Urutan yang benar dalam melaksanakan penyimpanan dokumen dokumen pengelolaan dana kas kecil adalah

Monday, December 16, 2019 Operasional Organisasi

Dalam menunjang kelancaran pekerjaan suatu perusahaan membutuhkan sebuah pencatatan pengeluaran kas kecil. Istilah kas kecil atau petty cash sering sekali kita temui dalam kehidupan sehari-hari, namun jika berbicara mengenai laporan keuangan, kas kecil itu merupakan akun (tempat untuk mencatat transaksi keuangan) yang khusus dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil dan rutin.

Untuk keperluan pengeluaran dana jumlah kecil misalnya pengeluaran untuk membeli perangko, materai, biaya fotokopi, ongkos taksi, makanan kecil untuk tamu pimpinan dan sebagainya, entitas tidak mungkin melakukannya dengan menggunakan cek karena tidak efisien. Oleh karenanya untuk memenuhi kebutuhan pengeluaran seperti tersebut, entitas membentuk dana kas kecil.

Kas Kecil atau petty cash adalah sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan oleh perusahaan dan digunakan untuk memenuhi pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis apabila dibayar dengan cek.

Dana kas kecil memiliki fungsi yang sangat penting bagi perusahaan untuk menunjang kelancaran aktivitas dari perusahaan, karena setiap pengeluaran yang relatif kecil tidak efektif jika dilakukan dengan menggunakan cek disebabkan penarikan cek membutuhkan waktu yang lama. Biasanya pengeluaran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah belanja yang jumlahnya tidak besar dan dilakukan setiap harinya (rutin) untuk mendukung permintaan persediaan.

Kas kecil dibuat untuk menangani masalah perlengkapan atau perbekalan kantor, selebihnya tujuan dari dibentuknya kas kecil adalah sebagai berikut:

Meringankan beban karyawan dalam memberikan pelayanan paripurna kepada pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan. Misalkan: Kantor menerima kedatanagan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis jika bagian pengadaan harus melakukan transaksi belanja kebutuhan dengan menggunakan cek.
Untuk mempercepat kegiatan pimpinan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana.

Dalam suatu perusahaan kas kecil memiliki peranan penting dalam kegiatan operasional, alasan perlu dibuatnya sebuah sitem dana kas kecil adalah bahwa pembayaran-pembayaran yang jumlahnya relatif kecil ini, yang sering terjadi, mungkin pada akhirnya juga dapat menjadi suatu jumlah terentu yang cukup signifikan jika ditotal. Oleh sebab itu agar pengeluaran-pengeluaran ini juga tetap bisa terus diawasi dengan baik maka pengendalian internal mutlak diperlukan, caranya adalah dengan membentuk sistem dana kas kecil. Transaksi-transaksi kecil terjadi setiap hari mulai sejak awal jam operasional perusahan di pagi hari sampai akhir jam operasional di sore atau malam hari. Untuk itu, perusahaan hendaklah melakukan pengelolaan kas kecil secara baik karena jika tidak, maka dapat mengganggu kelancaran kegiatan operasional perusahaan. Prosedur kas kecil mutlak diperlukan. Tidak ada alasan bagi perusahaan untuk tidak melakukan pengelolaan.

Pengelolaan dana kas kecil disesuaikan dengan kebutuhan entitas. Semakin besar ukuran entitas dan kebutuhan belanja, maka akan dibentuk kas kecil dalam jumlah besar. Dalam pengelolaan kas kecil diperlukan metode pencatatan, sistem metode pengelolaan kas kecil tersebut terdiri dari dua metode yaitu metode Imprest Fund dan metode Fluctuating System.

Metode Imprest Fund (Metode dana tetap)

Dalam sistem ini jumlah rekening kas kecil untuk memenuhi kebutuhan dalam jangka pendek perusahaan selalu tetap. Setiap terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung melakukan pencatatan, tapi hanya mengumpulkan bukti-bukti transaksinya. Pada waktu yang telah ditetapkan, bila mana kas kecil sudah hampir habis baru dilakukan pencatatan/pembukuan berdasarkan bukti-bukti transaksi, kemudian pemegang kas kecil mengajukan permintaan dana kas kecil kepada bendahara kas yang besarnya sesuai dengan jumlah bukti-bukti pengeluaran, sehingga dana kas kecil tetap dalam jumlah semula.

Metode Fluctuating System

Dalam sistem ini pembukuan kas kecil tidak ditetapkan dengan jumlah dana kas kecil tertentu sehingga saldonya bervariasi dari waktu ke waktu. Penggantian tidak didasarkan jumlah terpakai tetapi sering kali ditetapkan sejumlah tertentu. Misalnya, untuk pertama kali dibentuk dana kas kecil Rp 5.000.000. Setiap bulan ditambahkan dana sejumlah nilai yang sama tanpa memperhatikan jumlah dana terpakai. Akibatnya saldo kas kecil akan berubah-ubah.

Dalam praktiknya, sistem pengelolaan dana kas kecil dengan menggunakan metode Imprest Fund lebih baik, karena jumlah dana kas kecil akan terkontrol dan tidak akan terjadi penumpukan dana kas kecil dalam unit pembayar (kasir). Mekanisme pengendalian juga terjadi, karena setiap penggantian akan dilakukan penghitungan dana kas kecil terpakai dan tersisa sehingga dapat memonitor pemakaian dan memastikan tidak ada uang yang hilang. Sedangkan untuk Fluctuating System, jumlah dana di kasir tidak terkontrol dan jumlahnya dapat bertambah terus jika tidak terpakai.

Prosedur pengeluaran yang tidak memadai atau cenderung buruk akan kas kecil, dapat mengganggu kelancaran operasional perusahaan. Tentunya Anda bisa membayangkan jika suatu ketika perusahaan kehabisan kas kecil, akan ada banyak pembelian kecil yang tidak dapat dilakukan dengan cepat. Berikut ini adalah prosedur pengeluaran kas kecil agar dalam penggunaannya bisa efektif dan efisien.

Pembayaran yang dilakukan melalui dana kas kecil harus membuatkan bukti kas. Pada bukti kas tersebut tercantum nama dan tanda tangan penerima uang, baik yang berasal dari perusahaan maupun dari luar perusahaan. Pengeluaran dana tersebut harus disetujui oleh pejabat yang berwenang. Bukti kas kecil cukup dibuat dalam satu lembar (asli) dan bukti tersebut disimpan oleh pemenang kas kecil sampai dana tersebut dipertanggung jawabkan.
Pemegang dana kas kecil mencatat bukti kas kecil dalam buku kas kecil (catatan harian), bukti kas kecil sebaiknya dibuat dalam dua rangkap, yang asli untuk pertanggung jawaban dana kas kecil sebagai arsip. Kolom tanggal diisi sesuai dengan tanggal terjadinya transaksi, sedangkan nomor bukti diisi dengan nomor bukti kas kecil sesuai dengan urutan terjadinya transaksi.
Setelah dana kas kecil dipergunakan dan mencapai batas minimum tertantu, pemegang kas kecil akan meminta pengisian kembali dana kas kecil sesuai dengan jumlah yang telah dipergunakan. Permintaan pengisian kembali tersebut dilakukan dengan bukti-bukti pendukung lainnya. Pertanggung jawaban dana kas kecil. Sebelum diganti, laporan pertanggung jawaban kas kecil akan diperiksa terlebih dahulu oleh pejabat yang berwenang mengenai keabsahan dan kebenaran pembebanannya. Pengisian kembali dana kas kecil harus disetujui oleh pejabat yang berwenang.

Itulah ulasan mengenani definisi kas kecil dan sistem dan prosedur pengelolaannya.

1. Bukti transaksi merupakan dokumen yang dijadikan sebagai dasar dalam pencatatan dan penyusunan transaksi keuangan.2. Dokumen bukti transaksi yang digunakan sebagai dasar pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil meliputi bukti kas keluar atau cek perusahaan.a. Bukti kas keluar merupakan bukti untuk mencatat transaksi pengeluaran uang tunai perusahaan, misalnya pembayaran gaji karyawan, pembelian barang secara tunai, pembentukan kas kecil, serta pengisian kembali dana kas kecil.b. Cek merupakan surat perintah dari nasabah pemegang rekening bank yang telah menandatangani cek kepada bank untuk membayar sejumlah uang yang tertulis dalam cek kepada pembawa atau pihak yang disebutkan di dalamnya atau kepada pemegang cek, untuk diuangkan sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan, baik secara tunai maupun pemindahbukuan.3. Dokumen bukti transaksi yang digunakan sebagai dasar pencatatan transaksi pemakaian dana kas kecil, meliputi surat permintaan pengeluaran kas kecil, bukti pengeluaran kaskecil, nota kontan, dan kuitansi.a. Surat permintaan pengeluaran kas kecil merupakan dokumen yang digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang dana kas kecil pada saat akan melakukan pemakaian dana kas kecil.b. Bukti pengeluaran kas kecil merupakan dokumen yang dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil.c. Nota kontan merupakan bukti pembelian barang secara tunai, seperti pembelian alat tulis kantor, perlengkapan kebersihan, dan lain sebagainya yang dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli.d. Kuitansi adalah tanda bukti pembayaran yang dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang.4. Dokumen bukti transaksi yang digunakan sebagai dasar pencatatan transaksi pengisian kembali dana kas kecil, meliputi surat permintaan pengisian dana kas kecil (SP2D) danbukti pengeluaran kas kecil.5. Teknik penyimpanan bukti transaksi yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut.a. Sistem abjad, yaitu suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali dokumen berdasarkan abjad.b. Sistem tanggal, yaitu sistem peyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan hari, tanggal, bulan, atau tahun terjadinya transaksi.c. Sistem nomor, yaitu suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan nomor.d. Sistem wilayah, yaitu suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali dokumen transaksi yang berpedoman pada wilayah.6. Sistem penyimpanan dokumen transaksi dana kas kecil dibagi menjadi sistem penyimpanan sentralisasi (terpusat), desentralisasi (menurut bagian), dan kombinasi.7. Berikut adalah jenis-jenis peralatan yang digunakan untuk menyimpan dokumen transaksi dana kas kecil.a. Lemari arsip merupakan alat penyimpan dokumen transaksi yang terbuat dari kayu, aluminium, atau baja tahan api. Lemari arsip terdiri atas dua jenis, yaitu filing cabinetdan lateral filing cabinet.b. Map arsip, umumnya terbuat dari karton, kertas tebal, atau plastik. Jenis map arsip yang digunakan untuk mengarsipkan dokumen transaksi adalah stopmap folio, map snelhecter, folder, hanging folder, ordner, alat sortir, dan guide.8. Peralatan pendukung penyimpanan dokumen transaksi adalah mesin penjilid, stapler, perforator, mesin pemotong kertas, dan mesin penghancur dokumen.9. Penghitungan fisik dana kas kecil tidak dilakukan oleh pemegang dana kas kecil, tetapi oleh internal auditor perusahaan dan disaksikan oleh dua orang atau lebih. Tujuan dari penghitungan fisik dana kas kecil adalah memastikan bahwa saldo kas kecil menurut penghitungan fisik sama dengan saldo kas kecil menurut catatan mutasi dana kas kecil.10. Jika saldo kas kecil menurut penghitungan fisik lebih besar daripada saldo kas kecil menurut catatan maka disebut selisih kas lebih (cash overage) dan akan dicatat sebagai pendapatan. Jika saldo kas kecil menurut penghitungan fisik lebih kecil daripada saldo kas kecil menurut catatan maka disebut selisih kas kurang (cash shortage) dan akan dicatat sebagai beban.11. Beberapa hal yang menyebabkan terjadinya selisih kas kecil tersebut, antara lain sebagaiberikut. a. Jumlah yang diterima atau yang dikeluarkan lebih besar atau lebih kecil daripada jumlah yang seharusnya dicatat karena tidak terjadinya uang pecahan kecil.b. Kehilangan akibat kekeliruan saat transaksi pertukaran, misalnya saat memberikanuang kembali.c. Adanya uang palsu.d. Kesalahan pencatatan dalam jurnal.e. Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui.12. Jika pada akhir periode tidak ditemukan penyebab terjadinya selisih kas kecil, pencatatan selisih kas kecil dilakukan sebagai berikut.a. Selisih kas lebih, dicatat dalam jurnal dengan mendebit kas kecil dan mengkredit selisih kas kecil.b. Selisih kas kurang, dicatat dalam jurnal dengan mendebit selisih kas kecil dan mengkredit kas kecil.Daftar PustakaOtomatisasi Tata Kelola Keuangan XII 2018Penerbit: Erlangga

Penulis: Dra. Dwi Harti, M.Pd., Kusmayadi, S.E., M.Si., Ak., CA

7,592 100 total views, 24 100 views today