Tuliskan tujuan inventarisasi sarana dan prasarana Kantor

You're Reading a Free Preview
Pages 5 to 8 are not shown in this preview.

Administrasi yang baik merupakan salah satu komponen yang harus ada dalam suatu instansi atau perusahaan. Dengan adanya hal tersebut data yang diinginkan oleh pimpinan akan mudah didapatkan. Termasuk mencatat keluar masuk barang yang ada.

Kegiatan mencatat barang keluar masuk, kondisi dan jumlah barang dinamakan dengan inventarisasi. Berikut pengertian lengkapnya

A. Pengertian Inventarisasi

Secara umum definisi Inventarisasi adalah kegiatan pencatatan dan penyusunan barang-barang yang dimiliki oleh sebuah perusahaan, rumah tangga, atau sekolah. Pencatatan dan penyusunan tersebut harus dilakukan sesuai dengan standar operasional prosedur yang berlaku.

Pemerintah mengeluarkan peraturan mengenai kegiatan pencatatan ini. Pertama instruktur Presiden No 3 Tahun 1971 tentang barang atau kekayaan milik negara. Kedua instruksi Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No 10/M/1976 tentang laporan triwulan mutasi barang milik negara dan tata cara pelaksanaannya.

Ada beberapa kriteria barang yang harus dicatat. Pertama dibeli berdasarakan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah /APBD maupun Anggaran Pendapatan Belanja Negara [APBN] Kedua barang yang tidak habis pakai.

Inventarisasi dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali dalam setahun, berkala dan perlu memperhatikan pengurangan ataupun penambahan barang. Hal tersebut dilakukan agar instansi mempunyai data yang akurat agar bisa mempertimbangkan besaran anggaran belanja.

B. Tujuan Inventarisasi

Secara umum, inventarisasi dilaksanakan untuk membantu kelancaran administrasi sebuah perusahaan/instansi. Juga sebagai salah satu bentuk pengawasan terhadap aset negara. Lebih rincinya, tujuan pokok adanya inventarisasi adalah sebagai berikut :

1. Untuk menertibkan dan menjaga sarana dan prasarana yang dimiliki oleh sebuah instansi atau perusahaan
2. Untuk memudahkan kegiatan pelaksanaan atau kontrol terhadap penggunaan keuangan negara
3. Agar menjadi bahan pertimbangan untuk pengadaan atau pemeliharaan sarana dan prasarana
4. Agar membantu merencanakan, menyalurkan, memelihara dan menyimpan aset yang dimiliki instansi/perusahaan
5. Sebagai pedoman untuk menghitung kekayaan yang bersifat material [selain uang]
6. Alat untuk mempercepat proses pembuatan laporan yang akan disampaikan kepada atasan
7. Untuk memudahkan perusahaan/instansi melakukan pengawasan dan pengendalian sarana dan prasarana
8. Sebagai bahan rujukan jika terjadi kecurangan pegawai atau pencurian dalam perusahaan/instansi
9. Untuk memeriksa dan mengontrol keluar masuk barang. Termasuk barang hibah/pemberian

Inventarisasi harus dilaksanakan baik ketika ada barang yang baru masuk ataupun barang keluar karena rusak misalnya. Semua itu harus dilakukan secara teliti,diketahui oleh bagian keuangan dan disetujui oleh pimpinan.

Namun yang perlu Anda ketahui, perihal bagaimana format, syarat dan ketentuan pencatatan sebuah perusahaan tergantung kebijakan pimpinan. Namun, jika barang tersebut adalah milik negara seperti yang ada di sekolah atau kedinasan maka format, syarat dan ketentuannya mengikuti instruksi dari pusat.

C. Manfaat Inventarisasi

Jika inventarisasi dilakukan secara benar dan tepat, sesuai dengan standar operasional yang berlaku. Maka akan memperoleh manfaat sebagai berikut :

1. Informasi data dalam rangka menyusun rencana barang apa yang dibutuhkan sudah tersedia secara lengkap dan akurat
2. Menjadi pedoman bagi penyaluran barang
3. Mempercepat proses pemeriksaan apabila terjadi sesuatu yang tidak beres
4. Menyajikan data mengenai kondisi barang, sudah rusak, atau masih bagus. Jika sudah rusak maka bisa dihilangkan dan menentukan bagaimana kebijakan selanjutnya, perlu penambahan ataukah tidak
5. Menyajikan data yang tepat sebagai bahan pertimbangan anggaran belanja sebuah instansi/perusahaan

Jika ingin melakukan pencatatan, Anda harus menyediakan satu buku besar khusus untuk mencatat semua barang yang keluar masuk. Agar lebih mudah, berikan kode pada masing-masing barang. Periksa dan setorkan laporan tersebut kepada atasan minimal tiga bulan sekali.  

Pengertian Inventarisasi

Penatausahaan barang milik organisasi atau pemerintah merupakan suatu bentuk pertanggung jawaban atas pengelolaan barang. Secara historis barang kekayaan organisasi atau pemerintah pada hakikatnya adalah kekayaan masyarakat. Oleh karena itu tanggung jawab moral bagi pengelola barang amat berat. Namun masih banyak dijumpai di berbagai organisasi baik pemerintah maupun swasta kurang mengetahui secara pasti berapa tepatnya kekayaan yang dimiliki, dan bahkan tidak mengetahui dimana aset tersebut berada.

Pada umumnya aset atau saran dan prasarana kebanyakan berupa alat atau perabotan yang digunakan oleh organisasi dalam menunjang kegiatan operasional organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Namun apakah pengelolaan sarana dan prasarana organisai sudah dilakukan dengan baik? Pertanyaan ini kebanyakan akan dijawab sudah baik, karena jika ternyata fakta di lapangan terjadi sebaliknya mereka akan menghindar dan melepas tanggung jawabnya. Artinya masih banyak sekali kasus hilangnya barang-barang milik/kekayaan organisasi baik swasta maupun pemerintah yang sulit di lacak keberadaannya. Mengapa terjadi demikian?

Terhadap pertanyaan di atas secara umum boleh dikatakan karena masih lemahnya pengelolaan atau pengadministrasian dan penata usahaan barang milik/kekayaan organisasi. Penatausahaan barang milik/kekayaan organisasi perlu mendapatkan perhatian yang sungguh-sungguh. Karena apabila tidak dilakukan dengan sungguh-sungguh sangat merugikan organisasi.

Penatausahaan barang milik/kekayaan organisasi layaknya disebut inventarisasi. Inventaris menunjuk pada barang/benda yang secara resmi menjadi milik organisasi. Sedangkan inventarisasi merupakan suatu proses penghitungan, pencatatan, penggolongan, pengklasifikasian, pengkodean, terhadap barang/sarana prasarana yang dimuat dalam suatu daftar. Karena itu Inventarisasi adalah suatu kegiatan yang meliputi pendaftaran, pencatatan dalam daftar, penyusunan atau pengaturan barang-barang milik negara atau daerah serta melaporkan pemakaian barang-barang kepada pejabat yang berwenang secara teratur dan tertib menurut ketentuan dan tata cara yang berlaku sehingga mempermudah dalam penyajian data kekayaan negara baik barang-barang tetap maupun barang-barang bergerak. Kegiatan pencatatan sampai dengan pelaporan ini disebut inventarisai, sedangkan barang sebagai obyek yang dicatat yang berupa benda/barang tahan lama disebut barang inventaris.

Tujuan, Manfaat, dan Dasar Hukum

Tujuan Inventarisasi.

Secara umum, inventarisasi dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu sekolah. Secara khusus, inventarisasi dilakukan dengan tujuan-tujuan sebagai berikut:

1. Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu organisasi.
2. Untuk menghemat keuangan baik dalam pengadaan maupun untuk pemeliharaan dan penghapusan sarana dan prasarana.
3. Sebagai bahan atau pedoman untuk menghitung kekayaan suatu organisasi dalam bentuk materiil yang dapat dinilai dengan uang.
4. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu organisasi.

Manfaat Inventarisasi

Menurut Sanderson [2000] inventarisasi memiliki beberapa manfaat sebagai berikut:

• Mencatat dan menghimpun data aset yang dikuasahi unit organisasi/ departemen.
• Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan pertanggungjawaban atas penguasaan dan pengelolaan aset organisasi/ negara.
• Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk pengawasan aset organisasi atau negara.
• Menyediakan informasi mengenai aset organisasi/negara yang dikuasai departemen sebagai bahan untuk perencanaan kebutuhan, pengadaan dan pengelolaan perlengkapan departemen.
• Menyediakan informasi tentang aset yang dikuasai departemen untuk menunjang perencanaan dan pelaksanaan tugas departemen.

Hal-hal yang masih relevan pada PP Nomor. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah, adalah hal yang mengatur tentang hak kepemilikan pengelolaan dan hak atas kuasa harta/kekayaan milik negara. Dalam PP tersebut menyebutkan institusi dan pejabat penangnggung jawab atas kekayaan milik negara, yaitu:

• Pembina Umum [Penum]: adalah presiden, yang secara fungsional dilakukan oleh menteri keuangan yang selanjutnya dilimpahkan kepada Direktur Jendral Moneter.
• Pembina Barang Inventarisasi[PBI]:adalah menteri, yang secara fungsional dilakukan oleh pejabat eselon 1
• Penguasaan Barang Inventaris: Semua semua pejabat eselon I, dan Kakanwil [Pembantu penguasaan].
• Unit Pengurusan Barang [UPB]: Kantor atau satuan kerja, dimana barang milik/kekayaan negara berada.
• Penanggungjawab Pengawas Barang Inventaris [PPBI]: Kepala kantor[Kuasa materi/ barang].
• Unit Pengelola Barang [UPB]: yaitu orang yang karena negara ditugasi menerima, menyimpan dan mengeluarkan barang atas perintah Kuasa Barang. Pada umumnya bendahara material adalah penguasa gudang.

Langkah-Langkah Inventarisasi

1. Menyiapkan Lembar Hasil Opnam Barang Inventaris [LHOPBI]
2. Menyiapkan Buku Induk Barang Inventaris [BIBI]
3. Menyiapkan Buku Golongan Barang Inventaris [BGBI]
4. Menyiapkan Kode Klasifikasi Barang Inventaris
5. Menyiapkan Daftar Kode Akuntan Pengguna Barang
6. Menyiapkan Daftar Kode Wilayah

VIDEO 

video mind mapping materi inventarisasi

Sumber : Modul Guru Pembelajar Program Keahlian Administrasi Perkantoran

Video yang berhubungan