Bagaimana cara mengecilkan ukuran file excel?

Microsoft Excel merupakan salah satu aplikasi bawaan Windows yang sangat bermanfaat pada bidang tertentu. Akan tetapi terkadang ketika ingin menggunakan kembali aplikasi ini terdapat suatu masalah yang cukup kompleks. Masalah tersebut adalah banyaknya data, formula, grafik, dan lain sebagainya yang terdapat dalam file Excel.

Table of Contents Show

Mengecilkan Ukuran File Excel karena Banyak Objek Berupa Gambar
Mengecilkan Ukuran File Excel karena Menggunakan Excel Versi Lama
Cara Mengecilkan Ukuran File Excel karena Banyak Data yang Kompleks
Bagaimana cara memperkecil size file excel?
Apa penyebab ukuran file excel menjadi besar?
Apakah excel bisa di compress?
Kenapa tidak bisa membuka file Excel?

Hal tersebut dikarenakan ukuran dari file Excel yang ingin dibuka memiliki kapasitas cukup besar bahkan hingga mencapai 5 MB atau lebih. Jika file tersebut dibuka dan ingin diedit kembali pasti akan membutuhkan waktu cukup lama. Tentu saja masalah tersebut dapat menghambat proses pengerjaan file untuk kedepannya.

Meskipun dapat dibuka sekalipun proses kalkulasi data, proses mencetak, dan pengeditan yang lain juga akan membutuhkan waktu itu lebih lama dari biasanya. Lebih parah lagi, hal tersebut akan dapat membuat kerusakan pada file atau yang biasa dikenal dengan istilah file corrupt.

Oleh karena itu untuk menghindari buruk tersebut terjadi perlu adanya suatu pencegahan salah satunya yaitu dengan mengecilkan ukuran file Excel. Dalam hal ini ini terdapat beberapa cara yang dapat kamu lakukan yaitu terdiri dari sebagai berikut.

Mengecilkan Ukuran File Excel karena Banyak Objek Berupa Gambar

Perlu diketahui bahwa terdapat beberapa penyebab yang membuat file Excel berukuran besar. Dalam hal ini cara mengecilkan ukuran file Excel dapat ditentukan berdasarkan penyebab besarnya ukuran tersebut. Adapun salah satu hal yang menjadi penyebab besarnya ukuran file Excel adalah banyaknya objek berupa gambar bitmap.

Selain itu juga dapat berupa garis di dalam sheet yang kemungkinan digandakan secara tidak sengaja sehingga tidak kelihatan. Berdasarkan penyebab tersebut solusi yang tepat untuk dilakukan adalah dengan menghapus objek tersebut. Dalam hal ini tentu saja mencari objek yang tidak terpakai tersebut akan sangat sulit.

Namun tidak perlu khawatir karena aplikasi Excel sudah menyediakan fitur untuk mengatasi hal tersebut. Akan tetapi terdapat sedikit perbedaan antara versi lama dengan versi terbaru dari aplikasi Microsoft Excel. Pada Microsoft Office 2003 kamu dapat melakukan pengaturan ini dengan memilih menu Edit. Kemudian temukan fitur go to dan pilih menu Special.

Setelah itu lanjutkan dengan memilih Objects lalu tekan OK. Sementara itu jika kamu menggunakan Microsoft Office 2007 atau 2010 maka langkah yang dilakukan akan sedikit berbeda. Dalam hal ini kamu harus memilih menu home dan klik Find and Select. Selanjutnya pilih Go to, klik Special dan lanjutkan dengan memilih Objects lalu klik OK. Setelah itu file yang kamu buka tersebut akan mengalami penurunan pada ukuran filenya.

Mengecilkan Ukuran File Excel karena Menggunakan Excel Versi Lama

Penyebab lain dari lamanya waktu yang dibutuhkan untuk membuka serta mengedit kembali file Excel adalah versi yang kurang mendukung. Dalam hal ini jika file asli kamu menggunakan Microsoft Excel versi terbaru kemudian membukanya serta akan mengeditnya dengan versi lama.

Maka versi tersebut tentu belum mendukung file yang kamu buka dan hal tersebut juga dapat berlaku sebaliknya. Misalkan saja kamu menyimpan file menggunakan Microsoft Excel versi 2003 ke bawah. Secara otomatis format file akan tersimpan dalam extension xls. Jika dibandingkan dengan Microsoft Excel versi 2007 ke atas dengan ekstensi format penyimpanan berupa XLSX maka ukuran file yang tersimpan akan berbeda.

Perlu diketahui bahwa file yang disimpan menggunakan Microsoft Excel versi 2003 ke bawah memiliki ukuran lebih besar. Bahkan ukuran tersebut dapat mencapai 200% lebih besar jika dibandingkan dengan Microsoft Excel versi 2007 ke atas. Berdasarkan hal tersebut solusi yang dapat dilakukan adalah menyesuaikan format file dengan versi Microsoft Excel yang digunakan.

Kamu dapat melakukan save as file Excel berekstensi xls untuk versi 2003 ke bawah atau XLSX untuk versi 2007. Jika kamu masih memiliki aplikasi Microsoft Excel versi lama maka langkah yang sebaiknya dilakukan adalah menginstal versi terbaru. Setidaknya Microsoft Excel versi 2007 sehingga kamu dapat menyimpan file dengan format XLSX.

Cara Mengecilkan Ukuran File Excel karena Banyak Data yang Kompleks

Penyebab lain yang dapat membuat membesar adalah karena didalamnya terdapat banyak data yang kompleks. Adapun yang menyebabkan hal tersebut terjadi adalah jumlah rumus atau formula serta database dalam file sudah menumpuk. Apabila terjadi demikian maka solusi yang dapat dilakukan adalah dengan mengkompress file Excel tersebut.

Dalam hal ini kamu dapat mengkompres file Excel dengan cara mengubah tipe atau format ekstensinya. Lebih jelasnya kamu dapat melakukan save as tipe file Excel yang sebelumnya memiliki format ekstensi berupa XLSX menjadi tipe XLSB.

Jika melakukan hal tersebut maka ukuran file Excel kamu akan dapat berkurang hingga mencapai 50%. Dengan demikian tidak hanya dapat membuka file dengan lebih cepat akan tetapi proses pengeditan file lain juga akan dapat berjalan dengan lancar.

itulah beberapa penyebab besarnya ukuran file Excel beserta cara mengatasinya. Kamu dapat memilih salah satu cara diatas sesuai dengan masalah yang dihadapi. Semoga bermanfaat.

BACA JUGA! CARA MERUBAH FORMAT TANGGAL DI EXCEL MENJADI TEXT

Bagaimana cara memperkecil size file excel?

Pada komputer Windows, klik gambar, kemudian klik tab "Format" dan klik opsi "Compress" pada bilah peralatan. Pada komputer Mac, klik menu "File" dan pilih "Reduce File Size…".

Apa penyebab ukuran file excel menjadi besar?

Menurut saya ada 2 hal yang menyebabkan ukuran file excel menjadi membengkak, yaitu format cell dan conditional formating. Nah semakin banyak format pada cell, tentu semakin banyak kode, dan tentu saya akan semakin memperbesar ukuran file excel tersebut.

Apakah excel bisa di compress?

Salah satu cara paling mudah untuk mengompres file Excel adalah mengubahnya ke format zip. Karena ketika sudah dalam berbentuk zip, ukuran file Excelmu akan menurun menjadi sekitar 10-15%.

Kenapa tidak bisa membuka file Excel?

Pengguna yang sering kali tidak bisa mengakses file di Microsoft Excel disebabkan data corruption. File yang tidak bisa diakses atau rusak dikarenakan oleh virus, malware, sistem yang rusak, kesalahan update, dan masalah pada perangkat keras.