Optimalisasi surat masuk dan surat keluar

Table of Contents Show

Kendala apa saja yang dihadapi dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada perusahaan?
Mengapa dalam sebuah kegiatan administrasi melakukan pengurusan surat atau dokumen baik masuk dan keluar sangatlah penting?
Apa yg dimaksud dengan surat masuk dan surat keluar?
Apa itu pengarsipan surat keluar?

Abstrak

Saat ini, untuk tercapainya sebuah informasi yang cepat dan akurat tidak terlepas dari sistem informasi yang dibangun dengan baik. Begitu pula dengan sistem pendataan surat masuk dan surat keluar. Banyaknya jumlah surat masuk dan surat keluar setiap harinya pada SMK Negeri 5 Tangerang membuat user merasa kesulitan saat melakukan pengelolaan data karena data harus diproses ulang, hambatan pada Kartu Kendali, juga pada saat pembuatan laporan, selain itu user kesulitan saat melakukan pencarian surat. Dalam pembuatan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar, Sistem membutuhkan data untuk diolah sehingga menghasilkan informasi yang sesuai dengan yang dibutuhkan. Adapun beberapa informasi yang dibutuhkan bagian Tata Usaha adalah informasi hasil verifikasi yang bersumber dari Kartu Kendali, informasi lainnya adalah hasil dari proses pencarian data surat masuk dan surat keluar yang sudah pernah diproses yang tersimpan dalam database. Dengan adanya aplikasi yang disediakan, maka tidak ada hambatan lagi bagi Tata Usaha dalam memproses laporan harian surat masuk dan surat keluar dan mencari informasi mengenai surat-surat yang dibutuhkan.  Sistem juga memberikan kemudahan bagi user (Tata Usaha) saat akan membuat laporan setiap akhir bulan, karena data yang dimasukkan setiap hari secara otomatis digeneralisasi menjadi laporan.
 

Kendala apa saja yang dihadapi dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada perusahaan?

Upaya pengelolaan surat masuk dan surat keluar agar berjalan dengan baik maka di buat prosedur pengelolaan secara terperinci. Kendala- kendala yang dihadapi berupa belum memiliki pedoman, kurangnya pegawai, keterlambatan surat,tidak terdapat alat pengganda serta pengarsipan yang kurang baik.

Mengapa dalam sebuah kegiatan administrasi melakukan pengurusan surat atau dokumen baik masuk dan keluar sangatlah penting?

Di dalam suatu organisasi, pengelolaan surat masuk maupun surat keluar sangatlah diperlukan. Karena dengan pengelolaan surat yang baik. Apabila suatu saat organisasi tersebut membutuhkan kembali, surat tersebut akan mudah ditemukan. Pengelolaan surat merupakan hal yang penting dalam sistem tata usaha.

Apa yg dimaksud dengan surat masuk dan surat keluar?

Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterimamelalui kurir dengan mempergunakan buku pengiriman/ ekspedisi, sedangkan surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani ...

Apa itu pengarsipan surat keluar?

Form surat Keluar merupakan form yang digunakan untuk mencatat atau memasukkan data surat keluar ke dalam database. Form surat keluar digunakan untuk mengarsipkan surat yang keluar dalam kurun waktu tertentu, sehingga nantinya akan memudahkan dalam mengetahui surat-surat yang keluar.