Di dalam menulis surat yang bersifat kedinasan, umumnya terdapat aturan baku yang harus dipenuhi. Aturan tersebut mulai dari penulisan kop surat, format surat, hingga tata bahasa dalam surat. Salah satu hal yang juga perlu diperhatikan dalam aturan penulisan surat dinas ini adalah penulisan tembusan.
Surat dinas pada umumnya selalu dibubuhi dengan tembusan surat. Lantas apa tembusan surat itu dan apa pula fungsi tembusan surat?
Tembusan surat adalah bagian surat yang diletakkan di bagian bawah surat, yang fungsinya untuk memberitahukan bahwa/ agar salinan surat tersebut disampaikan juga kepada pihak lain.
Tembusan surat ini secara umum ada tiga macam. Jenis tembusan tersebut yakni : (1) tembusan yang objeknya hanya satu, (2) tembusan yang objeknya lebih dari satu, dan (3) tembusan buta.
(1) Tembusan yang objeknya hanya satu
Tembusan dengan objek yang hanya terdapat satu pihak saja ini artinya surat tersebut diperuntukkan kepada satu orang atau satu kelompok organisasi atau satu perusahaan tertentu saja.
Cara menulis tembusan yang objeknya hanya satu, dapat dilihat dalam contoh tersebut :
Tembusan : Pimpinann PT Dinar Jaya Cabang Surabaya, Wisma PU.
(2) Tembusan yang objeknya lebih dari satu
Tembusan yang objeknya lebih dari satu ini ditujukan kepada beberapa orang atau kelompok organisasi atau beberapa perusahaan sekaligus. Contoh penulisan tembusan ini seperti berikut :
Tembusan :
1. Kepala Bagian Personalia
2. Kepala Koperasi
3. Bendahara
(3) Tembusan buta
Tembusan buta ini maksudnya adalah bahwa salinan surat tersebut juga disampaikan kepada pihak ketiga yang tidak diketahui oleh pihak penerima surat tersebut. Tembusan buta ini bersifat rahasia.
Biasanya, contoh surat yang menggunakan tembusan buta ini seperti surat tagihan dari kreditor kepada debitor. Dalam surat seperti ini, BCC- nya atau tembusannya diberikan juga kepada bank yang telah mengeluarkan referensi atau direktur di tempat si debitor tersebut bekerja.
Cara membuat surat tembusan buta ini, diawali dengan mengetik surat biasa yang tanpa tembusan. Artinya, surat awal dibuat seolah –olah tanpa ada tembusan. Kemudian setelah selesai, surat tersebut diperbanyak sesuai dengan kebutuhan atau jumlah penerima tembusan.
Kemudian, pada salinan surat atau duplikat surat tersebut, ditambahkan tembusan pada bagian bawah, sama seperti tata cara menulis tembusan pada umumnya. Penulisannya, diketik notasi tembusan buta atau dapat juga dengan notasi BCC atau (Blind Carbon Copy).
Contoh cara menulis tembusan buta, sebagai berikut :
BCC :
1. Pimpinan Bank Mandiri Sentosa Cabang Pekalongan
2. Direktur PT Jaya Abadi Sentosa
oleh Sunarti
Salah satu bagian yang ada di dalam surat dinas adalah tembusan .Ada beberapa instansi yang menyebut tembusan dengan istilah tindasan atau c.c (carbon copy). Akan tetapi, Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa tidak menggunakan pemakaian kedua istilah tersebut. Istilah yang disarankan untuk digunakan adalah tembusan. Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu mengetahui isi surat tersebut. Pihak-pihak yang diberi tembusan ditulis urut berdasarkan jabatan, yaitu dari yang memiliki jabatan tertinggi.
Sering ditemukan penulisan tembusan surat, misalnya sebagai berikut.
Tembusan:
Yth. Bapak Direktur Pemasaran (sebagai laporan)
Yth. Kepala Bagian Pemasaran (sebagai undangan)
Pertinggal
Tembusan:
Kepala Bidang PendidikanDasar
Kepala Seksi Kurikulum PendidikanDasar
Bapak Drs. Ristono
Arsip
Apabila kedua contoh tembusan tersebut dicermati, terdapat ketidaktepatan penulisan pihak-pihak yang diberi tembusan. Ketidaktepatan penulisan terletak pada hal-hal berikut.
- Penulisan Yth. Bapak dan Yth.
Penulisan keterangan di belakang pihak yang diberi tembusan, yaitu sebagai laporan dan sebagai undangan.
- Pencantuman Pertinggal dan Arsip dalam Tembusan.
Dalam bahasa surat, satuan lingual Yth. ditulis pada bagian alamat surat, sedangkan dalam tembusan penulisan pihak yang diberi tembusan tidak perlu menggunakan Yth., Yth. Bapak, atau Bapak. Untuk tembusan, juga tidak diperlukan ada keterangan pihak yang diberi tembusan, seperti sebagai laporan dan sebagai undangan.
Penulisan Pertinggal atau Arsip juga masih ditemukan dalam tembusan pada surat yang dibuat oleh beberapa instansi. Dalam surat, pihak yang diberi tembusan adalah persona atau kata ganti persona, seperti, Direktur Pemasaran, Kepala Bagian Pemasaran, dan Drs. Ristono. Adapun pertinggal atau arsip bukan persona atau kata ganti persona. Oleh karena itu, Pertinggal atau Arsip bukan merupakan pihak yang diberi tembusan. Dengan perkataan lain, Pertinggal atau Arsip bukan bagian dari tembusan. Akan tetapi, setiap instansi wajib mengarsipkan surat keluar maupun surat masuk.
Lembar Informasi Kebahasaan dan Kesastraan Edisi 2, Juli–Desember 2012
Apa sih yang dimaksud dengan tembusan surat? Bukan hanya pengertian, bagaimana cara membuatnya juga akan Finansialku jabarkan.
Jadi simak terus sampai selesai.
Pengertian Tembusan Surat
Pengertian tembusan surat, ini merupakan salah satu bagian penting dalam surat dinas yang tidak boleh dilewatkan.
Dalam kaidah penyusunannya, tembusan surat diletakkan di posisi paling akhir atau di bagian bawah dari surat dinas.
Tembusan surat sendiri adalah pihak-pihak yang mendapat salinan surat selain yang di alamatkan atau di tuju.
Tentu penulisannya juga harus mengikuti kaidah-kaidah yang berlaku dan tetap menggunakan bahasa yang resmi.
Cara Menulis Tembusan Surat
Tembusan surat pada dasarnya terletak di bagian bawah. Jika Anda menggunakan Microsoft Office, maka Anda bisa menggunakan tools Footer yang berada di dalam menu ‘insert’, atau Anda bisa klik sebanyak dua kali di bagian yang akan disematkan.
Terdiri dari 3 jenis yakni tembusan yang obyeknya hanya satu, tembusan yang obyeknya lebih dari satu, dan tembusan buta.
Berikut ini adalah cara penulisan tembusan berdasarkan jenis-jenisnya.
#1 Tembusan Dengan Obyeknya yang Hanya Satu
Untuk tembusan dengan objek yang hanya satu yakni surat hanya diperuntukkan kepada satu orang, satu kelompok organisasi, dan satu perusahaan tertentu saja.
Berikut ini adalah cara untuk menulis tembusan dengan satu objek.
Tembusan: Pimpinan PT. Angkasa Raya Cabang Bandung, Wisma PU
#2 Tembusan yang Obyeknya Lebih Dari Satu
Tembusan yang obyeknya lebih dari satu ini ditujukan kepada beberapa orang atau kelompok organisasi atau beberapa perusahaan sekaligus.
Untuk contoh penulisan tersebut sebagai berikut:
Contoh 1
Tembusan:
- Kepala Bagian Personalia;
- Kepala Koperasi;
Contoh 2
CC:
- Kepada Yth;
- Kepada Yth;
- Kepada Yth.
#3 Tembusan Buta
Jenis tembusan yang ketiga yakni tembusan buta. Maksud dari tembusan buta sendiri ialah salinan surat bersifat rahasia dan penerima tidak tahu siapa yang akan menerima salinan surat tersebut.
Biasanya yang termasuk tembusan buta terdapat pada surat tagihan dari pihak kreditor kepada debitur.
Tembusan surat tersebut akan diterima oleh pihak Bank atau pun pihak terkait lainnya.
[Baca Juga: Panduan Mudah Membuat Surat Perjanjian Sewa Ruko, Ini Contohnya!]
Cara membuat surat tembusan buta adalah Anda menulis terlebih dahulu tanpa dicantumkan tembusannya.
Setelah selesai, laman surat diperbanyak sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan. Pada salinan atau duplikat surat tersebut, Anda bisa menambahkan tembusan pada bagian bawah surat, sesuai dengan menulis tembusan pada umumnya.
Hanya saja, Anda bisa menambahkan notasi tembusan buta atau disingkat BCC (Blind Carbon Copy). Berikut ini adalah beberapa contoh penulisan tembusan buta.
BCC:
- Pimpinan Bank Mandiri Sentosa Cabang Pekalongan
- Direktur PT Jaya Abadi Sentosa
Surat
Surat merupakan salah satu media untuk menyampaikan informasi atau sarana untuk berkomunikasi melalui tulisan.
Surat berisikan informasi yang disesuaikan dengan kepentingan tertentu. Secara umum, surat dapat dibagi menjadi 2.
Yaitu surat yang bersifat tidak resmi dan juga surat yang bersifat resmi atau formal, atau sering kali disebut sebagai surat dinas.
Tentu kedua jenis surat tersebut memiliki karakteristik yang sangat berbeda.
[Baca Juga: Berikut Ini Contoh Surat AJB Tanah. Bisa di-Copas!]
Jika surat tidak resmi memiliki sistematika yang relatif sederhana, bebas dan sifatnya cenderung pribadi, sementara surat dinas justru sebaliknya.
Surat dinas sendiri dapat diartikan sebagai surat resmi yang dikeluarkan sebuah instansi atau lembaga tertentu dengan kepentingan kedinasan.
Oleh karena sifatnya yang formal alias resmi, maka dari itu penulisannya harus sesuai dengan kaidah-kaidah tertentu.
Surat resmi dapat dibedakan lagi menjadi beberapa jenis yakni surat permohonan, surat kuasa, surat keputusan, surat perintah, surat pengantar, surat edaran, hingga surat undangan, serta tidak ketinggalan tembusan surat.
Fungsi Surat Resmi
Ada pun beberapa fungsi dari surat resmi atau dinas yakni sebagai berikut:
- Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal yang bersifat khusus yang disampaikan oleh pihak satu ke pihak lainnya.
- Sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen yang isinya harus bisa dipertanggungjawabkan.
- Sebagai salah satu pedoman kerja yang digunakan dalam melaksanakan suatu kegiatan. Nah surat dinas tersebut berisi mengenai langkah-langkah kerja untuk keperluan tertentu.
- Sebagai alat pengingat bagi pihak penerima surat baik itu perorangan, organisasi, maupun lembaga.
- Sebagai bukti historis dan bukti kronologis apabila sewaktu-waktu diperlukan. Sehingga surat dinas pun juga perlu diarsipkan.
[Baca Juga: Contoh Surat Perjanjian Gadai Emas Di Pegadaian]
Setelah penjelasan mengenai kegunaannya, berikut ini adalah struktur penyusunan dari surat dinas atau surat resmi yang perlu Anda ketahui.
Karena penyusunannya pun harus benar-benar sesuai dengan kaidah penulisan yang telah menjadi ketentuannya.
Berikut ini adalah struktur penyusunan dari surat dinas.
#1 Kepala Surat (kop surat)
Bagian yang pertama adalah kepala surat atau bisa disebut juga sebagai kop surat. Dalam bagian ini terdiri dari beberapa aspek yakni logo agensi/institusi/lembaga; nama institusi/lembaga; serta alamat, nomor telepon/fax.
#2 Nomor Surat
Bagian kedua adalah nomor surat. Nomor ini berfungsi untuk mengetahui berapa banyak surat yang telah dibuat selama satu tahun.
Download Sekarang! Ebook PERENCANAAN KEUANGAN Untuk USIA 30-an, GRATIS!
#3 Tanggal Surat
Kemudian adalah tanggal surat, sebagai informasi bahwasanya kapan surat dinas tersebut dibuat.
#4 Lampiran atau Hal
Yang bertujuan untuk ditambahkan ke surat resmi atau dokumen pendukung yang lain.
#5 Alamat Tujuan
Tak lupa alamat juga diberikan dalam surat dinas, bertujuan untuk memudahkan proses pengiriman surat.
[Baca Juga: Cara Penulisan Alamat Surat yang Benar Beserta Contoh]
#6 Salam Pembuka
Menggunakan bahasa yang formal, sopan, dan jelas.
#7 Isi Surat
Berupa informasi utama yang ada dalam surat. Pastikan isi surat harus terkandung konten yang tepat dan penulisannya tidak bertele-tele.
#8 Salam Penutup
Salam penutup menjadi salah satu bagian yang penting untuk menunjukkan etika dan perilaku yang baik sekaligus merepresentasikan suatu instansi atau lembaga.
#9 Tanda Tangan Pengirim Surat
Pada bagian ini bertujuan untuk memasukkan nama sebagai pihak yang bertanggung jawab atas surat tersebut.
#10 Tembusan
Dan yang terakhir adalah tembusan, sebagai bagian yang penting dalam surat dinas.
Perihal tembusan surat, kami akan menjabarkan secara lengkap mengenai bagian surat yang satu ini. Berikut ini adalah penjelasannya.
Itulah penjelasan mengenai tembusan surat sebagai bagian yang sangat penting dalam surat resmi. Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda.
Download Aplikasi Finansialku Sekarang!!
Jangan lupa untuk share artikel ini, mungkin masih ada banyak orang yang membutuhkan informasi ini. Terima kasih
Sumber Referensi:
- Admin. Bagaimana Cara Membuat Tembusan Surat. Kejuruan.porosilmu.com – //bit.ly/2K0xQWE
- Admin. Cara Menulis Tembusan Pada Surat Dinas. Portalsatu.com – //bit.ly/2XpjKBo
- Admin. 8 Oktober 2019. Penjelasan Tentang Tembusan, CC, BCC. Sholaknows.com – //bit.ly/3s9sKZn
- Admin. Bagian – bagian Dari Surat Resmi dan Contohnya. Detiklife.com – //bit.ly/3brODgw
keyboard_arrow_leftPrevious