Berikut ini kelebihan sistim imprest adalah .. *

TeoriAkuntansi.com- Apa itu kas kecil? Apa ukuran uangnya juga lebih kecil dari uang pada umumnya? Tentunya tidak sobat. Yang dimaksud dengan kas kecil adalah kas yang jumlahnya relatif sedikit dan digunakan untuk kepentingan operasional perusahaan yang memerlukan pengeluaran sedikit. Misalnya untuk membeli perlengkapan kantor, uang ongkos transport, uang untuk sumbangan dll.

Petty Cash (Kas kecil) memiliki beberapa karakteristik yaitu:

• Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan. 
• Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari

Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System)

Dengan metode ini, kas kecil yang dicadangkan oleh perusahaan bersifat tetap, kecuali perusahaan menghendaki perubahan jumlah kas kecil, misalnya perusahaan merasakan kas yang sudah dicadangkan ternyata kurang memenuhi sehingga perlu ditambah lagi cadanganya. Dan dengan begitu maka harus dilakukan penyesuaian atas penambahan atau pengurangan tersebut.

Kelebihan pada Sistem Dana Tetap:

1. Dapat diketahui jumlah pengeluaran per pos/akun tiap periode, sehingga dapat berfungsi sebagai alat kontrol dalam penggunaan dana. 
2. Pimpinan atau pun pengelola kas kecil akan hati-hati dalam menggunakan kas kecil, mengingat tidak ada penambahan dana di tengah periode. 
3. Memudahkan bendahara untuk menentukan perkiraan jumlah dana per unit usaha tiap periode, karena jumlah dana awal selalu sama. 

Kelemahan pada Sistem Dana Tetap adalah:

1. Saldo kas kecil tidak mudah diketahui, karena saldo baru dapat dilihat pada akhir periode ketika pengisian kembali. 
2. Jika terjadi kekurangan dana sebelum akhir periode, hal itu akan menjadi masalah, karena tidak ada penambahan dana di tengah periode. Karena itu pemegang kas kecil harus hati-hati dalam pemakaian dana. 

Sistem dana Berubah / Tidak Tetap (Fluctuation Fund System)

System ini menghendaki bahwa jumlah kas kecil tidak ditetapkan tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misal, pada waktu membuat kebijakan pertama kali perusahaan menetapkan jumlah kas kecil sebesar Rp. 1.000.000, kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian diisi kembali. Nah, pada saat pengisian,  kalau menggunakan system dana tetap, maka jumlah amount harus sama dengan saldo awal sedangkan pada system fluktuasi, jumlah pengisianya tidak harus sama dengan jumlah sebelumnyayaitu bisa kurang ataupun lebih.

Kelebihan pada Sistem Dana Fluktuasi:

1. Pengeluaran kas kecil yang terjadi langsung dibukukan oleh kasir kas kecil, sehingga saldo kas kecil dapat langsung diketahui sewaktu-waktu. 
2. Jika terjadi kekurangan dana di tengah periode, bisa dilakukan penambahan dana kas kecil. 
3. Dapat meringankan beban pekerjaan akuntan karena penjurnalan langsung dilakukan oleh kasir kas kecil saat terjadi transaksi kas kecil.

Baca Juga

Kelemahan pada Sistem Dana Fluktuasi:

Pengelolaan dana kas kecil yang kurang efisien atau terjadi pemborosan karena kurangnya sikap hati-hati kasir kas kecil dalam pengelolaan dananya.

Itulah beberapa kelebihan dan kelemahan dari sistem pencatatan kas kecil, semoga dapat bermanfaat dan menambah ilmu serta wawasan kita semua tentang akuntansi.

Sistem imprest adalah salah satu sistem dana bersifat tetap untuk mengelola kas kecil dalam  operasional perusahaan. Manajemen kas ini menggunakan sistem imprest yang dalam penentuan nominal saldo kas kecilnya bernilai tetap.

Sistem imprest atau biasa dikenal imprest fund adalah metode tetap dengan mengisi kembali dana kasnya, di mana besarnya saldo kas kecil perusahaan tidak berubah atau tetap.

Adanya pengeluaran kas kecil tentu diiringi dengan pencatatan pengisian kas kembali. Biasanya menggunakan dua metode yaitu metode imprest dan fluktuasi. Di mana perbedaan metode imprest dan fluktuasi ini sangat terlihat dalam penentuan jumlah kas kecilnya.

Sehingga perusahaan yang ingin menerapkan sistem imprest berarti harus mengumpulkan seluruh bukti kas keluar atas pembayaran yang telah dilakukan.

Sistem imprest ini juga memiliki beberapa kelebihan yaitu dapat memberikan waktu yang efisien dalam mencatat pengeluaran, serta melakukan pengisian dana. Selain itu pengeluaran bisa terperinci dengan adanya bukti pembayaran yang lengkap.

Dengan demikian sistem imprest ini juga harus dipantau oleh manajemen perusahaan karena memiliki kekurangan, yaitu saldo kas harus menunggu di isi kembali dan pencatatannya akan terupdate akhir periode.

Apa Yang Dimaksud Sistem Imprest Dalam Kas Kecil?

Pada metode imprest adalah sebuah pengelolaan kas kecil yang di mana memiliki sistem dana tetap untuk kas perusahaannya, sehingga dana tersebut dapat ditentukan dari jumlah dana kas kecil sebelumnya.

Dengan demikian ketika terjadi pengeluaran maka akan mengakibatkan berkurangnya jumlah kas kecil, dan karyawan yang bertanggung jawab harus meminta pengisian kembali dana kas kecil dari sejumlah biaya yang dikeluarkan atas pengeluaran tersebut.

Setelah itu kas kecil ini akan di isi melalui tunai atau transfer bank, di mana pencatatan ini dilakukan saat akhir periode rekonsiliasi bank untuk mengkonfirmasi catatan bank dengan sistem imprest kas kecil.

Melalui bukti pengeluaran serta pencatatan tersebut maka jumlah yang diminta akan terisi kembali dengan jumlah yang sama seperti sebelumnya. Perlu Anda ketahui bahwa metode imprest adalah semua pengeluaran kas kecil yang akan dicatat saat pengisian kembali dana kas kecil perusahaan.

Sebagai fungsi akuntansi yaitu dengan melihat jumlah pengeluaran yang di periksa oleh bagian akuntansi, sehingga langkah selanjutnya yaitu melakukan pencatatan debit dan kreditnya. Untuk itu bagian yang mempunyai tanggung jawab terhadap kas kecil harus benar-benar menyimpan bukti pengeluaran serta sisa dana dari kas tersebut.

Sehingga nantinya bila diperhitungkan jumlah bukti pengeluaran dan dana tersisa merupakan jumlah dana kas kecil yang harus di isi kembali seperti sebelumnya.

Baca Juga : Cara Belajar Akuntansi dengan Mudah dan Menyenangkan

Bagaimana Penerapan Sistem Imprest Untuk Mengelola Kas Kecil?

Dengan lebih jelas dalam mengetahui sistem imprest dengan kas kecil perusahaan maka contoh buku kas kecil sebagai berikut ini:

PT Sukses Kemilau bergerak dalam bidang software akuntansi dan consulting pada tanggal 01 April 2020, dengan menetapkan dana kas kecil yang jumlahnya Rp8.000.000. Pengeluaran kas kecil hingga tanggal 12 April 2020 adalah sebesar Rp5.000.000, dengan rincian sebagai berikut :

• Biaya Pemeliharaan Kantor Rp2.000.000

• Biaya Konsumsi Meeting Rp1.500.000

• Biaya Transport Rp1.000.000

• Biaya Administrasi Rp500.0000

Pada tanggal 14 April 2020 dilakukan pengisian kembali dana kas kecil sebesar Rp5.000.000, yaitu mengganti biaya pengeluaran yang telah dilakukan. Pada tanggal 12 April hingga 31 April 2020 terjadi pengeluaran kas kecil sebesar Rp6.500.000, dengan rincian berikut ini :

• Biaya Perijinan Rp2.500.000

• Biaya Marketing Rp2.500.000

• Biaya Training SDM Rp1.500.000

Penyelesaian Transaksi Jurnal Pencatatan Pada Sistem Imprest

Dengan melakukan pembukuan akuntansi serta pencatatan setiap transaksi kas kecil sistem imprest, tentunya juga akan melakukan jurnal seperti berikut ini :

a. Jurnal Pada Tanggal 01 April 2020:

(D) Kas kecil                                      Rp8.000.000

              (K) Kas                                           Rp8.000.000

b. Jurnal Pada Tanggal 12 April 2020:

(D) Biaya Pemeliharaan Kantor      Rp2.000.000

(D) Biaya Administrasi                    Rp500.000

(D) Biaya  Konsumsi Meeting         Rp1.500.000

(D) Biaya Transport                         Rp1.000.000

          (K) Kas                                              Rp5.000.000

c. Jurnal Pada Tanggal 31 April 2020:

(D) Biaya Marketing                        Rp2.500.000

(D) Biaya Training SDM                   Rp1.500.000

(D) Biaya Perijinan                           Rp2.500.000

          (K) Kas                                              Rp6.500.000

Seperti pada pencatatan akuntansi bahwa jurnal pada tanggal 31 April 2020 memiliki penjelasan di atas. Apabila ada pengisian kembali dana kas kecil sejumlah Rp6.500.000, maka jumlah dana kas tetap pada angka Rp8.000.000.

Bagaimana jika dana kas kecil tidak ada pengisian kembali, maka jumlahnya sebesar Rp1.500.000 karena yang Rp6.500.000 sudah dikeluarkan untuk biaya-biaya.

Dengan demikian pada tanggal 31 April 2020 dibuatkan jurnal penyesuaian dengan tujuan agar saldo kas kecil dapat kembali seperti pada saldo yang semula. Sehingga apabila ada pengisian kembali prosedur pencatatan akuntansinya sama dengan sebelumnya.

Untuk itu dilakukan pencatatan jurnal penyesuaiannya agar biaya yang dikeluarkan sudah diakui dan memiliki bukti. Sehingga dilakukan penyesuaian biaya pada tanggal 31 April 2020:

(D) Kas                                    Rp6.500.000

          (K) Biaya Marketing               Rp2.500.000

          (K) Biaya Training SDM         Rp1.500.000

          (K) Biaya Perijinan                 Rp2.500.000

Baca Juga : Seperti Ini Cara Mudah Melakukan Analisis Laporan Keuangan

Perubahan Kas Kecil Perusahaan Atas Penambahan Dan Pengurangan Sistem Imprest

Sesuai prosedur pencatatan, bahwa perubahan jumlah kas kecil yang terjadi pada tanggal 31 April 2020 akan kembali seperti semula. Setelah dilakukan jurnal penyesuaian pada tanggal 02 Mei 2020.

Untuk pembahasan diatas, bahwa ada perubahan jumlah kas kecil yang dapat disebabkan oleh dua hal dengan jurnal pencatannya yaitu :

1. Penambahan Jumlah Kas Kecil

Ketika perusahaan menganggap jumlah kas kecil terlalu kecil atas setiap pengeluaran biaya yang melebihi kas, maka perusahaan akan memutuskan untuk menambah jumlah kas kecilnya.

Misalnya PT Sukses Kemilau menganggap bahwa jumlah kas kecil terlalu kecil dan memutuskan untuk menambah jumlahnya menjadi Rp15.000.000. Maka prosedur pencatatan akuntansi di jurnalnya adalah sebagai berikut:

(D) Kas Kecil                           Rp7.000.000

          (K) Kas                                     Rp7.000.000

2. Pengurangan Jumlah Kas Kecil

Pada perusahaan yang menganggap jumlah kas kecil terlalu besar dikarenakan biaya yang dikeluarkan di bawah saldo kas kecil, maka perusahaan akan memutuskan untuk mengurangi jumlahnya.

Bagaimana jika PT Sukses Kemilau menganggap bahwa jumlah kas kecil terlalu besar dan memutuskan jumlah kas kecil menjadi Rp5.000.000, yaitu dengan jurnal :

(D) Kas                                    Rp3.000.000      

          (K) Kas Kecil                            Rp3.000.000

Adanya contoh buku kas kecil sistem imprest ini sangat berperan penting bagi perusahaan baik skala kecil maupun besar. Perusahaan besar memiliki pemasukan dan pengeluaran kas yang besar sehingga pengelolaannya harus lebih sistematis dan teliti.

Oleh karena itu sebaiknya Anda dapat mengelola kas dengan baik dan benar. Sebagai salah satu cara mengelola kas adalah dengan sistem imprest yang telah dijelaskan di atas.

Akan tetapi, perusahaan kecil bukan berarti tidak harus dikelola dengan teliti dan rapi. Namun karena perusahaan kecil biasanya lebih mengandalkan kas berupa uang tunai daripada transaksi bank, sehingga pencatatannya harus lebih teliti agar transaksi tidak lupa dicatat.

Untuk semua transaksi bisa berjalan dengan lancar dan tidak luput dari pencatatan jika kas sudah dikelola secara sistematis. Selanjutnya kas dapat dikelola dengan baik maka proses rekonsiliasi bank menjadi lancar dan lebih mudah untuk dilakukan. Kemudian, kesalahan dalam pencatatan dan pencocokkan laporan keuangan bisa diminimalisasi.

Dengan menyajikan laporan keuangan yang cepat, akurat dan tepat Anda dapat menggunakan pembukuan seperti software Harmony merupakan sebuah solusi untuk kemudahan pengelolaan keuangan bisnis Anda. Mudah digunakan dan memiliki fitur lengkap dan harga terjangkau, gunakan Harmony Accounting Software Gratis 30 Hari disini.

Bagaimana jika Anda adalah pebisnis yang sibuk sehingga tidak sempat membuat laporan keuangan? Jangan khawatir, Anda bisa menggunakan Harmony Accounting Service yaitu jasa pembuatan laporan keuangan dengan harga terjangkau yang dikerjakan oleh profesional berpengalaman dalam bidang akuntansi.

Untuk mengenal Harmony lebih lanjut, kunjungi halaman sosial media harmony supaya tidak ketinggalan berita terbaru seputar keuangan, bisnis dan lainnya. Dengan mengklik sukai dan ikuti updatenya melalui Facebook, Instagram, dan Linked In Harmony.