Sebutkan macam macam buku agenda

Secara umum definisi Agenda atau buku Agenda merupakan catatan bertanggal yang mencatat keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima oleh suatu kantor, instansi dan/atau perusahaan. Penegertian lainnya Agenda juga dijelaskan sebagai buku yang digunakan untuk mencatat semua surat-surat keluar masuk dalam waktu satu tahun atau pada periode tertentu. 

A. Jenis-jenis buku agenda

1. Buku agenda tunggal

Buku agenda ini merupakan jenis buku yang cocok dipakai untuk pencacatan surat keluar dan surat masuk serta penomoran yang ditulis secara berurutan (campuran) pada setiap halaman per halaman. Buku agenda ini biasanya ditulis dengan format yang terdiri dari nomor surat, tanggal penerimaan surat, nama instansi atau perusahaan pengirim tanggal dan nomor surat, perihal, lampiran, diteruskan pada keterangan dan juga kode arsip.

2. Buku agenda berpasangan

Buku agenda berpasangan ini adalah buku agenda yang penulisan surat masuk dan surat keluar ditulis secara berpasangan dalam satu buku agenda.

3. Buku agenda kembar

Buku agenda jenis ini adalah buku agenda yang dimana buku agenda untuk surat masuk berbeda atau ditulis secara terpisah dengan buku agenda keluar. 

B. Fungsi-fungsi buku agenda

1. Bukti surat keluar dan surat masuk

Dengan adanya buku agenda kerja ini, dapat memudahkan dalam pencarian berkas-berkas tertentu karena detail dari setiap surat masuk maupun surat keluar dapat diidentifikasi dengan mudah.

2. Mengetahui jumlah surat masuk dan keluar

Buku agenda dapat sangat membantu apabila suatu kantor, perusahaan atau instansi ingin melihat kembali berapa jumlah surat masuk dan jumlah surat keluar dalam periode tertentu.

Baca Juga :  5 Tips agar Klaim Asuransi Tidak Ditolak

3. Mengetahui penomoran surat keluar

Dengan adanya buku agenda, untuk melakukan penomoran dalam pembuatan surat akan menjadi lebih muda karena dengan adanya buku agenda, surat-surat sebelumnya tertulis secara berurutan.

4. Membantu pencarian surat

Dalam kondisi tertentu, perusahaan, bisnis, maupun instansi mungkin perlu meninjau kembali surat-surat terdahulu yang telah tersimpan. Dengan terteranya identitas surat secara berurut maka hal tersebut dapat mempermudah pencarian surat yang diinginkan.

C. Istilah pada buku agenda

1. Buku verbal

Buku verbal ini merupakan buku yang ditulis oleh seorang pekerja yang disebut dengan verbalis yang bertujuan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun dan buku ini disebut juga buku agenda keluar.

2. Buku eksedisi

Buku ini adalah buku yang dikerjakan oleh seorang yang disebut dengan ekspeditor, buku ini dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai bukti tanda terima surat.

3. Buku Arsip

Buku ini merupakan buku yang memiliki fungsi untuk mencatat surat yang akan disimpan yang dikelompokkan berdasarkan kode surat dan nomor urutnya masing-masing.

4. Disposisi

Disposisi yaitu perintah dari seorang pimpinan yang disampaikan secara singkat berkaitan dengan hal dalam penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan.

5. Blangko surat

Blangko surat merupakan suatu lembaran surat dimana bagian kepala atau kop surat telah tercetak untuk pembuatan surat keluar atau surat yang akan dikirim.

6. Blangko konsep

Blangko konsep yaitu sebuat blangko atau formulir yang dipergunakan untuk membuat konsep surat.

7. Taklik

Taklik merupakan suatu tanda yang biasanya berupa paraf dari petugas yang bertanggung jawab untuk meneliti, memeriksa dengan tujuan memastikan tidak ada kesalahan dari surat yang baru saja dibuat sebelum ditanda tangani oleh pimpinan.

Baca Juga :  Keutamaan Memaafkan Kesalahan Orang Lain

8. Cap agenda

Cap agenda adalah suatu cap yang digunakan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda.

D. Proses penangan surat masuk

1. Penerimaan

Penerimaan surat biasanya dilakukan oleh mereka yang bekerja di depan kantor seperti satpam dan resepsionis. Tugas penerima surat adalah mengumpulkan surat yang masuk, memeriksa ketepatan alamat dan penandatangan surat tanda terima.

2. Penyortiran

Penyortiran surat dilakukan oleh resepsionis apabila surat ditujukan untuk perseorangan maka akan langsung diberikan kepada yang bersangkutan namun apabila yang diterima adalah surat dinas untuk kepentingan perusahaan maka akan diperoses lebih lanjut.

3. Pencatatan

Pencatatan surat-surat dilakukan oleh petugas menggunakan buku agenda. Petugas tersebut dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau surat yang bersifat rahasia. Surat rahasia dapat dibaca apabila diizinkan oleh pimpinan. Setelah pencatatan identitas surat, petugas akan membubuhkan cap agenda kemudian petugas memberikan kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan terkait penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

4. Pengarahan

Pengarahan berfungsi untuk menentukan kepada siapa yang berhak menindak lanjuti surat yang telah dibaca oleh pimpinan berdasarkan lembar disposisi yang diisi oleh pimpinan.

5. Penyampaian

Jika pimpinan yang  telah menuliskan instruksinya pada lembar disposisi. Maka surat beserta lembar disposisi tersebut diberikan kepada pihak yang ditunjuk pimpinan berdasarkan intruksi dan ketika surat tersebut telah diberikan maka yang menerima harus menandatangani surat bukti penerimaan pada buku ekspedisi.

6. Penyimpanan

Setelah surat telah selesai diproses maka harus diberikan kepada tata usaha untuk disimpan dengan baik dan rapi mengunakan metode penyimpanan tertentu seperti berdasarkan abjad, subjek, wilayah, tanggal atau menggunakan sistem nomor.

Buku agenda adalah buku khusus yang dipakai untuk mencatat surat-surat yang masuk dalam perusahaan, bisnis, atau organisasi selama periode 1 tahun.

Buku agenda mempunyai banyak fungsi yang sangat bermanfaat untuk kelangsungan perusahaan, bisnis, atau organisasi.

Fungsi Buku Agenda

Dengan adanya buku agenda kerja, detail dari setiap yang masuk atau sampai keluar bisa diidentifikasi dengan mudah.  Pencarian berkas-berkas penting juga akan terbantu dengan adanya buku agenda kerja.

Terkadang ada keadaan di mana perusahaan, bisnis, atau organisasi perlu melihat kembali berapa jumlah surat masuk maupun surat keluar dalam waktu tertentu. Dengan membuat rincian dalam buku agenda kerja, situasi seperti ini juga akan biisa dilewati dengan mudah.

Untuk mengeluarkan suatu surat, perusahaan, bisnis, atau organisasi perlu membuat penomoran yang runtut dari satu surat ke surat yang lain. Jika daftar surat yang dikeluarkan sebelum-sebelumnya sudah terangkum dalam buku agenda kerja, maka pemberian nomor akan semakin cepat dilaksanakan.

Dalam keadaan tertentu, perusahaan, bisnis, atau organisasi mungkin perlu memilih surat-surat terdahulu yang sudah tersimpan. Dengan menuliskan identitasnya secara urut pada buku agenda kerja, maka pencarian tak akan memakan waktu lama.

Macam-macam Buku Agenda

Jenis Buku Agenda ini cocok dipakai untuk pencatatan surat masuk serta surat keluar dengan penomoran sekaligus dengan berurutan pada setiap halaman untuk per halaman. Format dari buku agenda jenis ini biasanya terdiri dari nomor, tanggal penerimaan surat, nama instansi atau perusahaan atau organisasi pengirim, tanggal dan nomor surat, perihal, lampiran, diteruskan kepada, keterangan, dan juga kode arsip.

Buku agenda jenis ini terdiri dari buku agenda surat masuk serta buku agenda surat keluar yang kolomnya dibedakan atau dibuat dengan terpisah. Penomoran dalam jenis buku agenda ini pun ikut dipisah. Format dari buku agenda jenis ini pada tabel surat masuk biasanya terdiri dari nomor, tanggal penerimaan surat, nama instansi atau perusahaan atau organisasi pengirim, tanggal dan nomor surat, perihal, lampiran, diteruskan kepada, keterangan, dan juga kode arsip.

Di sisi lain, Format dari buku agenda jenis ini pada tabel surat keluar biasanya terdiri dari nomor, nomor surat, tanggal surat, nama instansi atau perusahaan atau organisasi pengirim, tujuan pengiriman surat, lampiran, keterangan, dan juga file.

Istilah Dalam Buku Agenda

Buku ini merupakan buku yang dipakai untuk mencatat semua informasi yang  berhubungan dengan surat keluar selama 1 tahun. Banyak orang juga menyebut buku tersebut sebagai buku agenda keluar. Orang yang mengurus atau bertanggung jawab pada buku ini disebut dengan verbalis.

Buku ini adalah buku yang dipakai untuk mencatat semua informasi yang  berhubungan dengan surat yang akan disimpan. Penyimpanan surat diurutkan berdasarkan kode-kode surat sesuai dengan nomor urut yang ada pada surat.

Blanko atau formulir yang secara khusus dipakai untuk membuat konsep surat.

Baca Juga :  Pengertian Adaptasi

Lembaran kertas surat yang sudah disertai dengan kepala surat yang telah tercetak. DIpakai untuk membuat surat yang akan dikirimkan.

Format Buku Agenda Kerja

Demikianlah Artikel dari duniapendidikan.co.id tentang Apa itu Buku Agenda : Pengertian, Fungsi, Macam, Istilah, Beserta Format nya semoga bermanfaat bagi yang membacanya