Pengadaan merupakan kegiatan menyediakan semua keperluan barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Jadi, pengadaan fasilitas kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan tersebut. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan, perabot, alat kantor/buku, kendaraan, dan sebagainya. Pengadaan fasilitas kantor dapat dilakukan melalui lelang, penunjukan langsung, membeli, membuat sendiri, maupun menerima hibah dari pihak lain. Proses pengadaan fasilitas kantor melalui prakualifikasi dan pascakualifikasi tersebut biasanya dilakukan oleh instansi-instansi pemerintah yang memerlukan pengadaan fasilitas kantor dalam jumlah besar dan tak sanggup dilakukan sendiri oleh instansi tersebut, sehingga harus melibatkan pihak lain. Pengadaan fasilitas kantor dalam lingkup kantor/perusahaan harus disesuaikan dengan kebutuhan agar tidak mubazir. Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/digunakan maka harus didaftarkan dahulu perlengkapan yang dibutuhkan tersebut. Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya pengadaan kantor dapat dilakukan dengan cara berikut ini:
Barang habis pakai adalah barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama, contoh barang seperti ini dalam perkantoran adalah, komputer, telepon dan peralatan atau mesin lainnya. Sedangkan barang habis pakai adalah peralatan yang sebentar masa pakainya semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya. Berikut ini prosedur pengadaan barang tidak habis pakai :
Sedangkan barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut:
Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan kantor, yakni sebagai berikut: a) Penyimpanan Penyimpanan perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka efisiensi dan efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan harus memperhatikan :
b) Pemeliharaan Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai jadwal yang telah dilaksanakan. c) Adminstrasi perlengkapan Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap barang. Kegiatan pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki oleh suatu kantor. Selain pencatatan atau pendataan kegiatan administrasi perlengkapan lain adalah kegiatan penghapusan atau penyusutan. Pengertian Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor Permintaan sarana dan prasarana adalah jumlah saran maupun prasarana yang di butuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarana dan prasarana. Permintaan dalam ilmu ekonomi merupakan jumlah barang yang diminta oleh konsumen terhadap suatu produk. Permintaan sarpras disini bisa diartikan sebagai suatu kegiatan meminta sejumlah sarana maupun prasarana yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarpras. Permintaan sarpras ditujukan untuk diajukannya permintaan pengadaan sarpras. Oleh karena itu, permintaan sarpras harus dilandasi dengan ketentuan pengadaan sarpras.
Sebenarnya tidak sulit cara membeli alat-alat kantor untuk keperluan kantor, hanya saja butuh waktu pasti tidak akan sia-sia. Meminta saran dan bantuan kepada rekan kantor yang tahu juga tidak ada salahnya. Kita bisa menyisihkan waktu sekitar satu minggu untuk melengkapi alat kantor tempat kita bekerja. Dalam memilih berbagai perlengkapan kantor, ada beberapa hal yang harus diperhatikan agar kita tidak menyesal setelah membeli perlengkapan kantor yang kita butuhkan. Dalam membeli barang apa saja, termasuk dalam membeli peralatan kantor, kita tidak seharusnya tergoda oleh harga-harga yang murah tanpa kita ketahui kualitas dari barang-barang tersebut. Berikut ini adalah beberapa karakteristik atau ciri-ciri peralatan kantor yang baik, yaitu :
Penyusun : Wiwin Windarti
MODUL, Administrasi Sarana dan Prasarana Administrasi
Perencanaan Pengadaan dan Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor
Hakikat, Cara dan Prosedur Pengadaan Sarana dan Prasarana Sekolah serta Implementasinya – AsikBelajar.Com. A. Hakikat Pengadaan Sarana dan Prasarana Persekolahan Pengadaan sarana dan prasarana merupakan fungsi operasional pertama dalam manajemen sarana dan prasarana pendidikan persekolahan. Fungsi ini pada hakikatnya merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat, dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan. B. Cara-cara Pengadaan Sarana dan Prasarana Sekolah Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan. Beberapa alternatif cara pengadaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan tersebut adalah sebagai berikut. 1. Pembelian Pembelian adalah merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan dengan jalan sekolah membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier untuk mendapatkan sejumlah sarana dan prasarana sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak. Pembelian dilakukan apabila anggarannya tersedia, seperti pembelian meja, kursi, bangku, lemari, papan tulis, wireless, dan sebagainya. Pengadaan sarana dan prasarana dengan cara pembelian ini merupakan salah satu cara yang dominan dilakukan sekolah dewasa ini.2. Pembuatan Sendiri Pembuatan sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan dengan jalan membuat sendiri yang biasanya dilakukan oleh guru, siswa, atau pegawai. Pemilihan cara ini harus mempertimbangkan tingkat efektifitas dan efesiensinya apabila dibandingkan dengan cara pengadaan sarana dan prasarana pendidikan yang lain. Pembuatan sendiri biasanya dilakukan terhadap sarana dan prasarana pendidikan yang sifatnya sederhana dan murah, misalnya alat-alat peraga yang dibuat oleh guru atau murid.3. Penerimaan Hibah atau Bantuan Penerimaan hibah atau bantuan yaitu merupakan cara pemenuhan sarana dan prasaran pendidikan persekolahan dengan jalan pemberian secara cuma-cuma dari pihak lain. Penerimaan hibah atau bantuan harus dilakukan dengan membuat berita acara.4. Penyewaan Yang dimaksud dengan penyewaan adalah cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan dengan jalan pemanfaatan sementara barang milik pihak lain untuk kepentingan sekolah dengan cara membayar berdasarkan perjanjian sewa-menyewa. Pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan sarana dan prasarana bersifat sementara dan temporer.5. Pinjaman Yaitu penggunaan barang secara cuma-cuma untuk sementara waktu dari pihak lain untuk kepentingan sekolah berdasarkan perjanjian pinjam meminjam. Pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan sarana dan prasarana bersifat sementara dan temporer dan harus mempertimbangkan citra baik sekolah yang bersangkutan.6. Pendaurulangan Yaitu pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dengan cara memanfaatkan barang yang sudah tidak terpakai menjadi barang yang berguna untuk kepentingan sekolah.7. Penukaran Penukaran merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan jalan menukarkan sarana dan prasarana yang dimiliki dengan sarana dan prasarana yang dibutuhkan organisasi atau instansi lain. Pemilihan cara pengadaan sarana dan prasarana jenis ini harus mempertimbangkan adanya saling menguntungkan di antara kedua belah pihak, dan sarana/prasarana yang dipertukarkan harus merupakan sarana dan prasarana yang sifatnya berlebihan atau dipandang dan dinilai sudah tidak berdaya guna lagi.8. Perbaikan atau Rekondisi Perbaikan merupakan cara pemenuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan jalan memperbaiki sarana dan prasarana yang telah mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan satu unit sarana dan prasarana maupun dengan jalan penukaran instrumen yang baik di antara instrumen sarana dan prasarana yang rusak sehingga instrumen-instrumen yang baik tersebut dapat disatukan dalam satu unit atau beberapa unit, dan pada akhirnya satu atau beberapa unit sarana dan prasarana tersebut dapat dioperasikan atau difungsikan. |