Kenapa fungsi perencanaan selalu ditempat kan pada awal fungsi manajemen

BAGI pegawai kantoran, kantor adalah rumah kedua yang berfungsi sebagai tempat mencari nafkah. Namun layaknya rumah, kantor yang juga dihuni sejumlah orang butuh pengelolaan atau manajemen perkantoran. Manajemen perkantoran diperlukan, karena masih banyak pegawai kantor yang tidak memahami fungsi kantor, tugas orang-orang yang ada di dalamnya, hingga hal-hal lain menyangkut kantor. Hal ini berimbas pada pemberian pelayanan informasi bagi pihak-pihak yang memerlukan, seperti pimpinan, para pegawai, konsumen hingga masyarakat.

Table of Contents Show

• Pengertian Manajemen Menurut Henry Fayol
• Prinsip Manajemen Menurut Henry Fayol
• Video yang berhubungan

Menurut George R. Terry, manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengawasan, dan pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan menurut Moekijat, manajemen perkantoran adalah penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, dan pengawasan kantor agar tujuan kantor dapat tercapai dan pegawai merasa puas.

www.freepik.com

Manajemen administrasi perkantoran adalah kegiatan pengolahan data dan informasi yang dilakukan secara teratur, sistematik, dan terus menerus mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan untuk mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan.

Manajemen Perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas ketatausahaan dari suatu kantor untuk mencapai tujuan dengan cara seefisien mungkin yang harus diadakan penataan agar pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan terhadap pekerjaan kantor disebut dengan manajemen perkantoran.

Ada beberapa fungsi dalam manajemen perkantoran. Pertama, fungsi perencanaan atau planning, yaitu fungsi yang akan digunakan dalam menentukan tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Jadi, dalam fungsi perencanaan, manajer harus memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber daya yang dimiliki.

Kedua, fungsi pengorganisasian (organizing) yang dapat mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Fungsi ini penting, karena dapat membantu mewujudkan lima hal utama dalam organisasi perkantoran. Yakni, struktur organisasi, deskripsi tugas setiap bidang atau bagian, pembagian wewenang dan tanggung jawab dalam organisasi, memperlihatkan antar tugas setiap unit organisasi, serta kekuatan sumber daya manusia dan materil.

Selanjutnya, fungsi pengarahan (commanding) yang berhubungan dengan usaha pemberian bimbingan, saran, perintah atau instruksi pada bawahan dalam menjalankan tugas, sehingga dapat dijalankan dengan baik dan mengarah pada tujuan yang disepakati di awal.

Terakhir, fungsi pengawasan (controling) yang diperlukan untuk menjaga agar semua kegiatan tidak melenceng, serta efektivitas penggunaan sumber daya yang ada tidak menyimpang dari rencana semula dan tujuan organisasi dapat terwujud.

Manajemen perkantoran melingkupi aktivitas kantor dan sarana atau fasilitas perkantoran. Aktivitas kantor terdiri atas berbagai aktivitas yang berhubungan dengan seluruh pekerjaan kantor mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan perkantoran. Sementara sarana atau fasilitas kantor diantaranya lokasi, gedung dan peralatan, interior dan mesin-mesin yang ada di kantor. Ada enam segi manajemen perkantoran, yakni segi tujuan, pengorganisasian, kepegawaian, metode atau prosedur, mesin-mesin atau perlengkapan, dan lingkungan.

Selain tujuan idealis dari manajemen perkantoran untuk mempercepat dalam mencapai tujuan organisasi, secara pragmatis dapat memberikan keuntungan, diantaranya efisiensi pekerjaan, pengambilan keputusan yang tepat, serta keuntungan yang lebih besar. Jadi, sudahkah kantor anda menjalankan manajemen perkantoran dengan benar? (Arya/dk)

 

 

Halo sobat kampus yuk simak informasi dari aanwijzing.com tentang fungsi manajemen, semoga bermanfaat. Fayol merupakan seorang industrialis Perancis yang menyatakan teori dan teknik administrasi adalah dasar pengelolaan suatu organisasi yang kompleks, hal ini nyatakan dalam bukunya yang judulnya adalah : Administration Industrielle et General atau Gneral and Industrial Management (1908) oleh Constance Storrs

Pengertian Manajemen Menurut Henry Fayol

Henry Fayol menyatakan bahwa pengertian manajemen adalah proses yang terdiri dari kegiatan untuk merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan sumber daya manusia (SDM) & mengandakan pengendalian dalam rangka untuk mencapai tujuan yang akan dicapainya.

Manajemen memiliki beberapa fungsi yang ada di dalamnya, yang mana fungsi-fungsi manajemen itulah yang merupakan elemen dasar yang mengikuti dan juga melekat di dalam proses manajemen yang ada.

Fungsi manajemen menurut Henry Fayol terdiri atas proses 1). Perencanaan (planning), 2). Pengorganisasian (organizing), 3). Pengarahan (commanding), 4). Pengkoordinasian (coordinating), 5). Pengendalian (controlling). Fungsi ini dikenal sebagai “fungsionalime”.

Adapun penjelasan tentang fungsi-fungsi manajemen menurut ahli Henry Fayol tersebut adalah sebagai berikut :

Perencanaan (planning) adalah fungsi dasar (fundamental) dari manajemen, ini dikarenakan fungsi manajemen pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengendalian harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu. Proses perencanaan sifatnya sangat dinamis, artinya dapat mengalami perubahan sewaktu-waktu sesuai dengan situasi dan kondisi pada saat itu. Proses perencanaan ditujukan untuk masa yang akan datang karena pada masa yang akan datang penuh dengan ketidakpastian. Untuk lebih memahami lagi mengenai perencanaan, maka Henry Fayol memberi pernyataan mengenai hal tersebut. Perencanaan berupa penentuan langkah awal yang memungkinkan suatu organisasi dapat mencapai tujuannya dan juga berhubungan dengan usaha yang dijalankan untuk mengantisispasi kecenderungan di masa-masa yang akan datang dan penentuan sebuah strategi/ taktik yang tepat dalam rangka untuk mewujudkan tujuan pada suatu organisasi.

Pengorganisasian (Organizing)

Henry Fayol menyatakan teori tentang pengorganisasian tentang organisasi lini, yaitu adanya pemusatan wewenang pada level pimpinan organisasi, oleh karenanya berbagai fungsi akan tersentralisasi pada tangan pimpinan tertentu sebab dengan tegas memisahkan bidang kegiatan pimpinan (manajerial sebagai pusat wewenang) dan bidang kegiatan teknis (nonmanajerial). Prinsip-prinsip pengorganisasian menurut Henry Fayol adalah adanya pembagian tugas pekerjaan, kesatuan pengarahan, sentralisasi, mata rantai tingkat jenjang organisasi.

Fungsi Manajemen Menurut Henry Fayol pada proses pengarahan adalah ditujukan untuk memberikan arahan kepada Sumber Daya Manusia (SDM) sebagai pegawai pada suatu organisasi/ perusahaan supaya pegawai yang bersangkutan dapat menyelesaikan tugasnya secara baik.

Pengkoordinasian (Coordinating)

Pernyataan Henry Fayol mengenai koordinasi yaitu bahwa mengoordinasi dapat berarti mengikat bersama menyatukan dan menyelaraskan seluruh kegiatan yang ada dalam rangka untuk mencapai tujuan suatu organisasi.

Pengendalian (Controling)

Fungsi manajemen menurut Henry Fayol ini adalah merupakan aktivitas untuk memantau, membuktika dan memastikan bahwa semua kegiatan yang telah melewati tahapan pada fungsi manajemen sebelumnya berjalan seseuai dengan target dan juga sesuai dengan standar dalam rangka untuk mencapai tujuan organisasi. Pada fungsi controlling ini bermanfaat untuk memastikan bahwa kegiatan yang telah dilakukan sesuai dengan rencana awal dan untuk mengevaluasinya serta untuk memberi pemecahahan masalah yang betul (solusi) terhadap penyimpangan yang sifanya signifikan (berarti).

Selanjutnya Henry Fayol membagi 6 kegiatan manajemen, antara lain:

Prinsip Manajemen Menurut Henry Fayol

Berikut adalah 14 prinsip manajemen menurut Henry Fayol, antara lain:

1. Devision of Work (Adanya spesialisasi dalam pekerjaan)

2. Authority and Responsibility

• Wewenang, adalah hak untuk memberi perintah dan kekuasaan untuk meminta dipatuhi. Wewenang dapat dikelompokkan menjadi 2 jenis, yaitu : 1). Wewenang personal (bersumber pada intelegensia, pengalaman nilai moral, kesanggupan untuk memimpin dsb). 2). Wewenang Offisial, adalah merupakan wewenang resmi yang diterima dari wewenang yang berada di level atasnya.
• Tanggungjawab, adalah tugas dan fungsi yang wajib untuk dilaksanakan, untuk ini dibutuhkan wewenang dari pihak di atasnya. Semuanya ini diperlukan sanksi supaya dapat dipatuhi oleh orang yang menerima.

3. Dicipline
Adalah menjalankan apa yang telah menjadi kesepakatan bersama, prinsip manajemen disiplin ini sangat penting dalam tercapainya tujuan bersama yang akan dicapainya, sebab tanpa disiplin tidak akan mencapai kemajuan.

4. Unity of Command

5. Unity of Direction

6. Subordination of Individual Interest to General Interest

Kepentingan bersama/ organisasi harus di atas kepentingan seseorang. 7. Renumeration Gaji untuk para pegawai adalah harga servis atau layanan yang diberikannya. Kompensasi harus adil baik itu untuk karyawan maupun untuk pemilik 8. Centralization Standarisasi dan sentralisasi adalah pembagian kekuasaan. Sentralisasi bisa digunakan pada organisasi yang kecil dan desentralisasi dipakai pada organisasi yang sudah besar. Digunakan desentralisasi bila mana peranan yang lebih besar diberikan pada bawahan. . 9. Scalar Chain (garis wewenang) Jalan yang harus diikuti oleh semua komunikasi yang bermula dari dan kembali kekuasaan terakhir. Pada prinsipnya adalah supaya menjadi lebih mudah dalam komunikasi antar pegawai yang setingkat. 10. Order Hendaknya setiap pegawai ditempatkan pada posisi yang tepat bagi mereka, yaitu didasarkan pada kemampuan, bakat dan juga minatnya. 11. Equity Adanya persaman perlakuan dalam organisasi/perusahaan supaya dapat merangsang bagi pekerja untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik, sungguh-sungguh dan penuh kesetiaan. 12. Stability of Tonure of Personel Seorang pegawai memerlukan penyesuaian di dalam pekerjaan yang barunya agar bisa mendapatkan hasil yang baik. Jika seseorang keseringan dilakukan mutasi dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain, maka akan menghambat dan membuat pekerja yang bersangkutan produktivitasnya kecil. 13. Initiative Adanya pemberian kebebasan di dalam mengeluarkan pendapatnya, menjalankan dan menyelesaikan rencananya kepada bahwahan, meskipun nantinya terdapat kesalahan yang mungkin terjadi. 14. Esprit the Corps

Persatuan adalah keleluasaan, pelaksanaan operasi organisasi perlu memiliki kebanggaaan, keharmonisan dan juga kesetiaan dari para anggotanya yang terlihat dalam semangat korps.

Sumber https://www.aanwijzing.com/2018/01/fungsi-manajemen-menurut-henry-fayol-beserta-prinsipnya.html