
11. Bukti Kas Masuk: bukti transaksi tertulis terkait penerimaan uang (kas) yang disertai oleh buktinya. Bukti tersebut biasanya hanya digunakan oleh pihak internal perusahaan sekaligus sebagai data pengarsipan. Kas dapat berasal dari uang tunai yang dibayarkan oleh customer bisa dalam bentuk cicilan, bunga, jenis investasi, ataupun sebagainya. Contoh bukti kas masuk adalah kwitansi dan nota.
12. Bukti Kas Keluar: adalah bukti transaksi terkait pengeluaran kas maupun pembayaran. Kas biasanya dikeluarkan untuk membayar biaya perlengkapan, peralatan, dan segala hal yang dibutuhkan oleh kantor. Bukti transaksi kas ini harus memiliki keterangan lengkap, mulai dari tanggal, nama, keterangan kegiatan, dan ditandatangani oleh pihak yang memiliki otoritas keuangan di perusahaan. Bukti ini nantinya dapat digunakan akuntan untuk menyusun laporan keuangan perusahaan dalam jumlah kecil. Contoh bukti kas keluar adalah nota kontan asli atau kwitansi dari kreditur.