Bagaimana proses penanganan early check in tamu hotel

Table of Contents Show

Early Check-In Hotel Bayar Berapa?
Ini dia beberapa hal yang perlu traveler ingat agar bisa check in hotel lebih awal:
Video yang berhubungan

Early Check-In Hotel Bayar Berapa?, Foto; Unsplash/Eunice Stahl

Terkadang rencana perjalananmu tidak sesuai waktu yang direncanakan. Jika itu terjadi, kamu perlu mengomunikasikan waktu kedatanganmu kepada pihak hotel. Jika kamu memang perlu check-in lebih awal sesuai dengan okupansi hotel yang kamu inginkan, maka kamu perlu tahu early check-in hotel bayar berapa.

Fasilitas check-in lebih awal merupakan salah satu kebijakan yang bisa para tamu hotel nikmati. Dikutip dari JICE (Journal of Infrastructural in Civil Engineering), Kajian Pencahayaan dan Penghawaan Alami Desain Hotel Resort Kota Batu Pada Iklim Tropis, (Dewantoro, F : 2021), hotel memerlukan kenyamanan di dalamnya, dikarenakan kenyamanan sangat penting saat manusia yang singgah untuk beristirahat. Fasilitas check-in lebih awal ini memudahkan tamu yang memiliki waktu kedatangan lebih awal.

Early Check-In Hotel Bayar Berapa?

Istilah early check-in merupakan fasilitas yang hotel tawarkan untuk masuk kamar hotel sebelum waktu check-in yang telah di tetapkan. Early check-in hotel bayar berapa? Simak jawaban dan penjelasan selengkapnya di bawah ini.

Waktu check-in hotel biasanya pukul 14.00 sedangkan waktu check out umumnya pada pukul 12.00. Jeda antar waktu tersebut digunakan oleh staf Housekeeping membersihkan kamar sebelum tamu baru datang. Mereka membutuhkan waktu sekitar 15-30 menit untuk membersihkan dan mengatur kamar. Oleh karena itu, komunikasikan waktu check-in kamu dengan receptionist agar hotel dapat mengatur waktu yang lebih baik untuk kamu dan tamu berikutnya.

Beberapa Hotel akan menyediakan pelayanan check-in lebih awal bagi para tamu prioritas seperti tamu yang tergabung dalam member ataupun tamu penting. Kamu akan berkemungkinan mendapatkan fasilitas ini ketika berada pada low season. Beberapa hotel memperbolehkan early check-in tergantung dengan ketersediaan kamar dan aturan hotel.

Sebagian hotel menawarkan fasilitas check-in lebih awal secara gratis, tetapi ada pula yang bertarif. Pada umumnya, kamu akan dikenakan biaya 50% apabila kamu check-in lebih awal sekitar pukul 06.00-11.00. Jika kamu melakukan check-in kurang dari pukul 06.00 maka biaya akan dikenakan 100%.

Demikian informasi tentang early check-in hotel bayar berapa. Bagi pihak hotel, fasilitas ini memastikan pengalaman menginap menjadi mengesankan bagi tamu yang berharga. Namun, kamu sangat perlu mengonfirmasi peraturan ini saat melakukan pemesanan. Semoga perjalananmu berjalan lancar. (Sarah)

Jakarta -

Hotel memiliki ketentuan waktu check in dan check out untuk tamu. Tapi, apakah tamu bisa masuk kamar lebih awal?

Dikutip dari One Mile at Time oleh detikTravel, Jumat (11/2/2022), secara umum, ada beberapa fleksibilitas dalam aturan hotel. Ternyata, ada sebagian hotel yang mengizinkan tamu untuk check in lebih awal jika ada kamar yang tersedia dan sudah dibersihkan.

Ini dia beberapa hal yang perlu traveler ingat agar bisa check in hotel lebih awal:

1. Hotel pada umumnya akan memprioritaskan tamu untuk check in lebih awal untuk member atau anggota elite atau tamu penting.
2. Sebagian hotel mengizinkan check in lebih awal secara cuma-cuma, tapi ada juga yang berbayar. Paling umum, biaya dikenakan untuk check in lebih awal di hotel bandara.
3. Penting untuk bersikap realistis dan menyadari bahwa sangat umum jika check in lebih awal tak diizinkan. Banyak hotel yang kehabisan kapasitas, staf terbatas dan lain sebagainya.

4. Jika traveler memang ingin check in lebih awal, hubungi hotel terlebih dahulu. Tanyakan, apa ada bayaran untuk jaminan check in lebih awal atau bisa check in di hotel yang memang menawarkan jaminan check in.
5. Untuk waktu yang paling pas meminta check in lebih awal adalah pukul 09.00. Namun, semua tergantung kesediaan kamar dan peraturan hotel.

Pada intinya, saat sebagian besar hotel sudah menentukan waktu check in dan check out, banyak rencana perjalanan wisatawan yang tidak sesuai dengan ketentuan tersebut.

Jadi, sebagian hotel bersedia menyediakan kebijakan check in lebih awal, meski ada batasan terkait hal tersebut.

Simak Video "Ganasnya Si Jago Merah Lahap 40 Kamar Hotel di Gili Trawangan"

(elk/fem)

A. Prosedur check in untuk tamu individu/perorangan Prosedur/tahapan penanganan check in untuk tamu perorangan adalah sebagai berikut:

1. Tamu yang datang di hotel

Setelah kendaraan pengantar mereka memasuki lobby, maka akan disambut oleh seorang doorman untuk membukakan pintu, menyampaikan selamat datang dan menawarkan untuk menurunkan barang bawaannya dari bagasi mobil. Setelah ada tanda persetujuan dari tamu, doorman akan meminta bellboy untuk menurunkan barang tamu dari mobil dan disimpan diatas luggage trolley sampai ke depan pintu utama hotel atau ada yang menempatkan barang bawaan tamu didekat reception counter sambil menanti tamu untuk melakukan registrasi. Dengan suatu alasan bahwa tamu sering mencari barangnya, mulai dari passpor, tanda pengenal diri sampai uang serta barang penting lainnya biasanya ada di salah satu tas yang dibawakan bellboy.

2. Bellboy mengarahkan atau mengantarkan tamu ke reception counter atau front desk . Sampai di counter, tamu akan disambut oleh receptionis dengan ucapan selamat datang dan menawarkan bantuan sambil tersenyum. di front office counter, receptionist akan menanyakan apakah tamu sudah melakukan pemesanan kamar atau belum, pertanyaan selanjutnya adalah, apakah reservasi yang dilakukan itu melalui perusahaannya atau travel agent. Jika tamu menyatakan telah melakukan pemesanan kamar sebelumnya maka reception akan mencari data tentang pemesanan yang telah dibuat untuk mempercepat proses check-in.

3. Jika tamu sudah melakukan pemesanan kamar, maka petugas reception akan memastikan pemesanan kamarnya dan melihat metode pembayarannya jika pembayarannya menjadi tanggungan perusahaan maka petugas akan menanyakan surat jaminan yang berupa guarantee etter (GL), atau travel agent voucher.

4. Mengisi registration form dengan cara meminjam identitas tamu yangdapat berupa passpor, KTP, SIM

5. Menyiapkan guest card dan key card, dan menerangkan check-out time dan beberapa fasilitas penting

6. Memberikan kupon sarapan dan kupon lain serta menerangkan kegunaanya
7. Reception mengucapkan selamat beristirahat.

B. Prosedur check-in untuk tamu rombongan
Prosedur check in untuk tamu rombongan berbeda dengan penanganan untuk tamu perorangan,dikarenakan jumlah kamarnya lebih banyak dan memerlukan perhatian yang khusus dalam hal pencatatan.

Beberapa hal khusus tentang proses check-in tamu rombongan:

1.Lokasi check-in bisa di lobby, di restoran atau di function room. Semua itu tergantung dari besarnya rombongan, banyaknya tamu rombongan yang datang, juga tergantung dari fasilitas yang dimiliki hotel.
2.Pengantaran tamu rombongan ke kamar, tidak semua tamu bisa diantar satu per satu, khusus hanya yang memang memerlukannya karena sama sakali tidak tahu letak kamar atau sulit untuk dijelaskan secara verbal saja.
3. Barang tamu, jika itu merupakan rombongan dari jauh dan membawa barang bawaan yang cukup banyak, maka satu persatu harus dicocokkan dengan tour leader, dan dipastikan bahwa tiap barang mempunyai luggage tag yang menunjukkan nama tamu dan kamar yang ditempati. Hal itu untuk memudahkan pengiriman dan menghindari kehilangan barang atau tertukar dengan tamu lain.
4.Terkadang ada juga rombongan yang barangnya datang beberapa jam sebelum tamunya datang, karena mereka dari luar negeri atau tempat yang jauh sehingga bagasi barang di atur terpisah dengan tamu yang datang. Jika ada kasus demikian, pihak concierge harus menyediakan luggage store, untuk menyimpan semua barang tamu tersebut. Jika tempat penyimpanan barang tidak muat maka barang akan di simpan di area dekat concierge counter/belldesk tetapi diberi pembatas.

Berikut ini adalah prosedur penanganan check in untuk tamu rombongan:

Tamu memasuki hotel dengan bus atau beberapa kendaraan disambut doorman
Trolley sudah siap di depan lobby
Kalau perlu ada kendaraan untuk mengangkut barang
Tambahan personnel disiapkan, kalau perlu ada tambahan tenaga supervisor, manager dan security.
Waktu menurunkan barang sebaiknya ada security dan tour leader sebagai saksi jumlah barang.
Tour leader ditemui dulu untuk diantar ke lobby, diajak duduk dan berbincang
Semua tamu rombongan di persilakan duduk di lobby, lounge atau tempat khusus tidak jauh dari lobby, untuk group check-in
Welcome drink sudah disiapkan di tempat kedatangan tamu, jika meeting room dipakai untuk menyambut kedatangan tamu, maka welcome drink juga dikirim ke meeting room tersebut.
Bell captain dan bellboy mengurus barang bawaan tamu dan memasang luggage tag
Pimpinan rombongan mengisi registration card, satu untuk satu rombongan
Receptionist memeriksa registraton card dengan seksama, biasanya disertai dengan lampiran yang diketik rapi, yang menunjukkan alokasi kamar.
Cara penyerahan kunci kamar yang praktis adalah dengan menyerahkan semuanya ke tour leader.
Bell captain mengatur strategi ke bellboy untuk pendistribusian barang masing-masing tamu ke kamar masing masing.
Tamu dipersilakan masuk kamar masing masing setelah diberitahukan nomor kamarnya dan mendapatkan kunci kamar masing masing, bellboy membawakan luggage mereka, khusus yang memerlukan diantar saat itu. Jika tamu datang ke kamar terlebih dahulu maka barang bawaannya akan dikirimkan kemudian.
Jika tamu diantar bellboy ke kamar melalui lift, maka tamu dipersilakan masuk lift terlebih dahulu.
Setelah sampai di lantai yang dituju, tamu dipersilakan keluar lebih dahulu baru bellboy menyusul dibelakangnya.
Apabila jumlah tamu lebih dari empat didalam lift dan dirasa sesak untuk membawa barang tamu kedalamnya, maka bellboy mempersilakan tamu untuk berangkat dahulu ke lantai tertentu, dan bellboy akan menyusul dengan menggunakan lift yang lain.
Sebelum memasuki kamar, pintu kamar diketuk tiga kali
Bellboy menaruh barang di luggage rack, meletakkan kunci di panel
Seorang bellboy yang baik harus bisa menerangkan terlebih dahulu segala fasilitas yang ada di kamar termasuk beberapa pelayanan yang bisa diberikan untuk tamu selama menginap.
Sebelum pergi, sekali lagi menjelaskan bahwa kunci ada di panel dan satu lagi di card holder amplop kunci, diserahkan ke tamu
Kembali ke bellboy station, mengisi errand card dan menyerahkannya ke captain
Receptionist mengubah status kamar dari vacant clean ke occupied, dan pesan itu harus dikirim ke semua departemen terkait, misalnya housekeeping, reservation, sales office, dan GM office. Jika hotel telah menggunakan sistem komputerisasi yang canggih, maka sudah ada informasi akan langsung tersebar ke semua departemen secara otomatis dalam detik yang sama.
Cara lama, mungkin terjadi di beberapa hotel, semua data tamu akan dimasukkan rekening yang ditangani oleh front office cashier .

C. Prosedur penanganan check-in tamu VIP Check-in untuk tamu penting yang biasa disebut dengan singkatan VIP (Very Important Person) dilakukan sedikit berbeda dengan check-in yang biasa. Tamu VIP adalah orang yang dianggap penting oleh pihak hotel, antara lain kepala negara, menteri, pimpinan perusahaan pelanggan, owner hotel. Check-in akan dilakukan secepat mungkin. Bila tamu sudah melakukan pemesanan sebelumnya maka registration form sudah disiapkan terlebih dahulu. Data diambil dari hasil koresponden saat pemesanan kamar, atau bisa juga diperoleh dari ajudan tamu tersebut. Biasanya pimpinan pemerintahan akan mengutus ajudannya terlebih dahulu untuk melakukan pemesanan kamar. Dengan demikian maka tamu hanya akan tanda tangan saja ketika sampai di counter front desk. Registrasi bisa juga dilakukan di kamar tamu tersebut, jika tamu datang maka bisa langsung ke kamar, tanpa harus ke counter depan terlebih dahulu.

Adapun urutan secara terinci adalah sebagai berikut:

Guest card dan key card sudah siap sebelum tamu datang
Mencocokkan nama tamu dengan data di reservasi
Memastikan welcome card dan fruit basket sudah ada di kamar, ada juga hotel yang memberikan coklat atau minuman (spirit) sebagai amenities untuk VIP.
Registrasi dilakukan di kamar dan kartu identitas passpor atau KTP dan ada jaminan dari protocol-nya.
Kupon sarapan, dan kupon lain sudah dijadikan satu di guest cad, kemudian GRO diminta untuk mengantar tamu VIP sampai ke kamar, GRO memberikan guest card kemudian sambil menyebutkan nomor kamarnya.
Mengucapkan selamat beristirahat dan magic words
Jika GRO mengantar sampai ke kamar, maka GRO menunjukkan cara membuka pintu dan mempersilakan tamu masuk terlebih dahulu
Bellboy dan barang antar dan bukakan pintu tamu
Setelah pintu dibuka GRO meletakkan kunci di panel power yang memungkinkan semua electric power terbuka, bisa menyala dan berfungsi semua mulai dari lampu, TV, jam alarm, radio, AC dan perangkat elektronik lainnya.
Bellboy menata barang di luggage rack dengan rapi
GRO menerangkan kegunaan beberapa peralatan, serta fasilitas yang tersedia di kamar.
Memberi kesempatan tamu untu menanyakan yang kurang jelas, dan menawarkan tamu jika ada hal lain yang perlu di kerjakaan GRO maupun bellboy.
GRO kembali ke GRO dek dan mengisi keterangan bahwa tamu sudah check-in
Bellboy kembali ke Concierge counter dan mengisi errand card, setelah selesai menyerahkannya ke bell captain sebagai laporan bahwa tugas check in telah dilakukanya.
Receptionist memastikan bahwa kamar tersebut statusnya sudah berubah dari vacant clean ke occupied, menyiapkan bill, memberi keterangan tentang special request atau pesan khusus bagi tamu tersebut ke departemen terkait, misalnya: ada pesan atau surat, disampaikan ke concierge, meminta tambahan air mineral, disampaikan ke housekeeping, tamu tidak mau turn down, diberitahukan ke HK, tamu minta menu restoran, diteruskan ke F&B, pesan limo waktu check-out, pesan disampaikan ke concierge, tamu meminta wake up call, ditindaklanjuti ke operator, dan seterusnya.
Pada hotel non komputer sistem, dilanjutkan mengisi rack slip, jika perlu balancing room lagi.

Laporan di Bagian Reception

Laporan yang dibuat oleh reception pada umumnya disetiap hotel sama, laporan ini akan menjadi sumber bagi FOM untuk membuat perencanaan dan keputusan yang berkaitan dengan memaksimalkan pendapatan 156 kamar. Laporan ini biasanya di buat oleh night reception, yang kemudian diserahkan kepada night auditor untuk diperiksa apakah sudah sesuai dengan catatan kejadian pada hari ini.Laporan yang dibuat berupa laporan tingkat hunian kamar atau room sales recapitulation. Laporan ini berguna untuk melihat berapa prosentase tingkat hunian kamar dan pendapatan yang diperoleh dari kamar,dengan menggunakan rumus sebagai berikut:

a. Persentase tingkat hunian kamar yang di isi oleh seorang tamu

Total room sold/payable : total room available X 100 %

b. Persentase tingkat hunian kamar yang di isi oleh dua orang tamu

Total guest-total room sold : total room sold X 100%

c. Rata-rata pendapatan per kamar

Total room revenue : total room sold

d. Rata-rata harga kamar per orang

Total room revenue : total guest .

PROSEDUR CHECK-OUT Beri Salam. Tanyakan nomor kamarnya, dan masukan kedalam computer (PMS). Identifikasikan dengan menanyakan nama tamu untuk mencocokan kebenarannya. Tanyakan apakah tamu mendapatkan hari yang menyenangkan selama menginap di hotel. Beritahukan ke tamu untuk di periksa fasilitas Mini Bar di kamar. Serahkan salinan bill pengeluaran selama tamu menginap beserta bill pendukungnya; Room Charge, Bar, Restaurant, Telephone, Mini Bar dan lainnya. Tanyakan ke tamu mengenai pembayarannya, apakah pembayaran Cash, Kartu Kredit dan apabila sudah ditanggung dengan Guarantee Letter atau Voucher, lihat apa yang tidak ditanggung. KHUSUS PEMBAYARAN CHECK (tergantung dari kebijaksanaan Hotel, apakah menerima pembayaran Check) Bila menerima Yakinkan Check di isi dengan benar di Counter Periksa jumlah uang yang ditulis sama dengan biaya yang dikeluarkan Periksa tanda ?tangan dan alamat tamu dibelakang Check tersebut Minta kartu kredit tamu untuk di Card Ver sebagai jaminan dari Check tersebut Minta Identitas tamu untuk disamakan dengan alamat yang ada di Check tersebut Cetak invoice dan serahkan ke tamu, bila perlu berikan kartu kredit yang sudah di Card Ver untuk dicocokkan kembali, apakah tamu akan membayar dengan kartu kredit tersebut atau yang lainnya. Bila pembayaran dengan kartu kredit yang sudah di Card Ver dan biaya pengeluarannya sama atau dibawah, tinggal melakukan prosedur Off Line, bila pengeluarannya diatas jumlah yang di Card Ver, lakukan prosedur Off Line sama dengan jumlah yang di Card Ver, sisanya lakukan SALE dengan kartu kredit si tamu. Bila tamu akan membayar dengan kartu kredit lainnya, lakukan SALE langsung di mesin EDC, dan kartu kredit lain yang sudah di Card Ver, lakukan langsung prosedur CANCEL pemblokan dengan cara SALE kartu kredit yang sudah di Card Ver dan langsung VOID di mesin EDC tersebut sehingga nilai jumlah dana yang sudah terblok akan terbuka kembali dalam waktu 1 sampai 4 jam. Tawarkan untuk membuat reservasi kembali Berterima kasih ke tamu untuk menginap di hotel kita Salam Pisah, dengan mengatakan ?Selamat Jalan? atau dalam ekspresi bahasa inggris ?Have a pleasant trip?

Page 2