Unter Arbeitspapiere wird in Deutschland die Gesamtheit der Urkunden und Dokumente verstanden, die der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber bei Eintritt in ein Arbeits- bzw. Beschäftigungsverhältnis und ggf. bei späteren Änderungen vorlegen muss, und solche, die der Arbeitgeber am Ende des Arbeitsverhältnisses dem Arbeitnehmer aushändigen muss. Die Arbeitspapiere dienen insbesondere der ordnungsgemäßen Personalverwaltung und Entgeltabrechnung oder dem Arbeitnehmer als Nachweis bei der Begründung eines Folgearbeitsverhältnisses oder bei der Beantragung von Sozialleistungen.
Zu den Arbeitspapieren gehören:
Der Arbeitgeber ist zur Aushändigung der Arbeitspapiere verpflichtet; der Arbeitnehmer kann diesen Anspruch ggf. vor den Arbeitsgerichten einklagen. Soweit es um die Berichtigung einer falschen Eintragung auf der Lohnsteuerkarte geht, sind die Finanzgerichte zuständig.[1] Grundsätzlich muss der Arbeitnehmer seine Arbeitspapiere bei dem Arbeitgeber abholen (Holschuld). Nach § 242 BGB kann der Arbeitgeber im Einzelfall gehalten sein, dem Arbeitnehmer die Arbeitspapiere nachzuschicken (Schickschuld).[2]
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Stellenanzeige ausgeschrieben, geteilt, Mitarbeiter gefunden, eingestellt. Geschafft! Naja, noch nicht ganz. Es gibt nun noch eine ganze Reihe an Anmeldungen, die jetzt fällig werden: Bei der Sozialversicherung, Unfallversicherung und bei der Krankenkasse. Eine Übersicht. Welche Unterlagen brauchen Sie als Arbeitgeber?
Erhöhen Sie die Reichweite Ihrer Stellenanzeige und sparen bis zu 70% gegenüber dem Listenpreis Zu unseren Multiposting-AngebotenNeue Mitarbeiter: Welche Anmeldungen sind nötig?1. Anmeldung beim FinanzamtNun ist HR an der Reihe, eine ganze Riege an Anmeldungen zu erledigen. Beim Finanzamt zum Beispiel. Dazu muss der neue Mitarbeiter über das ELStAM-Verfahren angemeldet werden. Das Kürzel steht für Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale. Und so funktioniert’s: Für das ELStAM-Verfahren braucht der Arbeitgeber nur den Tag der Geburt und die steuerliche Identifikationsnummer des neuen Arbeitnehmers. Auch die Information, ob es sich um ein Haupt- oder um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt, ist relevant. Nach der Eingabe dieser Daten ruft der Arbeitgeber die Lohnsteuerabzugsmerkmale wie die Steuerklasse des Arbeitnehmers elektronisch bei der Finanzverwaltung ab. Veränderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale werden dem Arbeitgeber übrigens von der Finanzverwaltung auf elektronischem Weg mitgeteilt. 2. Anmeldung bei der SozialversicherungNeue Angestellte, müssen außerdem bei der zuständigen Krankenkasse angemeldet werden. Die Wahl der Krankenkasse trifft der Beschäftigte selbst. Achtung: Bei der Anmeldung müssen bestimmte Fristen eingehalten werden. Binnen zwei Wochen muss die Krankenkasse Bescheid wissen. Hierfür gibt es von den gesetzlichen Krankenkassen den Vordruck “Meldung zur Sozialversicherung”, der ausgefüllt werden muss. Es besteht auch die Möglichkeit, den neuen Mitarbeiter auf elektronischem Weg anzumelden. Hier beläuft sich die Abgabefrist auf sechs Wochen nach Aufnahme der Tätigkeit. Um bei dem Versicherer gemeldet werden zu können, ist die Vorlage des Sozialversicherungsausweises des Arbeitnehmers vonnöten. Gibt der Firmenneuling diesen nicht in den ersten drei Tagen nach Arbeitsantritt ab, ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine Kontrollmeldung an die Krankenkasse zu schicken. Was hat es mit der Betriebsnummer auf sich?Betriebe benötigen zur Meldung der bei ihnen beschäftigten Arbeitnehmer an die Sozialversicherung eine Betriebsnummer. Mit der Einstellung des ersten Angestellten erteilt der Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit die erste Betriebsnummer. Alle weiteren können dort ebenfalls beantragt werden. Arbeitgeber sollten neue Mitarbeiter außerdem bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anmelden. Durch eine Mitgliedschaft sind diese automatisch in der gesetzlichen Unfallversicherung versichert. Die Leistungen der Berufsgenossenschaft umfassen Prävention von Berufskrankheiten, Unfallentschädigung, Rehabilitationsmaßnahmen und finanzielle Absicherung der Familie. Was gilt für Minijobber?Einen Sonderfall bei der Anmeldung bilden Minijobber: Für sie ist die Minijob-Zentrale der Bundesknappschaft zuständig. Die Anmeldung des Minijobbers muss mit der ersten Gehaltsabrechnung oder spätestens sechs Wochen nach der Aufnahme des Beschäftigungsverhältnisses erfolgen. Bei der Anmeldung des Minijobbers ist auch anzugeben, ob er Eigenbeiträge zur Rentenversicherung abführt, oder ob er einen Befreiungsantrag gestellt hat. Bauarbeiter, Schausteller, Gebäudereinigungskräfte, Messebauer, Beschäftigte in der Gastronomie, im Personenbeförderungsgewerbe und im Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe müssen sofort bei den Versicherungsträgern angemeldet werden. Das trifft auch auf diese Berufsgruppen zu: Beschäftigte in der Fleischwirtschaft, Arbeitnehmer in der Forstwirtschaft und im Prostitutionsgewerbe. Anlaufstellen sind je nach Art der Beschäftigung die Datenstelle des Rentenversicherungsträgers oder die Minijob-Zentrale. Auf diese Weise sollen Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung bekämpft werden. Die Sofortmeldung ist spätestens am Tag der Arbeitsaufnahme zu erstatten. Auch sie erfolgt elektronisch. Vorsicht: Betriebe können trotz erfolgter Sofortmeldung nicht auf die reguläre Anmeldung verzichten. Sie erfolgt zusätzlich. Was passiert bei falschen Angaben? Bei der Übermittlung der Mitarbeiterdaten müssen Personalverantwortliche äußerste Vorsicht walten lassen. Falsche Informationen zur Sozialversicherung über einen Arbeitnehmer führen im Zweifel zu hohen Bußgeldern und Nachforderungen. Wenn der Mitarbeiter eine neue Anstellung gefunden hatHat sich ein Angestellter entschieden, den Betrieb wieder zu verlassen, muss er mit der nächsten Lohn- und Gehaltsabrechnung abgemeldet werden und ein angemessenes Offboarding erfolgen. Es gibt aber eine gewisse Übergangsfrist. Spätestens nach sechs Wochen nach Beschäftigungsende müssen aber wirklich alle zuständigen Stellen informiert sein.
Der Begriff Arbeitspapiere spielt bei der Einstellung und Entlassung von Arbeitnehmern eine Rolle. Einstellung von ArbeitnehmernZu den Arbeitspapieren die der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer bei Abschluss des Arbeitsvertrags verlangen kann, gehören:
Mit der Einstellung des ersten Beschäftigten (450-Euro-Kräfte, sozialversicherungspflichtig Beschäftigte, Auszubildende) ist eine Betriebsnummer erforderlich. Nach Vorlage beim Arbeitgeber sind das Arbeitszeugnis/Abschlusszeugnis, der Sozialversicherungsausweis und die Arbeitsbescheinigung dem Arbeitnehmer herauszugeben. Die anderen Arbeitsunterlagen hat der Arbeitgeber sorgfältig aufzubewahren. Aufgaben im Zusammenhang mit der Einstellung eines neuen Arbeitnehmers Entlassung von ArbeitnehmernZu den Arbeitspapieren die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei Ende des Arbeitsverhältnisses aushändigen muss, gehören:
Der Arbeitgeber hat kein Recht die Arbeitspapiere zurückzuhalten, selbst wenn er noch Forderungen gegen den Arbeitnehmer aus dem Arbeitsverhältnis hat. Der Arbeitnehmer kann den Anspruch auf Herausgabe der Arbeitspapiere vor den Arbeitsgerichten einklagen. Hält der Arbeitgeber die Arbeitspapiere zurück, so macht er sich, wenn dem Arbeitnehmer aus der Zurückhaltung der Arbeitspapiere ein Schaden entsteht, schadensersatzpflichtig. Informationen zur Beendigung eines Arbeitsverhältnisses (Entlassung von Arbeitnehmern). Lohnsteuerkarte - Steuer-ID - Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)Arbeitnehmer mit Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthalt in Deutschland, mussten bis 2013 ihrem Arbeitgeber vor Beginn des Kalenderjahres oder bei Eintritt in das Arbeitsverhältnis eine Lohnsteuerkarte vorlegen. Die Lohnsteuerkarte stellte die Wohnortgemeinde des Arbeitnehmers aus. Das Bundesministerium der Finanzen hatte im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder den 1. November 2012 als Starttermin für das Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM-Verfahren) bestimmt. Ab diesem Zeitpunkt bestand für die Arbeitgeber die Möglichkeit, die ELStAM der Arbeitnehmer mit Wirkung ab dem 1. Januar 2013 abzurufen und dem Lohnsteuerabzug 2013 zugrunde zu legen. Für alle Änderungen und Eintragungen ist ab 2011 das Finanzamt zuständig. Arbeitnehmer müssen dem Arbeitgeber bei Arbeitsaufnahme nur noch die Steuer-Identifikationsnummer und das Geburtsdatum mitteilen und erklären ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt. Alle Daten sind beim Bundeszentralamt für Steuern gespeichert und können vom Arbeitgeber dort elektronisch abgefragt werden. Bis zum 31.12.2008 erhielt jeder Bürger der BRD ein Schreiben, in dem ihm die Steueridentifikationsnummer (IdNr) und die gespeicherten Eckdaten mitgeteilt wurden. Die Nummer besteht aus 11 Ziffern, und soll keinen Rückschluss auf den Steuerpflichtigen ermöglichen. Die Steueridentifikationsnummer hat eine lebenslange Gültigkeit. Sie ist für die Einkommensteuer vorgesehen und auf den Bereich der Finanzverwaltung beschränkt. Ziel ist die Vereinfachung des Steuersystems. Die Steueridentifikationsnummer ist für die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (elektronische Lohnsteuerkarte) notwendig. Informationen zur Steueridentifikationsnummer Alle gesetzlichen Festlegungen zu den Lohnsteuerabzugsmerkmalen finden sie im § 39 EStG - Lohnsteuerabzugsmerkmale Der Sozialversicherungsausweis bzw. Schreiben des Rentenversicherungsträgers mit zugeteilter SozialversicherungsnummerEin unverzichtbares Merkmal für das Meldeverfahren ist die Rentenversicherungsnummer (Sozialversicherungsnummer). Sie wird dem Sozialversicherungsausweis (SV-Ausweis) entnommen. Mit dem 6. SGB IV-Änderungsgesetz wird der Sozialversicherungsausweis ab dem 01.01.2017 um eine maschinenlesbare Verschlüsselung der Daten erweitert. Der § 18h SGB IV wird entsprechend ergänzt. Die Versicherungsnummer kann dann schneller und sicherer in die Verfahren der Arbeitgeber übernommen werden. Die Verschlüsselung dient außerdem als maschinell prüfbares Echtheitsmerkmal für den Sozialversicherungsausweis. Jeder Arbeitnehmer (auch geringfügig Beschäftigte) erhält einen SV-Ausweis, der vom zuständigen Rentenversicherungsträger ausgestellt wird. Dies geschieht grundsätzlich bei der Vergabe der Versicherungsnummer. Die erstmalige Ausstellung eines SV-Ausweises erfolgt auf Antrag des Arbeitnehmers. Der Antrag ist an keine Form gebunden. Zuständig für die Annahme der Anträge auf Ausstellung eines SV- Ausweises ist die Krankenkasse. Der Sozialversicherungsausweis ist bei Beginn einer Beschäftigung dem Arbeitgeber vorzulegen. Einige Beschäftigte mussten in den Ausweis ein Lichtbild einkleben und ihn während der Arbeit mit sich führen. Da der Ausweis nicht fälschungssicher ist, besteht ab 2009 eine Mitführungs- und Vorlagepflicht von Personaldokumenten (anstelle des Sozialversicherungsausweises) bei der Erbringung von Dienst- oder Werkleistungen in Wirtschaftsbranchen, in denen ein erhöhtes Risiko für Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung besteht. Die gesetzlichen Festlegungen zum Sozialversicherungsausweis finden sich im § 18h SGB IV. Die Gestaltung des Ausweises erfolgt durch die Deutsche Rentenversicherung Bund. Ausländische Arbeitnehmer, die im Rahmen der Entsendung in Deutschland tätig sind, müssen die Zugehörigkeit zum ausländischen Sozialversicherungssystem durch die Bescheinigung A1 (bis 30.04.2010 Bescheinigung E 101) nachweisen. Siehe auch Seite Arbeitnehmer. Bis Ende 2010 bekam jeder Arbeitnehmer von seinem Rentenversicherungsträger einen Sozialversicherungsausweis. Seit Januar 2011 ist der Sozialversicherungsausweis in der früheren Form entfallen. Stattdessen erhält jeder Arbeitnehmer ein Schreiben seines Rentenversicherungsträgers, worin ihm seine Sozialversicherungsnummer mitgeteilt wird. Der Inhalt und die Funktion des Schreibens decken sich mit dem bisherigen Sozialversicherungsausweis. © 2007-2021 A.Liebig - Impressum - Kontakt - Datenschutz - Inhaltsverzeichnis (Sitemap) - Lohnlexikon - Cookie Einstellungen verwalten |
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