Mengapa kita harus memiliki administrasi yang baik di dalam suatu usaha?

Di masa pandemi seperti sekarang, banyak yang memanfaatkan kesempatan untuk menjalankan bisnis baik online maupun offline. Tapi banyak juga di antara kita yang masih bingung mengatur keuangan, membagi waktu, dan lain-lain.

Saatnya kita para mompreneur belajar mengalokasikan anggaran dan waktu agar tidak tercampur sana-sini, tentunya dengan tidak melupakan fitrah kita sebagai seorang istri dan ibu.

Salah satu kendala yang dihadapi oleh pelaku-pelaku usaha UKM adalah masalah pencatatan keuangan atau administrasi bisnisnya. Padahal ini faktor yang penting untuk mengevaluasi usaha kita atau keuntungan kita mengalir ke mana saja.

Pentingnya Administrasi Bisnis

Menyusun administrasi bisnis atau membuat catatan keuangan lengkap baik itu cash flow, catatan omset harian, mingguan, dan bulanan, serta catatan pembelian usaha merupakan hal penting yang perlu dilakukan. Tidak peduli seberapa kecil usaha yang sedang kita jalankan. Persiapkanlah pencatatan dengan baik, agar jika suatu saat nanti usaha itu jadi besar, kita tidak akan kerepotan.

Selain untuk alasan tersebut, sebenarnya pencatatan keuangan sangat diperlukan untuk mengukur kinerja dan target. Apakah sudah tercapai atau belum. Banyak usaha kecil yang bangkrut padahal sebenarnya dapat berpotensi menjadi besar, hanya karena masalah manajemen keuangan bisnis yang kurang efektif.

Soal mengatur keuangan usaha memang seringkali menjadi masalah yang sangat rumit  bagi pengusaha pemula dan UKM. Mengelola keuangan bisnis secara efektif merupakan metode untuk menjaga laju atau aliran dana perusahaan agar tidak terjadi kebocoran yang berujung kerugian finansial.

Ada 5 tips pengelolaan bisnis/ usaha :

1. Memahami Pembukuan Keuangan

Buku arus kas, persediaan barang, pembelian dan penjualan, hutang piutang, biaya dan pendapatan lain. Nah, ini basic banget buat administrasi bisnis. Karena kita tidak bisa mengukur kinerja usaha kita jika tidak ada data-data yang mumpuni, apalagi ibu-ibu dengan multi peran sehari-hari.

Dengan mencatat setiap aktivitas keuangan usaha, kita jadi punya data untuk melihat kinerja produk, bahkan bisa sampai segmen customer kita.

Customer suka dengan barang apa, barang yang cepat habis, pada makanan bisa cek mana yang sudah out of date mana yang belum, rugi atau untung, ada pembelian barang yang  menunjang bisnis atau tidak. Semua bisa terlihat di data keuangan kita.

2. Memisahkan Keuangan Bisnis dan Pribadi

Pada umumnya, yang menjadi faktor utama kebangkrutan usaha kecil adalah karena tidak melakukan pemisahan keuangan bisnis dengan keuangan pribadi. Jika hal ini kita lakukan, maka tidak jelas mana yang untuk bisnis dan mana untuk keperluan pribadi.

Kita dapat mengambil gaji dari keuntungan usaha kita sendiri untuk kepentingan pribadi. Kerap kali para pelaku usaha kecil tidak memisahkan keuangan pribadinya dengan keuangan usaha. Alasannya adalah karena usaha yang masih kecil, sehingga dianggap belum kompleks. Padahal hal tersebut merupakan kesalahan fatal yang dapat mengakibatkan gagalnya bisnis.

3. Merencanakan Penggunaan Uang

Sebagai seorang pebisnis, kita harus merencanakan uang sebaik mungkin, apalagi saat kita memiliki modal lebih banyak dari yang telah diperhitungkan. Sebaiknya kita tidak menghamburkan uang meskipun saldo kas bisnis kita dalam posisi mempunyai dana yang lebih dari cukup. Sesuaikan rencana pengeluaran dengan target-target penjualan dan penerimaan kas sebaik mungkin. Kita dapat menunda rencana-rencana belanja modal jika tidak memberikan manfaat dalam meningkatkan penjualan atau menurunkan biaya-biaya. Selanjutnya, kita perlu melakukan analisis cost dan benefit untuk meyakinkan bahwa penggunaan uang kita tidak sia-sia dan dapat memberikan return yang menguntungkan atau meningkatkan profit usaha.

4. Melakukan Putaran Kas secara Efektif

Jangan hanya berpusat pada keuntungan, namun cara mengelola keuangan usaha juga meliputi bagaimana kita mengelola hutang, piutang, dan persediaan. Banyak usaha yang mengalami kesulitan kas meskipun catatan akuntansi menunjukkan angka yang baik. Misalnya persediaan yang tidak diimbangi dengan perputaran penjualan yang cepat, mengakibatkan pemasukan di sisi kas sedikit, sehingga dapat menimbulkan kesulitan dalam melakukan pembayaran-pembayaran.

5. Memastikan Perhitungan Keuangan

Setiap akhir bulan atau periode kita bisa melihat laporan keuangan yang telah kita catat. Dengan begitu kita bisa memastikan sudah sesuai atau belum antara modal, pemasukan, pengeluaran, dan keuntungan yang kita dapat.

Manajemen Waktu si Pemilik Bisnis

1. Memetakan Waktu

Bentuk pemetaan waktu yang paling baik adalah membuat daftar aktivitas harian (daily activities) lengkap dengan jamnya (kandang waktu).

2. Mengatur Waktu Efektif dan Efisien

Delegasi, kerja cerdas, kompromi dengan ketidaksempurnaan.

3. Menentukan Skala Prioritas

 Ini berhubungan dengan kuadran waktu.

4. Disiplin

Disiplin terhadap waktu adalah tips selanjutnya. Disiplin di sini berarti komitmen untuk melaksanakan aktivitas harian yang telah ditentukan. Disiplin juga berarti tidak menunda-nunda pekerjaan yang ada. Hal ini terutama pada jenis aktivitas yang penting dan mendesak.

5. Mengajak Teman /Komunitas

Bisnis bareng, promosi produk, atau pengembangan bisnis lainnya.

6. Memaksimalkan Weekend

Quality time bersama keluarga, sarana charge ruhiyah, semangat dan ilmu, mengerjakan hobby, atau mencari ide/inspirasi untuk mengembangkan bisnis.

There is a will, there’s a way. Kekuatan azzam dan impian kita akan mampu menembus batas-batas keterbatasan ataupun kelemahan kita saat ini. Insya Allah dengan belajar terus, menaikkan level, dan pantang menyerah, akan mengantarkan kita pada pencapaian tertinggi.

Bisnis adalah kendaraan kita sebagai khalifah fil ardh, jadi bekali perjalanan kita dengan kendaraan yang memiliki spek tinggi, agar hadir ke surgaNya peroleh kemenangan.

Jangan berhenti belajar. Jangan cepat puas, karena akan membuat kita berhenti belajar dan berusaha untuk memantaskan diri.

Rangkuman dari Kulwap Sri Ayuning Dewi. Dirangkum oleh Halimah Dwi Sekar.

Administrasi bisnis merupakan bidang luas yang memiliki banyak peran bagi pertumbuhan bisnis. Secara sederhana, administrasi bisnis adalah pekerjaan mengelola waktu dan sumber daya manusia di perusahaan. Orang yang bekerja di bidang administrasi bisnis memiliki tugas memastikan bisnis berjalan efektif, efisien, dan menguntungkan. Menjaga keseimbangan perusahaan, administrasi bisnis butuh pengetahuan dan keterampilan dalam berbagai disiplin ilmu. Agar lebih paham mengenai pentingnya administrasi bisnis bagi perusahaan, yuk simak informasi berikut!

Apa itu administrasi dalam sebuah bisnis?

Administrasi merupakan kegiatan untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan perusahaan. Dalam sebuah bisnis, administrasi mencakup kinerja atau manajemen operasi bisnis dan pengambilan keputusan, serta pengorganisasian orang-orang dan sumber daya lainnya secara efisien untuk mengarahkan kegiatan menuju tujuan dan sasaran perusahaan.

Setiap perusahaan membutuhkan administrasi. Sebab, administrasi memegang peranan sangat penting dalam memastikan sistem perusahaan berjalan lancar tanpa gangguan. Contohnya, administrasi memungkinkan perusahaan untuk memiliki pengarsipan surat yang baik. Tanpa administrasi, data-data perusahaan akan berantakan dan sulit untuk dicari saat dibutuhkan. 

5 Peran administrasi dalam kegiatan bisnis

Administrasi memiliki peran yang begitu penting dalam kegiatan bisnis. Berikut beberapa di antaranya yang perlu Anda ketahui:

1. Sebagai salah satu aset perusahaan

Aset perusahaan merupakan sumber daya milik perusahaan dengan manfaat ekonomi masa depan yang diharapkan menghadirkan keuntungan bagi perusahaan. Administrasi termasuk salah satu aset perusahaan karena membantu perusahaan dalam menjalankan kegiatannya. Aset yang tak berwujud ini jika efektif dan efisien dikelola dapat mencapai tujuan yang diharapkan perusahaan.

2. Membantu operasional perusahaan

Administrasi dalam kegiatan bisnis juga membantu operasional perusahaan. Anda yang menjalankan bisnis pasti tahu betul bahwa administrasi memiliki peran besar dalam memperlancar operasional perusahaan. Pikirkan tentang peluncuran produk terbaru seperti iPhone misalnya. Di balik kesuksesan sebuah perusahaan, ada administrasi yang berperan mengatur rantai pemasukan dan memastikan bahwa produksi mencapai target di bawah tenggat waktu yang padat.

Mengatur semua hal yang berkaitan dengan bisnis memang rumit, namun penting untuk kesuksesan bisnis. Itulah mengapa penting untuk memiliki administrasi bisnis dalam manajemen pengoperasian agar dapat mengeksplorasi berbagai aspek penting dari operasi bisnis. Misalnya perencanaan kapasitas, analisis, peningkatan produktivitas, hingga kepastian kualitas. Dengan administrasi, karyawan akan lebih mudah mempelajari teknik dan alat untuk mencapai tujuan perusahaan.

3. Sebagai ahli pembukuan

Administrasi dalam bisnis juga berperan sebagai ahli pembukuan. Idealnya, seorang ahli pembukuan bertanggung jawab mencatat transaksi harian perusahaan atau suatu organisasi. Dalam hal ini, transaksi mengacu pada aktivitas penjualan, pembelian, pengeluaran, dan pemasukan.

Dengan adanya pembukuan, perusahaan jadi bisa selalu keep track akan finansial mereka. Jadi, jika seandainya ditemukan masalah, Anda dapat mengecek kembali hasil pembukuan ini. Oleh karena itu, jelas bahwa keberadaan administrasi sebagai ahli pembukuan sangat penting untuk pengoperasian bisnis sehari-hari. 

4. Menentukan strategi perusahaan

Keputusan dibuat di setiap tingkat manajemen untuk memastikan tujuan bisnis tercapai. Keputusan sendiri merupakan salah satu nilai fungsional inti yang diadopsi dan diterapkan oleh setiap perusahaan untuk memastikan pertumbuhan dan kemampuan operasional yang optimal dalam hal layanan dan atau produk yang ditawarkan. Dengan administrasi, perusahaan bisa menentukan strategi perusahaan berdasarkan kondisi aktual bisnis. 

Caranya, Anda bisa menjawab sejumlah pertanyaan, misalnya cara berkompetisi di industri saat ini, cara menciptakan keuntungan yang kompetitif, hingga mampukah bisnis beradaptasi dengan perubahan di masa mendatang. Sebagai alat untuk menentukan strategi perusahaan, administrasi memungkinkan pengambilan kesempatan strategis bisnis dan menjadikan perusahaan sebagai pemimpin dari industri yang digeluti.

5. Melaporkan kegiatan administrasi

Administrasi dalam kegiatan bisnis juga berperan melaporkan kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi bisnis sendiri beragam, mulai dari pembukuan ringan, catat-mencatat, surat-menyurat, ketik-mengetik, agenda, dan tugas-tugas lainnya yang bersifat teknis ketatausahaan. Jika laporan kegiatan administrasi tersusun dengan baik, maka bisnis bisa menjadi fokus kepada pelanggan, bersikap terbuka dan akuntabel, serta bertindak adil dan proporsional.

Agar administrasi bisnis perusahaan dapat berjalan maksimal, ada baiknya perusahaan memiliki SOP (Standard Operational Procedure). Jika perusahaan bisnis belum mempunyai SOP, Anda bisa menggunakan layanan Business Process Management dari Trier Consulting. Dikerjakan oleh tenaga profesional, jasa Business Process Management dari Trier Consulting ditujukan bagi bisnis Anda yang belum memiliki SOP jelas. Dengan layanan ini, bisnis dapat berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Mari klik di sini untuk mulai berkonsultasi seputar pengambilan keputusan bisnis!