Satu teknik komunikasi yang paling efektif dalam organisasi yaitu teknik komunikasi

Kesuksesan dalam sebuah tim kerja akan sangat dipengaruhi oleh komunikasi efektif antara anggota di dalamnya.

Saat orang bekerja sama mencapai tujuan, maka hal ini memerlukan perencanaan, kerja sama, memahami peran individu, dan komunikasi yang baik.

Pekerjaan di dalam tim akan efektif saat kamu bisa berdiskusi, bertukar saran, dan tahu bagaimana cara berkomunikasi yang efektif dengan orang lain.

Pada kesempatan kali ini, kami akan mencoba untuk menjelaskan kepada kamu semua tentang 11 cara berkomunikasi yang penting diterapkan di dalam tim kerja.

Simak penjelasannya di bawah ini.

Komunikasi Efektif Membangun Hubungan Dengan Tim Kerja

Langkah pertama yang perlu dilakukan agar kamu dan anggota tim bisa bekerja sama dengan baik adalah mulai mengembangkan hubungan baik dengan mereka terlebih dahulu.

Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan berinteraksi selama jam istirahat, berdiskusi tentang topik informal, dan bersikap ramah dalam proses pendekatan tersebut.

Cara di atas akan mengembangkan hubungan baik antara kamu dan anggota tim yang lain. Selanjutnya akan memfasilitas komunikasi yang lebih efektif di tempat kerja.

Dorong Pertanyaan dan Diskusi

Setiap orang yang ada di dalam tim pasti mempunyai kekuatan dan sesuatu yang berharga untuk disumbangkan kepada tim.

Mendorong pertanyaan terbuka akan membuat anggota tim bisa mengungkapkan ide dan pendapat mereka.

Hal di atas bisa kamu lakukan dengan membuat sebuah forum terbuka yang memungkinkan orang-orang bisa mendiskusikan masalah dan ide yang dimiliki.

Gunakan Bahasa Tubuh dengan Benar

Fakta yang perlu diketahui adalah hampir sekitar 97% dari semua komunikasi adalah bahasa non-verbal.

Itu artinya bukan apa yang kamu sampaikan kepada orang lain, tetapi pesan yang dikirimkan kepada mereka tanpa mengucapkan sepatah kata pun.

Terapkan bahasa tubuh dasar yang baik yaitu tersenyum, melakukan kontak mata, dan berjabat tangan.

Mulailah tersenyum kepada orang lain saat bertemu dengan mereka, lakukan kontak mata saat berbicara dengan mereka, dan lakukan jabat tangan dengan tegas.

Tunjukkan Dukungan Kepada Mereka

Penting untuk mempertimbangkan dan memberi perhatian saat anggota tim sedang menyampaikan ide atau saran mereka.

Jika kamu merasa ide yang mereka sampaikan bagus dan bisa berjalan, mulailah mendiskusikannya bagaimana ide tersebut bisa diterapkan di dalam tim.

Namun, jika kamu berpikir bahwa saran atau ide tersebut tidak bisa diterapkan, jelaskan kepada mereka.

Dengan memperhatikan saran atau ide yang disampaikan dan tidak mengabaikannya, maka hal ini akan mendorong anggota tim yang lain untuk berbicara tentang ide yang berbeda.

Hal ini tentu saja akan meningkatkan produktivitas tim dan mendorong komunikasi dalam tim.

Sampaikan Dengan Jelas

Salah satu hal penting yang perlu dilakukan dalam komunikasi yang efektif adalah kemampuan kamu untuk menyampaikan ide dengan jelas dan ringkas.

Jika kamu tidak bisa melakukan hal tersebut, maka akan sangat besar kemungkinan terjadinya kesalahpahaman.

Kamu bisa menyampaikan ide dan pesan dengan menggunakan presentasi atau video yang menjelaskan sebuah konsep dan memungkinkan orang lain paham akan hal tersebut.

Presentasi merupakan salah satu cara yang tepat untuk dilakukan karena bisa menjelaskan sebuah konsep melalui lisan dan visual.

Mengadakan Sebuah Pertemuan Secara Individu

Selain berkomunikasi dalam sebuah kelompok, penting juga untuk bisa terhubung secara individu dengan setiap anggota tim kamu.

Kamu bisa melakukan hal ini dengan cara mengatur pertemuan dengan setiap anggota tim yang ada.

Hal seperti ini sangat bermanfaat dan menjelaskan kepada anggota tim bahwa kamu bisa didekati kapan pun mereka membutuhkan.

Cara di atas juga bermanfaat agar mereka lebih percaya diri selama berinteraksi dengan tim.

Berikan Sebuah Umpan Balik Kepada Mereka

Dalam berhubungan dengan anggota tim, maka sangat penting untuk bisa memberikan umpan balik kepada mereka dalam komunikasi.

Tanpa adanya umpan balik, anggota tim akan berjalan tanpa arah dan tidak tahu dengan kinerja yang telah mereka lakukan.

Saat anggota tim memilik kinerja yang baik, maka Anda harus memberi tahu dan mendorong mereka.

Di sisi yang lain, saat mereka memiliki performa yang buruk, mulailah untuk menawarkan saran yang berguna untuk meningkatkan kinerja mereka.

Jadilah Pendengar yang Aktif

Kamu tidak akan pernah bisa memahami perspektif orang lain, jika tidak mau mendengarkan.

Jangan hanya memperhatikan apa yang mereka sampaikan, tetapi untuk komunikasi internal juga penting untuk memperhatikan bahasa tubuh dan ekspresi orang yang sedang kamu ajak bicara.

Bahasa tubuh dan ekspresi yang muncul dapat lebih jujur mengungkapkan apa yang sedang mereka rasakan.

Komunikasi Efektif dengan Memiliki Humor

Untuk komunikasi internal jangan pernah takut untuk melontarkan humor saat sedang berbicara, sebab semua orang pasti akan merasa tertarik dengan orang yang bisa membuat mereka tertawa.

Humor yang kamu gunakan bisa bermanfaat untuk menghilangkan hambatan berkomunikasi dan menarik perhatian rekan kerja.

Humor juga sangat bermanfaat untuk membuat kerja sama menjadi jauh lebih efektif.

Tahu Cara Menerima Kritik

Menerima kritik dari orang lain bisa menjadi hal yang sangat sulit, terutama saat kamu telah bekerja keras dalam sebuah pekerjaan.

Hal yang perlu kamu ingat adalah kritik bukanlah permasalahan pribadi.

Bahkan orang yang paling sukses di dunia pasti melakukan kesalahan, kritik merupakan cara untuk tumbuh dan berkembang.

Fokus pada kritik yang bisa membantu kamu untuk terus bertumbuh dan abaikan komentar yang tidak membantu kamu meningkatkan apapun.

Perhatikan Nada Bicara

Hal yang perlu kamu pahami dengan baik adalah saat orang bersemangat atau tertarik, maka suara dan nada bicara mereka akan berubah.

Saat kamu tertarik akan suatu hal, nada bicara akan naik dan turun untuk menyampaikan ketertarikan dan minat.

Hal di atas jugalah yang menjadi alasan mengapa banyak orang tertarik dengan pidato yang penuh gairah dan semangat.

Bukan kata-kata yang mempengaruhi orang lain, tetapi nada bicara yang perlu kamu perhatikan.

Di sisi yang lain, saat kamu merasa tidak tertarik akan suatu hal atau bosan, maka nada bicara akan mengungkapkan hal tersebut.

Oleh karena itu, penting untuk mempelajari cara mengatur nada dalam pembicaraan.

Dengan menerapkan 11 kiat di atas diharapkan kamu bisa berkomunikasi dengan lebih efektif terhadap semua anggota tim yang ada.

Kiat-kiat di atas penting untuk diterapkan terutama oleh para pemimpin yang memiliki anggota di dalamnya.

Komunikasi yang berjalan lancar dan efektif akan berpengaruh terhadap kinerja perusahaan yang lebih baik.

Jika memungkinkan, kamu bisa mengikuti workshop atau pelatihan komunikasi untuk meningkatkan keterampilan menjadi lebih baik.

Jangan pernah berhenti belajar dan meningkatkan kapasitas diri. Teruslah belajar dari berbagai sumber.

Semoga artikel ini bermanfaat!

Penelitian yang dilakukan perusahaan Gartner menunjukkan bahwa 70 persen kesalahan dalam bisnis terjadi karena komunikasi yang buruk. Statistik ini secara tidak langsung menunjukkan betapa pentingnya komunikasi yang efektif di tempat kerja. 

Pasalnya, tidak hanya dapat meningkatkan hubungan, keterlibatan, dan produktivitas karyawan, komunikasi yang efektif juga dibutuhkan demi kesuksesan perusahaan secara keseluruhan. 

Itu sebabnya agar kamu mampu menjadi manajer atau karyawan yang turut mendorong kesuksesan perusahaan tersebut, cobalah terapkan beberapa cara komunikasi yang efektif di tempat kerja berikut ini.

1. Berkomunikasi dengan jelas

Kamu harus bisa selalu berbicara dengan jelas dan terarah agar rekan kerja atau anggota tim bisa memahami apa yang kamu butuhkan. Sebab, ketika kamu meracau dan tidak yakin dengan apa yang kamu katakan, orang lain cenderung tidak akan mendengarkan kamu.

Bila hal ini masih sulit untuk kamu lakukan, cobalah untuk menulis poin-poin yang hendak kamu katakan terlebih dahulu sebelum kamu menyampaikan sesuatu yang penting atau saat harus berkomunikasi dengan kelompok yang besar. 

2. Jadilah pendengar yang terlibat 

Saat berkomunikasi dengan orang lain kita terkadang terlalu fokus pada apa yang hendak kita katakan. Padahal komunikasi  yang efektif bukan hanya tentang berbicara dengan baik, namun juga bagaimana kamu mampu menjadi pendengar yang terlibat.

Menjadi pendengar yang terlibat berarti kamu tidak hanya memahami kata-kata dan emosi yang coba disampaikan pembicara, namun juga membantu lawan bicara kamu tersebut merasa didengar dan dipahami. 

Hal ini dapat dilakukan misalnya dengan fokus pada pembicara, menghindari menyela pembicaraan, menunjukkan minat pada percakapan yang dilakukan, dan mengesampingkan penilaian saat mendengarkan lawan bicara untuk benar-benar memahami hal yang mereka coba katakan. 

Salah satu cara komunikasi yang efektif di tempat kerja ini tidak hanya akan menunjang bagaimana kamu mampu memahami informasi yang didengar, namun juga membantu kamu membangun hubungan dan interaksi yang lebih baik dengan sesama rekan kerja atau tim.

Baca juga: 8 Cara meningkatkan kemampuan komunikasi demi kemajuan karier

3. Tegas, jujur dan terbuka

Ketegasan dapat menghasilkan komunikasi yang lebih jelas dan membantu kamu dalam meningkatkan rasa percaya diri serta kemampuan mengambil keputusan. 

Meski begitu, tegas tidak dipahami sebagai sikap agresif dan menuntut, ya. Ingatlah bahwa komunikasi yang efektif bukan tentang memenangkan argumen atau memaksakan pendapat pada orang lain. 

Sebaliknya, ketegasan dapat ditunjukkan dengan mengekspresikan pikiran dan perasaanmu secara terbuka, jujur dan mempertahankan sudut pandang saat berkomunikasi sambil tetap menghormati orang lain dan terbuka pada perspektif mereka. 

Agar dapat meningkatkan ketegasan dalam cara komunikasi yang efektif di tempat kerja, kamu bisa berlatih untuk mengekspresikan pikiran negatif dengan cara yang positif, belajar mengatakan tidak, dan menerima umpan balik secara positif.

4. Perhatikan komunikasi nonverbal

Cara komunikasi yang efektif di tempat kerja dapat dilakukan dengan mengembangkan kemampuan untuk memahami dan menggunakan komunikasi nonverbal. 

Pasalnya, komunikasi nonverbal dapat membantu kamu dalam mengekspresikan diri, terhubung dengan orang lain, mengidentifikasi situasi yang menantang dan membangun hubungan yang lebih baik di tempat kerja. 

Salah satu contoh menggunakan komunikasi nonverbal untuk meningkatkan komunikasi yang efektif adalah dengan menggunakan bahasa tubuh yang terbuka, seperti tidak menyilangkan lengan dan mempertahankan kontak mata dengan lawan bicara. 

Kamu juga dapat menggunakan bahasa tubuh untuk menekankan atau meningkatkan pesan verbal. 

Sementara itu, agar kamu dapat memahami komunikasi nonverbal dengan baik kamu harus melihat semua sinyal nonverbal yang kamu terima secara keseluruhan atau utuh.

5. Pilih medium komunikasi yang tepat 

Dalam lingkungan kerja, komunikasi kerap dilakukan dalam beragam medium, seperti tatap muka, panggilan telepon, konferensi video, pesan teks hingga email.

Agar setiap komunikasi di berbagai medium tetap efektif, cobalah pikirkan apakah medium yang akan kamu gunakan sudah tepat dan dapat mendukung pesan tersampaikan dengan efektif. 

Pertimbangkan beberapa hal seperti  tingkat urgensi topik, ukuran masalah atau pertanyaan yang ingin diajukan, berapa banyak orang yang terlibat dan seberapa formal topik tersebut untuk memutuskan medium komunikasi mana yang terbaik. 

Contohnya, jika kamu hanya ingin mengajukan pertanyaan singkat dan tidak membutuhkan jawaban langsung, maka email bisa menjadi medium yang lebih baik. 

Sebaliknya jika kamu ingin mengomunikasikan hal yang panjang dan kompleks untuk dibahas, maka pilihan medium telepon atau tatap muka sepertinya lebih efektif untuk digunakan. 

6. Gunakan kecerdasan emosional 

Salah satu kunci komunikasi efektif di tempat kerja adalah kecerdasan emosional, istilah yang merujuk pada kemampuan melihat, memahami, mengekspresikan dan mengelola emosi. 

Hal ini penting dimiliki untuk mencegah potensi konflik di tempat kerja. Itu sebabnya usahakan untuk selalu menjaga interaksi di tempat kerja seprofesional mungkin agar komunikasi yang terjadi di tempat kerja pun dapat berjalan secara efektif. 

Salah satu hal sederhana yang bisa kamu lakukan untuk menerapkan cara komunikasi yang efektif di tempat kerja ini adalah dengan berusaha bersikap tenang dan memikirkan dengan matang sebelum menyampaikan pendapat atau bertindak di tempat kerja. 

Baca juga: 12 Alasan pentingnya komunikasi dalam dunia kerja

Dalam setiap aspek pekerjaan, kamu dituntut untuk mampu berkomunikasi dengan satu sama lain. Karena itu penting untuk menerapkan cara komunikasi yang efektif di tempat kerja seperti yang telah dicontohkan tadi.

Dengan menerapkannya kamu pun dapat menjaga hubungan dengan rekan kerja, meningkatkan produktivitas dan mampu membantu perusahaan mencapai tujuan yang diinginkan. 

Sumber:

• careeraddict.com
• helpguide.org
• kaplanprofessional.edu.au
• reed.co.uk