Apa yang kalian ketahui tentang pengiriman dan penyimpanan dokumen online

Untuk itu diperlukan sistem penyimpanan data yang aman. Menyimpan, mengelola dan melindungi data perusahaan dan pelanggan yang sensitif merupakan proses yang rumit. Bagi UKM (usaha kecil menengah) di mana dengan anggaran dan karyawan TI yang terbatas, tetap penting untuk menerapkan sistem penyimpanan data yang efisien namun aman. Salah satunya yaitu melalui penyimpanan akses cloud dengan kemampuan back-up lokal dan scalable (dapat berkembang dan beradaptasi dengan tuntutan di masa depan). Berikut adalah empat langkah yang harus dilakukan oleh usaha kecil untuk mendirikan dan memelihara sistem manajemen file yang kuat, cepat dan mudah beradaptasi:

1. Mengidentifikasi kebutuhan dan membuat perencanaan. Tentukan jenis akses file dan manajemen yang dibutuhkan oleh perusahaan. Apakah tim penjualan Anda memerlukan akses ke dokumen di luar kantor, atau apakah tim layanan pelanggan Anda  harus bisa meninjau catatan pelanggan lengkap setiap waktu? Identifikasi siapa yang ada di dalam organisasi yang memerlukan akses ke data tertentu dan siapa yang akan mengembangkan perencanaan tertulis. Rencana manajemen file tersebut harus meliputi orang yang akan mengelola konten dan bertanggung jawab untuk mem-back-up data dan orang yang memiliki akses ke informasi paling penting.

1. Mengatur server penyimpanan yang scalable. Perangkat network attached storage (NAS) merupakan solusi yang mudah dan terjangkau untuk memungkinkan pengguna yang ditunjuk untuk berbagi dan mengakses file, media dan lebih banyak lagi dari beberapa komputer dan perangkat. Alih-alih disambungkan dengan kabel USB, pengguna dapat mengakses data yang ada di cloud pribadi pengguna melalui jaringan Wi-Fi, dan bisa tetap mem-back-up data secara lokal. Paling tidak, Anda dapat memilih penyimpanan yang memberikan kemampuan untuk mengelola izin dan privilege dalam mengakses folder.

Namun untuk memaksimalkan investasi Anda, Anda harus mencari drive yang dapat ditingkatkan. Beberapa drive penyimpanan, seperti drive Red Western Digital dibuat dari dasar hingga dapat mudah dikombinasikan, sehingga ketika bisnis Anda berkembang, akan mudah meningkatkan jumlah pengguna yang membutuhkan akses. Dengan drive WD Red, karyawan Anda mampu dengan cepat berbagi file dan mem back-up folder Anda dengan handal. Ini juga dilengkapi dengan software yang memungkinkan integrasi yang mulus dengan infrastruktur jaringan Anda yang sudah ada.

1. Optimalkan sistem untuk memaksimalkan kinerja. Pastikan untuk memperbarui/meng-update keseluruhan jaringan teknologi milik Anda sebelum, selama dan setelah proses instalasi server penyimpanan. Memastikan ekosistem yang sehat dari unit penyimpanan, router, modem Anda penting untuk menyediakan layanan kepada pelanggan dengan tepat waktu dan menghindari kemacetan dalam sistem tersebut.

1. Aktifkan dan kelola akses pengguna. Ketika menyimpan data sensitif perusahaan, pembatasan untuk keamanan dan akses adalah perhatian utama Anda. Menerapkan sistem penyimpanan yang memungkinkan Anda untuk memberikan akses ke file kepada siapa yang membutuhkannya dan dapat membatalkan pengirimannya untuk orang yang tidak mendapatkan izin.

Akses pengguna harus dideskripsikan secara detail dalam perencanaan yang tertulis, sehingga staf dapat mengetahui secara pasti dimana mereka dapat menyimpan dan menemukan data yang mereka butuhkan. Usaha kecil biasanya mencoba untuk berkembang dengan cepat, yang artinya menggeser peran dan tanggung jawab. Ketika ada pegawai baru, dan pegawai lama keluar dari perusahaan, pastikan Anda mampu untuk mengontrol semua data Anda. Ketika karyawan keluar dari perusahaan, pastikan Anda segera menarik aksesnya, dan saat mempekerjakan karyawan baru, luangkan waktu untuk meninjau kebijakan dan harapan Anda saat karyawan tersebut mengelola data dan informasi perusahaan.

1. Membuat strategi penamaan file dan struktur folder yang baik. Menjaga sistem penyimpanan pusat Anda terorganisir meminimalisir kemungkinan informasi tidak tersusun dengan baik. “Dokumen A” dan “Spreedsheet 3’’ merupakan penamaan file yang tidak berguna ketika Anda mencari dalam ratusan dokumen untuk  satu file tertentu. Gunakan nama yang bermakna, tetapi tetap yang singkat. Untuk membantu dengan kontrol versi, gunakan tanggal dan sistem singkatan/inisial yang memberikan informasi kapan informasi terakhir diperbarui dan siapa yang memperbarui dokumen tersebut. Folder yang deskriptif juga akan membantu Anda dan tim Anda menavigasi media dengan cepat. Tentukan folder untuk dokumen keuangan, penjualan, operasional agar bisa terorganisir untuk semua orang.

Arsip digital adalah – Seiring berkembang dan majunya teknologi, arsip berbentuk digital mulai populer. Arsip digital dirasa jadi salah satu cara paling aman untuk menyimpan arsip.

Sebelum berkembangnya arsip digital seperti saat ini, dulu arsip hanya berbentuk arsip fisik atau yang dapat dipegang. Tapi arsip fisik memiliki risiko yang cukup besar.

Sehingga dengan berkembangnya zaman dan teknologi seperti saat ini, arsip digital jadi cara paling aman untuk menyimpan arsip apapun. Perbedaan penyimpanan antara digital dan arsip fisik pada dasarnya ada pada format penyimpanannya.

Arsip digital merupakan catatan yang dibuat atau disimpan dalam bentuk elektronik, baik analog maupun digital. Sementara itu, arsip fisik biasanya berbentuk kertas yang telah dicetak dari data elektronik atau ditulis manual.

Proses terjadinya konversi arsip ke lembaran kertas atau fisik menjadi data elektronik juga bisa dilakukan dan disebut digitalisasi arsip.

Arsip digital saat ini jauh lebih diminati, terlebih di tengah kemudahan teknologi saat ini. Arsip dalam bentuk digital dirasa lebih efisien dari arsip fisik. Arsip ini juga lebih minim risiko dan kerusakan, berbeda dengan arsip fisik.

Sejak zaman dahulu, orang harus berhati-hati menyimpan arsip fisik karena ditakutkan akan rusak dan lain sebagainya di kemudian hari.

Tentu saja kelemahan kerusakan arsip fisik tidak lagi ditemui di arsip jenis ini. Meski demikian, arsip jenis digital juga tak kalah berisiko. Hal ini karena arsip berbentuk digital akan lebih mudah dilacak bahkan tersimpan dan meninggalkan jejak bila terjadi masalah yang tak diinginkan.

Pengertian Arsip Digital

Lalu, apa sebenarnya pengertian arsip digital secara detail?

A. Menurut KBBI

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) istilah digital yang terdapat pada arsip berarti hubungan dengan angka-angka untuk sistem perhitungan tertentu. Sementara itu jika dikaitkan dengan istilah digitalisasi, artinya proses pemberian atau pemakaian sistem digital.

Artinya berdasarkan arti kata dalam bahasa, digital atau digitalisasi dalam arsip erat kaitannya antara digital atau digitalisasi dengan arsip dalam konteks medianya. Di mana penyimpanan suatu data atau arsip dilakukan dalam bentuk digital, sehingga menjadi arsip digital atau disebut sebagai arsip digital.

Dengan demikian, yang dimaksud arsip digital adalah data atau arsip yang dapat disimpan dan ditransmisikan dalam bentuk terputus-putus, atau dalam bentuk kode-kode biner yang dapat dibuka, dibuat, atau dihapus dengan alat komputasi yang dapat membaca atau mengolah data dalam bentuk biner, sehingga arsip dapat digunakan atau dimanfaatkan.

Sementara itu, biner yang disebut di dalam arsip elektronik atau digital adalah bahasa serapan dari binary atau yang dalam bahasa Inggris artinya kembar atau pasangan atau pasangan. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), biner artinya adalah terjadi dari atau ditandai oleh dua benda atau dua bagian.

Selanjutnya, data-data yang diolah dalam arsip digital bisa berupa bentuk gambar, suara, video, dan data lainnya. Sehingga arsip digital tak hanya memiliki kemampuan menyimpan tulisan tetapi juga dapat menyimpan data lain yang kemudian dapat dijadikan sebagai sebuah data dalam bentuk biner.

Sehingga selanjutnya arsip berjenis digital dapat diolah dalam program komputasi dan disimpan dalam penyimpanan data digital.

Berbeda dengan arsip fisik, arsip dalam bentuk digital dapat disimpan di media yang dapat menyimpan data dalam bentuk digital, yakni memiliki bentuk yang berbeda dengan fisik arsip aslinya. Media ini tidak dapat dibaca secara langsung tanpa menggunakan alat bantu pembaca media digital, misalnya komputer atau alat lainnya.

Saat ini, media pembaca arsip digital yang populer di antaranya, hard disk drive (HDD), kartu penyimpanan, SSD, atau bentuk penyimpanan lainnya. Sementara itu, media penyimpanan arsip berbentuk digital yang umum saat ini digunakan adalah harddisk.

Hal ini karena harddisk memiliki kapasitas yang lebih baik namun harganya lebih terjangkau.

Harddisk juga memiliki daya tahan yang cukup baik dan dirasa sangat aman untuk menyimpan data dan digital. Harddisk juga kemudian dapat diintegrasikan ke dalam sistem server komputer sehingga lebih mudah untuk dibaca.

Setelah mengetahui pengertian dan kelebihan arsip digital di atas, kini perlu diketahui bila arsip digital dapat dilihat dalam dua perspektif. Perspektif pertama (1) yaitu dalam perspektif media penyimpanan arsip, dan perspektif kedua (2) yaitu dalam perspektif proses kegiatan pengelolaan arsip.

Dalam perspektif media penyimpanan arsip, kedudukan arsip digital termasuk di dalam kelompok arsip media baru, yaitu arsip yang isinya mengandung informasi dan bentuk fisiknya biasanya direkam dalam media magnetik menggunakan perangkat elektronik atau dalam bentuk media citra bergerak, baik gambar statik, rekaman suara, dan lain sebagainya.

Selanjutnya, arsip digital disebut sebagai arsip elektronik. Arsip elektronik adalah arsip yang kemudian diciptakan, digunakan, dan dipelihara sebagai bukti transaksi, aktivitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem komputer.

B. Menurut Read and Ginn

Menurut Read and Ginn (2010:12), ia menyebutkan bahwa: “An electronic record is a record stored on electronic media that can be readily accessed or changed. A piece of equipment is required to view and read or listen to electronic records. 

C. International Council on Archives

Sementara itu, menurut International Council on Archives atau ICA (1997:24) menyebutkan bahwa: “An Electronic record is a record that is suitable for manipulation, transmission or processing by a digital computer”.

Berbeda dengan itu, dalam perspektif proses kegiatan pengelolaan arsip, kegiatan pengelolaan arsip digital termasuk pada sistem pengelolaan arsip manual dan elektronik atau hybrid system atau yang disebut sebagai otomatisasi pengelolaan arsip.

Pengelolaan arsip dengan sistem hibrid ini biasanya dilakukan melalui media manual atau kertas dan sebagian lagi melalui media elektronik.

Pengelolaan Arsip Digital

Proses pengelolaan arsip digital tentu saja harus dilakukan dengan lebih berhati-hati. Oleh sebab itu, kegiatan pengelolaan arsip digital biasanya melalui dua hal di bawah ini.

1. Penyimpanan Arsip Digital

Kegiatan penyimpanan arsip digital ini dimulai dari kegiatan alih media arsip sampai pada penataan arsip dalam media baru. Proses alih media arsip yang biasa dilakukan adalah proses pengalihan media arsip dari satu bentuk ke bentuk media arsip lainnya.

Untuk menyelamatkan fisik dan informasi arsip, ada beberapa alat yang bisa digunakan, salah satunya alat pemindai (scanner).

Hal tentang penyimpanan arsip digital diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Pasal 40. Dalam peraturan tersebut, disebutkan bahwa alih media arsip merupakan salah satu cara atau kegiatan dalam pemeliharaan arsip dinamis.

Apabila dilihat dari tujuannya, setidaknya ada dua tujuan yang dilakukan alih media arsip:

• Untuk mempercepat layanan akses (aktif dan inaktif)
• Untuk pelestarian arsip (statis)

Tujuan dilakukannya alih media arsip pada dasarnya dilakukan agar arsip dikelola dengan lebih efektif dan efisien.

Berikut ini, adalah tahapan yang dapat dilakukan dalam kegiatan penyimpanan arsip, khususnya yang terkait alih media arsip dari media kertas ke media elektronik:

• Menyiapkan surat atau naskah dinas yang akan dialih media.
• Melakukan scanning terhadap naskah atau surat.
• Membuat folder-folder pada komputer, sebagai tempat penyimpanan surat atau naskah dinas yang telah di-scan.
• Membuat hyperlink atau menghubungkan antara daftar arsip dengan arsip hasil scan.
• Membuat kelengkapan administrasi alih media.

2. Penemuan Kembali Arsip Digital

Proses penyimpanan arsip digital yang kedua yakni penemuan kembali arsip digital. Proses penemuan kembali arsip digital ini bisa dilakukan untuk pelaksanaan kegiatan organisasi maupun pribadi. Ada beberapa tahapan yang dilakukan pada proses 

Untuk melakukan proses penemuan kembali arsip digital, maka dilakukan tahapan berikut ini:

1. Menyiapkan perangkat komputer, di mana arsip tersebut disimpan.
2. Membuka folder daftar arsip yang menyimpan file-file arsip yang akan dicari.
3. Melakukan pencarian file arsip pada daftar arsip.
4. Membuka file arsip yang sudah ditemukan, melalui fitur hyperlink.
5. Melakukan pencetakan (print) arsip.

Tentu saja dalam proses penyimpanan atau arsip melalui proses dan tahapan pengelolaan. Pengelolaan arsip berbentuk digital tentunya lebih membutuhkan kehati-hatian dan ketelitian yang lebih, karena dalam praktik pengelolaan arsip elektronik atau digital, masih banyak ditemui masalah.

Masalah Pengelolaan Arsip Digital

Ada beberapa masalah yang mungkin ditemui dalam proses pengelolaan arsip digital, di antaranya:

a. Sangat sulit menjaga reliabilitas dan autentisitas arsip. Hal ini dikarenakan arsip elektronik mudah dimanipulasi dan rusak. Selain itu akses dan peng-copy-annya tidak sepenuhnya bisa dikontrol.

b. Keberadaan arsip jenis digital atau elektronik sangat tergantung pada lingkungan digital atau elektronik itu sendiri. Keusangan teknologi, baik dari perangkat lunak atau kerasnya sangat cepat terjadi. Hal ini tentu dibarengi dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang sangat maju dan bekembang pesat.

c. Kontroversi aspek legal dari arsip berbentuk digital elektronik.

d. Kegagalan organisasi dalam menjalankan arsip elektronik biasanya disebabkan oleh dua faktor.

1. Berkaitan dengan manajemen teknologi di antaranya:

• Kurang koordinasi antara manajemen arsip kertas dan arsip digital.
• Kehilangan akses terhadap akses dinas.
• Ketidakmampuan atau tidak praktis dalam memelihara standar khusus.
• Kehilangan arsip.
• Cepatnya penyebaran kontrol dokumen kepada pengguna.
• Peningkatan penggunaan sarana komunikasi terbaru.
• Peningkatan munculnya media campuran.

2. Berkaitan dengan fungsi staf, di antaranya:

• Arsiparis atau staf yang bekerja di kearsipan dinamis dan statis sering tidak memiliki keahlian dalam teknologi informasi modern.
• Staf teknologi informasi tidak memiliki keahlian dalam teknologi informasi berbasis teks, manajemen arsip dinamis, dan statis.
• Staf teknologi informasi tidak sensitif terhadap kebutuhan arsip lembaga.
• Berkurangnya kontrol sekretariat terhadap arsip kertas dan sistem arsip kertas.
• Pengguna tidak sadar perubahan yang dialami dan perannya.

e. Problem yang dihadapi secara umum pada arsip elektronik di antaranya:

• Pengaturan hukum
• Perlindungan hukum bagi konsumen dalam transaksi
• Perlindungan data pribadi
• Pengakuan keabsahan dalam perspektif hukum pembuktian

f. Problem yang dihadapi dalam bidang kearsipan, di antaranya:

• Bermacam media yang akan disimpan
• Teknologi mesin yang akan dipakai
• Sistem pengolahan
• Sistem penyimpanan
• Sistem penemuan kembali
• Proses migrasi dari media generasi lama ke generasi digital atau baru.

Contoh Arsip Digital

Ada beberapa contoh arsip berbentuk elektronik digital yang bisa disimpan menggunakan alat (komputer). Contoh arsip digital tersebut di antaranya:

1. Arsip rekaman suara atau audio. Biasanya media perekam informasinya disimpan atau direkam dalam bentuk suara.
2. Arsip rekaman gambar.
3. Arsip rekaman suara.
4. Arsip digital atau elektronik.
5. Arsip tulisan dalam bentuk pengetikan.
6. Arsip microfilm.

Langkah Penyimpanan Arsip Digital

Untuk proses penyimpanan arsip berbentuk digital atau proses alih media atau yang juga disebut proses digitalisasi suatu arsip, dari arsip fisik ke digital, dibutuhkan langkah-langkah yang tepat untuk melakukannya. Berikut ini langkah-langkah penyimpanan secara digital.

1. Tahapan Pengumpulan Bahan

Tahapan pengumpulan bahan arsip digital dipindahkan dengan mempertimbangkan beberapa aspek berdasarkan klasifikasinya, seperti tingkat kepentingan informasi yang terkandung dalam suatu arsip, arsip yang sudah rapuh atau akan rusak, dan berbagai pertimbangan lainnya.

2. Tahap Pemindaian

Tahap penyimpanan arsip yang kedua adalah tahapan pemindaian. Tahap pemindaian arsip digital dilakukan menggunakan bantuan mesin scanner. Tahapan pemindaian ini dapat dilakukan setelah proses pengumpulan bahan.

Kemudian bahan yang sudah dikumpulkan masuk ke proses pemindaian melalui scanner dan akhirnya dokumen fisik bertransformasi ke arsip digital.

3. Tahap Manipulasi

Tahap penyimpanan arsip selanjutnya yakni tahapan manipulasi. Dalam proses penyimpanan arsip digital memiliki keunggulan yaitu mudahnya melakukan manipulasi bentuk format dokumen yang akan disimpan.

Karena hasil proses digitalisasi yang sangat besar, maka seseorang dapat mengubah format arsip digital tersebut menjadi ukuran yang lebih kecil dengan berbagai cara, misalnya mengkompresi dokumen atau mengubah format dokumen yang akan disimpan.

4. Tahapan Entry Data

Tahap penyimpanan arsip setelah tahap manipulasi adalah tahap entry data. Tahapan ini dilakukan setelah ada data yang sudah dideskripsikan dan dikelompokkan berdasarkan klasifikasi tertentu. Sehingga pengguna nantinya dapat melakukan pencarian informasi berdasarkan deskripsi klasifikasi data yang sudah dibuat atau dibentuk.

Pengguna atau user dapat menggunakan kata kunci yang tepat untuk proses pencarian kembali informasi yang sudah disimpan sehingga lebih mudah dan cepat.

5. Tahapan Koreksi

Setelah semua tahapan dilalui, penyimpanan arsip jenis digital diperlukan tahapan koreksi. Tahap koreksi merupakan tahap terakhir proses alih media, dimana tahapan ini jadi proses paling penting dalam pengembanfgan dan pengelolaan arsip berbentuk digital. 

Hal ini karena proses pengelolaan arsip berjenis digital bersifat berkelanjutan, maka dalam hal peletakan pondasi dan klasifikasinya harus benar-benar tersusun dengan baik dan sistematis agar saat nantinya membutuhkan dokumen atau mencari file, tidak akan terjadi kesalahan dalam penempatan informasi yang baru masuk.

Proses koreksi ini berfungsi melihat apakah jumlah data deskripsi arsip yang sudah di-entry sudah sesuai dengan jumlah data arsip digital atau belum.

Misalnya data fisiknya sudah dialihmediakan sebanyak 1.000 dokumen, maka harus cocok juga dengan jumlah data digital yang masuk ke dalam sistem penyimpanan arsip yang sudah dibuat.

Keuntungan Arsip Digital

Melakukan penyimpanan arsip secara digital tentu memiliki keuntungan tersendiri. Berikut ini tiga keuntungan kemajuan teknologi salah satunya melalui arsip digital.

1. Kemudahan Pengelolaan dan Akses Arsip

Sistem kearsipan digital memiliki kelebihan utama yakni memberikan kemudahan dalam pengelolaan dan manajemen arsip digital. Beberapa kemudahan yang diberikan pada sistem kearsipan tipe ini adalah penggunaannya lebih mudah bagi pihak yang memahami dan mampu menggunakan teknologi.

Di dunia administrasi dan kearsipan, dikenal sebuah konsep Human Computer Interactive yang mana berorientasi untuk memudahkan akses pengguna dalam membuka data berupa jurnal, buku, skripsi, dan lain sebagainya.

Karena konsep tersebut, kemudahan penyimpanan arsip akan lebih mudah dan tidak membutuhkan tenaga serta waktu yang bertele-tele.

2. Keamanan Terjamin

Proses digitalisasi arsip akan lebih memudahkan pengguna. Selain itu, arsip yang sudah bersifat digital akan lebih aman dari situasi dan kondisi yang dapat merugikan pemilik arsip atau pengguna arsip digital.

Misalnya ketika arsip yang tidak dikelola dengan baik akan lebih rentan mengalami kerusakan atau kehilangan, sedangkan arsip jenis digital lebih aman.

Selain itu, adanya faktor human error yang sering terjadi pada arsip fisik akan lebih merugikan di kemudian hari, sementara arsip berbentuk digital lebih minim risiko terjadinya perubahan arsip yang tak diinginkan.

Selain itu, arsip jenis digital pengaturan autentikasi pengguna dan kemudahan backup data ke dalam file penyimpanan lebih mudah dan lebih aman.

3. Fasilitas Pencarian Dokumen

Kemajuan teknologi dengan kemudahan mencari arsip digital jauh lebih mudah dan terjamin. Misalnya seorang pengguna ingin mengakses salah satu dokumen arsip beberapa tahun silam, maka pengguna hanya tinggal menulis judul dokumen, menulis nama penulis, atau kata kunci yang berkaitan dengan dokumen tersebut dan dokumennya akan ditemukan.

Manfaat Arsip Digital

Pengelolaan arsip elektronik tentu memiliki manfaat tersendiri. Berikut ini berbagai manfaat pengelolaan arsip berbentuk digital.

1. Lebih Dinamis dan Statis

Pengelolaan jauh lebih dinamis dan statis. Arsip digital dapat dikelola dari awal perencanaan atau pembuatan dokumen.

2. Kecepatan dan Ketepatan

Pengelolaan dapat memenuhi tuntutan top management terhadap kecepatan dan ketepatan.

3. Memudahkan Aksesibilitas

Pengelolaan akan lebih memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas.

4. Menuju Paperless Society

Pengelolaan arsip juga demi menuju zaman paperless society dan menghemat ruangan atau sarana prasarana.

5. Manajemen Pengawasan Lebih Mudah

Dalam berbagai folder atau data, arsip memiliki manajemen pengawasan lebih mudah, cepat, dan lebih accountable menuju governance.

6. Meningkatkan Pelayanan Umum

Arsip digital akan lebih mudah digunakan untuk proses meningkatkan pelayanan umum yang lebih cepat, nyaman, dan aman.

Baca Artikel Arsip Lainnya:

• Pengertian Arsip dan Contoh
• Sistem Manajemen Arsip
• Perpustakaan Digital

Download Katalog Buku

Sebuah arsip pastinya akan membutuhkan buku-buku yang baru juga untuk aset digitalnya. Nah, deepublish selain menyediakan buku cetak juga menyediakan aset berupa buku elektronik. Download disini untuk Download Katalog.