Apa itu front office hotel

Front Office berperan penting bagi sebuah hotel karena :

1. Merupakan pusat kegiatan hotel.
2. Para tamu mendapatkan pelyanan sebelum tamu tiba, pada saaat tiba di hotel, pada saat tiba di hotel, pada saat berada di hotel dan pada waktu akan meninggalkan hotel.
3. Kira-kira 65% pendapatan hotel didapatkan dari hasil penyewaan kamar.
4. Kesan pertama dan kesan terakhir bagi tamu di tentukan oleh front office.

Peranan Front Office

1. Sebagai sumbu atau poros dari kegiatan hotel.
2. Sebagai jantung dari sebuah hotel.
3. Sebagai ujung tombak.
4. Sebagai barometer.

Fungsi Front Office

1. Menjual kamar

• Menerima pesanan kamar
• Menangani tamu tanpa pemesanan kamar (walk-in)
• Mengerjakan atau memproses pendaftaran tamu.
• Menentukan nomor kamar.

2. Menyiapkan dan memberikan pelayanan informasi hotel

• Informasi yang berhubungan dengan fasilitas hotel (Hotel Operation)
• Informasi tentang kejadian dan tempat-tempat atau objek yang bisa dinikmati oleh tamu di luar hotel.

3. Mengkoordinir pelayanan

• Antar departemen yang berhubungan langsung dengan tamu dengan departemen yang langsung berhubungan dengan tamu.
• Menangani permasalahan tamu dan keluhan (complains)

4.  Mengerjakan laporan tentang status kamar

• Status terjual (o)
• Sedang di kerjakan
• Kamar rusak (ooo)
• Vacant room (v)

5. Menyiapkan pembayaran

• Penyusunan polio dan rekening tamu
• Memasukan tagihan kedalam folio (up dating)
• Mengawasi batas tagihan (credit levels)
• Mengumpulkan transaksi tamu

6. Menangani pembayaran tamu

• Menyiapkan statement
• Menyelesaikan pembayaran

7. Menyusun daftar riwayat kunjuangan tamu

• Melakukan pencatatan data individual untuk kunjungan yang akan datang
• Meyelenggarakan arsip kartu riwayat kunjungan tamu (Guest History Card)

8. Menangani telephone Switch Board, Telex, Fax, Telegram

• Menangani semua pembicaraan telephone
• Menerima dan mengirim telex, fax, dan telegram.

9. Menangani barang-barang bawaan tamu

• Menagani barang-barang tamu pada waktu tiba dan berangkat
• Menangani perpindahan kamar
• Menagani penitipan barang-barang bawaan tamu.

Bagian- Bagian Front Office

1. Front office Manager bertanggung jawab kepada general manager hotel, ia bertanggung jawab atas semua hal yang bersangkutan dengan semua kegiatan operasional dan administrasi kantor depan.
2. Assistan front office manager Bertanggung jawab kepada front office manager bertugas untuk membantu menyelesaikan tugas pimpinan , mewakili manajer apabila berhalangan hadir di suatu rapat , menyiapkan dan memeriksa untuk tamu penting , mengkordinir bawahan dan bekerjasama dengan departemen lain dan menerima complain dari tamu.
3. Telephone operator adalah satu secsioan berada di front officee yang secara umum memiliki tugas menerima telophone ,menyambungkan telephone dan mencatat pesan tamu.
4. Reservasi adalah satu secsion yang berada di front office yang secara umum memiliki tugas untuk memperlancar operasional dan administrasi di bagian pemesanan kamar.
5. Reception Reception adalah secsion yang berada di front office yang bertugas menangani kedatangan tamu (check-in), baik mengani tamu dengan reservasi (reservation guest) maupun tamu tanpa reservasi (walk-in guest) menangani tamu pindah kamar (change room) dan menangani tamu berangkat (check-out).
6. Front office cashiering Front office cashhiering adalah secsion yang berda di front office yang bertugas menangani rekening transaksi pembayaran dari para tamu sebelum mereka meninggalkan hotel (check-out).
7. Uniformend Uniformend service adalah secsion yang berada di front office yang secara umum memiliki tugas menangani barang bawaan tamu baik tamu tiba (check-in) , tamu pindah kamar (room change) sampai tamu berangkat (check-out).
8. Information service Information sevice adalah secsion yang berada di front ofice yang secara umum memiliki tugas untuk memberikan beragam informasi kepada tamu secara tepat dan akurat.

Dikutip Dari https://www.academia.edu/

THE MEANING OF FRONT OFFICE

Front office berasal dari bahasa inggris “front” yang berarti depan, dan “office” berarti kantor. Jadi front office adalah kantor depan. Dalam konteks pengertian hotel, kantor depan merupakan sebuah departemen di hotel yang letaknya di bagian depan. Tepatnya tidak begitu jauh dari pintu depan hotel atau lobby. Area ini merupakan tempat yang paling sibuk di hotel. Dengan lokasi dibagian depan maka front office termasuk dapartemen yang paling mudah dicari dan dilihat oleh tamu.

Untuk menyebut front office, sebagian hotel menggunakan istilah yang lain, yaitu guest service area (area pelayanan tamu). Oleh karena itu kepala dapertemennya disebut guest service manager. Sedangkan petugasnya disebut guest service agent. Namun, demikian istilah front office yang masih sering dipakai baik industri perhotelan maupun di kalangan edukasi.

Sedangkan kata front liner adalah sebutan untuk petugas kantor depan yang langsung berhubungan dengan tamu (direct guest contact seperti reception, cashier, guest relation officer, doorman dan bellboy).Sering kali ditemui pula istilah front desk yang merupakan sebutan lebih sempit untuk seksi penerima tamu. Di sebut front desk karena tugasnya di area counter (desk).

THE FUNCTION OF FRONT OFFICE  

Kantor depan hotel memiliki funsi-fungsi penting dalam penyelenggaraan hotel secara menyeluruh.

Fungsi tersebut meliputi:

1. Menjual kamar (reservasi, check-in dan check-out)

2. Menangani informasi, produk atau pelayanan dan informasi umum di luar hotel

3. Mengkoordinasi pelayanan tamu (koordinator dari departement lain di hotel)

4. Melaporkan status kamar (status kamar dapat di update secara manual/ komputerize)

5. Mencatat pembayaran tamu (guest bill/guest folio/guest account)

6. Menyelesaikan pembayaran tamu (pada saat check-out)

7. Menyusun riwayat kunjungan tamu (untuk tujuan peningkatan pelayanan)

8. Menangani telepon, peran, faksimili dan email

9. Menangani barang tamu dan barang-barang bawaannya

THE ROLE OF FRONT OFFICE

Dapartemen kantor depan mengemban misi yang sangat vital bagi keberhasilan bisnis hotel. Sebab produk yang menjadi pendapatan utama (main revenue/income) hotel adalah kamar. Sedangkan pendapatan terbesar kedua adalah dari makanan dan minuman (food & beverage).

Peranan kantor depan yang demikian penting menyebabkan dapartemen tersebut diberi sebutan yang menggambarkan pusat dimana semua departemen lain tergantung padanya. Tanpa kantor depan aktivitas hotel menjadi terganggu. Bahkan pada akhirnya roda perputaran produk dan pelayanan akan berhenti. Demikian dengan kesan pertama dan terakhir yang akan menentukan hasrat dan motivasi tamu untuk kembali lagi atau tidak ke hotel.

PERANAN KANTOR DEPAN BAGI HOTEL  :

1. Kesan pertama dan sekaligus kesan terakhir bagi tamu yang menginap di hotel

2. Sebagai pusat sarafnya hotel

3. Sebagai pusat komunikasi

4. Menjaga hubungan dengan tamu dan dapartemen lain di hotel

5. Urat nadi utama sebuah hotel

8. Pusat koordinasi pelanan  hotel

9. Konter Informasi bagi tamu

10. Sumber Informasi potensial bagi penjualan dan pemasaran hotel

Apa yang dimaksud dengan front office hotel?

Front office meliputi apa saja?

Apa fungsi dan tugas front office?

Front office gaji berapa?