Contingency plan biasa dikenal dengan istilah rencana cadangan, rencana darurat, back up plan, dan plan B. Seperti namanya, contingency plan adalah suatu strategi alternatif yang disiapkan ketika rencana utama yang telah disiapkan gagal atau terhambat. Membuat rencana cadangan ini merupakan suatu keharusan untuk dilakukan oleh siapa pun yang sedang menyusun rencana, baik individu ataupun perusahaan. Sebab, contigency plan akan sangat membantu Anda untuk mempersiapkan kemungkinan terburuk yang terjadi. Manfaat Contingency PlanContigency plan dapat meminimalisir efek buruk dari suatu perubahan mendadak atau hal yang tidak terduga. Contohnya, dalam penerapan K3 (kesehatan dan selamatan kerja), Anda dapat mengembangkan rencana evakuasi perusahaan di saat terjadi kecelakaan atau bencana di lingkungan kerja serta mendukung program perawatan kesehatan dan panduan khusus, jauh sebelum kejadiannya terjadi. Cara Membuat Contingency Plan
Setelah membuat rencana utama, Anda harus melakukan riset tertentu di dalam perusahaan Anda dan membuat daftar seluruh sumber daya yang penting, seperti aset barang dan aset manusia. Setelah didaftarkan, Anda akan lebih mudah untuk menentukan prioritas mana sumber daya yang lebih penting di daftar tersebut. Temukan berbagai risiko kritis yang mungkin terjadi pada bisnis Anda, baik di lingkungan internal maupun eksternal. Misalnya, tidak tercapainya revenue sesuai target, adanya kebijakan terbaru yang menekan dari perusahaan, bencana alam, krisis moneter, dan sebagainya. Setelah didaftarkan, buat juga urutan berbagai kemungkinan tersebut dari yang paling sering terjadi atau berpotensi sangat besar untuk terjadi sampai kemungkinan yang sangat kecil. Lalu buat juga apa dampaknya pada perusahaan Anda. Dengan melihat dengan kacamata yang lebih luas, Anda jadi bisa menarik akar dari semua risiko dan menjadikannya risiko utama. Setelah memprediksi berbagai kemungkinan risiko dan dampaknya pada bisnis, Anda bisa mulai menulis berbagai draft skenario. Semakin detail dan runtut hubungan sebab-akibat yang dibayangkan, Anda akan lebih mudah menentukan langkah-langkah yang harus diambil. Berikut beberapa hal yang bisa Anda pertimbangkan: Dalam membuat contingency plan, akan lebih mudah jika dibuat berdasarkan garis waktunya. Contohnya, apa saja yang harus Anda lakukan pada jam pertama terjadi kecelakaan, begitu juga tindakan pada hari-hari selanjutnya. Anda juga harus menentukan siapa saja yang diberi tanggung jawab untuk bisa berkomunikasi dengan seluruh anggota pada setiap skenario. Tempatkan orang yang tepat untuk bisa merealisasikan rencana yang sudah disusun. Beritahu setiap departemen di perusahaan Anda untuk membuat draft yang berisi seluruh kebutuhan mereka ketika skenario tersebut dijalankan. Selanjutnya, Anda bisa membuat sistem yang diperlukan untuk menyediakan kebutuhan tersebut.
Anda bisa melakukan uji coba contingency plan secara bertahap. Jika terdapat perubahan atau area yang bertentangan dengan rencana darurat, maka Anda bisa mengubah atau mengevaluasi ulang contingency plan Anda. Nah, itu dia penjelasan mengenai contingency plan lengkap dengan bagaimana cara membuatnya. Bagi Anda yang ingin menyiapkan dana untuk hal-hal yang tidak terduga pada operasional bisnis Anda, P2P Lending dari Investree bisa menjadi solusi. Dengan bunga yang kompetitif dan proses pendaftaran yang mudah (100% online), Investree adalah pilihan tepat bagi pengembangan UMKM di Indonesia. Daftar menjadi lender atau borrower di Investree sekarang juga. Yuk, siapkan kebutuhan bisnis Anda bersama Investree! Referensi: https://accurate.id/marketing-manajemen/contingency-plan-adalah/ https://www.akseleran.co.id/blog/contingency-plan-adalah/ https://www.linovhr.com/contingency-plan/ KV: https://www.freepik.com/premium-photo/hand-pick-wooden-cube-with-text-long-term-blue-background-with-copy-space-investment-concept_25170573.htm#query=contingency%20plan&position=20&from_view=search
Anda tentu pernah mendengar istilah “Plan B”. Ya, plan B adalah istilah umum untuk apa yang dikenal sebagai rencana darurat (contingency plan). Contingency plan dimiliki dan digunakan oleh manajer cerdas yang menyadari bahwa selalu ada risiko yang bisa menghampiri model bisnis apapun. Tanpa memiliki contingency plan, maka peluang untuk menyelesaiakan proyek akan turun drastis bahkan gagal total. Dalam banyak kasus, contingency plan dibuat untuk merespon peristiwa negatif yang akan merusak reputasi perusahaan. Dengan kata lain, contingency plan merupakan strategi proaktif yang dibuat untuk memperhitungkan peristiwa-peristiwa yang mengganggu kegiatan usaha. Seperti yang kita ketahui bersama, ketidak pastian dan pasar yang tidak pernah stabil merupakan musuh besar dalam dunia bisnis. Namun dengan adanya contingency plan, Anda akan siap menghadapi situasi terburuk sekalipun. Contingency Plan yang Baik Sebelum kita masuk dalam pembahasan utama mengenai pembuatan contingency plan, maka Anda wajib mengetahui bagaimana menyusun sebuah contingency plan yang baik. Setidaknya sebuah rencana darurat tersebut:
Langkah-langkah Membuat Contingency Plan Untuk membuat sebuah contingency plan yang baik dan berpotensi menyelamatkan bisnis Anda, maka ada beberapa langkah yang patut diambil ketika Anda menyusunnya. 1. Identifikasi dan prioritaskan sumber daya Lakukan penelitian di dalam perusahaan Anda dan buatlah daftar sumber daya krusialnya seperti tim, peralatan, fasilitas, dll. Setelah itu, Anda dapat memprioritaskan daftar itu dari yang paling penting hingga tidak penting. Untuk membantu Anda dalam menyusun daftar prioritas, maka perhatikanlah tips berikut ini:
Kembangkan berbagai gradasi skenario dari skenario yang sama, seperti skenario terbaik hingga skenario terburuk. 2. Cari risiko utama Cobalah untuk mencari tahu tentang gambaran lengkap mengenai peristiwa yang dapat membahayakan sumber daya Anda. Analisa setiap bidang, tim, dan juga departemen yang ada. Dan bila perlu, Anda bisa menyewa konsultan yang berpengalaman. Berikut ini beberapa contoh risiko utama yang mungkin muncul dalam bisnis Anda:
Untuk merangkumnya, maka ada tiga kunci pertanyaan yang harus Anda jawab saat menyusun contingency plan:
3. Buat draft contingency plan Jika Anda bisa, maka tuliskan draft contingency plan untuk setiap risiko yang Anda identifikasi. Mulailah dari yang paling atas atau paling penting dari kehidupan organisasi Anda. Apa pun rencananya, pemikiran di baliknya harus menjadi langkah yang diperlukan guna melanjutkan normalisasi perusahaan. Buatlah pula rencana darurat untuk masing-masing resiko yang mungkin terjadi, untuk menjabarkan langkah demi langkah yang perlu Anda tempuh, beberapa poin yang wajib dipertimbangkan adalah: Ketika membuat rencana darurat, pastikan untuk melihatnya dari prespektif garis waktu. Contohnya, apa yang perlu Anda lakukan di jam pertama setelah kehilangan data? Bagaimana dengan hari-hari selanjutnya? Anda dapat membuat jadwal untuk skenario yang berhubungan dengan kerentanan fisik, organisasi, atau kelembagaan. Tempatkan orang berbeda untuk segera melakukan aksi ketika sebuah peristiwa terjadi. Tentukanlah siapa yang bertanggung jawab untuk berkomunikasi dengan semua orang lain untuk setiap skenario yang ada. bicaralah dengan masing-masing departemen dan minta mereka membuat draft yang berisi segala keperluan mereka saat skenario dijalankan. Selanjutnya, buat pengaturan yang dibutuhkan untuk menyediakannya. Misalnya saja, untuk bencana alam, maka Anda bisa meminimalkan risiko dengan bergabung pada perusahaan asuransi yang memadai. Sedangkan untuk mengurangi risiko kehilangan data, Anda dapat menyimpan dengan aman di cloud atau aplikasi penyimpan data lainnya. 4. Putuskan langkah apa yang diambil untuk menjalankan bisnis Anda kembali Sebagai contoh, saat Anda harus berhadapan dengan banjir. Maka tentukan hal apa saja yang bisa dilakukan untuk mengantisipasi kejadian tersebut. Apakah itu dari segi insfratruktur gedung ataukah dari segi pemberdayaan lingkungan. Pastikan pula Anda telah melakukan analisis dampak bisnis, sehingga Anda mampu memenuhi misi perusahaan dan terus beroperasi meskipun sesuatu yang tidak diinginkan terjadi. 5. Bagikan draft rencana tersebut Ketika Anda telah menuliskan contingency plan, maka pastikan bahwa semua orang di organisasi memiliki salinannya. Sebaik apapun rencana darurat yang Anda buat tidak akan efektif jika belum dikomunikasikan dengan baik. Pastikan semua orang tahu akan peran mereka masing-masing, dan bila diperlukan berikan pelatihan untuk hal tersebut. Hal ini akan mengurangi kemungkinan panik saat hal buruk terjadi pada perusahaan. 6. Uji rencana darurat tersebut Anda dapat melakukan pengujian hemat biaya dengan melakukan pengujian dalam beberapa tahap. Jika suatu “area” terbukti cacat atau bertentangan dengan rencana darurat dari departemen lainnya, maka Anda bisa mengedit dan menguji ulang rencana tersebut.
7. Jalankan rencana tersebut Anda telah membuat contingency plan dan telah menyebarkannya ke seluruh divisi perusahaan, maka langkah yang tidak kalah penting selanjutnya yaitu memastikan bahwa skenario yang telah disusun tersebut berjalan ketika diperlukan. 8. Lakukan peninjauan kembali Bagaimana pun, contingency plan dapat ditinjau atau direvisi kembali untuk penyesuaian kondisi. Misalnya perubahan pada organisasi, karyawan, teknologi, dan sumber daya lainnya. Lakukanlah pembaruan contingency plan secara berkala.
9. Simpan contingency plan di tempat yang mudah dijangkau Berikut ini beberapa kiat untuk menyimpan contingency plan dan memastikan bahwa rencana darurat Anda akan membantu saat terjadi masalah:
Tantangan pembuatan Contingency Plan Seperti hal lainnya, pembuatan contingency plan juga akan menemui sejumlah tantangan besar. Berikut hal-hal yang wajib Anda perhitungkan saat mulai menyusun contingency plan.
Adalah sifat manusia untuk fokus pada satu solusi. Rencana darurat mungkin tidak mendapatkan perhatian yang semestinya. Pengusaha cenderung menginginkan “Rencana A” menjadi sukses, dan menghabiskan energi untuk menyusun contingency plan dianggap berpotensi menyabotase “kesuksesan itu”. Namun sekali lagi, memiliki contingency plan akan membantu perusahaan untuk meraih kesuksesan alih-alih menghalanginya. Oleh sebab itu, contingency plan tidak seharusnya diletakkan di sudut pemikiran, namun harus ditindaklanjuti secara menyeluruh.
Masalah lain adalah, rencana darurat memiliki kemungkinan kecil sekali untuk terjadi, dan banyak pihak yang tidak melihat urgensi di dalamnya. Maka tidak heran bila banyak pemegang proyek mengabaikan “Rencana B” ini. Namun percayalah, waktu yang Anda habiskan untuk membuat rencana darurat akan membuahkan hasil ketika Anda membutuhkannya. Sedangkan jika Anda tidak membutuhkan untuk menjalankan “Rencana B”, maka Anda sangat beruntung. Namun jangan pernah bertaruh pada kesempatan, apalagi ini menyangkut bisnis yang Anda kelola. Contoh Contingency Plan PERENCANAAN KONTINJENSI DARURAT KEBAKARAN Apabila terjadi kebakaran di pabrik, maka rencana darurat berikut ini akan dilakukan:
Setiap departemen memiliki Ketua Tim dan Pemimpin Tim. Tanggung jawab ada pada Pimpinan Tim, atau Rekan Pimpinan, apabila Ketua tidak ada. Mereka bertanggung jawab atas semua personil di departemen dan membantu jalannya evakuasi di kantor departemen dan juga gedung. Daftar di bawah ini menjelaskan personil yang ditugaskan pada setiap departemen. Ketua Tim Keamanan: Rudi Sujatmiko, Presiden Co-Leader Tim Keselamatan: Martin Hidayat, Wakil Presiden Ketua Tim Keselamatan: Agus Riyadi, Manajer Departemen Co-Leader Tim Keselamatan: Robi Tambunan, Supervisor Departemen Ketua Tim Keselamatan: Haris Jonatan, Manajer Pengiriman Ketua Tim Kerja Sama Keselamatan: Mandala Puadi, Manajer Transportasi Ketua Tim Keselamatan: William Budiono, Manajer Departemen Ketua Tim Koordinasi Keselamatan: Debora Wicaksono, Asisten Manajer Departemen Ketua Tim Keamanan: Petrus Wilman, Manajer Departemen Ketua Tim Kerjasama Keamanan: Sarah Putri, Asisten Manajer Departemen Pimpinan Tim Keselamatan: David Cahyono, Manajer Departemen Co-Leader Tim Keselamatan: Sari Kurniawan, Asisten Manajer Departemen Ketua Tim Keselamatan: Ami Gofur, Manajer Departemen Co-Leader Tim Keselamatan: Yusuf Mardhani, Asisten Manajer Departemen
Ketua Tim Keselamatan: Erik Abednego, Manajer Departemen Co-Leader Tim Keselamatan: Bambang Tri, Asisten Manajer Departemen Ketua Tim Keselamatan: Tomas Kuncoro, Manajer Departeman Co-Leader Tim Keselamatan: Lusi Diantoro, Asisten Manajer Departemen |