Tuliskan kekurangan asas sentralisasi dalam penyimpanan arsip

Table of Contents Show

a. Asas Sentralisasi
b. Asas Desentralisasi
Asas Desentralisasi Terkendali [Gabungan]
Arti sentralisasi
Video yang berhubungan
Video yang berhubungan

Asas dalam kearsipan

Pada dasarnya, ada 3 asas dalam kearsipan, di antaranya adalah sebagai berikut :

1. Asas sentralisasi

Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip. Keuntungan asas Sentralisasi:

Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.
Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.

Sedangkan kelemahan dari asas sentralisasi adalah :

Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat.
Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit.

2. Asas desentralisasi

Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi. Keuntungan asas Desentralisasi:

Tiap unit yang ada dalam organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan.
Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.

Sedangkan kelemahan dari asas ini adalah :

Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.
Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip.

3. Asas gabungan

Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi. Kelebihan pengelolaan arsip yang menggunakan asas gabungan, yaitu sebagai berikut :

Keseragaman prosedur dan tata kerja.
Proses kerja lancar, karena arsip aktif berada di unit pengolah.
Efisiensi kerja di unit pengolah, karena adanya pemisahan antara arsip aktif dan inaktif.
Lebih mudah dalam pengendalian dan pembinaannya.
Karyawan di unit kerja dapat bertambah.

Lihat Video Dibawah Ini Siapa Tahu Bermanfaat Untuk Kamu

Sebelum kita membahas tentang perbedaan sentralisasi dan desentralisasi maka sebaiknya kita memahami terlebih dahulu makna dari kedua prinsip yang dipakai dalam pemerintahan tersebut. Karena kedua asas yang sering digunakan dalam pemerintahan ini memang memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing yang akan membuat perbedaan yang kian berarti dan sedikit mencolok antara satu dan yang lainnya. Inilah mengapa pemahaman yang mendalam harus dilakukan terlebih dahulu sebagai dasar pengertian dan akar dari pembeda kedua asas yang dipakai dan diterapkan tersebut hingga nantinya terbentuk sebuah kesimpulan yang solid.

Pengertian dan Istilah Sentralisasi

Pengertian sentralisasi adalah sebuah pemusatan kekuasaan atau wewenang atas segala aspek yang terkait di dalam masalah pemerintahan untuk kewewenangan pemerintah pusat. Istilah sentralisasi ini sendiri tidak jarang digunakan untuk mencangkup masalah yang terjadi pada pemerintahan metode lama di Indonesia sebelum adanya pembentukan dari otonomi daerah.

Bahkan ketika masih pada zaman kerjaan, pada zaman adanya contoh organisasi pemerintahan yang menganut sistem kolonial dan zaman kemerdekaan istilah dari sentralisasi sendiri sangat sering dipakai dan kaitannya sangat erat dengan adanya peranan kontrol pada dominasi dan juga kontrol tempat yang akan bertumpu pada satu titik. Bahkan pada sekarang ini masalah ataupun urusan yang menyangkut tentang sifat sentralisasi adalah sebagai berikut :

Peradilan, Hankam, luar negri, pemerintahan umum, moneter (mencetak uang, nilai uang dan kekayaan).

Pengertian dan Istilah Desentralisasi

Sedangkan untuk pengertian dari desentralisasi adalah sebuah istilah yang mengacu kepada keorganisasian yang bersifat biasa atau secara simpel dan bisa menjadi definisi dari sebuah penyerahan yang memiliki sangkutan dengan sebuah kekuasaan. Dimana kaitan dari desentralisasi dengan sebuah sistem yang berlaku di Indonesia adalah dengan kaitan tentang perubahan dari paradigma pemerintahan yang di gunakan di Indonesia seperti contoh budaya politik militan.

Sedangkan istilah desentralisasi dibidang pemerintahan sendiri adalah pelimpahan dari wewenang yang dimiliki pemerintah pusat untuk sebuah satuan dari organisasi yang dimiliki pemerintahan untuk menyelenggarakan sebuah kepentingan yang di gunakan pemerintahan setempat bagi sekumpulan warga yang menempati wilayah tersebut. Dengan hal ini maka wewenang, prakarsa, dan juga sebuah tanggung jawab tentang segenap urusan yang diberikanpusat menjadi masalah dan tanggung jawab wilayah dan mengacu kepada prinsip-prinsi otonomi daerah.

Tujuan dari sebuah desentralisasi adalah:

Penangkalan dari sebuah pemusatan keuangan
Sebagai sebuah usaha untuk mewujudkan pendemokrasian dari pemerintahan daerah yang terjadi untuk tanggungan kepada rakyat yang nantinya memiliki sebuah tanggung jawab terhadap sebuah penyelenggaraan pemerintahan.
Untuk penyusunan sebuah progran agar bisa memperbaiki keadaan sosial ekonomi dari tingkatan lokal hingga tingkatan yang nantinya akan lebih maju dan realistis.

Beberapa kelebihan dari kedua sistem tersebut akan dituangkan berdasarkan kelebihan dan kekurangan yang dimiliki oleh masing-masing sistem pemerintahan tersebut, yaitu:

Kelebihan Dari Asas Sentralisasi

Beberapa keunggulan dari asas sentralisasi adalah:

Totaliterisme dari penyelenggaraan sistem pendidikan di Indonesia
Adanya bentuk keseragaman dari pola pembudayaan masyarakat
Organisasi yang akan menjadi lebih khusu dan efisien serta seluruh aktifitas dari organisasi tersebut menjadi semakin terpusat dan kemudahan dalam sistem pengambilan suara.
Pengembangan beserta perencanaan dari beragam organisasi yang akan lebih terintegrasi.
Pengurangan dari adanya redundancies yang menyertakan fasilitas dan aset alin yang berpengaruh di dalam masalah aset yang bisa digunakan secara bersamaan tanpa harus menyediakan aset yangsama walaupun untuk pekerjaan yang berbeda-beda.

Kekurangan Sistem Sentralisasi

Sedangkan beberapa kekureangan atau dampak dari sistem sentraliasi adalah :

Keputusan maupun kebijakan yang diambil oleh pemerintah daerah bisa dihasilkan oleh beberapa kelompuk yang berada di dalam roda pemerintahan pusat sehingga untuk memutuskan sesuatu perkara membutuhkan waktu yang lebih lama.
Kualitas dari manusia yang bersifat robotic, tanpa kreatifitas dan tanpa inisiatif
Akan melahirkan sebuah perintah yang menjadi pemerintahan ototriter yang nantinya tidak akan mengakui hak-hak daerah
Adanya kekayaan nasional berupa kekayaan daerah ytang telah tereksploitasi untuk menggenapkan segenap kepentingan segelintir pengguna elite politik
Dimana salah satu contoh penerapan asas sentralisasi adalah : Bagian dari lembaga keamanan negara seperti TNI yang nantinya akan melakukan tugas dalam melindungi NKRI dari 3 titik pusat perlindungan yaitu : darat, laut dan udara. Kemudian peranan dari bank Indonesia yang merupakan sentral dari semua pengaturan dari kebijakan fisikal dan kebijakan moneter.

Kelebihan Dari Asas Desentralisasi

Beberapa kelebihan yang dimiliki oleh peranan kebijakan pemerintah desentralisasi yaitu:

Struktur dari organisasinya merupakan salah satu pendelegasian dari adanya wewenang dan bisa menjadi peringan dari manajemen yang dimiliki oleh pemerintah pusat
Merupakan alternatif sebagai upaya mengurangi penumpukan pekerjaan yang dimiliki pemerintah pusat
Pemerintah daerah tentunya tidak lagi harus menunggu adanya intruksi dari pemerintah pusat untuk mengurangi masalah tertentu
Peningkatan hubungan kerja antara pemerintah daerah dan pemerintah daerah
Lebih efisien dalam beragam bidang
Penguranagan pengaruh buruk dari biokrasi karena keputusan dalam mengiolah masalah segera dilaksanakan

Kekurangan atau Dampak Desentralisasi

Beberapa dampak dari desentralisasi adalah :

Sebuah organ dari pemerintah yang kian membesar hingga struktur dari pemerintahan menjadi kian kompleks.
Kesesuaian dan Keseimbangan akan kian terganggu antara adanya beragam kepentingan pemerintah daerah
Desentralisasi dari tetorial yang akan mendorong timbulnya sebuah paham akan kedaerahan.
Karena terpakai banyak untuk berunding maka waktu yang dibutuhkan kian lama

Demikianlah hal yang mendasar tentang penerapan dan perbedaan sentralisasi dan disentralisasi yang kedua asas tersebut memiliki kelebihan serta kekeutangan masing-masing hingga tidak lepas dari peranan pemerintah dalam melakukan sikap netral untuk melakukan pengoptimalan kelebihan ketimbang adanya kekeurangan yang seharusnya bisa teratasi dan ditutupi dengan baik tanpa celah yang berarti. Semoga bermanfaat.

Asas Kearsipan

Untuk tugas pengurusan arsip, organisasi kantor dapat memakai duaasas, dari tiga asas berikut ini, yaitu :
a. asas sentralisasi
b. asas desentralisasi
c. asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi

a. Asas sentralisasi

Asas Sentralisasi, artinya pengurusan surat maupun arsip lainnya yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan surat keluar serta penyelenggaraan arsipnya dilakukan oleh satu bagian khusus atau unit tersendiri. Badan ini dikenal dengan nama Unit arsip dan Ekspedisi. Adanya unit khusus ini berarti pula unit-unit lainnya selain dari unit khusus tidak diperkenankan menerima dan mengurus surat-surat secara langsung. Asas sentralisasi arsip ini akan efesien dan efektif bila dilaksanakan oleh kantor yang lingkupnya kecil.

Keuntungan asas sentralisasi arsip adalah :

1. efesiensi alat, alat dan biaya, maksudnya dapat menghemat alat, ruangan dan biaya
2. Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel
3. Sistem penyimpanan arsip dapat diseragamkan
4. Pengawasan yang efektif dapat ditingkatkan

Kelemahan asas sentralisasi :

1. asas sentralisasi hanya efesien dan efektif untuk organisasi yang kecil.
2. unit kerja yang besar akan ;mengalami hambatan dan lambat memeroleh arsip yang dibutuhkan
3. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dalam satu sistem penyimpanan

b. Asas Desentralisasi [asas Pemencaran ] arsip

Asas desentralisasi artinya segala kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan keluar serta menyelenggarakan kearsipannya dilakukan oleh setiap unit dalam suatu organisasi, sehingga tiap unit dalam organisasi kantor tersebut dapat mengurus masingmasing pekerjaaan ang diperlukan oleh lingkungannya. Pada umumnya asas ini dilaksanakan pada kantor-kantor pemerintah maupun swasta, yang luas unit kerjanya. Tiap unit kerja akan bertanggungjawab atas kegiatan pekerjaan kantor termasuk tugas kearsipan. Tugas kearsipan mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan, dilaksanakan pada setiap unit ;kerja.

Keuntungan asas desentralisasi arsip :

1. Dapat menjaga kerahasiaan kantor, karena pelaksanaannya dapat dilakukan oleh unit kerja masing-masing.
2. Pekerjaan dapat dikerjakan oleh karyawan yang paling sesuai
3. Perencanaan dan pengawasan pekerjaan dapat dilakukan secara efektif
4. Pengolahan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing
5. Untuk memperoleh arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri
6. Pengurutan arsip mudah dikerjakan, karena arsipnya sudah dikenal baik

Kelemahan asas desentralisasi arsip, antara lain :

1. Penyimpanan arsip tersebar di setiap unit kerja, sehingga dapat menimbulkan pemborosan alat maupun ruangan
2. Pendidikan dan latihan kearsipan perlu diselenggarakan oleh kantor pusat, agar petugas mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan
3. Pemusnahan arsip harus dilakukan pada setiap unit kerja, menimbulkan pemborosan
4. Pengawasan juga dpat dilakukan oleh kantor pusat, sehingga menimbulkan pemborosan.

c. Asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi

Asas gabungan adalah penyelenggaraan arsip dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dan desentralisasi, sehingga kelemahan-kelemahan dari kedua asas tersebut dapat diperkecil. Pelaksanaan dalam praktik dapaat dilakukan dengan penyimpanan arsip aktip secara desentralisasi, sedangkan penyimpanan arsip inaktif dipusatkan [sentralilasi].

Dalam menerapkan asas gabungan ini, perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut :

1. Penyeragaman klarifikasi antara arsip pusat dengan arsip bagian/unit organisasi
2. Ruang arsip pusat tidak jauh letaknya dari masing-masing unit yang ada
3. Hindari penumpukan arsip di pusat kearsipan

Pada dasarnya ada beberapa asas dalam pengelolahan surat baik surat masuk maupun surat keluar yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi atau gabungan antara kedua tersebut. Untuk penentuan asas tersebut ada beberapa pertimbangan misalnya lokasi dari setiap unit kerja apa berada dalam satu atap atau tidak, volume surat yang besar, jumlah pegawai dan pertimbangan lainnya. Asas-asas tersebut adalah:

a. Asas Sentralisasi

Secara umum asas yang digunakan oerganisasi adalah asas sentralisasi dalam arti bahwa semua surat masuk dan surat keluar melalui satu unit kerja secara terpusat [sentral]. Asas ini disebut juga asas satu pintu atau one door/gate policy. Dengan asas sentralisasi ini akan lebih mudah dalam pengendalian dan penelusurannya, karena pencatatan, penyampaian, dan pengiriman dilakukan secara terpusat juga dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta peralatannya. Dengan kata lain bahwa dengan asas ini maka:

Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan, pengendalian, dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kersipan.
Surat masuk yang diterima langsung oleh unit pengelola harus disampaikan informasi terlebih dahulu ke unit kearsipan sehingga surat masuk tersebut teregister di unit yang berwenang.
Pengunaan sarana pencatatan surat menjadi lebih efisien.

Dengan melihat kondisi seperti ini maka asas sentralisasi sesuai untuk organisasi yang lingkup kerjanya berada dalam satu gedung atau satu atap dengan volume surat yang ditangani relatif kecil.

b. Asas Desentralisasi

Adalah kegiatan pengelolahan surat baik surat masuk maupun keluar sepenuhnya dilakukan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Unit kerja bertanggung jawab dalam melakukan penerimaan surat, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat.Dalam asas ini bagi organisasi yang unitnya terpencar atau mempunyai kantor perwakilan atau kantor cabang pada beberapa tempat akan lebih mudah dan efisien jika dilakukan secara desentralisasi dimana masingmasing unit organisasi melakukan kegiatan pengelolaan surat dinasnya.

Kalau hal ini yang terjadi maka yang perlu dicermati adalah harus adanya pembakuan sistem dan prosedur serta sarana pencatatan yang standar sehingga meskipun dilakukanpada masing-masing unit organisasi tetapi tetap ada standar yang baku secara organisasional. Dengan asas ini maka:

Pengolongan, pengarahan dan pengendalian surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengelola.
Fungsi dan wewenang unit kearsipan terbatas pada pengelolaan dan penyimpanan arsip inaktif.
Setiap unit pengelola mempunyai sarana pencatatan surat masing-masing.

Kelebihan dari asas ini adalah penyampaian surat ke meja kerja menjadi lebih cepat dan surat tersebut manjadi lebih cepat diproses dan ditindaklanjuti. Tetapi sebaliknya asas ini juga mempunyai kelemahannya yaitu kemungkinan terjadinya ketidakseragaman sistem dan prosedur pengendalian dan pencatatan surat di samping tentu saja kemungkinan pengunaan sarana dan peralatan yang tidak efesien.

Adalah asas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi dalam arti bahwa sentralisasi terhadap prosedur, sistem, peralatan, dan SDM kearsipan yang dilakukan oleh unit kearsipan dan desentralisasi dalam pelaksanaannya.

Asas ini terutama dilakukan oleh organisasinya yang relative besar dengan kegiataan dan bobot pekerjaan yang relatif kompleks dan juga sekaligus untuk mengantisipasi kelemahan-kelemahan dari kedua asas di atas.

Asas Desentralisasi Terkendali [Gabungan]

Dalam dokumen IMPLEMENTASI IMPROVING LEARNING DENGAN METODE DISKUSI DALAM MENINGKATKAN PRESTASI BELAJAR MATA PELAJARAN MELAKUKAN PROSEDUR ADMINISTASI SISWA KELAS X SMK SUDIRMAN 1 WONOGIRI TAHUN AJARAN 2010 2011 [Halaman 156-177]

Arti sentralisasi

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia [KBBI], sentralisasi merupakan penyatuan segala sesuatu ke suatu tempat [daerah dan sebagainya] yang dianggap sebagai pusat, penyentralan, pemusatan.

Dalam buku Teori dan Praktik Pemerintahan dan Otonomi Daerah [2007] karya Hanif Nurcholis, sentralisasai adalah pemusatan semua kewenangan pemerintah [politik dan administrasi] pada pemerintah pusat.

Artinya segala sesuatu dalam negara tersebut diatur langsung dan diurus pemerintah pusat, sedangkan pemerintah daerah tinggal melaksanakannya.

Baca juga: Desentralisasi: Arti, Kelebihan dan Kelemahannya

Yang dimaksud pemerintah pusat adalah presiden dan para menteri. Jika suatu negara memusatkan semua kewenangan pemerintahannya pada tangan presiden dan para menteri.

Tidak dibagi-bagi kepada pejabatnya di daerah dan atau pada daerah otonom maka disebut sentralisasi.

Kewenangan yang di pusatkan di tangan presiden dan para menteri adalah kewenangan pemerintah, bukan kewenangan legislatif dan yudikatif.

Kewenangan pemerintahan sendiri ada dua, yakni kewenangan politik dan kewenangan administrasi.

Jawaban: 2

Buka kunci jawaban