Jelaskan perbedaan surat pribadi dan surat dinas dari segi bentuknya

Bagaimana ciri surat dinas dari segi bentuk dan isi? Seperti yang diketahui, surat dinas merupakan surat yang dibuat untuk lembaga atau instansi yang bersifat formal. Surat dinas berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan yang ada pada lembaga atau instansi tertentu.

Mengutip buku Bahasa Indonesia Tataran Unggul untuk SMK dan MAK Kelas XII (2006), surat dinas dibuat oleh instansi yang ditujukan kepada instansi atau oleh individu untuk keperluan kedinasan. Surat resmi ini bisa mencakup pengumuman, surat tugas. surat izin, dan lain-lain.

Itulah sebabnya surat dinas tidak menggunakan atas nama seseorang atau individu. Dalam pembuatannya, surat dinas harus disusun berdasarkan kaidah atau aturan yang telah ditentukan, termasuk dalam penggunaan bahasa yang baku.

Ciri-ciri Surat Dinas dari Segi Bentuk

Ciri-ciri surat dinas dilihat dari segi bentuk yaitu sebagai berikut:

Mempunyai kepala surat. Kepala surat ialah bagian yang berisi lembaga pengirim surat. Bagian ini umumnya berisi nama instansi yang dibuat dengan format kapital tebal. Selain itu, ada pula logo instansi dan alamat lengkap.

2. Memiliki Perihal, Nomor Surat, dan Lampiran

Ciri-ciri surat dinas yang kedua yakni terdapat perihal, nomor surat, dan lampiran. Perihal adalah bagian surat yang berisi tujuan surat tersebut dikirimkan.

Nomor surat adalah nomor yang mengandung kode khusus yang dikeluarkan oleh instansi pengirim surat. Adapun lampiran adalah bagian surat yang memuat jumlah lembar tambahan dan biasanya terletak di halaman belakang surat.

3. Disertai Tanda Tangan, Nama, dan Jabatan.

Ciri ciri surat dinas dari segi bentuk yang berikutnya adalah disertai dengan tanda tangan, nama, dan jabatan. Bagian ini memuat nama dan jabatan pengirim yang disertai tanda tangan, sehingga memperkuat formalitas surat dinas.

Ciri-ciri Surat Dinas dari Segi Isi

Ciri-ciri surat dinas berdasarkan isinya yaitu sebagai berikut:

1. Menggunakan Bahasa Baku

Ciri-ciri surat dinas berdasarkan isinya yaitu menggunakan bahasa yang baku. Hal ini karena sifat dari surat ini adalah resmi. Jadi, bahasa yang dipakai adalah baku dan sesuai PUEBI.

2. Kata Sapaan yang Formal

Ciri-ciri yang selanjutnya yakni menggunakan kata sapaan seperti Bapak, Ibu, atau Saudara yang sifatnya formal. Kata sapaan tersebut sangat umum digunakan untuk membuat surat dinas.

3. Memiliki Tujuan yang Jelas

Dalam penerbitan surat dinas harus memperhatikan tujuannya. Jadi, jika tidak memiliki tujuan yang jelas atau pasti, maka surat dinas tidak bisa diterbitkan oleh lembaga atau organisasi tersebut.

Dari pemaparan di atas, dapat diketahui bahwa ciri-ciri surat dinas berdasarkan bentuknya yakni memiliki kepala surat, perihal, nomor surat, lampiran, dan disertai tanda tangan, nama, serta jabatan. Sedangkan ciri surat dinas berdasarkan isinya yakni menggunakan bahasa formal, baku, dan memiliki tujuan yang jelas.

Pernahkah kamu menulis surat atau mengirim surel (surat elektronik) kepada salah satu temanmu? Surat merupakan sarana pemberitahuan, permintaan dan gagasan. Disamping itu juga merupakan alat bukti tertulis, alat pengingat, alat bukti historis, dan pedoman kerja.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) disebutkan pengertian surat adalah kertas yang bertulis secarik kertas sebagai tanda atau keterangan, sesuatu yang ditulis atau tertulis. Kemampuan menulis surat diperlukan dalam berbagai kesempatan dan profesi. Surat terbagi menjadi dua yaitu surat pribadi dan surat dinas. Apa kamu tahu apa perbedaannya? Kita simak yuk penjelasannya!

Surat Pribadi

Ini adalah surat yang ditulis atas nama pribadi dan bentuknya merupakan komunikasi interaktif antara orang pertama (pengirim) dan orang kedua (penerima). Pada umumnya, isi surat ini berkaitan dengan masalah pribadi dengan menanyakan kabar, keperluan pribadi, dan tujuan komunikasi pribadi yang lainnya.

Surat pribadi dapat dibedakan menjadi dua, yaitu resmi dan tidak resmi. Surat pribadi resmi adalah surat yang dibuat dan ditunjukan kepada instansi resmi, misalnya surat izin tidak masuk sekolah pada wali kelas. Sedangkan yang tidak resmi yaitu surat yang bersifat kekeluargaan persahabatan dan perkenalan, misalnya surat kepada sahabat.

(Baca juga: Mengenal Jenis-Jenis Surat Lamaran Pekerjaan)

Meskipun bersifat pribadi tetapi perlu memperhatikan tata etika atau sopan santun, khususnya jika menulis kepada orang lain yang lebih dewasa atau orang yang baru saja dikenal. Disamping itu, surat pribadi memiliki beberapa ciri yang membedakannya dengan jenis surat lainnya yang terlihat dari struktur suratnya yaitu :

• Alamat dan tanggal surat
• Salam pembuka
• Kalimat pembuka paragraf
• Isi surat
• Penutup surat
• Salam akhir
• Nama dan tanda tangan

Surat Dinas

Surat dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau organisasi yang ditujukan untuk perorangan, instansi atau organisasi lainnya. Surat ini ditulis untuk kepentingan kedinasan, contohnya surat dinas biasa, nota dinas, surat tugas, surat pengantar, memorandum, surat perintah, maupun surat undangan.

Dalam penulisannya, surat dinas menggunakan struktur Bahasa yang baku dan bersifat resmi. Karena surat memiliki banyak tujuan maka setiap tujuan yang berbeda menggunakan kosakata yang berbeda pula.

Surat dinas juga memiliki beberapa fungsi antara lain : sebagai media komunikasi antarinstitusi atau antarorganisasi, sebagai dokumen tertulis, sebagai alat pengingat, sebagai pedoman kerja, sebagai wakil instansi atau organisasi, sebagai cermin profesionalisme suatu institusi atau organisasi.

Pada dasarnya struktur surat pribadi dan dinas/resmi tidak jauh berbeda. Namun, ada beberapa unsur yang membedakannya, dimana tidak dicantumkan dalam surat ini, antara lain:

• Kepala surat (diisi dengan nama lembaga)
• Nomor dan tanggal
• Jumlah lampiran berisi inti atau tujuan surat
• Alamat
• Salam pembuka
• Paragraf pembuka
• Inti surat
• Paragraf penutup
• Salam penutup
• Kepala atau penanggung jawab lembaga bersangkutan