Jelaskan hal-hal yang perlu dikemukakan dalam surat tagihan

Cari tahu yuk, apa itu surat tagihan serta fungsi dan contoh yang bisa Anda jadikan referensi, berikut adalah penjelasan lengkapnya di Blog Mekari Jurnal!

Saat ini terlibat hutang piutang menjadi suatu permasalahan yang menyangkut hubungan antar kedua belah pihak.

Tidak sedikit saudara atau pertemanan terpecah belah karena urusan uang yang menjadi pokok hutang piutang. Apalagi situasi ekonomi sulit sejak pandemi terjadi.

Semakin banyak orang mudah berhutang namun kesulitan saat harus mengembalikannya hingga pada akhirnya hubungan yang semula terjalin baik jadi rusak.

Urusan pinjam-meminjam antara perorangan dengan perusahaan, maupun antar perusahaan lebih rumit lagi.

Sebab hal ini berkaitan erat dengan keuangan dan profit perusahaan.

Maka dibutuhkan surat tagihan sebagai media penagihan dan penyelesai masalah.

Pengertian Surat Tagihan Adalah?

Surat tagihan adalah surat yang diberikan pihak pemberi piutang dalam hal ini penjual kepada pembeli atau penerima utang tidak sembarang dikirimkan kepada pembeli.

Namun pemberiannya dikarenakan alasan yang berkaitan dengan kesepakatan bersama.

Surat tagihan merupakan opsi ketika pembeli pada waktu yang telah disepakati sebagai batas waktu pembayaran tidak kunjung menyelesaikan kewajibannya.

Hal ini berpotensi merugikan pemberi hutang.

Sebab uang yang diterima semestinya dapat diputar sebagai modal atau sebagai profit.

Namun karena pembayaran tagihan tidak lancar sesuai waktu yang diberikan, aktifitas lain dari perusahaan pihak penjual jadi terkendala.

Itulah kenapa dibuatlah surat tagihan untuk penerima pinjaman.

Kelola Invoice Terintegrasi Ke Dalam Laporan Keuangan Anda, Pelajari Aplikasi Invoice Online Selengkapnya di sini!

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!

Fungsi Surat Tagihan Adalah?

Di bawah ini adalah beberapa contoh fungsi surat tagihan, yaitu antara lain:

1. Untuk memberikan efek pada peminjam

Surat yang berisi penagihan kepada pelanggan atau pembeli menjadi solusi ketika perusahaan kesulitan dalam meminta pembayaran kewajiban tersebut.

Dengan pemberitahuan tertulis diharapkan memberikan efek supaya lebih responsif dalam memberikan kabar pinjamannya.

Karena terkadang beberapa pembeli tidak memberikan respon dengan baik saat waktunya membayar angsuran pinjaman tiba.

2. Sebagai bukti telah terjadi transaksi jual beli

Sebagai bukti adanya pembelian sehingga bisa dilanjutkan proses hukum jika salah satu pihak menyalahi kesepakatan.

Dengan adanya bukti pembelian memudahkan perusahaan mendapatkan haknya sekaligus mencocokkan mana yang lunas dan belum.

3. Sebagai pengingat

Bisa jadi tertagih atau pembeli lupa akan batas waktu pembayaran. Contohnya dalam pembelian secara kredit atau cicilan.

Pembeli lupa tanggal berapa jatuh tempo pembayaran yang akhirnya terlewat. Hal ini terkadang sering terjadi pada beberapa orang.

Padahal orang tersebut sebenarnya bisa membayar tagihannya lunas, namun karena suatu alasan seperti banyak kegiatan membuatnya lupa untuk membayar.

Untuk itu diperlukan pengingat berupa surat tagihan supaya mereka tidak sampai lupa.

Baca juga:Hindari Piutang Tak Tertagih dengan Invoice Reminder dari Jurnal

4. Menghindarkan denda bagi pembeli

Untuk pembelian kredit, umumnya terdapat sanksi ketika terjadi keterlambatan pembayaran yang biasanya dihitung per hari.

Agar kerugian pembeli tidak makin besar maka diingatkan melalui surat tagihan.

Setidaknya pembeli bisa mempersiapkan dana untuk membayar angsuran pinjaman jauh-jauh hari untuk menghindari terkena denda.

5. Fungsi pemantauan terhadap kualitas kredit pelanggan

Seberapa sering surat tagihan dilayangkan memudahkan perusahaan untuk menilai kualitas pembeli.

Pada kesempatan selanjutnya dapat digunakan sebagai pertimbangan sebelum memberikan persetujuan kredit.

Sehingga pihak penjual tahu apakah pembeli tersebut layak atau tidak mendapatkan pinjaman lagi melalui kredit.

Komponen yang Harus Ada dalam Surat Tagihan

Surat tagihan memuat berbagai informasi penting terkait transaksi yang sudah dilakukan.

Didalamnya juga memuat kesepakatan antara kedua belah pihak.

Berikut komponen yang ada dalam sebuah contoh surat tagihan:

1. Nomor Urut

Harus jelas nomor urut supaya mudah dipantau. Misalnya penagihan pertama, kedua dan seterusnya.

Apakah customer yang sama atau berbeda nantinya dapat diketahui dari registrasi nomor tersebut.

2. Nomor Order

Untuk mencocokkan benarkah nomor order tersebut yang belum dibayar.

Atau dibayar namun masih ada tunggakan sejumlah tertentu.

Nantinya memudahkan memeriksa mana yang sudah lunas dan belum.

3. Delivery order, surat jalan atau kode nomor transaksi

Kode transaksi jika pembelian online bisa sebagai nomor virtual pembayaran.

Dalam surat tagihan untuk mencocokkan antara barang yang dibeli, tipe, jumlah, tanggal, harga per unit dan sebagainya.

Baca juga:Ketahui Pengertian dan Cara Pembuatan Faktur Penjualan

4. Detail barang

Komponen ini nantinya bisa digunakan untuk klaim penjual jika permasalahan perlu bantuan proses hukum.

Sebagai bukti bahwa memang benar pembeli telah menerima barang sesuai yang dideskripsikan dalam surat tagihan.

5. Sub total

Jumlah awal yang harus dibayar pembeli. Berisi total seluruh harga setiap item pembelian.

Dari sini pembeli mendapatkan rincian harga yang lebih jelas. Namun belum ditambahkan biaya maupun diskon.

6. Diskon dan biaya

Potongan harga jika ada, ini akan mengurangi jumlah sub total yang didapat dari rincian awal.

Sedangkan biaya seperti packing tambahan, asuransi, maupun pengiriman ke alamat pembeli.

Coba Fitur Aplikasi Laporan Keuangan untuk Keputusan Bisnis Lebih Cepat dan Akurat

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!

Cara Membuat Surat Tagihan

Membuat surat tagihan harus tepat dan benar.Target pembeli yang masih menunggak harus digali dulu informasi paling update.

Anda harus membuat berdasarkan data paling baru supaya tidak mendapat komplain.

1. Periksa kecocokan data pembeli yang masih berhutang melalui pembukuan perusahaan

Pastikan yang bersangkutan masih memiliki tunggakan.Perhatikan penulisan nama lengkap, data pembelian serta alamat penagihan.

2. Jumlah surat tagihan yang telah dikirim ke pembeli jika ada

Hal ini bertujuan untuk membuat nomor surat penagihan contoh: pertama, kedua dan seterusnya. Sehingga bisa mengambil tindakan tegas untuk penagihan yang sudah sering.

3. Berikan penjelasan lengkap dan singkat mengenai tanggal jatuh tempo yang telah lewat

Tawarkan solusi paling mudah untuk pembeli yang menunggak hingga mendapat 2x penagihan.

Baca juga:9 Trik Cerdas Memperoleh Invoice Pembayaran dengan Cepat

4. Beri solusi mengenai cara penyelesaian

Misalnya tambahan tenggat waktu 1 atau 2 minggu lagi.Atau pilihan mengubah cara pembayaran jika jumlah kewajiban sangat besar.Misalnya diubah cicilan 6 bulan.

5. Pastikan alamat pengiriman jelas

Sebagus apapun surat tagihan yang anda buat sebaiknya cepat sampai di tujuan.Kuncinya, alamat jelas supaya kurir yang mengantar tidak bingung.

Batasi surat tagihan sampai 3 kali untuk satu detail transaksi.Pada pengiriman penagihan ketiga, anda bisa menambahkan info jika proses selanjutnya akan diserahkan kepada pihak berwajib.

Contoh Surat Tagihan

Ada berbagai contoh surat tagihan.Anda tentu juga pernah mendapatkan penagihan atau pemberitahuan mengenai hutang baik dalam bentuk kredit maupun pelunasan.

Untuk transaksi komersil maupun non-komersil.

Di bawah ini adalah beberapa contoh surat tagihan, antara lain:

1. Surat tagihan pembayaran hutang Bank
2. Tagihan cicilan kendaraan bermotor
3. Tagihan pembayaran proyek
4. Tagihan kredit elektronik atau perabot rumah tangga
5. Tagihan pembayaran langganan internet
6. Tagihan atau pemberitahuan jatuh tempo kartu kredit
7. Surat tagihan pajak seperti PDAM, PLN pasca bayar
8. Tagihan atas pembelian barang

Contoh Surat Tagihan 1

Download file dalam bentuk word

Contoh Surat Tagihan 2

Download file dalam bentuk word

Permudah Pengelolaan Tagihan dengan Menggunakan Software Akuntansi Jurnal

Anda dapat menggunakan software akuntansi. Salah satu software akuntansi yang dapat membantu Anda membuat faktur adalah Jurnal.

Jurnal menyediakan 11 template desain profesional yang bisa disesuaikan dengan keperluan bisnis Anda.

Melalui menggunakan Jurnal, Anda juga dapat mengirimkan faktur secara langsung kepada pelanggan dengan cepat dan mudah.

Selain itu, faktur Jurnal juga dapat digunakan sebagai pelaporan faktur pajak sehingga Anda tidak perlu repot lagi.

Jurnal juga menyediakan fitur untuk membantu pemilik usaha mengelola hutang piutang dengan tepat.

Software Mekari Jurnal dapat mempermudah Anda dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai fitur, seperti laporan keuangan, aplikasi invoice, persediaan barang, rekonsiliasi transaksi, termasuk pula pencatatan faktur pembelian dan pembayaran.

Dengan accounting software indonesia, pekerjaan Anda dapat menjadi lebih mudah dan bebas dari kesalahan manusia.

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Jadwalkan Demo Ke Sales Jurnal Sekarang!

Setiap surat tagihan memiliki format berbeda.Namun pada intinya berdasarkan komponen yang membangun sama untuk semua macam penagihan.

Anda bisa mendapatkan lebih banyak lagi contoh surat tagihan di internet sesuai kebutuhan.Untuk itu bila masih bingung menemukan beberapa contoh yang lain, silahkan temukan selengkapnya pada mesin pencari.