Tata cara menulis email yang baik

Berkomunikasi melalui e-mail sejatinya sama seperti berbicara dengan lawan bicara. Diperlukan etika dan sopan santun dalam bertutur kata agar komunikasi yang terjalin menjadi lebih maksimal.

Hal ini juga berlaku bagi kamu yang saat ini tengah sibuk melamar pekerjaan dan hingga saat ini tak kunjung menerima balasan e-mail wawancara. Jika hal ini terjadi padamu, ada baiknya kamu harus memeriksa kembali e-mail yang kamu kirim, karena bisa saja terjadi kesalahan pada e-mail yang kamu tulis.

Dilansir Business Insider, inilah tujuh etika menulis e-mail di dunia pekerjaan:

1. Tulis Subjek dengan Tepat dan Benar

Hal pertama yang akan dilihat orang dari e-mail adalah subjek yang kamu tulis. Apakah subjek tersebut sesuai dengan perihal tujuan e-mail yang kamu tulis atau tidak.

Tak perlu menulis subjek dengan kata-kata yang tidak ada hubungannya, tulislah subjek sesuai dengan tujuan kamu menulis e-mail tersebut atau subjek yang sudah ditentukan dari perusahaan tempatmu melamar pekerjaan. Misalnya, 'Lamaran Pekerjaan Bagian Administrasi' atau 'Permohonan Penggantian Jadwal Wawancara'. Tulis dengan huruf kapital di setiap katanya untuk menunjukkan bahwa e-mail yang kamu terima bersifat formal.

2. Gunakan Alamat E-mail yang Profesional

Jika kamu ingin melamar pekerjaan di sebuah perusahaan, gunakan alamat e-mail yang menunjukkan bahwa kamu adalah orang yang profesional. Hindari penggunaan angka-angka atau padanan kata yang sulit terbaca dalam sebuah e-mail.

3. Gunakan Salam Pembuka yang Sopan

Kamu harus bisa membedakan antara mengirim e-mail dengan teman dan instansi, tempat kamu akan melamar pekerjaan. Jangan pernah gunakan kata-kata gaul atau non-formal seperti "Hai" atau "Hey" yang malah berkonotasi negatif saat kamu ingin menulis e-mail perihal lamaran pekerjaan. Salam pembuka seperti itu hanya akan membuat nama kamu tercoreng dan masuk ke dalam black list perusahaan.

Daripada menulis "Hai" atau "Hey", gunakan salam pembuka seperti "Dengan hormat", "Selamat Pagi" atau "Dear" jika ingin menulis e-mail dengan sifat yang lebih santai namun tetap santun.

4. Gunakan Tanda Baca dengan Tepat

Selain memperhatikan kata-kata, kamu juga perlu memperhatikan penggunaan tanda baca. Jangan sampai makna dari kalimat yang kamu tulis menjadi berbeda akibat salah dalam pemilihan atau penempatan tanda baca.

Minimalisir penggunaan tanda seru dalam penulisan e-mail. Akhiri kalimat dengan tanda baca 'titik' dan jangan lupa sambunhkan kalimat dengan 'tanda koma' yang bisa menyelaraskan maksud dari tujuan kamu menulis e-mail.

4. Gunakan Kata-kata yang Umum

Kesalahpahaman dalam berkomunikasi memang sering terjadi apalagi jika perbedaan budaya adalah penyebabnya. Namun jangan jadikan hal ini sebagai masalah besar. Kamu hanya perlu memilih kata-kata umum yang sering dibaca atau didengar oleh banyak orang.

Carilah referensi mengenai tata cara penulisan e-mail yang baik dan benar sesuai dengan etika menulis e-mail pada umumnya. Juga tak lupa untuk menggunakan bahasa se-formal mungkin agar tak ada kesalahpahaman yang terjadi atas e-mail yang kamu kirim.

5. Koreksi Setiap Kalimat yang Ditulis

Jika kamu merasa sudah benar dalam menulis e-mail, maka sebaiknya kamu perhatikan lagi tiap kata yang kamu gunakan. Jangan sampai ada typo yang masih tersisa dalam e-mail yang kamu tulis.

Perhatikan dengan detail, dan koreksi jika ada kata-kata atau kalimat yang dirasa masih janggal atau justru menimbulkan makna ambigu. Kamu pun bisa mengecek tulisan kamu berkali-kali sebelum kamu mengirim e-mail tersebut. Cara ini akan meminimalisir kesalahan mengirim e-mail.

6. Tulis Alamat E-mail Tujuan di Sesi Terakhir

Kamu pasti tak ingin jika e-mail yang belum selesai kamu tulis tak sengaja terkirim, bukan? Untuk meminimalisir kejadian ini, maka sebaiknya tulis alamat e-mail tujuan di sesi terakhir setelah kamu melengkapi berkas-berkas yang diperlukan untuk melamar kerja atau mengajukan permohonan.

Setelah kamu mengoreksi tuisan e-mail dan menganggapnya sebagai e-mail yang sudah siap kirim, maka kamu bisa menuliskan alamat e-mail tujuan. Perhatikan juga alamat e-mail penerima agar surat lamaran pekerjaan atau pengajuan permohonan bisnis sampai tepat waktu kepada penerima e-mail.

7. Cek Kembali Nama Orang yang Dituju

Untuk meyakinkan tulisan e-mail kamu sudah benar dan sesuai standar etika penulisan e-mail, maka cek kembali nama lengkap orang yang dituju. Jangan sampai kamu salah dalam menulis nama orang yang kamu tuju, karena kesalahan yang dianggap kecil ini bisa berakibat fatal. Selain menjadi hal yang memalukan, kamu juga mungkin bisa saja tak akan mendapatkan e-mail balasan akibat masalah ini. Jadi, telitilah dalam menulis e-mail.