Bagaimana MELAKUKAN PEMAHAMAN dan evaluasi atas pengendalian internal

4.1Pengertian Pengendalian Intern

Institut Akuntan Publik Indonesia (IAPI) (2011: 319.2) mendefinisikan pengendalian intern sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain entitas-yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini :

a.    Keandalan pelaporan keuangan

b.    Efektivitas dan efisiensi operasi

c.    Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

Pengendalian intern terdiri atas lima komponen yang saling terkait berikut ini :

1.      Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur.

Lingkungan pengendalian mencakup hal-hal berikut ini:

a.      Integritas dan nilai etika

b.      Komitmen terhadap kompetensi

c.       Partisipasi dewan komisaris atau komite audit

d.      Struktur organisasi

e.       Pemberian wewenang dan tanggung jawab

f.       Kebijakan dan praktik sumber daya manusia

Risiko yang relevan dengan pelaporan keuangan mencakup peristiwa dan keadaan intern maupun ekstern yang dapat terjadi dan secara negative mempengaruhi kemampuan entitas untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan data keuangan konsisten dengan asersi manajemen dalam laporan keuangan.

Risiko dapat timbul atau berubah karena keadaan berikut ini:

a.       Perubahan dalam lingkungan operasi

b.      Personel baru

c.       System informasi yang baru atau yang diperbaiki

d.      Teknologi baru

e.       Lini produk, produk atau aktivitas baru

f.       Restrukturisasi koporasi

g.      Operasi luar negeri

h.      Standar akuntansi baru

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Aktivitas tersebut membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan untuk menanggulangi risiko dalam pencapaian tujuan entitas sudah dilaksanakan.

Aktivitas pengendalian mempunyai berbagai tujuan dan diterapkan di berbagai tingkat organisasi dan fungsi. Umumnya aktivitas pengendalian yang mungkin relevan dengan audit dapat digolongkan sebagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan hal-hal berikut ini:

a.    Review terhadap kinerja

b.    Pengendalian informasi

c.    Pengendalian phisik

d.   Pemisahan tugas

4.      Informasi dan Komunikasi

Sistem informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang meliputi system akuntansi terdiri atas metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan transaksi entitas (baik peristiwa maupun kondisi) dan untuk memelihara akuntabilitas bagi asset, utang, dan ekuitas yang bersangkutan. Kualitas informasi yang dihasilkan dari system tersebut berdampak terhadap kemampuan manajemen untuk membuat keputusan yang semestinya dalam mengendalikan aktivitas entitas dan menyiapkan laporan keuangan yang andal.

Komunikasi mencakup penyediaan suatu pemahaman tentang peran dan tanggungjawab indivisual berkaitan dengan pengendalian intern terhadap pelaporan keuangan. Auditor harus memperoleh pengetahuan memadai tentang system informasi yang relevan dengan pelaporan keuangan untuk memahami.:

a.    Golongan transaksi dalam operasi entitas yang signifikan bagi laporan keuangan.

b.    Bagaimana transaksi tersebut dimulai

c.    Catatan akuntansi, informasi pendukung, dan akun tertentu dalam laporan keuangan yang tercakup dalam pengolahan dan pelaporan transaksi.

d.   Pengolahan akuntansi yang dicakup sejak saat transaksi dimulai sampai dengan masuk ke dalam laporan keuangan, termasuk alat elektronik yang digunakan untuk mengirim, memproses, memelihara dan mengakses informasi.

Pemantauan adalah proses penentuan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan ini mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan pengambilan tindakan koreksi. Proses ini dilaksanakan melalui kegiatan yang berlangsung secara terus menerus, mengevaluasi secara terpisah, atau dengan kombinasi keduanya. Di berbagai entitas, auditor intern atau personel yang melakukan pekerjaan serupa memberikan kontribusi dalam memantau aktivitas entitas.

4.2        Hubungan Pengendalian Intern dengan Ruang lingkup (Scope) Pemeriksaan

Jika pengendalian intern suatu satuan usaha lemah, maka kemungkinan terjadinya kesalahan, ketidakakuratan ataupun kecurangan dalam perusahaan sangat besar. Bagi akuntan public, hal tersebut menimbulkan risiko yang besar, dalam arti risiko untuk memberikan opini tidak sesuai dengan kenyataan, jika auditor kurang hati-hati dalam melakukan pemeriksaan dan tidak cukup banyak mengumpulkan bukti-bukti yang mendukung pendapat yang diberikannya.

Untuk mencegah kemungkinan tersebut, jika dari hasil pemahaman dan evaluasi atas pengendalian intern perusahaan auditor menyimpulkan bahwa pengendalian intern tidak berjalan efektif, maka auditor harus memperluas scope pemeriksaannya pada waktu melakukan substantive test. Sebaliknya jika auditor menyimpulkan bahwa pengendalian intern berjalan efektif, maka scope pemeriksaan pada waktu melakukan substantive test bisa dipersempit.

4.3              Bagaimana Melakukan Pemahaman dan Mengevaluasi Atas Pengendalian Intern

Auditor harus mendokumentasikan pemahamannya tentang komponen pengendalian intern entitas yang diperoleh untuk merencanakan audit. Bentuk dan isi dokumen dipengaruhi oleh ukuran dan kompleksitas entitas, serta sifat pengendalian intern entitas.

Pemahaman dan evaluasi atas pengendalian intern merupakan bagian yang sangat penting dalam proses pemeriksaan oleh akuntan public. Karena baik buruknya pengendalian intern akan memberikan pengaruh yang besar terhadap:

• Keamanan harta perusahaan
• Dapat dipercayai atau tidaknya laporan keuangan perusahaan
• Lama atau cepatnya proses pemeriksaan akuntan
• Tinggi rendahnya audit fee
• Jenis opini yang akan diberikan akuntan public

Ada tiga cara yang biasa digunakan akuntan public, yaitu:

4.3.1    Internal Control Questionnaries

            Cara ini banyak digunakan oleh Kantor Akuntan Publik (KAP), karena dianggap lebih sederhana dan praktis. Biasanya KAP sudah memiliki satu set ICQ yang standar, yang biasa digunakan untuk memahami dan mengevaluasi pengendalian intern di berbagai jenis perusahaan. Pertanyaan-pertanyaan dalam ICQ diminta untuk dijawab YA (Y), Tidak (T), atau Tidak Relevan (TR). Jika pertanyaan-pertanyaan tersebut sudah disusun dengan baik, maka jawaban “YA” akan menunjukan ciri internal contraol yang baik, “Tidak” akan menunjukan cirri internal control yang lemah, “Tidak Relevan” berarti pertanyyan tersebut tidak relevan untuk perusahaan tersebut.

ICQ biasanya dikelompokan sebagai berikut:

·         Umum

Biasanya pertanyaan menyangkut struktur organisasi, pembagian tugas dan tanggungjawab, akte pendirian dan pertanyaan umum lainnya mengenai keadaan perusahaan.

·         Akuntansi

Pertanyaan-pertanyaan menyangkut keadaan pembukuan perusahaan, misalnya apakah proses pembukuan dilakukan secara manual atau computerized, jumlah tenaga dibagian akuntansi dan lain-lain.

·         Siklus Penjualan-Piutang-Penerimaan Kas

Pertanyaan-pertanyaan menyangkut system dan prosedur yang terdapat diperusahaan dalam siklus penjualan (kredit dan tunai), piutang dan penerimaan kas.

·         Siklus Pembelian-Utang-Pengeluaran Kas

Pertanyaan-pertanyaan menyangkut system dan prosedur yang terdapat diperusahaan dalam siklus pembelian (kredit dan tunai), utang dan pengeluaran kas.

·         Persediaan

Pertanyaan-pertanyaan menyangkut system dan prosedur penyimpanan dan pengawasan phisik persediaan, system pencatatan dan metode penilaian persediaan dan stock opname.

·         Surat Berharga (Securities)

Pertanyaan-pertanyaan menyangkut surat berharga, otorisasi untuk pembelian dan penjualan surat berharga dan penilaiannya.

·         Aktiva Tetap

Pertanyaan-pertanyaan menyangkut system dan prosedur penambahan dan pengurangan aktiva tetap, pencatatan dan penilaian aktiva tetap dan lain-lain.

·         Gaji dan upah

Pertanyaan-pertanyaan menyangkut kebijakan personalia (human resources development) serta system dan prosedur pembayaran gaji dan upah.

Yang perlu diperhatikan adalah:

1.      Auditor harus menanyakan langsung pertanyaan-pertanyaan di ICQ kepada staff klien dan kemudian mengisi sendiri jawabannya, jangan sekedar menyerahkan ICQ kepada klien untuk diisi.

2.      Untuk repeat angangement (penugasan yang berikutnya) ICQ tersebut harus dimutakhirkan berdasarkan hasil Tanya jawab dengan klien.

3.      Ada kecenderungan bahwa klien akan memberikan jawaban seakan-akan pengendalian intern sangat baik.

Karena itu auditor harus melakuakn compliance test untuk membuktikan efektivitas dari pengendalian intern klien.

4.3.2    Flow Chart (Bagan Arus)

            Flow chart manggambarkan arus dokumen dalam system dan prosedur disuatu unit usaha, misalnya dalam flow chart untuk system dan prosedur pembelian, utang dan pengeluaran kas, digambarkan arus dokumen mulai dari permintaan pembelian (purchase requisition), order pembelian (order purchase), sampai dengan pelunasan utang yang berasal dari pembelian tersebut.

            Untuk auditor yang terlatih baik, penggunaan flow chart lebih disukai, karena auditor bias cepat melihat apa saja kelemahan-kelemahan dan kebaikan-kebaikan dari suatu system dan prosedur.

            Setelah flow chart dibuat, auditor harus melakukan walk through, yaitu mengambil dua atau tiga dokumen untuk mentest apakah prosedur dijalankan sesuai dengan apa yang digambarkan dalam flow chart.

4.3.3    Narrative

            Dalam hal ini auditor menceritakan dalam bentuk memo, system dan prosedur akuntansi yang berlaku diperusahaan, misalnya prosedur pengeluaran kas. Cara ini biasa digunakan untuk klien kecil yang pembukuannya sederhana.

4.4       Keterbatasan Pengendalian Intern Entitas

Terlepas dari bagaimana bagusnya desain dan operasinya, pengendalian intern hanya dapat memberikan keyakinan memadai bagi manajemen dan dewan komisaris berkaitan dengan pencapaian tujuan pengendalian intern entitas.

Kemungkinan pencapaian tersebut dipengaruhi oleh keterbatasan bawaan yang melekat dalam pengendalian intern. Hal ini mencakup kenyataan bahwa pertimbangan manusia dalam pengambilan keputusan dapat salah dan bahwa pengendalian inten dapat rusak karena kegagalan yang bersifat manusiawi tersebut, seperti kekeliruan atau kesalahan yang sifatnya sederhana.

Disamping itu pengendalian dapat tidak efektif karena adanya kolusi di antara dua orang atau lebih atau manajemen mengesampingkan pengendalian intern. Factor lain yang memebatasi pengendalian intern adalah biaya pengendalian intern entitas tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian tersebut.

Meskipun hubungan manfaat-biaya merupaka criteria utama yang harus dipertimbangkan dalam pendesainan pengendalian intern, pengukuran secara tepat biaya dan manfaat umumnya tidak mungkin dilakukan. Oleh karena itu, manajemen melakukan estimasi kualitaif dan kuantitatif serta pertimbangan dalam menilai hubungan biaya manfaat tersebut.

Page 2