Urutan struktur yang tepat dalam surat dinas adalah

Jakarta -

Surat dinas dibuat untuk kepentingan kedinasan baik pemerintah maupun swasta. Surat dinas dapat ditulis oleh instansi kepada instansi, atau dari instansi untuk individu.

Bentuknya bisa berupa pengumuman, surat izin, surat tugas, dan sejenisnya untuk keperluan kedinasan.

Coba lihat contoh surat dinas berikut ini:

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS) SMP NEGERI 1 MERAL

Jalan Raja Usman No.1, Desa Sungai Pasir, Kelurahan Meral, Kabupaten Karimun

17 Februari 2021

Nomor : 011/OSIS/SMPN-01/II/2021 Lamp. : -

Hal : Permohonan Izin

Yth. Lurah Meral Kota Kecamatan Meral

Kabupaten Karimun

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan diselenggarakannya kemah bakti siswa-siswi SMP Negeri 1 Meral di wilayah Bapak, kami mengajukan permohonan izin menggunakan Lapangan Sepak Bola Sungai Pasir dan lingkungan sekitarnya.

Adapun waktu pelaksanaannya:

hari : Sabtu s.d. Minggu tanggal : 10 - 11 Agustus 2021

Kami berharap Bapak berkenan memberikan izin pada kami untuk menggunakan sarana-sarana tersebut.

Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami mengucapkan terima kasih.

Salam hormat kami,

Mengetahui: Pembina OSIS,

Hafnidah, S.E. NIP. 19691204200701202

Ketua OSIS,

Hanifah

Tembusan:

1. Kepala SMP Negeri 1 Meral
2. Kepala Kepolisian Sektor Kecamatan Meral

Unsur-unsur Surat Dinas

Berikut unsur-unsur surat dinas dan penjelasannya:

1. Kop Surat atau Kepala Surat

Kepala surat yang lengkap terdiri dari nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos, dan logo identitas lembaga.

2. Tanggal Surat

Dalam surat dinas, tanggal surat ada di sisi kanan atas, kiri atas, atau kanan bawah. Nama tempat pada tanggal surat dinas tidak perlu lagi ditulis, karena nama tempat sudah ada di kepala atau kop surat.

Namun, pada surat pribadi atau surat lamaran kerja, nama tempat harus dicantumkan. Nama bulan dan tahun ditulis lengkap tanpa tanda titik di akhir.

Contoh: 21 Juli 2020

3. Hal/Perihal Surat

Hal/perihal surat adalah yang menunjukkan isi atau inti dari surat secara singkat.

Perihal berbentuk frase yang dimulai dengan huruf besar dan tidak diakhiri tanda titik serta tidak diberi garis bawah.

Contoh: Permohonan Izin Tempat

4. Nomor Surat

Surat dinas adalah surat resmi yang harus diberi nomor surat, kode, dan tahun. Setiap instansi atau lembaga mempunyai kode atau urutan penulisan kode dalam membuat nomor.
Contoh: 29/BB/PKBM/2019

5. Lampiran

Lampiran adalah lembar tambahan yang bisa dilampirkan. Lampiran ini bisa dalam bentuk lembaran atau dokumen lain.

Jika tidak ada lampiran, biasanya ditulis dengan tanda hubung. Lampiran dapat ditulis singkat atau ditulis semua secara lengkap.

Sedangkan penulisan rinciannya ditulis dengan huruf semua bukan angka.

Contoh:

Lamp: tiga lembar
atau

Lampiran: tiga lembar

6. Alamat Surat

Dalam menulis alamat surat, ada ketentuan yang harus dipenuhi:

Alamat surat ditujukan langsung kepada pejabat, dan bukan pada nama kantor pejabatnya

Jika sudah menggunakan kata 'Kepada' diikuti jabatan atau instansi, atau 'Kepada' diikuti kata sapaan dan nama orang yang dituju maka tidak perlu memakai 'Yth'. Gunakan salah satu saja.

Penulisan nama sapaan (misalnya Bapak, Ibu, atau Saudara) tidak perlu diikuti jabatan.

Dalam menulis kata sapaan, kata sapaan harus digunakan di depan nama orang yang ditulis dalam alamat surat.

Penulisan nama jalan tidak boleh disingkat.
Penulisan alamat tujuan surat tidak diakhiri tanda titik.

Contoh: Yth. Lurah Meral Kota Kecamatan Meral

Kabupaten Karimun

7. Pembuka Surat

Pembuka surat dapat ditulis dalam beberapa variasi. Di antaranya yaitu:

Jika sebagai pemberitahuan atau permintaan:
Dengan ini kami beritahukan ..., Bersama ini kami sampaikan ...

Jika sebagai surat balasan:

Membalas surat Saudara tertanggal ..., Sehubungan dengan surat Saudara tertanggal..., nomor ... dengan ini diberitahukan bahwa ... Surat untuk menunjuk pada dasar surat:Berdasarkan surat edaran ..., Sehubungan dengan surat ... Surat yang menyatakan sebuah tujuan:

Dalam rangka memperingati ..., Dalam upaya meningkatkan ...

8. Isi surat

Berisi inti surat atau hal yang akan disampaikan dalam surat, harus sesuai dengan subjeknya

9. Penutup

Penulisan penutup pada surat dinas juga memiliki aturan yang harus diketahui, di antaranya:

Setelah kata sapaan dicantumkan tanda koma (,)

Terdapat variasi ungkapan. Berisikan ucapan terima kasih, harapan, dan menunjukkan kenyataan yang telah disebutkan

10. Pengirim Surat Dinas

Pengirim surat dinas berisikan tanda tangan, nama terang, nama jabatan, dan NIP. Penulisannya pengirim/penulis surat adalah:

a. Nama terang ditulis dengan tanpa kurung b. Penulisan a.n., diketik pada sebelah kiri nama jabatan

c. Ditulis tanpa menggunakan nama kantor.

Ada juga beberapa surat dinas yang memiliki tembusan. Namun, khusus tembusan adalah bagian yang tidak wajib ada di dalam surat dinas. Tembusan hanya dipakai bila ada pihak yang membutuhkan tembusan atau salinan surat selain yang dialamatkan.

Setelah mengetahui unsur surat dinas dan penjelasannya, apakah detikers sudah paham mengenai surat dinas?

Simak Video "Menkominfo soal Upaya Indonesia Bantu Atasi Kesenjangan Digital Dunia"

Surat dinas adalah surat resmi yang dibuat oleh sebuah lembaga atau instansi untuk keperluan urusan dinas. Secara umum, surat ini diterbitkan oleh lembaga swasta atau pemerintahan untuk menyelesaikan permasalahan kedinasan seperti permohonan izin, penyampaian pengumuman, dan lain-lain.

Penulisan dalam surat dinas memakai bahasa yang formal dan baku. Itulah sebabnya surat dinas dikatakan juga sebagai surat resmi. Surat dinas atau surat resmi menghubungkan kepentingan lembaga pemerintahan atau swasta dalam mendapatkan atau menyampaikan maksud dan tujuannya.

Adapun fungsi dari surat dinas umumnya ditujukan untuk pedoman pekerjaan seperti surat instruksi, sebagai alat pengingat, sebagai bukti perkembangan dari sebuah lembaga atau instansi, dan sebagai alat bukti utama dalam surat perjanjian.

Ciri-Ciri Umum Surat Dinas

Meskipun setiap lembaga atau instansi memiliki pedoman penulisannya sendiri yang mengatur tentang surat dinas, namun secara garis besar surat dinas memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

1. Terdapat kop surat yang membuktikan lembaga atau instansi terkait yang menerbitkan surat dinas

2. Adanya salam pembuka dan salam penutup dalam isi surat dinas

3. Terdapat nomor surat yang menandakan banyaknya surat yang telah dikeluarkan oleh lembaga atau instansi

4. Terdapat bagian lampiran yang berfungsi untuk menjelaskan dokumen pendukung dan perihal bertujuan untuk memberikan pemahaman kepada penerima surat

5. Stempel dan tanda tangan untuk memastikan dan memverifikasi surat dinas yang dikeluarkan

6. Menggunakan bahasa resmi.

Struktur Penulisan Surat Dinas

Selain harus menggunakan bahasa resmi atau formal, menulis surt dinas harus dilengkapi dengan struktur atau bagian-bagiannya. Urutan struktur penulisan surat dinas dapat dilihat sebagai berikut:

1. Kepala surat yang berisikan nama, alamat, dan logo lembaga/instansi

2. Tanggal surat memuat tanggal surat dibuat dan tempat dibuat surat dinas tersebut

3. Nomor surat digunakan sebagai kode identitas suatu instansi dan tahun pembuatan

4. Lampiran berisi lembaran tambahan yang berupa dokumen yang mendukung atau isi dari surat utama. Bila tidak ada biasanya dikasih tanda strip (-)

5. Perihal berisi tentang isi pokok surat dinas