Terangkan apa yang anda ketahui tentang asas pengadaan peralatan kantor Kemampuan dan Kelayakan

KOMPAS.com - Peralatan kantor menjadi komponen penting yang harus ada di setiap perusahaan. Dalam periode waktu yang telah ditentukan, perusahaan pasti melakukan pengadaan peralatan kantor.

Table of Contents Show

Mengapa dalam pengadaan peralatan kantor kemampuan dan kelayakan barang perlu diperhatikan?
Apa yang disebut dengan pengadaan peralatan kantor?
Jelaskan apa yang anda ketahui tentang asas fleksibilitas?
Langkah langkah yang tepat dalam pengadaan peralatan dan perbekalan kantor?

Pada umumnya dalam kegiatan pengadaan perlengkapan kantor selalu diawali dengan perencanaan peralatan yang akan dibutuhkan.

Tiap perusahaan memiliki prosedur atau cara pengadaannya masing-masing. Karena bergantung pada kebutuhan serta kegiatan perkantorannya. Namun, biasanya prosedur ini dibuat sepraktis atau seefisien mungkin.

Dikutip dari jurnal Peralatan Kantor pada PT Kereta Api Indonesia Divisi Regional III Palembang (2018) karya Kartini Aprilia dan Achmad Syarifudin, prosedur pengadaan peralatan kantor bisa dimaknai dari pengertian tiap kata tersebut.

Prosedur adalah kegiatan yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu divisi atau lebih untuk menjamin penyediaan perbekalan.

Sedangkan pengadaan merupakan pemerolehan barang atau jasa. Peralatan kantor berarti sesuatu yang dipakai untuk mencapai tujuan bersama.

Baca juga: 6 Unsur Manajemen

Bisa disimpulkan jika prosedur pengadaan peralatan kantor adalah aktivitas penyediaan dan pemerolehan barang, berupa peralatan kantor yang dimanfaatkan untuk mencapai tujuan bersama (perusahaan).

Dilansir dari situs Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Banjar, prosedur pengadaan peralatan kantor secara umum, bisa dibagi menjadi 6 langkah, yaitu:

Mengajukan surat permohonan pengadaan barang ke gudang

Pengajuan ini bertujuan supaya gudang bersiap menerima dan membantu pengurusan peralatan kantor, apabila jadi membeli. Surat yang diajukan ini juga digunakan untuk mengecek ketersediaan peralatan kantor.

Pemeriksaan stok barang di gudang

Adanya surat permohonan juga menjadi referensi petugas untuk mengecek stok barang yang berkaitan dengan peralatan kantor yang akan dibeli.

Jika ternyata masih ada stok barang di gudang, maka peralatan kantor itu akan diberikan dengan menyertakan bon pengeluaran. Namun, apabila tidak ada, petugas akan memberi nomor dari buku induk di surat permohonan.

Baca juga: Manajemen Organisasi: Pengertian, Fungsi, Struktur dan Perannya

Penyerahan surat permohonan kepada bendahara

Setelah disetujui petugas di gudang, surat tersebut diserahkan ke bendahara agar dicek permohonannya beserta ketersediaan dananya. Setelah dipastikan cukup dananya, surat permohonan diserahkan ke pimpinan untuk meminta persetujuan.

Pembelian peralatan kantor

Apabila sudah disetujui pimpinan, surat permohonan dan dananya diserahkan ke bagian logistik untuk membeli peralatan kantor.

Pengecekan barang

Barang yang telah dibeli, dicek kembali kualitas dan jumlahnya. Apabila sudah benar, seluruh barang tersebut diberikan ke pihak petugas gudang dengan melakukan pencatatan dalam buku serah terima barang.

Peralatan kantor siap didistribusikan

Setelah pencatatan dan barangnya diterima gudang, petugas melakukan pencatatan ulang dan menyimpannya untuk didistribusikan kepada karyawan.

Baca juga: Manajemen Produksi Seni Teater Modern

Dapatkan update berita pilihan dan breaking news setiap hari dari Kompas.com. Mari bergabung di Grup Telegram "Kompas.com News Update", caranya klik link https://t.me/kompascomupdate, kemudian join. Anda harus install aplikasi Telegram terlebih dulu di ponsel.

20 Pertanyaan | By Roninglipar | Last updated: Mar 21, 2022 | Total Attempts: 8544

Settings

Feedback

During the Quiz End of Quiz

Difficulty

Sequential Easy First Hard First

Sekolah Menengah Kejuruan SMK Teruna Jaya Nglipar Gunungkidul Kerjakan Soal di bawah ini Klik jawaban yang anda anggap benar Periksa dan bacalah soal secara cermat sebelum anda menjawab Soal Teori Kejuruan lainnya kunjungi blog : https://parengan.wordpress.com/soal/latihan-soal-ap

1.
Berikut ini yang termasuk dalam perencanaan perkantoran (offering planning), yaitu...
- A.
  Pencatatan
- B.
  Pelayanan perkantoran
- C.
  Waktu perkantoran
- D.
  Pengorganisasian perkantoran
- E.
  Anggaran (budgeting)
2.
Perencanaan perkantoran meliputi hal-hal berikut ini, kecuali....
- A.
  Penerangan dan tata ruang kantor
- B.
  Anggaran dan waktu
- C.
  Perencanaan gedung dan standar kualitas kerja
- D.
  Anggaran dan perencanaan gedung
- E.
  Anggaran dan standar kualitas kerja
3.
Suatu proses untuk menentukan tujuan serta sasaran yang ingin dicapai dengan mengambil langkah-langkah strategis guna mencapai tujuan tersebut. Adalah pengertian dari...
- A.
  Pengadaan
- B.
  Pemeliharaan
- C.
  Perencanaan
- D.
  Permintaan
- E.
  Pengendalian
4.
Pengertian fungsi perencanaan adalah....
- A.
  Suatu usaha menentukan kegiatan yang akan dilakukan di masa lampau guna mengingat kembali yang telah terjadi
- B.
  Kegiatan meminta sarana dan prasarana perusahaan
- C.
  Menentukan ketetapan asrana dan prasarana
- D.
  Suatu ketetapan menentukan sarana dan prasarana yang diminta
- E.
  Suatu usaha menentukan kegiatan yang akan dilakukan dimasa mendatang guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan
5.
Langkah-langkah perencanaan pengadaan barang atau alat adalah sebagai berikut, kecuali..
- A.
  Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggarana yang tersedia
- B.
  Memadukan rencana kebutuhan perlengkapan yang mendesak dengan anggaran yang tersedia
- C.
  Menginventarisasi kelebihan perlengkapan kantor
- D.
  
  Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan kantor untuk periode tertentu
- E.
  Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang tersedia sebelumnya
6.
Prencanaan pengadaan sarana dan prasarana dilakukan berdasarkan....
- A.
  Analisis kebutuhan
- B.
  Penentuan skala prioritas kegiatan
- C.
  Analisis kebutuhan dan penentuan skala prioritas kegiatan
- D.
  Kekurangan peralatan barang kantor
- E.
  Kelebihan peralatan barang kantor
7.
Usaha pengelompokan tentang jenis kegiatan dalam suatu organisasi merupakan jenis analisis...
- A.
  
  Kuantitatif
- B.
  Kualitatif
- C.
  Tentatif
- D.
  Temporer
- E.
  Ekuivalen
8.
Perencanaan dapat digunakan untuk hal-hal berikut ini, kecuali....
- A.
  Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan
- B.
  Pembuatan laporan keuangan
- C.
  Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu yang mendatang
- D.
  Mengarahkan perhatian pada tujuan
- E.
  Memperingan biaya
9.
Pengadaan barang tidak bergerak meliputi...
- A.
  Pengadaan mesin hitung, mesin pencatat, dan mesin absensi
- B.
  Pengadaan tanah dan peralatan kantor
- C.
  Pengadaan tanah dan bangunan
- D.
  Pengadaan bangunan dan dokumen-dokumen kantor
- E.
  Option 5
10.
Usaha yang meneliti frekuensi kegiatan, berapa jumlah perlengkapan serta bagaimana penggunaannya disebut....
- A.
  Temporer
- B.
  Ekuivalen
- C.
  Kuantitatif
- D.
  Kualitatif
- E.
  Tentatif
11.
Berikut ini beberapa unsur dan pihak yang dapat dilibatkan dalam pemenuhan pengadaan peralatan kantor, kecuali....
- A.
  Kepala divisi
- B.
  Kepala unit
- C.
  Kepala distributor barang
- D.
  Bendahara
- E.
  Kepala tata usaha
12.
Pencatatan dan pendaftaran secara tertib dan teratur terhadap seluruh kebutuhan sarana dan prasarana kantor yang dapat menunjang kelancaran pekerjaan disebut....
- A.
  Verifikasi
- B.
  Identifikasi
- C.
  Aklimatisasi
- D.
  Yurisprudensi
- E.
  Otomatisasi
13.
Perencanaan sarana dan prasarana jangka pendek adalah rencana yang berjangka waktyu kurang dari...
- A.
  1 tahun
- B.
  2 tahun
- C.
  3 tahun
- D.
  4 tahun
- E.
  5 tahun
14.
Berikut ini yang tidak termasuk kedalam beberapa persyaratan perencanaan sarana dan prasarana adalah...
- A.
  Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana harus jelas
- B.
  Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana harus berdasarkan atas kesepakatan dengan pihak-pihak yang terlibat dalam perencanaan
- C.
  Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana harus dipandang sebagai pestice dan gengsi perusahaan
- D.
  Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana harus dipandang sebagai bagian integral dari usaha peningkatan dari usaha peningkatan kualitas pekerjaan
- E.
  Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana harus berdasarkan keputusan bersama dengan pihak-pihak yang terlibat dalam perusahaan
15.
Berikut ini merupakan langkah langkah dalam pengadaan perbekalan kantor, kecuali....
- A.
  Meminta persetujuan kepada pimpinan atau kepala
- B.
  Pemeriksaan atau pengujian barang setelah barang diterima
- C.
  Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke gudang
- D.
  Petugas memeriksa persediaan atau stock di gudang
- E.
  Surat diserahkan ke bendahara
16.
Tujuan dan pekerjaan yang akan diselesaikan harus dirumuskan dengan jelas dan seksama serta diuji secara kritis, untuk menjamin bahwa jenis dan jumlah peralatan dan perabot itu esensial. Hal ini merupakan pengertian asas pengadaan peralatan kantor, yaitu....
- A.
  Asas kemampuan dan kelayakan
- B.
  
  Asas pekerjaan dan kegiatan
- C.
  Asas nilai keindahan dan keseragaman
- D.
  Asas keperluan disesuaikan dengan kondisi setempat
- E.
  Asas fleksibilitas kegunaan dan biaya
17.
Perencanaan sarana dan prasarana jangka menengah adalah rencana yang berjangka waktu...
- A.
  Kurang lebih tiga tahun
- B.
  Kurang lebih tiga sampai empat tahun
- C.
  Kurang lebih empat tahun
- D.
  Kurang lebih empat sampai lima tahun
- E.
  Kurang lebih lima tahun
18.
Perencanaan sarana dan prasarana jangka panjang adalah rencana yang berjangka waktu kurang dari...
- A.
  
  Kira-kira lima tahun
- B.
  Kira-kira tujuh tahun
- C.
  Kira-kira dua sampai lima belas tahun
- D.
  Kira-kira sepuluh tahun
- E.
  Kira-kira sepuluh sampai lima belas tahun
19.
Bentuk, ukuran, dan warna alat alat dan perabot kantor hendaknya dapat memberi kesan yang baik bagi yang melihat. Hal ini merupakan pengertian asas pengadaan peralatan kantor yaitu....
- A.
  Asas keperluan diseuaikan dengan kondisi setempat
- B.
  Asas flesibilitas kegunaan dan biaya
- C.
  Asas kemauan dan kelayakan
- D.
  Asas nilai keindahan dan keseragaman
- E.
  Harga dan penawaran modal
20.
Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal berikut, kecuali....
- A.
  Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan
- B.
  Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional
- C.
  Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku
- D.
  Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor
- E.
  Membiarkan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan di gudang

Back to top

Mengapa dalam pengadaan peralatan kantor kemampuan dan kelayakan barang perlu diperhatikan?

Penggunaan peralatan dan perabot kantor harus efisien. Kemampuan dari alat-alat perabot harus menjadi pertimbangan dalam pembelian barang-barang tersebut, karena jika kemampuannya kurang maka tidak akan menunjang terhadap pekerjaan kantor, sehingga kurang efisien.

Apa yang disebut dengan pengadaan peralatan kantor?

Bisa disimpulkan jika prosedur pengadaan peralatan kantor adalah aktivitas penyediaan dan pemerolehan barang, berupa peralatan kantor yang dimanfaatkan untuk mencapai tujuan bersama (perusahaan).

Jelaskan apa yang anda ketahui tentang asas fleksibilitas?

Asas fleksibilitas merupakan upaya untuk mengakomodasikan berbagai kemungkinan yang terjadi dalam memilih prioritas program, strategi program, serta pembangunan kinerja kelembagaan sesuai kondisi aktual.