Apakah yang dimaksud transaksi dalam akuntansi perusahaan jasa

trans·ak·si/ n 1 persetujuan jual beli (dalam perdagangan) antara dua pihak: 2 pelunasan (pemberesan) pembayaran (seperti dalam bank)

Kamus Besar Bahasa Indonesia

Transaksi adalah kesepakatan antara pembeli dan penjual untuk menukar barang, jasa atau instrumen keuangan. Dalam akuntansi, peristiwa yang mempengaruhi keuangan bisnis harus dicatat di pembukuan, dan transaksi akuntansi akan dicatat secara berbeda jika perusahaan menggunakan akuntansi akrual daripada akuntansi kas. Akuntansi akrual mencatat transaksi ketika pendapatan atau pengeluaran direalisasikan atau terjadi, sedangkan akuntansi kas mencatat transaksi ketika bisnis benar-benar membelanjakan atau menerima uang. Ini mungkin membutuhkan letter of intent atau nota kesepahaman.

Transaksi dalam hal penjualan antara pembeli dan penjual relatif mudah. Orang A memberi orang B sejumlah uang untuk barang, jasa, atau produk keuangan.

Akan tetapi, transaksi dapat menjadi lebih kompleks di dunia akuntansi karena dalam bisnis terkadang membuat kesepakatan hari ini yang tidak akan diselesaikan sampai tanggal yang akan datang, atau mereka mungkin memiliki pendapatan atau pengeluaran yang diketahui tetapi belum jatuh tempo. Transaksi pihak ketiga juga dapat terjadi. Apakah bisnis mencatat transaksi pendapatan dan beban menggunakan metode akuntansi akrual atau metode akuntansi tunai mempengaruhi pelaporan keuangan dan pajak perusahaan.

Transaksi perusahaan adalah kegiatan yang pasti ada di semua perusahaan mana pun. Kegiatan menjual barang ke konsumen atau pelanggan merupakan transaksi. Membeli bahan-bahan baku dan segala peralatan penunjangnya agar dapat memproduksi komoditas adalah transaksi. Mengembalikan barang dari vendor karena tidak sesuai spesifikasi adalah transaksi. Menggaji karyawan adalah transaksi. Intinya, transaksi adalah jantung dari perusahaan mana pun. Tanpa jantung, sebuah perusahaan tidak akan “hidup”. 

Dalam konteks individu, setiap transaksi mungkin tidak membutuhkan bukti apa pun. Kita hanya tahu bahwa uang kita keluar sekian untuk membeli barang sekian. Tapi tidak dalam konteks usaha. Transaksi perusahaan adalah kegiatan yang memerlukan bukti tertentu untuk kemudian diolah menjadi laporan keuangan. Tanpa itu niscaya usia perusahaan tak akan bertahan lama. 

Karena itu transaksi juga melibatkan kegiatan-kegiatan manual seperti mengumpulkan bukti pembayaran, mencatatnya di jurnal, dan lain sebagainya. Begitu terus tanpa ujung. Itu mengapa sebuah perusahaan pasti memiliki tim keuangan, bahkan divisi keuangan mungkin jadi yang pertama dibentuk pemilik usaha. 

Artikel ini akan membahas lebih jauh tentang transaksi dalam perusahaan. Dari mulai pengertiannya, jenis-jenisnya, dan bagaimana caranya agar seluruh proses tersebut bisa dilakukan lebih mudah. 

Pengertian Transaksi Perusahaan

Jelaskan apa yang dimaksud transaksi? Investopedia menyebut transaksi perusahaan adalah kesepakatan antara pembeli dan penjual untuk menukar barang dan jasa dengan imbalan uang. Dalam konteks akuntansi, itu bisa menjadi sesuatu yang rumit. Sebabnya, bisnis mungkin saja membuat kesepakatan hari ini tapi tidak akan melaksanakan kewajibannya sampai waktu yang telah ditentukan. Atau, ada pendapatan tetapi belum jatuh tempo. 

Apakah transaksi dicatat perusahaan lebih awal atau lebih lamban tergantung metode akuntansi yang dipakai, apakah berbasis akrual atau kas. Metode akrual mengharuskan transaksi dicatat pada saat terjadi, terlepas apakah uang diterima saat itu juga atau belakangan. Sementara metode berbasis kas hanya mencatat transaksi ketika uang diterima atau dibayar. 

Intinya, transaksi perusahaan adalah sesuatu yang harus dicatat dengan sistem akuntansi. Manfaatnya tentu saja beragam. Ia bisa menunjukkan bagaimana atau seberapa efektif perusahaan menggunakan sumber daya yang tersedia untuk menghasilkan keuntungan. Ia juga bermanfaat karena dapat menunjukkan seberapa banyak potensi uang yang mampu dihasilkan perusahaan. 

Transaksi perusahaan adalah pintu gerbang atau awal menuju siklus akuntansi, yaitu rangkaian kegiatan dalam akuntansi yang ujungnya adalah terciptanya laporan keuangan. Diyah Santi Hariyani dalam Pengantar Akuntansi I (Teori dan Praktik) menyebut empat tahap: pencatatan di jurnal, penggolongan di buku besar, pengikhtisaran lewat neraca percobaan, dan pelaporan lewat laporan keuangan. 

Namun pencatatan saja tidak cukup. Transaksi perusahaan adalah kegiatan yang harus mampu dibuktikan dengan dokumen-dokumen terkait. Bukti-bukti ini haruslah disimpan agar, misalnya, dapat menjadi dasar pembenaran ketika terjadi selisih atau kesalahan dalam pencatatan. Tentu di era sekarang bukti yang dimaksud tidak hanya dalam bentuk cetak, tapi juga bisa dalam rupa digital. 

Apa saja yang termasuk bukti transaksi? Kita mengenal beberapa bukti transaksi perusahaan yang cukup lazim. Misalnya faktur atau invoice, kuitansi, nota, cek, dan rekening koran. 

(Baca: Tips Menyimpan Bukti Transaksi Keuangan yang Baik dan Benar)

Jenis-Jenis Transaksi Perusahaan

Muncul pertanyaan, transaksi keuangan perusahaan apa saja? Apa pun yang terjadi dalam sebuah perusahaan dan dapat dinilai uang maka itu bisa disebut transaksi. Maka, transaksi perusahaan adalah sesuatu yang sangat beragam. Tentu ada beberapa perbedaan antara perusahaan, apalagi jika membandingkan antara perusahaan yang menjual barang dan menjajakan jasa. 

Namun demikian, ada beberapa jenis transaksi umum pada semua perusahaan. Jenis-jenis transaksi tersebut adalah sebagai berikut:

1. Penanaman modal

Jika mengurutkan ke tahap paling awal, maka transaksi perusahaan adalah termasuk penanaman modal. Sebelum dapat berusaha, seorang pebisnis tentu haruslah menanamkan uang ke dalam perusahaan yang ia bentuk. Tentu uangnya bisa dari kekayaannya sendiri atau pinjaman dari pihak lain. 

2. Pembelian barang

Sebelum mampu menjual, sebuah perusahaan tentulah membeli berbagai hal terlebih dulu. Ini biasa disebut alat produksi. Ia bisa termasuk bahan baku, mesin, dan peralatan–yang masa pakainya akan habis atau mengalami penyusutan. Bisa saja saat membeli perusahaan mendapatkan diskon, yang berarti mengeluarkan uang lebih sedikit dari yang semestinya. 

3. Retur pembelian

Berikutnya, transaksi perusahaan adalah retur pembelian. Retur pembelian adalah ketika barang yang dibeli untuk berproduksi tidak sesuai dengan yang dipesan atau mengalami kerusakan. Si vendor bisa mengembalikan uang milik perusahaan atau mengganti dengan barang yang sesuai. 

4. Penjualan barang atau jasa

Seperti namanya, ini adalah transaksi ketika perusahaan menyerahkan sesuatu kepada pembeli dan karena itu mendapat imbal uang. Dalam penjualan juga mungkin terjadi retur, yang berarti perusahaan harus mengembalikan uang pembeli atau mengganti dengan barang yang tepat. Sama seperti pembelian, perusahaan juga bisa saja memberikan diskon dengan atau tanpa syarat tertentu.

5. Pembayaran beban

Transaksi perusahaan adalah termasuk pembayaran beban-beban. Ini adalah jenis pengeluaran untuk membantu proses perolehan barang dan jasa. Ia termasuk beban listrik, sewa tempat, dan bahkan pembayaran gaji karyawan. Pembayaran beban, dengan demikian, mengurangi kas perusahaan. 

6. Pembayaran dan penerimaan utang

Transaksi perusahaan adalah kegiatan yang dapat dilakukan dengan cara kas atau kredit. Semua tergantung kesepakatan pihak terkait. Maka konsekuensinya, akan ada utang dan piutang. Utang adalah kewajiban yang harus dibayar, sementara piutang adalah uang yang masih ada di pihak lain namun akan masuk ke kas perusahaan pada waktu yang telah disepakati. 

Transaksi perusahaan adalah kegiatan yang pasti akan memengaruhi posisi keuangan perusahaan. Ketika bicara tentang keuangan perusahaan, maka kita akan bicara tentang tiga hal: aset (atau biasa juga disebut aktiva atau harta), kewajiban (biasa juga disebut liabilitas atau utang), dan modal (ekuitas). Semua transaksi yang disebutkan di atas akan memengaruhi tiga hal ini. 

Karena jumlah nilai kekayaan yang dimiliki perusahaan akan selalu sama dengan sumber pembelanjaannya, maka setiap transaksi perusahaan adalah harus dicatat dengan mengikuti persamaan dasar akuntansi berikut: 

Ambil contoh transaksi berupa penanaman modal sebesar Rp 10 juta. Dalam hal ini berarti aset perusahaan harus juga dicatat Rp 10 juta (kas termasuk aset). Kemudian transaksi berikutnya berupa pembelian perlengkapan Rp 2 juta. Kas jadi berkurang menjadi Rp 8 juta tapi perlengkapan bertambah. Kas ditambah perlengkapan (yang keduanya adalah aset), bernilai sama dengan modal. 

(Baca: Cara Pengarsipan Bukti Transaksi Keuangan Secara Digital)

Memudahkan Transaksi Perusahaan

Jika kita telaah lebih dalam, transaksi perusahaan adalah kegiatan yang cukup merepotkan–meski tentu saja tetap harus dilakukan. 

Satu contoh pembayaran invoice atau faktur. Perusahaan kecil tentu belum akan direpotkan dengan itu karena lembar invoice mungkin masih sedikit. Tapi bagaimana dengan perusahaan besar yang fakturnya, katakanlah, 100 lembar per bulan? Tim keuangan akan mengurusnya satu per satu: memasukkan informasi penerima, mencocokkan tagihan, lalu membayar. Belum lagi memasukkan datanya ke jurnal. 

Semua ini memakan waktu lama dan beruntung jika tidak ada kekeliruan. Apakah tidak ada solusi mengatasi ini? 

Ada. Yaitu memanfaatkan perangkat lunak pembiayaan. Dengan ini, transaksi perusahaan adalah kegiatan yang tak lagi merepotkan. 

Spenmo, perangkat lunak pembayaran berbasis SaaS, membuat semua menjadi mudah. Untuk mengurus invoice, misalnya, tak perlu lagi memasukkan detail bank vendor satu per satu. Anda tinggal meneruskan dokumen tagihan ke dasbor Spenmo. Mau satu atau 1.000 tagihan, sistem akan memindainya dan melakukan pembayaran dengan cepat dan otomatis. 

Dan itu hanya satu dari sedikit kelebihan Spenmo. Jenis lain transaksi perusahaan adalah pembayaran reimbursement. Dengan cara standar, ini memakan proses yang lama. Sementara dengan Spenmo, karyawan yang hendak mengajukan tinggal mengunggah bukti pengeluaran di dasbor. Hanya dengan satu klik, perusahaan bisa langsung melakukan pembayaran instan. 

Fasilitas kartu korporat Spenmo pun mempermudah semua. Dengan cara ini perusahaan tinggal menetapkan limit pengeluaran dan karyawan yang diberi tanggung jawab memegangnya dapat melakukan pembayaran bisnis apa pun dengan mudah. Pengeluarannya pun bisa dipantau. 

Transaksi perusahaan adalah kegiatan yang merepotkan karena juga melibatkan pencatatan. Dengan Spenmo, hal ini juga jadi lebih ringan karena aplikasi ini terintegrasi dengan perangkat lunak akuntansi. Kesalahan pencatatan bisa dikurangi dan potensi kebocoran anggaran bisa ditekan. 

Dengan total 200 jam bisa dihemat setiap bulan, menggunakan alat bantu seperti Spenmo untuk transaksi perusahaan adalah strategi yang sangat tepat agar perusahaan lebih mampu berkembang dan menghasilkan uang.