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O processo de admissão de funcionários é um conjunto de atividades do setor de Recursos Humanos e Departamento Pessoal que legalizam um novo funcionário. Afinal, ele dá início a uma série de outras atividades que impactam no trabalho dessas equipes.
É o caso, por exemplo, da concessão de benefícios, do fornecimento de equipamentos de proteção individual e também do planejamento das férias, entre outras.
Ter atenção neste processo é garantia que todo o restante não falhará. Portanto, é preciso ficar de olho no que é necessário fazer na admissão de um empregado.
A seguir, falamos de todas as principais etapas do processo de admissão de funcionários.
Se preferir, vá direto para o tópico de interesse através do índice abaixo:
1. Recrutamento e processo de seleção
O processo de admissão do empregado começa ainda na fase de recrutamento e seleção, conduzida pela área de Recursos Humanos.
A equipe de RH é a responsável por todas as etapas dessa fase, que vai da divulgação e descrição das vagas até avaliações e testes de candidatos.
Com base nas competências exigidas pelo cargo, os recrutadores selecionam alguns perfis mais adequados à vaga e fazem entrevistas com os candidatos. Com isso, a finalidade é escolher aquele que reúna o maior número de qualificações e características desejadas para a função.
Cada empresa adota procedimentos distintos de recrutamento e seleção. Por isso, é preciso ter atenção para que a fase de recrutamento tenha foco em encontrar um funcionário que se identifique com as atividades a serem desenvolvidas.
Dicas para fazer um bom processo seletivo
As empresas podem utilizar algumas das seguintes etapas:
- Entrevista com o RH;
- Testes de conhecimento específico;
- Testes psicológicos;
- Entrevistas com gestores e coordenadores;
- Alinhamento de expectativas.
As ferramentas de avaliação dependem muito do que o cargo exige. Além disso, elas devem ser empregadas de forma a avaliar o fit do funcionário com a empresa e com sua cultura organizacional.
Apesar de ainda ser a prática mais utilizada para a admissão de novos colaboradores, a contratação através das regras da CLT não é a única forma utilizada pelas empresas atualmente.
Uma das alternativas mais populares é a contratação por meio de contratos com Pessoas Jurídicas. Assim, os trabalhadores podem se cadastrar como Pessoas Jurídicas, no formato que se adequa às necessidades dos prestador.
A partir disso, eles podem realizar suas atividades e emitir as notas referentes ao salário e benefícios mensais. Com isso, fica estabelecida a relação de trabalho.
Absorva mais dicas para um bom processo seletivo:
🔍 Teste QUATI: o Que É e Como Aplicar no Processo de Seleção
🔍 Jornada do Candidato: Como Melhorar os Processos de Seleção?
🔍 O Que É ATS e Como Essa Ferramenta Auxilia no Recrutamento e Seleção
🔍 Entrevista por Competências: Entendendo e Aplicando na Seleção de Candidatos
2. Aprovação do candidato
Assim que terminado o processo seletivo, a empresa deve instruir o candidato aprovado sobre todas as próximas etapas. É de responsabilidade da equipe de RH solicitar documentos e informações necessárias para a criação do vínculo empregatício. Recomendamos seguir um checklist de admissão.
Neste momento, a empresa deve ter certeza de suas escolhas, avaliando todas as informações coletadas durante o processo.
É fundamental que a equipe responsável pelo processo seletivo também dê o feedback para os candidatos que não foram aprovados durante o processo. Isso mostra que a empresa respeita todas as pessoas que se candidataram, e é importante para manter a boa reputação da sua marca.
3. Regulamentação por parte funcionário
O funcionário deve fornecer todas as informações solicitadas pela empresa. Esses documentos devem ser enviados de acordo com a instrução da equipe de RH, em até 48 horas úteis, para que o processo de admissão possa seguir sem problemas.
Documentação necessária para o processo de admissão
Os principais documentos exigidos para a contratação do funcionário pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) são:
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
- Cópia da carteira de identidade;
- Cadastro de Pessoa Física (CPF);
- Carteira de inscrição no PIS/Pasep;
- Título de Eleitor;
- Certidão de Nascimento e casamento, caso haja;
- Certificado de Reservista ou de dispensa do serviço militar (para homens);
- Carteiras profissionais relativas aos órgãos de classe (OAB, CRA etc).
A empresa pode pedir outros documentos e informações pertinentes ao processo de admissão. Além disso, algumas empresas solicitam a realização de um exame admissional.
Esse procedimento é administrado de acordo com a função a ser exercida pelo colaborador. Por exemplo, a audiometria, que é válida para atendentes de telemarketing.
Você pode conferir nosso episódio do RH em Pauta sobre a documentação necessária na admissão de funcionários abaixo:
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4. Regulamentação por parte da empresa
Essa etapa do processo de admissão também engloba responsabilidades por parte da empresa.
Após a entrega dos documentos, o empregador registra todas as informações relativas à admissão do empregado na CTPS, que atualmente também existe na modalidade de Carteira de Trabalho Digital.
No documento, deve constar informações sobre a jornada de trabalho, e envia as informações ao Ministério do Trabalho e à Caixa Econômica Federal, que administra o FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço).
Assim, o colaborador já pode assinar seu contrato de trabalho e iniciar suas atividades.
A empresa também pode comunicar o vínculo empregatício pelo sistema do eSocial, mesmo antes do início das atividades. Basta ter todos os dados do novo colaborador.
Essas são as demandas burocráticas, que devem garantir que a contratação do funcionário esteja de acordo com a CLT e outras leis trabalhistas.
Além de regulamentar essa situação e seguir com o processo de admissão, a empresa deve garantir outros direitos e benefícios cruciais ao desenvolvimento das atividades.
Assegurando benefícios no processo de admissão
O principal benefício a ser oferecido ao funcionário para o início de suas atividades é o vale-transporte. Assim, o empregador garante que o colaborador possa se deslocar até o local de trabalho.
Entre outros benefícios oferecidos pelas empresas podem estar:
- Vale-refeição/alimentação;
- Convênio médico;
- Convênio odontológico;
- Ajuda de custo para gasolina (no lugar do vale-transporte);
- Vale-cultura;
- Bônus e comissões.
Estes outros benefícios devem ser explicados de forma clara durante o processo de admissão. Assim, o funcionário fica por dentro de tudo que tem direito e a empresa pode garantir uma relação e confiança desde o início das atividades.
Confira agora esse episódio do Tangerino Talks e aprofunde-se na retenção de talentos:
5. Preparativos da empresa
O trabalho das equipes de RH e Departamento Pessoal não termina após as demandas burocráticas do processo de admissão. Com tudo isso realizado, é a hora de alinhar todos detalhes e garantir que o funcionário possui as ferramentas e conhecimentos corretos para começar.
Dessa forma, os resultados esperados podem ser atingidos.
Para que as atividades possam ser realizadas, existem alguns processos a serem realizados pela empresa. É preciso que a equipe crie todas as contas e acessos que serão utilizadas pelo trabalhador, como por exemplo o e-mail corporativo.
Além disso, é preciso criar as identificações do usuário dentro do sistema de ponto da empresa. Afinal, o controle de ponto é crucial para acompanhar as horas trabalhadas.
6. Integração do novo funcionário
É muito importante que a empresa tenha um procedimento de integração de novos colaboradores e treinamento para auxiliarem sua integração.
Os gerentes podem — e devem — apoiar seus novos colaboradores nesse início. Veja como:
- apresentando-os às equipes;
- mostrando as dependências do escritório;
- mostrando as ferramentas de trabalho;
- elaborando um plano de ação para os primeiros dias;
- comunicando sobre as principais regras e políticas da organização.
Entre as principais responsabilidades do empregador após o processo de admissão estão:
Apresentação à empresa
Falando em comunicação, a chegada de um novo membro na equipe é algo importante que deve ser comunicada a todos independentemente do cargo que a pessoa ocupe.
Para isso, podem ser utilizadas as ferramentas de comunicação interna já existentes, como e-mail, intranet, jornal mural, grupos de WhatsApp, entre outras.
Além disso, é preciso apresentar e integrar o funcionário à cultura organizacional da empresa. O empregador deve alinhar os novos colaboradores quanto às expectativas sociais e os processos diários.
Dessa forma, é possível manter a harmonia entre toda a equipe e conseguir resultados ainda mais agradáveis.
Treinamento
Ainda que o funcionário contratado possua experiência com a forma de trabalho, é preciso apresentar as ferramentas e os processos internos da empresa.
O novo colaborador deve aprender todos os métodos e resultados esperados para que as expectativas sejam alinhadas. Assim, a empresa sabe o que esperar do funcionário, enquanto ele saberá como realizar todas as atividades.
Comunicação constante
Mesmo após este primeiro momento, é preciso que o empregador mantenha uma comunicação clara com todo seu quadro de funcionários. Dessa forma a equipe pode se integrar e ficar por dentro de todas as mudanças e novidades do seu ambiente de trabalho.
É válido, inclusive, enviar uma notificação por meio do app de controle de ponto para os colaboradores externos. Além de manter todos informados sobre as mudanças no quadro de funcionários, isso ajuda o novo colaborador a sentir-se mais motivado e integrado ao time.
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Conclusão
O departamento de RH, responsável pelo processo de admissão, precisa estar atento a todas as etapas apresentadas. Afinal, é ideal que a empresa encontre um colaborador que traga bons resultados e possa agregar valor.
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