Mengapa Prosedur metode dan sistem kerja selalu mengikuti perkembangan kemajuan perusahaan

Bekerja selalu disertai dengan prosedur kerja yang sistematis dan dibuat oleh suatu perusahaan untuk mengatur jalannya pekerjaan, yang biasa disebut dengan SOP atau Standar Operasional Prosedur. SOP yang dibuat oleh perusahaan selalu mengacu pada sistem kerja yang dapat menghasilkan sesuatu yang maksimal dan efektif. Tentu saja SOP berlaku saat karyawan berada dalam perusahaan untuk memberikan patokan atau pedoman dalam bekerja. Manajemen perusahaan akan terbantu untuk memberikan penilaian kerja pada karyawan, apakah mereka melakukan pekerjaan sesuai dengan tata kerja, prosedur, dan sistem kerja yang ada. Selain itu SOP menjadi dasar hukum yang kuat apabila terjadi penyimpangan pekerjaan, dan juga memberikan pengetahuan tentang hambatan yang akan dihadapi oleh karyawan.

Maka, dengan melihat bahwa SOP perusahaan sangat penting, ada beberapa cara yang dapat diterapkan perusahaan dalam melakukan pembuatan standar operasional prosedur perusahaan, yaitu:

1. Pembuatan susunan kerja

Langkah pembuatan susunan kerja menjadi yang pertama karena akan mempengaruhi kualitas SOP selanjutnya. SOP akan berhubungan dengan susunan kerja karyawan, sehingga segalanya dapat diatur dan mempunyai prosedur yang jelas.

2. Rencanakan alur proses

Alur proses membahas hal yang berkaitan dengan format SOP seperti pembuatan template SOP dan akses yang diberikan oleh karyawan untuk dapat membaca dan mengetahui SOP perusahaan.

3. Wawancara setiap karyawan

Bagian selanjutnya perlu dilakukan wawancara pada setiap karyawan guna mengetahui aktivitas harian dalam bekerja. Kegiatan yang dilakukan karyawan dalam bekerja akan membantu Anda menyusun SOP kerja yang lebih tepat dan sesuai tujuan.

4. Pembuatan SOP

Langkah berikutnya adalah melakukan pembuatan SOP dengan menulisnya. Perancangan SOP dapat dilakukan dengan mengikuti jasa pelatihan bagi karyawan terutama HRD. Biasanya lembaga training memberikan pelatihan seputar karyawan untuk menunjang perusahaan mencapai tujuan, salah satunya adalah pembuatan SOP. Setelah SOP ditulis, ada baiknya SOP dibicarakan dengan pihak terkait untuk melihat apakah ada ketidaksesuaian peraturan.

5. Pelatihan SOP

Sebelum masuk ke langkah akhir, pastikan SOP sudah disetujui oleh pihak terkait, dan dilanjutkan dengan pelatihan SOP kepada karyawan. SOP diberikan pelatihan kepada karyawan agar dapat berjalan lancar. Perusahaan dapat mengadakan evaluasi setiap 6 atau 12 bulan. Guna evaluasi SOP adalah melihat apakah ada hal yang salah dalam SOP atau perlu ditambahkan dalam peraturannya.

Itulah kelima langkah untuk membuat SOP perusahaan yang perlu diketahui. Seorang HRD tentu harus mengetahui cara pembuatan SOP untuk mengelola perusahaannya. Untuk mempertajam cara pembuatan SOP, HRD atau karyawan dapat diikutkan pelatihan karyawan melalui lembaga training yang menyediakan jasa pelatihan pembuatan SOP atau bahkan yang mendukung kinerjanya dalam perusahaan. Salah satu lembaga training yang dapat Anda hubungi adalah Markshare.

Markshare memberikan jasa pelatihan bagi setiap karyawan perusahaan yang memerlukannya seperti public speaking, dunia HRD, akuntansi dan sebagainya. Apalagi jika saat ini kebanyakan perusahaan melakukan WFH sehingga kualitas kinerja tetap harus dijaga dengan baik. Guna mencapai tujuan tersebut, kami jasa pelatihan dan pengembangan karyawan Markshare siap membantu perusahaan Anda mengembangkan skill sekaligus mengupgrade kemampuan karyawan di perusahaan. Tentu saja di masa saat ini, kami menyediakan online training atau seminar online yang dapat dilakukan tanpa perlu mengkhawatirkan keadaan saat ini. Anda dapat menghubungi kami untuk mengetahui info lebih lanjut mengenai online training dan berbagai program yang kami sediakan.

SERIAL BEDAH KAMUS KOMPETENSI
CONTINUOUS IMPROVEMENT – QUALITY FOCUS PERBAIKAN TERUS-MENERUS DAN FOKUS PADA KUALITAS HASIL KERJA SEBAGAI JALAN MENUJU KESEMPURNAAN

“Toward Revenue Center of State Asset Management”

Pada artikel Serial Bedah Kamus Kompetensi kali ini kami akan membahas mengenai dua soft competency sekaligus yaitu Continuous Improvement dan Quality Focus. Hal ini dikarenakan adanya rencana penyederhanaan komposisi Kamus Kompetensi Kementerian Keuangan dari sebanyak 35 jenis kompetensi menjadi hanya 23 kompetensi, dimana rencananya kompetensi continuous improvement dan quality focus akan dilebur menjadi Continuous Quality Improvement.

Sebagaimana kita ketahui dan pahami bersama secara mendalam mengenai nilai-nilai Kementerian Keuangan, disusun sebagai panduan bagi segenap pegawai Kementerian Keuangan agar memiliki nilai-nilai pada diri yang sejalan dengan tujuan organisasi. Salah satu nilai tersebut adalah “kesempurnaan” yang memiliki makna senantiasa melakukan upaya perbaikan di segala bidang untuk menjadi dan memberikan yang terbaik. Senantiasa melakukan upaya perbaikan atau perbaikan terus-menerus merupakan cara terbaik untuk mencapai kesempurnaan.

Sejalan dengan hal tersebut, continuous improvement telah ditetapkan sebagai salah satu soft competency yang diharapkan dimiliki oleh segenap pegawai Kementerian Keuangan, sebagaimana telah dituangkan dalam Peraturan Sekretaris Direktorat Jenderal Kementerian Keuangan nomor: PER-55/SJ/2008, yang juga dijadikan salah satu unsur penilaian dalam proses assessment center. Dalam implementasinya continuous Improvement berhubungan erat dengan Quality Focus, dimana dalam melakukan perbaikan yang terus-menerus akan diiringi dengan selalu berfokus pada kualitas hasil kerja. Sehingga kita selalu tidak pernah merasa puas dengan hasil yang telah dicapai dan selalu berkeinginan untuk selalu melakukan perbaikan demi memperoleh hasil kerja yang lebih baik lagi (menuju kesempurnaan).

a) Perubahan adalah sebuah kepastian yang menuntut perbaikan secara terus-menerus
Globalisasi dan kemajuan teknologi telah memaksa segala sesuatu mengalami perubahan dalam tempo yang cepat. Organisasi-organisasi dari berbagai bidang terus berbenah untuk dapat mengimbangi tuntutan perubahan tersebut. Banyak sekali organisasi baik dalam bidang bisnis dan tidak terkecuali organisasi pemerintahan yang memperbaiki struktur, pelayanan, meningkatkan kompetensi SDM hingga memperbaiki budaya kerja agar dapat tetap eksis dan menjadi organisasi yang dapat menmenuhi tuntutan perubahan. Sehingga dapat dikatakan perubahan adalah sebuah kepastian yang akan menuntut perbaikan pada segala bidang secara terus-menerus.

Kementerian Keuangan khususnya Direktorat Jenderal Kekayaan Negara juga tidak luput dari perubahan. Kita semua mengetahui bahwa DJKN telah mengalami transformasi yang signifikan dalam 25 tahun terakhir. Dimulai dengan berdirinya Badan Urusan Piutang dan Lelang Negara (BUPLN) yang yang kemudian bertransformasi menjadi Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara (DJPLN) pada tahun 2002, hingga berdiri Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) pada tahun 2006. Hingga kini kita sedang bersiap-siap untuk mengadapi transformasi kelembagaan yang akan diwujudkan dalam beberapa tahun mendatang. Ruang lingkup perubahan tidak hanya pada tugas pokok dan fungsi organisasi, tetapi juga pada budaya kerja yang juga akan mengalami perubahan cukup signifikan. Semua ini terjadi sebagai bagian dari penyesuaian atas perubahan pada lingkup yang lebih global.
Gambaran tersebut di atas memberikan penjelasan pada kita bahwa perubahan adalah sebuah kepastian yang tidak dapat dihindari dan akan terus terjadi, sehingga menuntut semua entitas yang ada di sekeliling subjek perubahan, baik individu maupun organisasi, untuk senantiasa melakukan perbaikan diri yang berkesinambungan (self continuous improvement) agar dapat tetap eksis dalam memberikan manfaat serta pelayanan yang terbaik bagi stakeholder-nya.

b) Continuous Improvement pada diri pegawai
Dalam ruang lingkup yang lebih kecil, yaitu pada diri setiap pegawai di lingkungan Kementerian Keuangan khususnya DJKN, sikap untuk selalu melakukan perbaikan secara terus menerus, serta fokus pada kualitas hasil kerja haruslah senantiasa tertanam dalam diri dan diimplementasikan dalam pelaksanaan tugas sehari-hari. Karena hal ini sejalan dengan nilai-nilai Kementerian Keuangan dalam upaya mencapai kesempurnaan pada hasil kerja. Perbaikan yang berkesinambungan dalam diri setiap pegawai juga merupakan bentuk adaptasi pada ritme pergerakan, perubahan, dan perkembangan organisasi.

Kita semua harus menyadari bahwa jalan untuk mencapai keunggulan membutuhkan pengembangan keterampilan dan peningkatan terus menerus. Kita tahu bahwa untuk menjadi yang terbaik dan untuk berhasil, kita harus senantiasa belajar hal baru yang akan meningkatkan skill dan knowledge. Kita harus dapat menciptakan budaya perbaikan terus-menerus untuk mencapai keunggulan pribadi kita sendiri.

Dalam Kamus Kompetensi continuous improvement dijelaskan sebagai pegawai yang berdedikasi terhadap peningkatan proses kerja organisasi. Mereka menerapkan disiplin dan ketelitian dalam kegiatan kerja mereka dan terus mencari cara-cara untuk meningkatkan kualitas, efisiensi atau efektivitas dari proses kerja. Mereka mendorong orang lain untuk mencapai peningkatan yang berkelanjutan. Mencari dan menerapkan cara-cara (ide, solusi, metode) baru untuk meningkatkan hasil dan proses kerja. Dilakukan melalui perbaikan yang terus menerus dan efektif serta melibatkan perubahan paradigma berpikir.Termasuk mencoba cara yang berbeda, baru dan tidak biasa (kreatif).
Dalam pelaksanaan Assessment Center, penilaian kompetensi continuous improvement pada diri seorang pegawai Kementerian Keuangan didasarkan pada indikator perilaku di bawah ini: Level Uraian Kompetensi Indikator Perilaku 1. Mengidentifikasi kebutuhan peningkatan dan perbaikan dalam proses kerja • Memahami inti permasalahan; menggunakan berbagai sumber alternatif dalam pemecahan masalah. • Selalu mencari cara-cara untuk memperbaiki proses dan meningkatkan kualitas kerjanya. • Mencari peluang untuk perbaikan proses kerja, metode dan sistem secara umum. • Melibatkan diri dalam program pengembangan prosedur barn sesuai kebutuhan. 2. Melakukan dan menerapkan cara baru untuk meningkatkan hasil dan perbaikan proses kerja • Mengubah proses dan metode kerja ke arah yang lebih baik. • Menerapkan pendekatan/metode/solusi baru dalam pekerjaan untuk situasi atau masalah yang lebih kompleks. • Melakukan upaya untuk memperbaiki kondisi/ proses kerja. • Mengkombinasikan dan menerapkan pendekatan standar dengan cara baru yang sesuai dengan kebutuhan/situasi. 3. Mambantu orang lain agar memiliki keinginan untuk menemukan cara melakukan perbaikan proses kerja • Mendorong orang lain untuk menerapkan disiplin dalam mencapai peningkatan yang berkelanjutan. • Membantu orang lain agar selalu menetapkan target perbaikan kondisi dan proses kerja yang dilakukannya. • Membimbing tim untuk menemukan alternatif solusi dan target perbaikan kondisi dan proses kerja yang dilakukan. 4. Menciptakan lingkungan yang terus-menerus melakukan perbaikan proses kerja • Memiliki komitmen untuk meningkatkan kualitas, efisiensi dan efektivitas secara keseluruhan dari pekerjaannya sendiri, dan pekerjaan kelompok atau departemennya. • Mempelopori dan mendorong pengembangan pemikiran inovatif di seluruh organisasi.

• Mendorong budaya yang berorientasi pada perbaikan terus- menerus untuk seluruh organisasi.

c) Quality Focus menuju kesempurnaan
Quality focus dapat difahami sebagai mempertahankan standar kualitas yang tinggi dalam pekerjaan, serta senantiasa berupaya meningkatkan standar kualitas tersebut pada kesempatan selanjutnya.
Hal ini tentu saja hanya dapat dilakukan oleh pegawai yang memiliki kompetensi untuk mengerjakan suatu tugas tertentu, dan secara konsisten menunjukkan kualitas kerja yang tinggi. Mereka menerapkan disiplin dan ketelitian terhadap kegiatan kerja mereka dan secara konsisten mencari cara-cara untuk meningkatkan kualitas kerja. Mereka mendorong orang lain untuk memiliki standar kualitas yang tinggi dalam pekerjaan mereka.

Dalam pelaksanaan Assessment Center, penilaian kompetensi quality focus pada diri seorang pegawai Kementerian Keuangan didasarkan pada indikator perilaku di bawah ini: Level Uraian Kompetensi Indikator Perilaku 1. Memastikan proses kerja yang dilakukan selalu sesuai dengan standar kualitas. • Menunjukkan perhatian terhadap kejelasan dan keteraturan dalam menjalankan pekerjaan. • Bekerja dengan teliti dan hati-hati serta meminimalkan kemungkinan melakukan kesalahan. • Mengecek dan mengacu pada standar kualitas yang ada (sesuai prosedur, akurasi , ketepatan waktu, dan biaya). 2. Menunjukkan usaha meningkatkan kualitas kerjanya • Mencari dan menggunakan cara yang dapat meningkatkan kualitas kerjanya. • Melakukan perbaikan cara kerja untuk mendapatkan hasil kerja yang efektif dan berkualitas. • Konsisten menghasilkan pekerjaan yang berkualitas tinggi. 3. Mendorong dan mengarahkan orang agar menggunakan standar kualitas yang tinggi • Menjaga kualitas kerja yang dihasilkan organisasi agar tetap dapat diterima dengan baik oleh orang lain. • Aktif mendorong dan mengarahkan orang lain untuk patuh pada standar kualitas yang berlaku. • Memegang komitmen terhadap kualitas keseluruhan dari hasil kerja yang diberikan oleh organisasi, serta berusaha untuk membantu mempertahankan standar yang tinggi. 4. Mengarahkan pembakuan, pelembagaan dan integrasi berbagai standar kualitas dalam organisasi • Menerapkan standar kualitas kerja tinggi dan sistem pengendalian serta pemberian sanksi terhadap pelanggaran. • Meneliti penyimpangan dan pelanggaran terhadap aturan yang berlaku, dan berusaha memperbaikinya. • Berinisiatif untuk melakukan evaluasi sistem dan aturan kerja yang ada..

• Mengembangkan sistem prosedur, aturan kerja dan pembakuannya dalam organisasi secara keseluruhan.

d) Kiat-Kiat dalam Continuous Improvement
Banyak sekali referensi mengenai kiat-kiat atau langkah-langkah yang dirumuskan oleh para pakar, namun pada kesempatan kali ini kami sajikan langkah-langkah yang sederhana dari Scott H. Young dalam artikel Continuous Improvement - Making Personal Growth.

Kiat pertama: Berkomitmen untuk Berubah
Kalimat di atas terlihat simpel, tetapi sebenarnya sangat sedikit orang yang menyukai perubahan, dan bersedia untuk berubah. Kebanyakan mereka tidak menyukai perubahan karena hal itu berarti berhadapan dengan risiko baru, atau sudah sangat senang di zona nyaman dan stabil. Akibatnya, mereka menghabiskan sebagian besar waktu untuk berusaha menjaga kehidupan yang stagnan.

Perbaikan dan perubahan adalah dua hal yang tidak dapat dipisahkan. Pada saat kita mengupayakan perbaikan, pada saat yang sama kita akan mengarah pada perubahan. Kita harus membangun pemahaman bahwa perubahan tidak bisa dihindari, melainkan kita dapat melangkah beriringan perubahan itu melalui gagasan dan inovasi yang kita ciptakan. Sehingga kita tidak hanya menjadi objek yang terbawa arus perubahan, tetapi kita dapat berjalan beriringan dengan perubahan, bahkan lebih jauh lagi kita dapat menjadi agen perubahan (change agent) yang menjadi actor utama dibalik perubahan kea arah yang lebih baik.

Kiat kedua: Take Action
Langkah kedua adalah mulai membuat perbaikan-perbaikan kecil yang ada di sekitar kita. Perbaikan ini tidak perlu langsung pada hal besar, yang lebih diperlukan adalah konsisten dan berkesinambungan. Mulai dari hal yang paling kecil pada diri sendiri, lingkungan sekitar dari skup yang lebih kecil, terus menerus hingga akhirnya menyentuh berbagai hal pada skup yang lebih besar.

Langkah ini tidak begitu sulit. Setiap kali kita melihat di sekitar kita dimana kita dapat membuatnya menjadi lebih baik, maka take action!. Pada tahap awal kita tidak perlu memulai langsung pada permasalahan yang besar dan sulit. Cukup dengan menjaga langkah-langkah kecil tapi terlihat, dilakukan secara konsisten, kita bisa membuat perubahan yang berkesinambungan. Untuk membantu penerapan langkah ini dapat dimulai dengan menjawab tiga pertanyaan sederhana berikut: 1) Apa yang salah? Mengidentifikasi secara sederhana hal-hal apa pada diri kita atau lingkungan kecil kita atau lingkungan pekerjaan kita yang masih kurang baik atau memberikan hasil yang kurang memuaskan atau masih berjalan tidak sesuai dengan ketentuan. 2) Apa yang benar? Dari identifikasi di atas, kita bandingkan dengan bagaimana hal tersebut seharusnya. Dalam konteks hasil pekerjaan bagaimanakah hasil yang diinginkan, dalam konteks alur kerja, bagaimana ketentuan yang mengaturnya.

3) Apa selanjutnya? Kemudian kita dapat merumuskan apa yang dapat kita lakukan untuk melakukan perbaikan. Dalam konteks ini seringkali kita menghadapi kita menghadapi hambatan-hambatan. Diantaranya keterbatasan kewenangan, atau dalam perbaikan yang kita inisiasi tersebut melibatkan orang lain yang memiliki pendapat yang berbeda. Dalam hal ini kita tetap harus berfikir positif dan tetap berusaha mewujudkannya sesuai dengan posisi dan jangkauan kewenangan kita.

Kiat ketiga: Evaluasi
Evaluasi merupakan salah satu aspek yang sangat penting dalam implementasi Continuous Quality Improvement. Dengan rutin melakukan evaluasi (apalagi jika dilakukan secara periodik) maka kita akan dapat mengontrol perkembangan perbaikan-perbaikan yang kita lakukan. Hingga pada akhirnya kita telah melakukan perbaikan yang berkesinambungan.

“Life is learning process for self-improvement. Keep learning to be good, better, and best”

Oleh: Dwi Wahyudi, Fery Hadikarya Referensi: 1. Peraturan Sekretaris Direktorat Jenderal Kementerian Keuangan nomor: PER-55/SJ/2008 Tentang Pelaksanaan Asessment Center Kementerian Keuangan;

2. Lonkar, Ram. “Continuous Improvement-Personal Excelelnce” 22 Juni 2014;

3. Agustian, Ary Ginanjar. “Perbaiki Diri Terus-Menerus” 4 April 2012.