Apa saja fungsi dari komunikasi informal

Table of Contents Show

Apa itu komunikasi informal?
Manfaat Komunikasi lnformal dalam Pengelolaan SDM
Mempererat Hubungan Karyawan
Mencairkan Suasana Tegang
Penghubung Komunikasi Formal
Memudahkan Negosiasi
Menjaga Sense of Belonging
Video yang berhubungan

2.4.2 Jaringan Komunikasi Informal

Jaringan komunikasi informal tidaklah direncanakan dan biasanya tidak mengikuti strukutr formal organisasi. Menurut Suranto AW 2005 : 42, komunikasi informal adalah penyampaian dan penerimaan pesan yang berlangsung secara tidak resmi dan tidak terikat saluran-saluran birokrasi formal yang tersedia di dalam organisasi perkantoran. Pada umumnya, komunikasi informal ini merupakan ungkapan kepentingan pribadi yang tidak relevan apabila disampaikan secara formal. Dengan demikian dalam penyampaian gagasan secara informal kepada seorang pimpinan kantor, membutuhkan kecermatan mencari waktu yang paling tepat untuk berkomunikasi. Penyampaian pesan biasanya tidak tertulis. Kepentingan yang disampaikan dalam komunikasi informal bisa merupakan kepentingan pribadi maupun dinas. Sifat komunikasi informal adalah konsultatif dua arah. Jaringan komunikasi informal diantara para anggota organisasi terjadi atas dasar kehendak pribadi, tanpa memperhatikan posisikedudukan mereka dalam organisasi tersebut. Informasi dalam komunikasi informal ini mengalir ke atas, ke bawah, atau secara horizontal, dan ini terjadi jika komunikasi formal kurang memuaskan anggota akan informasi yang diperlukan Komunikasi informal merupakan proses penyampaian informasi secara tidak resmi, sehingga penanganannya juga dilakukan secara tidak resmi. Tidak terikat secara kaku dengan pertimbangan protokoler dan birokrasi. Universitas Sumatera Utara 33 Fungsi komunikasi informal seperti yang dikutip dari Liliweri 2004 : 88 adalah : 1. Memberikan konfirmasi atau penjelasan tambahan 2. Memperluas pesan 3. Mencatat informasi 4. Mempertentangkan informasi 5. Membagi informasi lebih luas 6. Melengkapi Menurut Suranto AW 2005 : 42 Komunikasi informal memiliki ciri-ciri sebagai berikut: a Komunikasi informal muncul biasanya karena saluran formal yang tersedia terhambat atau tidak dapat dimanfaatkan secara baik. Memang ada kalanya kita menemui kesulitan untuk mengunakan saluran formal. Kadang-kadang saluran formal terasa kaku, dan dengan sendirinya orang akan mencari saluran alternative, yaitu saluran informal. Misalnya saja, kita ingin menyampaikan ungkapan perasaan tertentu kepada atasan, apabila melalui saluran formal maka akan melalui jalan yang panjang dan berjenjang, sehingga kita memilih jalur informal langsung kepada atasan, misalnya melalui forum lobi. b Komunikasi informal dapat digunakan untuk mengisi kebutuhan- kebutuhan komunikasi yang tidak tersampaikan oleh komunikasi formal. Memang pada praktiknya, komunikasi informal kadang- kadang justru lebih fleksibel dan manusiawi. c Lebih banyak berupa komunikasi lisan, kalaupun tertulis berupa edaran tidak resmi, atau melalui fasilitas SMS pada telepon seluler. d Penyebaran pesan sulit untuk dikendalikan. Hal ini sesuai dengan sifat dari pesan lisan, apabila pesan tersebut merupakan isu hangat dan menarik di organisasi, maka segera menyebar dengan cepat, para anggota organisasi akan saling menyebarkan pesan secara berantai, sehingga kebenaran pesan tersebut juga sulit dikontrol. e Seringkali komunikasi informal sengaja dipilih untuk menentang kekakuan sistim birokrasi di organisasi perkantoran. Hal ini terutama dialami oleh pihak publik eksternal masyarakat yang mengurus suatu kepentingan di sebuah organisasi perkantoran. Daripada mengikuti jalur komunikasi formal yang berbelit-belit dan kaku, lebih baik lewat “pintu belakang”, menempuh jalur pintas yang bersifat informal. Universitas Sumatera Utara 34 Komunikasi informal dapat dipergunakan oleh staf untuk menyampaikan usul dari bawah yang tidak tersalur melalui saluran formal. Misalnya saja untuk penyampaian aspirasi, tuntutan kenaikan gaji, dan sebagainya akan lebih efektif apabila disampaikan melalui komunikasi informal. Komunikasi informal disebut juga dengan grapevine desas desus cenderung berisi laporan rahasia mengenai orang, atau kejadian-kejadian di luar dari arus informasi yang mengalir secara resmi. Namun walaupun informasinya bersifat informal, grapevine ini bermanfaat bagi organisasi. Bagi pimpinan grapevine dapat menjadi masukan tentang perasaan karyawannya, sedangkan bagi sesama karyawan komunikasi informal ini bisa menjadi saluran emosi mereka.

2.4.3 Metode Komunikasi dalam organisasi

Anda sering mendengar bahwa komunikasi adalah kunci bagi terjalinnya kerja sama yang baik dalam suatu perusahaan. Istilah komunikasi terbagi menjadi dua, yaitu komunikasi informal dan komunikasi formal.

Namun, pernahkah Anda mendengar jika komunikasi informal juga memegang peranan penting dalam pengelolaan karyawan? Mari kita simak pembahasan di bawah ini!

Apa itu komunikasi informal?

Sederhananya, komunikasi informal adalah sebuah bentuk komunikasi yang tidak terstandarisasi dengan konteks, format, dan standar tertentu. Hal ini berbeda dengan komunikasi formal dan komunikasi bisnis yang selalu berpatokan pada format dan bersifat agak kaku.

Sebenarnya keberadaan komunikasi dalam perusahaan bersifat bagaikan dua mata pisau, yakni mempunyai sisi negatif dan sisi positif. Gosip merupakan sisi negatif dari komunikasi non formal. Adanya kabar burung yang tidak sedap seperti gosip bisa mengganggu hubungan antara karyawan bahkan menghambat kerja sama dalam sebuah tim.

Walau begitu, komunikasi non formal juga mempunyai sisi positif. Alih-alih bertukar pikiran dengan format teknis yang kaku, karyawan bisa menggunakan cara non formal yang lebih mudah dicerna untuk membahas pekerjaan. Dengan begitu suasana kerja jauh lebih segar dan lancar.

Komunikasi informal tidak hanya dapat dilakukan antara sesama karyawan dalam satu jajaran, tetapi bisa juga digunakan antara karyawan dan manajer serta karyawan dengan karyawan di divisi lain. Tata caranya akan dipengaruhi budaya perusahaan yang bersangkutan. Intinya, asalkan sopan, tidak menyerang siapapun dan bersifat positif, maka komunikasi non formal sah-sah saja digunakan dalam perusahaan.

Manfaat Komunikasi lnformal dalam Pengelolaan SDM

Pengelolaan sumber daya manusia (SDM) perlu dilakukan secara manusiawi, artinya tidak harus selalu bersifat kaku atau formal. Sesekali tidak ada salahnya menggunakan bentuk komunikasi informal dalam aspek pengelolaan SDM.

Lalu, apa saja manfaat komunikasi non formal dalam pengelolaan SDM? Perhatikan poin-poin di bawah ini!

Mempererat Hubungan Karyawan

Memang, setiap karyawan tidak harus selalu berteman atau mempunyai hubungan erat dengan karyawan lainnya. Namun, hubungan karyawan yang erat dapat meningkatkan kerja tim. Sehingga kualitas produk atau kinerja dari suatu tim bisa lebih baik dibandingkan dengan tim yang tidak solid.

Baca Juga: 10 Manfaat Membangun Relasi dengan Rekan Kerja

Komunikasi tidak formal berupa obrolan ringan di luar pekerjaan dapat meningkatkan hubungan antara karyawan. Makin lama, hubungan pun akan semakin erat dan membuat karyawan saling memahami satu sama lain. Jadi hubungan karyawan pun akan semakin erat.

Mencairkan Suasana Tegang

Sering kali tekanan pekerjaan dan deadline di depan mata dapat membuat suasana kerja menjadi tegang. Suasana yang tegang ini dapat menjadi bumerang bagi perusahaan, loh! Jika dibiarkan, bisa-bisa konflik internal bisa tumbuh dengan sendirinya. Tidak hanya itu, suasana tegang juga dapat menghambat ide-ide kreatif dan inovatif.

Anda dapat memecahkan suasana tegang dengan berkomunikasi secara informal. Namun, bukan berarti ini akan meninggalkan project atau masalah yang akan diselesaikan. Begitu suasana mulai mencair, Anda dapat kembali menyelesaikan project dan masalah yang dihadapi.

Baca Juga: Mudah Lupa di Kantor? Ikuti 6 Cara Meningkatkan Daya Ingat Berikut!

Penghubung Komunikasi Formal

Banyak karyawan sering kali merasa canggung untuk memulai komunikasi formal seperti review kinerja atau meminta feedback. Jika kesulitan untuk memulai komunikasi formal, Anda dapat memulainya dengan bentuk informal. Setelah itu, Anda bisa langsung mulai ke komunikasi formal.

Namun, patut diingat bahwa komunikasi formal tetap diperlukan untuk pengelolaan karyawan. Hal ini bertujuan supaya pesan yang disampaikan tidak salah tangkap atau munculnya kesewenangan sepihak dari karyawan.

Memudahkan Negosiasi

Praktisi HRD handal sering melakukan negosiasi dengan berbagai pihak, termasuk dari pihak karyawan internal.

Contohnya adalah negosiasi untuk mempersuasi karyawan untuk mengisi posisi tertentu untuk mengisi posisi tinggi seperti manajer atau CEO. Sebab, tidak semua karyawan bisa beradaptasi dan mau untuk mengisi posisi tertentu.

Dengan menggunakan bahasa informal yang bersifat persuasif, negosiasi dapat berlangsung lebih mulus. Karyawan akan dengan mudah menerima dan tertarik untuk mengikuti apa yang kita jelaskan. Cara ini tentu saja lebih efektif daripada menggunakan pendekatan koersif yang kaku dan otoriter.

Menjaga Sense of Belonging

Sense of belonging sangat penting bagi perkembangan perusahaan. Dari sense of belonging, loyalitas dan kesetiaan karyawan terhadap perusahaan akan tercipta dengan sendirinya. Secara tidak langsung, sense of belonging ikut mengurangi persentase karyawan yang mengajukan resign.

HRD bisa memulai komunikasi non formal dengan menanyakan bagaimana perkembangan kinerja karyawan, apa saja hambatan dan kendala yang dihadapi selama pekerjaan, dan keinginan karyawan dalam jenjang karirnya. Obrolan ringan seperti ini membuat karyawan merasa lebih dihargai keberadaannya dalam perusahaan.

Selain penggunaan berbagai bentuk komunikasi seperti komunikasi informal dan komunikasi formal, implementasi sistem yang memadai juga dapat mendukung pengelolaan karyawan lebih stabil dan kuat. Oleh karenanya perusahaan membutuhkan Software HRD untuk mengotomatisasi segala proses pengelolaan karyawan.

LinovHR menyediakan Software HRD terbaik yang dapat membantu Anda untuk mengelola SDM. Didukung dengan cloud based server, semua informasi dan data karyawan disimpan dengan aman dan rahasia. Ini adalah bentuk komitmen dari kami sebagai vendor Software HRD terkemuka untuk menjamin kerahasiaan serta keamanan data dan informasi karyawan.

Modul dan Fitur kami diantara nya adalah: Performance Management untuk mudahkan proses pemantauan kinerja karyawan, Time Management berfungsi untuk atur jadwal kerja setiap karyawan hingga modul reimbursement untuk atur setiap reimburse karyawan.

Ingin tahu informasi lebih lengkap? Hubungi LinovHR sekarang juga!