Apa yang harus dilakukan agar acara festival tersebut dapat di lakukan setiap tahun

Highlight.ID – Agar event dapat berjalan sukes dan lancar tentu dibutuhkan perencanaan yang matang. Sebelum menyelenggarakan event satu hal yang menjadi pertimbangan yaitu konsep acara. Kegiatan apa yang hendak ditampilkan ke publik adalah pertanyaan yang harus dimulai sebelum lanjut ke fase berikutnya. Jika konsep acara yang jelas sudah ditemukan, maka tahapan selanjutnya bisa dilaksanakan mulai dari menyusun anggaran.

Persiapan dalam penyelenggaran sebuah event yang pertama yaitu menentukan tema atau konsep event yang akan diselenggarakan. Contohnya, event konser musik akbar dengan mandatangkan artis dan selebriti, group band, idol group, girlband, penyanyi solo wanita atau pria top terkenal untuk memperingati hari musik nasional.

Tips/Cara Merencanakan dan Mengeksekusi Event dengan Baik dan Terarah

1. Membuat tema/konsep acara yang jelas

Faktor utama yang menjadi pertimbangan diadakannya sebuah acara yaitu konsep atau tema acara yang jelas. Tema acara adalah faktor utama yang mengawali tahapan perencanaan selanjutnya. Bagaimana menentukan konsep event yang bagus? Konsep event yang baik adalah yang mampu memberikan hal-hal baru yang menarik bagi khalayak. Mungkin saja sebuah acara sudah pernah diterapkan sebelumnya. Namun dengan kreativitas yang tinggi, acara itu bisa dikemas dengan konsep yang baru dan dalam suasana yang lebih menyegarkan.

Baca Juga: 5 Festival Jazz di Indonesia yang Ditunggu-tunggu Penikmat Musik

Untuk menyusun konsep acara, pihak penyelenggara melakukan diskusi atau brainstorming di antara anggotanya. Salah satu faktor yang mempengaruhi konsep acara yaitu target audience yang dituju. Dengan kata lain, siapakah orang yang diharapkan akan mendatangi acara yang akan diselenggarakan. Contohnya event bazaar produk-produk fashion dengan tema etnik yang diselenggarakan di mall terkemuka dan ditujukan untuk kalangan menengah ke atas, berjenis kelamin pria dan wanita yang berusia antara 25 – 40 tahun.

2. Merencanakan anggaran

Setelah tema acara ditentukan, maka tahap selanjutnya yaitu merencanakan anggaran. Penyelenggaraan sebuah event tentu membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Selain itu, perlengkapan yang harus dipersiapkan sangatlah banyak mulai dari menyewa tenda, sound system, konsumsi, seragam crew, media iklan untuk branding, ID card, dan sejenisnya. Buatlah daftar (checklist) peralatan secara detail dan lengkap yang dibutuhkan untuk menunjang operasional acara.

Jika daftar peralatan utama telah disusun, maka selanjutnya adalah mencari tahu harga tiap-tiap item yang ada dalam daftar tersebut. Untuk mengetahui berapa biaya masing-masing item tentu kamu perlu survei ke vendor-vendor terpercaya yang ada di kota kamu. Misalnya kamu ingin tahu berapa biaya produksi ID card sejumlah 200 pcs, maka kamu perlu mengecek harga cetak di tempat percetakan terdekat. Tips yang sering dilakukan oleh penyelenggara event biasanya mencari vendor yang bisa memberi harga lebih murah namun dengan kualitas yang bagus. Hal itu dilakukan untuk menekan ongkos produksi dan mencegah terjadinya pembengkakan biaya operasional.

3. Susun timeline yang matang

Kesuksesan sebuah event sangat tergantung pada perencanaan yang matang. Salah satu cara yang bisa dilakukan untuk membuat rencana event yaitu dengan menyusun timeline. Timeline ini sangat diperlukan untuk mengetahui progress pelaksanaan dan sebagai alat monitor untuk memastikan bahwa segala sesuatunya telah dikerjakan dengan baik. Timeline ini perlu diberitahukan kepada penanggung jawab acara, koordinator lapangan atau event manager lalu disampaikan kepada setiap anggota tim agar mereka bisa memastikan bahwa pekerjaan akan selesai tepat pada waktunya.

Baca Juga: 100+ Daftar Media Partner Terlengkap untuk Promosiin Event Kamu

Menyusun timeline dilakukan dengan membuat semacam tabel yang berisi tanggal dan bulan menjelang dilaksanakannya sebuah event. Dalam tabel timeline tersebut, kamu harus menentukan deadline dan bisa memastikan bahwa pekerjaan dapat terselesaikan sesuai tenggat waktu yang ditetapkan. Misalnya, tanggal 27 Oktober 2019 panggung konser sudah harus berdiri lengkap dengan semua sound system yang diperlukan.

4. Buat rundown acara yang terencana

Rundown merupakan jadwal atau rangkaian kegiatan saat berlangsungya event pada hari H. Rangkaian acara perlu disusun jauh-jauh hari sebelum acara terselenggara agar segala sesuatunya dapat dipersiapkan dengan baik. Selain itu, rundown berfungsi sebagai informasi bagi para calon pengunjung yang hendak datang ke acara. Tak jarang, orang tertarik datang ke sebuah acara setelah melihat rundown yang disampaikan oleh panitia.

Hal-hal yang perlu ditampilkan pada rundown yaitu tanggal, tempat, waktu, dan rangkaian kegiatan. Lewat rundown, calon pengunjung bisa mengatur jadwal hari dan jam berapa mereka akan datang ke tempat acara. Misalnya seminar kewirausahaan dengan pembicara pebisnis kuliner yang sukses mendapatkan omset miliaran rupiah per bulan pada hari Minggu, 4 Desember 2017 pukul 10.00 – 13.00 WIB. Acara selanjutnya menghadirkan pebisnis tamatan SMP yang memberikan tips berbisnis kerajinan hingga menembus pasar internasional pada hari Minggu, 4 Desember 2017 pukul 14.00 – 16.00 WIB.

5. Tentukan target yang hendak dicapai

Taget atau tujuan yang hendak dicapai merupakan inti dari sebuah acara. Tanpa tujuan yang jelas, sebuah event tak memiliki makna dan tidak memiliki manfaat apapun. Dalam pelaksanaan sebuah bazaar misalnya, kamu bisa menentukan berapa jumlah peserta dan target pengunjung yang diperkirakan akan hadir. Lebih spesifik lagi contohnya seperti ini: bazaar diikuti oleh 200 peserta, dihadiri oleh 10.000 pengunjung, dan membukukan transaksi senilai Rp. 1 miliar selama 3 hari pelaksanaan.

Baca Juga: Jakarta Modest Fashion Week, Hadirkan Puluhan Desainer Busana dari 5 Benua

6. Susun rencana alternatif

Ada kalanya satu rencana yang telah disusun ternyata tidak berjalan dengan semestinya. Nah, sebelum hal yang tak diinginkan itu terjadi, ada baiknya kamu menyusun rencana cadangan. Susunlah dan perkirakan beberapa skenario yang mungkin saja terjadi di lapangan. Misalnya jika ternyata pengisi acara utama ternyata berhalangan hadir, maka penyelenggara memiliki rencana lain untuk mengantisipasi hal tersebut.

7. Tentukan pengisi acara

Pengisi acara sangat tergantung pada bentuk dan tema kegiatan yang akan dilaksanakan. Jika acara tersebut adalah konser musik tentu lebih tepat jika mengundang penyanyi, group band maupun musisi. Lain halnya jika acaranya adalah talkshow atau seminar, pengisi acaranya yaitu narasumber yang memiliki kompetensi dan keahlian di bidangnya. Selain pengisi acara, perlu diperhatikan juga siapakah MC (master of ceremony), host atau moderator yang akan memandu jalannya kegiatan.

Untuk mendapatkan pengisi acara, maka penyelenggara perlu mengundang pengisi acara tersebut jauh-jauh hari sebelumnya. Selain itu, kamu juga harus bisa memastikan bahwa pengisi acara tersebut bisa hadir pada saat acara berlangsung. Tentu saja, pengisi dan pembawa acara mendapatkan kompensasi berupa komisi atau honor yang diberikan oleh penyelenggara. Harga yang dipatok oleh pengisi maupun pembawa acara berbeda-beda tergantung reputasi atau jam terbang yang mereka miliki.

Baca Juga: Menarik! Ini 15 Event Wisata Untuk Kamu Saksikan di Bulan September

8. Kerja sama dengan vendor terpercaya

Penyelenggaraan event membutuhkan berbagai macam peralatan pendukung seperti catering, sewa mobil, tenda, booth pameran, sound system, dan sebagainya. Tentu saja semua perlengkapan itu tidak bisa dipenuhi sendiri dan membutuhkan kerja sama dengan pihak lain sebagai vendor. Memilih vendor yang terpercaya bukanlah hal yang mudah. Pastikan bahwa vendor mampu memenuhi keperluan yang dibutuhkan dan bisa menepati deadline yang diberikan.

Misalnya penyelenggara membutuhkan 250 booth pameran yang dibutuhkan dan vendor harus bisa memberikan sesuai permintaan. Untuk lebih mempererat kerja sama, kamu bisa menyodorkan kontrak kerja sama untuk mengantisipasi setiap kemungkinan yang terjadi. Dengan kontrak kerja sama, maka vendor lebih memiliki komitmen untuk menyediakan segala jenis keperluan. Selain itu, dengan kontrak kerja sama pula, kamu bisa bernegosiasi masalah harga agar bisa lebih murah.

9 Selesaikan masalah perizinan

Sebuah acara bisa terselenggara dengan lancar karena telah mengantongi izin dari pihak berwenang maupun pihak-pihak terkait. Perizinan merupakan bentuk legalisasi bahwa acara diselenggarakan sesuai koridor hukum dan sebagai cara untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan. Selain itu, dengan perizinan yang jelas, event dapat terselenggara dengan aman dan setiap pengunjung yang hadir, peserta maupun pihak penyelenggara sendiri mendapatkan perlindungan dari aparat hukum.

Bentuk-bentuk kegiatan yang membutuhkan izin dari kepolisian yaitu bazaar, pameran, konser, pasar malam, pawai, karnaval, dan sejenisnya. Persyaratan perizinan event yaitu dengan mengajukan surat permohonan yang berisi bentuk, waktu, dan tempat kegiatan, pengisi acara, dan jumlah peserta. Kelengkapan lain yaitu melampirkan proposal kegiatan, izin tempat, dan fotokopi KTP penanggung jawab. Perizinan harus dilayangkan ke kepolisian minimal 7 hari sebelum acara dilaksanakan.

Baca Juga: Event-event yang Menarik Untuk Cari Hiburan dan Nambah Pengetahuan

10 Pendelegasian tugas yang jelas

Keberhasilan sebuah event tidak bisa dicapai jika tidak ada kerja sama tim. Oleh karena itu, penyelenggara event harus membentuk tim yang solid dan bisa bekerja sama dengan baik satu sama lain. Untuk membentuk tim event organizer yang kuat, masing-masing anggota harus mengetahui tugas dan tanggung jawab yang diembannya.

Pastikan bahwa tiap-tiap anggota memiliki keahlian sesuai dengan tugas yang diberikan. Deskripsi pekerjaan yang jelas perlu diberitahukan baik lewat briefing maupun dokumen tertulis agar anggota tidak kebingungan dan bertanya-tanya apa yang harus dilakukan.

11. Menentukan media promosi

Acara yang sebagus apapun tidak akan diketahui oleh orang jika tidak disebarluaskan. Oleh karena itu, media promosi sangat diperlukan untuk menyampaikan event yang hendak diselenggarakan. Beragam media promosi yang bisa dimanfaatkan untuk mengiklankan event misalnya surat kabar, majalah, radio, internet, media luar ruang atau brosur.

Pemilihan media promosi tentu saja mempertimbangkan budget yang tersedia. Agar lebih efektif dan efisien, pilihlah media promosi yang bisa memberikan dampak semaksimal mungkin dengan biaya seminimal mungkin. Jika budget memang mencukupi, tidak ada salahnya memakai media promosi yang mahal biayanya seperti billboard misalnya. Namun, jika dananya terbatas, maka media sosial populer seperti Facebook, Instagram atau Twitter bisa menjadi pilihan yang tepat.

Baca Juga: Daftar Hari-hari Besar Nasional dan Internasional yang Diperingati Setiap Tahun

12. Cari media partner yang tepat

Media massa seperti koran, majalah, dan media online bisa dijadikan mitra untuk ikut membantu menyebarluaskan event. Lewat media partner, pihak penyelenggara bisa menekan biaya promosi karena media massa memiliki jaringan yang kuat dan audiensnya masing-masing. Memilih media partner yang tepat tak bisa dilakukan secara sembarangan. Pastikan bahwa audiens media partner memiliki kesamaan demografis maupun psikografis dengan audiens yang dituju oleh penyelenggara event.

Misalnya event beauty expo yang menyasar kaum perempuan tentu lebih mengena jika menggandeng media partner seperti majalah lifestyle wanita. Sistem media partner yang sering dipakai yaitu full barter atau berbayar. Jika pihak penyelenggara tidak mau mengeluarkan uang untuk media partner, maka bisa menawarkan full barter dengan menampilkan logo media partner tersebut di setiap media promosi. Sebagai kontraprestasi, media partner menyebarluaskan informasi event lewat setiap channel yang ada.

13. Evaluasi setelah pelaksanaan event

Satu hal ini seringkali terlewatkan dalam penyelenggaraan event. Padahal, evaluasi setelah pelaksanaan event sangat diperlukan sebagai bahan masukan dan pertimbangan agar event yang akan dilaksanakan di kemudian hari bisa lebih sukses. Lewat evaluasi pula, kamu bisa mengetahui kelemahan-kelemahan yang terjadi selama berlangsungnya acara dan memperbaikinya pada event selanjutnya.

Keberhasilan sebuah event ditentukan banyak faktor. Dengan planning yang matang disertai dengan pelaksanaan di lapangan yang baik maka event bisa berjalan sesuai rencana dan mencapai target yang diharapakan.