Apa yang terjadi jika email di tunda?

Sesaat setelah mengirimkan email, terkadang seseorang baru menyadari bahwa ada suatu bagian dari email tersebut yang perlu diubah. Nah, kamu tidak perlu khawatir karena ternyata kamu masih bisa mengurungkan atau menghapus email yang sudah terkirim tersebut! Lalu, bagaimana caranya? Simak panduan lengkap cara menghapus email yang sudah terkirim dalam artikel ini.

Baca juga: Cara Mengirim Email secara Profesional dan 9 Kesalahan umum

Apa itu email?

Email merupakan singkatan dari electronic mail atau dalam bahasa Indonesia dikenal sebagai surel atau surat elektronik. Bersumber dari laman GCF Global, email adalah cara untuk mengirim dan menerima pesan melalui internet. Email mirip dengan surat tradisional, yang membedakannya adalah cara pengiriman, penulisan alamat, dan waktu yang dibutuhkan.

Untuk menerima email, kamu memerlukan akun email dan alamat email. Begitu juga ketika kamu ingin mengirim email ke orang lain, maka kamu harus mendapatkan alamat email orang tersebut. Alamat email selalu ditulis dalam format standar yang menyertakan nama pengguna, simbol @ (at), dan domain penyedia email. Nama pengguna adalah nama yang kamu pilih untuk sebagai identitas diri. Sedangkan penyedia email adalah situs web yang meng-hosting akun email milikmu.

Penting untuk mempelajari cara menulis alamat email dengan benar karena jika tidak memasukkannya dengan benar, email yang kamu buat tidak akan terkirim atau mungkin dikirim ke orang yang salah. Meskipun begitu, beberapa layanan email telah menyediakan cara menghapus email yang sudah terkirim tersebut.

Baca juga: 8 Tips yang perlu dilakukan saat email diretas hacker

Fungsi email?

Setelah membaca pengertian email di atas, tentu kamu mengetahui bahwa fungsi utama email adalah untuk berkomunikasi dengan orang lain. Namun, tidak hanya itu, ternyata email memiliki fungsi lain yang tidak kalah bermanfaat untuk keperluan dan produktivitas sehari-hari.

Meskipun terdapat berbagai metode komunikasi, email masih populer sama penting seperti nomor telepon atau alamat surat. Mirip dengan menelepon seseorang, email telah menjadi mode komunikasi standar dengan harapan bahwa setiap orang harus memiliki alamat email. Email dimulai sebagai alat komunikasi sederhana tetapi sekarang digunakan untuk lebih dari itu.

Beberapa fungsi email antara lain adalah sebagai berikut:

• Berkomunikasi dengan orang-orang di seluruh dunia secara gratis (atau murah).
• Berkomunikasi dengan lebih dari satu orang sekaligus.
• Mengirimkan pesan dengan lampiran dalam bentuk dokumen atau gambar.
• Menawarkan kerja sama untuk kepentingan bisnis.
• Mengintegrasikan kalender dan janji temu, dll.

Baca juga: Contoh Email Lamaran Kerja Profesional dan 8 Poin Penting

Cara menghapus email yang sudah terkirim

Meskipun telah disusun sedemikian rupa, tidak menutup kemungkinan bahwa seseorang melakukan kesalahan baik dalam penulisan isi surat, subjek, atau bahkan alamat email tujuan. Namun, kamu tidak perlu khawatir karena layanan penyedia email di bawah ini menyediakan cara menghapus email yang sudah terkirim.

Berikut ini adalah cara menghapus email yang sudah terkirim dari beberapa layanan penyedia email.

1. Cara menghapus email yang sudah terkirim di Gmail

Gmail merupakan salah satu layanan penyedia email dari Google yang menyediakan fitur untuk menghapus atau mengurungkan email yang sudah terkirim.

Berikut cara menghapus email yang sudah dikirim lewat Gmail:

• Setelah menekan tombol kirim, tekan tombol “Undo” yang ada pada jendela pojok kiri bawah layar.
• Kemudian, kamu akan kembali pada kotak draft email sebelumnya dan kamu bisa memperbaiki kesalahan pada email tersebut.

Selain itu, kamu perlu tahu bahwa waktu standar untuk membatalkan pengiriman email tersebut relatif singkat. Dalam Gmail, fitur ini disebut sebagai fitur Undo Send. Lebih jauh lagi, kamu bisa melakukan pengaturan jeda waktu yang kamu inginkan untuk fitur ini. Caranya adalah sebagai berikut:

• Pilih ikon pengaturan pada bagian kanan atas layar Gmail kamu.
• Setelah itu, pilih “See all settings”.
• Pada bagian “General”, cari opsi “Undo Send”.
• Selanjutnya, pada bagian “Send cancellation period”, kamu bisa mengubahnya mulai dari 5, 10, 20, hingga 30 detik.
• Setelah memilih jeda waktu, pilih “Save Changes” pada bagian paling bawah layar.
• Selesai.

2. Cara menghapus email yang sudah terkirim di Outlook

Tidak hanya Gmail, penyedia layanan email Outlook juga menyediakan fitur cara menghapus email yang sudah dikirim. Namun, perlu diketahui bahwa fitur ini hanya tersedia melalui platform web dan tidak bisa dilakukan melalui aplikasi.

Cara menghapus email yang sudah terkirim melalui web Outlook adalah sebagai berikut:

• Setelah login ke dalam email Outlook, pilih ikon pengaturan yang ada di bagian kanan atas layar.
• Pilih “View all Outlook settings” → “Mail” → “Compose and Reply”.
• Scroll ke bawah hingga kamu menemukan fitur “Undo Send”.
• Selanjutnya, di dalam fitur “Undo Send” tersebut, kamu bisa menggeser pilihan jeda waktu untuk membatalkan pengiriman email mulai dari 0, 5, hingga 10 detik.
• Setelah memilih jeda waktu yang kamu inginkan, kamu bisa pilih tombol “Save” yang berada di kanan bawah layar.
• Selesai.

Baca juga: 5 Software email marketing terbaik dengan fitur menarik

3. Cara menghapus email yang sudah terkirim di Microsoft 365

Jika fitur sebelumnya hanya bisa membatalkan pengiriman email dengan jeda waktu tertentu, maka di Microsoft 365 ini kamu bisa menghapus email yang sudah terkirim dengan syarat kamu dan penerima memiliki akun email Microsoft 365 atau Microsoft Exchange di perusahaan yang sama. Fitur ini dinamakan “Recall Message”.

Berikut cara menghapus email yang sudah terkirim melalui Microsoft 365:

• Di panel folder di sebelah kiri jendela Outlook, pilih folder ”Sent Items”.
• Lakukan double click pada pesan yang ingin kamu hapus.
• Jika kamu menggunakan Classic Ribbon, maka pilih tab “Message”, kemudian pilih “Actions” → “Recall This Message”. Jika kamu menggunakan Simplified Ribbon, pilih tab “Message” kemudian pilih “More commands (...)”.
• Setelah itu, arahkan pada “Actions” dan pilih “Recall This Message”. (Sebagai catatan tambahan, jika kamu tidak menemukan pilihan Recall This Message, maka kemungkinan besar kamu tidak memiliki akun Exchange atau fitur tersebut tidak tersedia di dalam perusahaanmu. Selain itu, kamu juga tidak bisa melakukan ini terhadap email yang dilindungi oleh Azure Information Protection).
• Setelah memilih Recall This Message, maka akan muncul jendela kecil. Pilih “Delete unread copies of this message” atau “Delete unread copies and replace with a new message” lalu pilih “OK”.
• Jika kamu ingin mengirimkan email pengganti, maka buat kembali email, lalu klik “Send”.
• Selesai.

4. Cara menghapus email yang sudah terkirim menggunakan Mailbird (Windows)

Jika layanan penyedia email yang kamu gunakan tidak mendukung fitur penghapusan email yang sudah terkirim, maka khusus pengguna Windows, kamu bisa memanfaatkan layanan email pihak ketiga dari Mailbird ini.

Berikut cara menghapus email yang sudah terkirim menggunakan Mailbird:

• Klik menu hamburger dan pilih “Settings”.
• Buka tab “Composing” dan scroll ke bagian “Sending”, yang terletak di bagian bawah.
• Seret penggeser di sebelah “Undo send period” untuk memilih berapa lama waktu yang kamu inginkan dari Mailbird untuk membatalkan pengiriman pesan email.
• Nantinya, saat mengirim pesan email, kamu akan melihat jendela pop-up "sending" dengan tombol Undo kecil di dalamnya. Jika kamu mengklik tombol Undo tersebut, maka pengiriman akan langsung berhenti.
• Selanjutnya, kamu dapat menemukan semua pesan email yang batal dikirim di folder “Draft”.

5. Cara menghapus email yang sudah terkirim menggunakan Spark (macOS, iOS, dan Android)

Sebagai alternatif dari Mailbird, pengguna macOS, iOS, dan Android bisa menggunakan layanan email pihak ketiga dari Spark.

Berikut cara menghapus email yang sudah terkirim menggunakan Spark:

• Untuk membatalkan pengiriman email dengan Spark versi macOS, klik “Undo” di bagian bawah kotak masuk setelah mengirim pesan email. Kamu juga bisa menekan Cmd + Z pada keyboard untuk melakukan hal yang sama.
• Untuk membatalkan pengiriman email dengan Spark versi iOS atau Android, pilih “Undo” di bagian bawah layar. Selain itu, kamu juga dapat membatalkan pengiriman pesan email dengan menggoyangkan smartphone-mu.

Baca juga: Jangan salah, ini cara membuat tanda tangan email yang benar

Sekian penjelasan cara menghapus email yang sudah terkirim melalui Gmail, Outlook, Microsoft 365, dan layanan pihak ketiga seperti Mailbird dan Spark. Meskipun terdapat fitur untuk mengurungkan email yang sudah dikirim ini, sebaiknya kamu tetap melakukan pengecekan terhadap keseluruhan isi email sebelum dikirim. Selain itu, mayoritas fitur tersebut memiliki batas waktu tertentu.

Selain dari artikel EKRUT Media ini, kamu masih bisa memperoleh informasi dan berbagai tips bermanfaat lainnya melalui YouTube EKRUT Official. Nah, jika ingin mengembangkan karier dan mencari pekerjaan baru, kamu cukup sekali sign up di EKRUT untuk mendapatkan lebih dari satu kali undangan interview oleh berbagai perusahaan ternama!

Apa fungsi tunda pada email?

Apakah email yang sudah dikirim bisa ditunda?

Apakah bisa menarik email yang sudah dikirim?

Apakah bisa membatalkan email yang sudah terkirim lama?