Quote bukan berapa harganya tapi

Quotation Adalah

Menurut Kamus Cambridge, quotation adalah harga yang ditetapkan oleh seseorang atau perusahaan untuk melakukan suatu pekerjaan. Dengan kata lain, quotation merupakan pengajuan atau penawaran harga atas produk atau jasa yang diberikan suatu perusahaan kepada pihak ketiga.

Dalam transaksi bisnis, quotation diberikan atau diterima dalam bentuk dokumen yang isinya memuat sejumlah informasi soal produk atau jasa yang akan ditawarkan. Di antaranya:

• Nama perusahaan
• Nama klien
• Alamat kedua perusahaan
• Nama produk/jasa yang ditawarkan
• Jumlah produk/jasa yang ditawarkan
• Harga per unit produk/jasa yang ditawarkan
• Harga total produk/jasa yang ditawarkan
• Tanggal kadaluarsa quotation
• Syarat dan ketentuan pembayaran
• Tanda tangan yang menyetujui quotation

Ketika perusahaan menerima permintaan untuk menyediakan produk atau jasa tertentu dari pihak ketiga, maka perusahaan akan mengirimkan quotation terlebih dahulu. Fungsinya, agar klien atau pelanggan mengetahui harga serta ketentuan pembayaran yang ditawarkan. Klien kemudian dapat menyetujui, menolak, atau menegosiasikan penawaran yang tercantum dalam quotation tersebut.

Apabila kedua belah pihak sudah sepakat, maka pihak klien akan menandatangani dokumen quotation dan mengirimkannya kembali kepada perusahaan. Ini menandai bahwa klien atau pembeli sudah setuju dengan isi quotation dan perusahaan pun sebagai penjual harus memenuhi kewajibannya sesuai kesepakatan.

Manfaat Quotation

Lalu apa membuat quotation itu penting bagi bisnis? Jawabannya iya. Sebab, dokumen ini memberikan sejumlah manfaat bagi perusahaan. Berikut ini di antaranya:

1. Bukti kesepakatan harga

Salah satu poin penting yang dimuat dalam quotation adalah harga produk atau jasa yang ditawarkan penjual kepada pembeli. Artinya, jika quotation sudah disetujui, maka pihak pembeli sudah sepakat dengan harga tersebut.

Quotation berfungsi sebagai bukti kesepakatan harga antara pihak pembeli dan penjual. Sehingga ketika transaksi selesai dilakukan, proses pembayaran dapat dilakukan dengan mulus tanpa adanya konflik dan keberatan dari salah satu pihak.

2. Bukti kesepakatan metode pembayaran

Selain harga, poin penting lain yang harus dimuat dalam quotation adalah soal ketentuan pembayaran. Apakah pembayaran harus dilunasi sebelum atau setelah barang/jasa dikirimkan? Apakah pembayaran membutuhkan uang muka? Apakah pembayaran dilakukan secara tunai atau kredit? Apakah ada penalti apabila pembayaran telat dilakukan?

Hal-hal seperti inilah yang harus disepakati lebih dulu sebelum transaksi jual beli terjadi. Tujuannya, agar tidak ada lagi cekcok atau konflik di belakang.

3. Mengetahui kewajiban serta melindungi hak pembeli dan penjual

Quotation juga bermanfaat sebagai dokumen acuan untuk mengetahui hak dan kewajiban dari kedua pihak yang bertransaksi.

Misalnya, kewajiban penjual adalah mengirimkan barang/jasa sesuai waktu yang ditentukan dengan spesifikasi, harga serta jumlah unit yang sudah disepakati. Sementara kewajiban pembeli adalah membayar pembelian barang/jasa tersebut sesuai harga dan ketentuan pembayaran.

Jadi penjual tidak bisa seenaknya menaikkan harga setelah quotation dikirim. Sebaliknya, pihak pembeli pun tidak bisa mangkir dari kewajiban pembayaran yang sudah ditentukan.

4. Mengatur arus kas masuk dan keluar

Dari sisi keuangan, pemilik bisnis dan akuntan juga bisa lebih mudah mengatur serta memperkirakan arus kas masuk dan kas keluar dari quotation. Bagi penjual, nilai penjualan dalam quotation merupakan potensi pemasukan. Sebaliknya, bagi pembeli, angka ini menunjukkan potensi pengeluaran.

Perusahaan dapat memperkirakan arus kas masuk dan kas keluar di masa depan dari quotation, sehingga analisa keuangan bisnis pun menjadi lebih baik dan akurat.

(Baca: 6 Manfaat Struk Pembayaran Bagi Keuangan Perusahaan)

Apa Perbedaan Quotation dan Invoice?

Quotation dan invoice merupakan dua dokumen yang penting dalam transaksi jual beli. Keduanya sama-sama berfungsi sebagai bukti transaksi. Meski demikian, masing-masing memiliki tujuan yang berbeda.

Quotation adalah dokumen penawaran yang diberikan oleh penjual kepada pembeli, yang memuat harga, spesifikasi, serta syarat dan ketentuan pembayaran atas barang/jasa yang dijual. Dokumen ini dikeluarkan sebelum transaksi jual beli terjadi dan perlu persetujuan dari pihak pembeli sebelum transaksi bisa dilakukan.

Sementara itu, invoice adalah dokumen penagihan yang diberikan oleh penjual kepada pembeli atas barang/jasa yang sudah mereka terima. Dokumen ini dikeluarkan setelah penjual mengirimkan barang/jasa yang dipesan dan pembeli telah menerima pesanan tersebut.

Dalam proses pencatatan akuntansi, quotation, invoice, dan bukti tanda terima menjadi dokumen yang jadi acuan akuntan. Mereka akan memeriksa apakah data penjualan atau pembelian dalam ketiga dokumen tersebut sudah sama sebelum mencatatnya di buku besar.

(Baca: Apa Itu Invoice? Ini Definisi, Fungsi, Hingga Cara Mengelolanya)

Cara Membuat Quotation

Cara membuat quotation sangatlah mudah. Anda hanya cukup memastikan bahwa isinya sudah mencakup sejumlah informasi penting yang sudah disebutkan di atas. Untuk lebih jelasnya, mari kita bahas per bagian, yakni bagian atas (pembuka), bagian isi, dan bagian bawah (penutup).

1. Bagian atas

Bagian atas quotation biasanya memuat:

• Nama perusahaan (penjual)
• Logo perusahaan
• Nomor quotation (jika ada)
• Tanggal quotation dikeluarkan
• Alamat
• Nama klien (pembeli)
• Tanggal kadaluarsa penawaran

Tanggal kadaluarsa quotation diperlukan untuk memberikan tenggat waktu kepada klien atau calon pembeli untuk menyetujui atau menolak penawaran yang telah diberikan. Jika melewati batas waktu tersebut, maka penjual dapat mengirimkan quotation baru yang lebih relevan dengan kondisi terkini. Misalnya, jika ada kenaikan harga.

2. Bagian isi

Bagian isi quotation adalah bagian yang memuat informasi paling penting, yakni:

• Nama barang/jasa
• Harga barang/jasa per unit
• Jumlah barang/jasa yang dipesan
• Total harga barang/jasa yang dipesan
• Syarat dan ketentuan pembayaran

Bagian isi biasanya disajikan dalam bentuk tabel sehingga lebih jelas, terutama jika barang atau jasa yang dipesan lebih dari satu jenis. Namun ada pula perusahaan yang membuatnya dalam format paragraf. Anda bisa memilih mana yang kira-kira paling cocok dengan model bisnis Anda.

3. Bagian bawah

Di bagian bawah quotation, umumnya akan diisi dengan kolom tanda tangan pembeli jika menyetujui penawaran dan juga kontak perusahaan penjual.

Contoh Quotation

Belum memiliki template quotation untuk bisnis Anda? Jangan khawatir, berikut ini contohnya yang bisa Anda contek.

Untuk mendapatkan template quotation di atas, Anda bisa unduh di sini. Gratis!

Kesimpulan

Jadi sudah paham apa itu quotation dan manfaatnya bagi bisnis bukan? Quotation adalah salah satu bukti transaksi yang penting, tak hanya dalam proses jual beli, tetapi juga dalam proses pencatatan dan pembukuan keuangan. Dokumen ini perlu disimpan dan dimonitor oleh pemilik bisnis serta akuntan untuk menjaga kesehatan arus kas perusahaan.