Pengertian Administrasi Sarana dan Prasarana
Dapat dinyatakan secara aksiomatik bahwa setiap organisasi selalu menghadapi keterbatasan dan kemampuan dalam menyediakan sarana dan prsasaraana yang diperlukan. Keterbatasan kemampuan tersebut menuntut pengamanan dan pemanfaatan berbagai sarana dan prasarana sedemikian rupa sehingga diperoleh manfaat yang optimal. Kemudian apa yang dimaksud dengan sarana dan prasarana tersebut?
Ruang Lingkup Administrasi Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasarana organisasi merupakan milik/kekayaan organisasi maka perlu adanya kegiatan pengamanan yang kuat, mencakup pengamanan sejak perencanaan kebutuhan, penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan dan pergudangan, pemeliharaan, penghapusan, inventarisasi, dan penghapusaan. Batasan pengertian dan ruang lingkup kegiatan manajemen logistik/administrasi sarana dan prasarana tersebut dapat dirinci pada tabel 2 sebagai berikut: KEGIATAN MANAJERIAL : PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN,DAN PENGAWASAN Kegiatan operasional : pengadaan,pencatatan (inventarisasi),penggudangan, pendistribusian, pemeliharaan, dan penghapusan
Objek :Sarana dan prasarana, perbekalan, logistik, barang, material, peralatan, perlengkapan, sarana prasarana (segala sesuatu/benda yang berwujud dan dapat diperlakukan secara fisik/tangible, baik yang dipergunakan untuk kegiatan pokok maupun kegiatan penunjang/administrasi. Tujuan : mendukung efektivitas dan efisiensi dalam setiap upaya pencapaian tujuan organisasi.
Tujuan Administrasi Sarana dan Prasarana Tujuan administrasi sarana dan prasarana adalah:
Fungsi Administrasi Sarana dan Prasarana Fungsi manajemen dalam penyelenggaraan sarana dan prasarana yang perlu memperoleh perhatian ialah:
Dalam praktik pengelolaan administrasi sarana dan prasarana keterkaitan antar fungsi tersebut digambarkan sebagai suatu siklus atau mata rantai yang berkesinambungan. Ilustrasi siklus atau mata rantai fungsi 12 Modul Paket Keahlian Administrasi Perkantoran - Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) administrasi sarana dan prasarana tersebut dapat dilihat pada gambar 4 berikut;
Gambar 3. Siklus Mata Rantai Fungsi Administrasi Sarana dan Prasarana Sumber: Modul Guru Pembelajar Paket Keahlian Administrasi Perkantoran
1. Perencanan Pengadaan (Planning Programming) Adalah pengetrapan secara sistematik dari pada pengetahuan yang tepat guna mengontrol dan menentukan arah kecenderungan perubahan menuju pada tujuan yang telah ditetapkan. Sehingga dapat disimpulkan dua fungsi pokok perencanaan yaitu: • mengontrol setiap langkah kegiatan pekerjaan. • Bila terjadi kendala atau hambatan maka rencana yang telah ditetapkan dapat digunakan untuk member arah perubahan seperlunya. Lima proporsi dalam perencanan pendidikan yaitu: a. Harus mengguanakan pandangan jangka panjang. b. Harus bersifat komprehensif. c. Harus merupakan bagian dari perencanaan masyarakat. d. Harus merupakan bagian integral dari manajemen pendidikan. e. Harus memperhatikan perkembangan kualitatif dan kuantutatif serta menjadikan pendidikan lebih relevan efektif efisien. 2. Prakualifikasi Rekanan Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan melaui pembelian dilakukan dengan system lelang yang diikuti oleh para rekanan untuk menghindari berbagai kemuingkinan yang tidak diinginkan. Rekanan yang mengikuti tender adalah rekanan yang bonafite atau terpercaya saja (mengetahuinya dengan melakukan kegiatan prakualifikasi). Langkah kegiatan prakualifikasi: a) Persiapan. b) Pelaksanaan • Pemeriksaan dan penelitian terhadap calon rekanan secara administrative dan teknis. • Menetapkan dan mengumumkan hasil prakualifikasi serta member sertifikat/tanda halus. • Menyampaikan laporan tentang pelaksanaan prakualifikasi kepada DEPDIKBUD. 3. Pengadaan Barang Pengadanan merupakan segala kegiatan untuk menyediakan sedmua keperluan barang/jasa /benda bagi keperluan pelaksanaan tugas. a) Pengadaan Tanah, dapat dilakukan dengan membeli, menerima hibah, menerima hak pakai atau menukar. b) Pengadaan Bangunan, dapat dilaksanakan dengan membangun atau mendirikan banguan baru, membeli, menyewa atau menerima hibah/menukar. c) Pengadaan Perbot, dapat dilakuakn dengan membeli, membuat sendiri atau menerima hibah. d) Pengadaan Kendaraan/Alat Transportasi, sejauh ini pengadaan kendaraan untuk sekolah telah dilakukan oleh pemerintah pusat. e) Pengadaan Sarana Pendidikan, Alat Kantor, Alat Tulis Kantor (ATK). Untuk jumlah yang besar dapat dilakukan lelang dengan rekanan. Kekurangan ATK dalam jumlah kecil dapat dilakukan dengan dibeli melalui dana taktis. Pengadaan buku atau benda grafis lainnya dapat diadakan dengan membuat sendiri, bantuan, atau hibah. 4. Penyimpanan Penyimpanan yaitu menampung hasil pengadaan barang demi keamanan baik yang belum atau akan didistribusikan. Kegiatan penyimpanan meliputi menerima barang, menyimpan barang, dan mengeluarkan/mendistribusikan barang. 5. Inventarisasi Merupakan kegiatan untuk mencatat dan menyusun daftar barang/bahan yang ada secara teratur menurut ketentuan yang berlaku. Inventarisasi dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap barang milik Negara (atau swasta). Inventarisasi juga memberikan input yang sangat berharga dan berguna bagi efektifitas pengelolaan sarana dan prasarana. 6. Penyaluran Merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi/pemegang yang satu pada yang lain. Dalam lingkungan sekolah atau fakultas kegiatan penyaluran dapat berwujud pendistribusian atau kegiatan membagi/mengeluarkan barang sesuai kebutuhan guru/dosen/seksi bagian dalam instansi/sekolah/fakultas tersebut untuk keperluan KBM serta perkantoran. 7. Pemeliharaan Agar setiap barang yang kita miliki dapat berfungsi dan digunakan secara lancar tanpa banyak menimbulkan hambatan/gangguan maka barang tersebut harus dirawat secara baik dan continue untuk menghindarkan adanya unsure pengganggu/perusak. Kegiatan rutin ini diusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik dan berfungsi baik pula disebut pemeliharaan/perawatan (service). 8. Rehabilitasi Merupakan kegiatan untuk memperbaiki barang dari kerusakan dengan tambal sulam atau penggantian suku cadang agar barag tersebut dapat dipergunakan lagi sehingga punya daya yang lebih lama. 9. Penghapusan Bila besarnya biaya rehab suatu barang inventaris telah tidak sesuai dengan daya pakainya, artinya bila biaya rehab terlalu besar sedang daya pakainya terlalu singkat maka barang tersebut lebih baik tidak dipakai lagi dan disingkirkan/dikeluarkan dari daftar inventaris Negara berdasar peraturan UU yang berlaku. Pelaksaan penghapusan dilakukan oleh panitia penelitian/penghapusan barang inventaris dengan keputusan unit utama masing-masing mewakili unsure keuangan, perlengkapan, dan bidang teknis. Panitia tersebut bertugas meneliti, menilai barang yang ada dan perlu dihapuskan, membuat berita acara, melaksanakan penghapusan, sampai melelang atau memusnahkan barang tersebut. 10. Pengendalian Seluruh kegiatan diatas tidak dapat berjalan sendiri-sendiri tanpa kendali, artinya setiap kegiatan akan tidak lepas dari monitoring setiap saat oleh pimpinan organisasi serta senantiasa diperhatikan kerjasama satu dengan yang lainnya. Sebab bagaimanapun seluruh kegiatan pengelolaan tersebut harus selalu kompak, serempak, dan terpadu. |