Sebutkan dan jelaskan perbedaan Span of Control dengan Chain of Command

Apa itu: Rantai komando (chain of command) adalah garis formal untuk menjabarkan otoritas, komunikasi, dan tanggung jawab antar posisi di dalam sebuah perusahaan. Itu digambarkan dalam sebuah bagan organisasi. Dan, itu memberitahu kita siapa bertanggung jawab dan melapor kepada siapa. Sehingga, kita bisa mengidentifikasi hubungan atasan dan bawahan dalam struktur organisasi.

Beberapa perusahaan mengadopsi rantai komando yang lebih pendek. Itu memungkinkan mereka untuk berkomunikasi – dan karena itu mengambil keputusan – lebih cepat karena karena melibatkan lebih sedikit lapisan. Itu juga mengarah pada lebih banyak delegasi.

Tapi, itu juga mengandung risiko. Manajer bisa kehilangan kendali atas apa yang dilakukan bawahan mereka karena membawahi lebih banyak bawahan untuk dikelola. Selain itu, delegasi bisa membuat bawahan membuat kesalahan fatal jika mereka tidak terlatih dengan baik. Mereka mungkin ahli di bidangnya tapi bukan pengambil keputusan yang baik.

Mengapa rantai komando penting?

Rantai komando menjabarkan bagaimana otoritas, kekuasaan pengambilan keputusan, dan tanggung jawab terdistribusi dan mengalir di dalam perusahaan. Itu menghilangkan tumpang tindih dalam pengambilan keputusan, di mana masing-masing posisi memiliki peran yang terdefinisi dengan baik.

Selain itu, karyawan bertanggung jawab dan dapat memberikan prioritas tentang pekerjaan mereka. Mereka memahami kepada siapa mereka seharusnya melapor dan dari siapa mereka harus menjalankan perintah dan instruksi.

Semua perintah dan instruksi harus mengalir melalui jalur komando. Jadi, ketika mendapatkan tugas dari manajemen senior tapi bukan di jalur mereka, mereka memiliki alasan kuat untuk menolaknya.

Kemudian, karyawan tahu kepada siapa mereka menyampaikan aspirasi atau meminta dukungan dan dorongan. Misalnya, ketika mereka menghadapi masalah pekerjaan, mereka tahu apa yang harus dilakukan, apakah harus ditangani sendiri atau dilimpahkan ke atasan untuk pengambilan keputusan.

Jadi, jika dijalankan dengan benar, rantai komando memungkinkan organisasi lebih efektif. Itu menghasilkan hubungan yang terklarifikasi, lebih sedikit kebingungan, dan pengambilan keputusan yang lebih terkoordinir.

Apa tiga elemen rantai komando?

Rantai komando mengandung tiga aspek:

• Otoritas
• Tanggung jawab
• Komunikasi

Dibawah struktur organisasi hirarkis, otoritas dan tanggung jawab mengalir secara vertikal, dari level tertinggi hingga ke level terendah. Dan, level yang lebih tinggi memiliki otoritas dan tanggung jawab yang lebih besar. Kemudian, komunikasi juga mengalir melalui jalur tersebut.

Hubungan antar level tersebut – dan ketiga aspek tersebut- divisualisasikan ke dalam sebuah bagan untuk mengidentifikasi hubungan superior dan bawahan. Misalnya, level hirarki mungkin melibatkan manajer lini depan, manajer tingkat menengah, dan manajer tingkat atas.

Manajer tingkat atas memiliki otoritas tertinggi dan bertanggung jawab terhadap dua level lainnya. Manajer lini depan bertanggung jawab dan melapor kepada manajer tingkat menengah, yang mana pada akhirnya melapor ke manajer tingkat atas.

Apa perbedaan rantai komando dengan rentang kendali?

Rantai komando menggaris bawahi jalur untuk pengambilan keputusan dan otoritas. Sedangkan, rentang kendali menunjukkan berapa banyak bawahan yang berada di bawah tanggung jawab seorang manajer.

Misalnya, sebuah perusahan memiliki empat manajer tingkat menengah di mana masing-masing membawahi enam manajer lini depan. Hubungan pelaporan antara dua posisi tersebut, itulah rantai komando. Sedangkan, berapa banyak bawahan di bawah masing-masing manajer tingkat menengah – enam orang -, itulah rentang kendali.

Seberapa panjang rantai komando dan seberapa banyak rentang kendali tergantung pada struktur organisasi. Perusahaan dengan struktur organisasi tinggi (tall organizational structure) akan memiliki rantai komando yang panjang dan rentang kendali yang sempit. Sebaliknya berlaku untuk struktur yang datar (flat structure). Sehingga, semakin panjang rantai komando, semakin sempit rentang kendali.

Apa saja keuntungan rantai komando pendek?

Tidak ada struktur organisasi tepat untuk semua perusahaan. Misalnya, beberapa perusahaan mungkin struktur yang lebih datar dengan rantai komando pendek. Mereka menghapus beberapa posisi – disebut dengan delayering -karena dianggap menghambat efektifitas. Rantai komando yang lebih pendek memberikan beberapa keuntungan termasuk:

Pengambilan keputusan dan komunikasi yang lebih cepat. Komunikasi melalui lebih sedikit level. Sehingga, pesan bisa cepat tiba ke orang yang dituju, memungkinkan pengambilan keputusan yang cepat. Sebaliknya, rantai komando yang panjang memperlambat komunikasi karena melibatkan lebih banyak level.

Hubungan yang lebih dalam. Manajer puncak lebih dekat dengan hirarki yang paling rendah karena lebih sedikit lapisan. Sehingga, mereka bisa berhubungan lebih akrab. Mereka tidak hanya bisa mengambil keputusan lebih cepat tapi juga lebih baik karena lebih dekat dengan sumber di mana masalah muncul.

Kemudian, karyawan di level bawah merasa diperhatikan oleh manajer puncak. Sehingga, mereka seharusnya termotivasi dan bersemangat untuk melakukan yang terbaik.

Lebih banyak delegasi. Rentang kendali lebih lebar dan manajer bertanggung jawab atas lebih banyak bawahan. Memang, itu membuat pekerjaan mereka semakin banyak. Tapi, di sisi lain, itu seharusnya mendorong manajer untuk mendelegasikan lebih banyak karena tidak mungkin melakukan semua pekerjaan penting sendiri.

Kepuasan kerja. Dengan lebih banyak delegasi, karyawan dapat mengambil lebih banyak keputusan sendiri. Itu bisa lebih efektif karena mereka lebih memahami masalah dalam pekerjaan mereka daripada manajer. Dikombinasikan dengan lebih banyak otonomi, mereka memiliki kebebasan untuk mengelola kehidupan kerja mereka, mengarah pada kepuasan kerja yang lebih tinggi.

Bacaan selanjutnya

• Level Hirarki: Definisi dan Penjelasan Singkat
• Rantai Komando: Pentingnya, Elemen, Keuntungan
• Rentang Kendali: Pentingnya, Jenis, Kelebihan, Kekurangan
• Delegasi Dalam Manajemen: Cara Kerja, Keuntungan, Kerugian
• Akuntabilitas: Pentingnya, Contoh, Komponen
• Sentralisasi: Pentingnya, Cara Kerja, Determinan, Pro, Kontra
• Desentralisasi: Pentingnya, Keuntungan, Kerugian
• Birokrasi: Pentingnya, Cara Kerja, Keuntungan, Kerugian
• Delayering: Pentingnya, Cara Kerja, Kelebihan, Kekurangan
• Downsizing: Pentingnya, Alasan, Jenis, Pro, Kontra
• Otoritas: Cara Kerja, Sumber, Jenis, Contoh
• Bagan Organisasi: Pentingnya, Fitur dan Jenis

The main difference between chain of command and span of control is that chain of command indicates how each member of a company or organization reports to one another, whereas span of control indicates how many subordinates each manager or supervisor is responsible for in an organization.

Every successful company has an excellent organizational structure behind it. An organizational structure is a structure designed to match a company’s goals and describe how job tasks are formally divided, grouped, and coordinated. Furthermore, organizational structures have six components: chain of command, the span of control, specialization, departmentalization, centralization/decentralization, and formalization.

Key Areas Covered

1. What is Chain of Command  
      – Definition, Features
2. What is Span of Control
     – Definition, Features
3. Difference Between Chain of Command and Span of Control
     – Comparison of Key Differences

Key Terms

Chain of Command, Span of Control

What is a Chain of Command

A chain of command refers to an organizational structure that indicates how each member of a company or organization reports to one another. In other words, it documents the hierarchy of reporting relationships in a company – who must answer to whom. A chain of command establishes accountability, company’s lines of authority, and decision-making power.

Most organizations, including companies, nonprofit organizations, and the military, use a chain of command. A good chain of command can make sure that every task and job position has one person taking care of the responsibility for performance. It also eliminates the need for an employee to report to several bosses. Therefore, when the employee faces an issue, he or she can directly report to the appropriate manager. If the manager is also unable to solve the issue, he can take the issue to the next level in the chain of command. Moreover, under a chain of command, assigning tasks for employees, communicating job requirements and deadlines, and providing motivation happen on a one-to-many basis. In addition, a chain of command can simplify operations and communications within a business and make that business more efficient and productive.

What is a Span of Control

The span of control defines how many subordinates each manager or supervisor is responsible for in an organization. In other words, it indicates the number of employees each manager can effectively manage. However, there is no single form of span of control that is ideal for all types of companies. In a narrow span of control, each manager supervises a small number of employees, whereas, in a wide span of control, each manager supervises a greater number of employees. In a narrow span of control, it is necessary to have more managers and more layers of management to supervise the same number of employees than would be necessary for an organization with a wider span of control.

Moreover, the span of control ideal for a company would depend on a number of factors – the size of a workforce, the goals and strategies of the company, division of departments in the company, etc.

Difference Between Chain of Command and Span of Control

Definition

Chain of command refers to an organizational structure that indicates how each member of a company or organization reports to one another, whereas span of control defines how many subordinates each manager or supervisor is responsible for in an organization.

Nature

While the chain of command indicates the reporting order in an organization, the span of control indicates the number of employees each manager can effectively manage.

Conclusion

In brief, chain of command and span of control are two components of organizational structures. The main difference between chain of command and span of control is that the chain of command indicates how each member of a company or organization reports to one another, whereas the span of control indicates how many subordinates each manager or supervisor is responsible for in an organization.

Reference:

1. Johnson, Sophie. “Chain of Command in Organizational Structure.” Small Business – Chron , Chron.com, 8 Mar. 2019.
2. Sisk, Annie. “Elements of Organizational Structure.” Bizfluent, 16 Apr. 2020.

Image Courtesy:

1. “ChainofCommand-NationalSecurityArchive” By The National Security Archive – (CC BY-SA 4.0) via Commons Wikimedia
2. “Organizational structure” By Adiba Taj, IN (CC0) via TheNounProject