Link adalah sifat keterkaitan antara satu akun dengan akun yang lain maka link berfungsi untuk

untuk membuat kode pajak yang lain. Gambar 2.35 Membuat Kode Pajak baru • Daftar Pajak yang sudah dibuatkan dari kode 01 sd 09. Gambar 2.36 D aftar Kode Pajak yang sudah berhasil dibuat

2.7 Menentukan Linked Account

Salah satu keunggulan MYOB adalah bisa membuat jurnal otomatis untuk setiap transaksi pembelian, penjualan, penerimaan kas, pembayaran kas, jurnal penutup akhir periode dan jurnal otomatis lainnya. Namun jurnal tersebut tidak akan bisa disajikan dengan benar kalau kita salah dalam menetapkan akun yang akan digunakan sebagai penghubung dari transaksi dengan jurnal. Gambar 2.37 Setup Linked Accounts

2.7.1 Accounts Banking Linked Accounts

• Equity Account for Current Earnings : 3-2800 Laba Tahun Berjalan, akun untuk menampung kumpulan akumulasi saldo labarugi periode tahun berjalan. • Equity Account for Retained Earnings : 3-2900 Laba Ditahan, akun untuk menampung kumpulan akumulasi saldo labarugi periode yang sudah ditutup buku start new year. • Equity Account for Historical Balancing : 3-0999 Historical Balancing Account, akun untuk menampung selisih pemasukan saldo awal periode. • Bank Account for Undeposited Funds : 1-1299 Setoran Dalam Proses, akun untuk menampung sementara penerimaan pembayaran dari pelanggan Receive Payment yang belum cair di rekening BankKas perusahaan. • GST Claim dan Tourism GST, kosongkan saja karena tidak berpengaruh terhadap Indonesia. Gambar 2.38 Accounts Banking Linked Accounts Gambar 2.39 Setup Linked Accounts Sales Linked Accounts • Asset Account for Tracking Receivables : 1-1301 Piutang Usaha Pelanggan, akun untuk mencatat jurnal saat terjadi Penjualan Enter Sales, penerimaan pembayaran dari pelanggan Receive Payment dan Retur Penjualan. Saldo akun ini akan dinamakan sebagai buku besar umum piutang dan bisa di bandingkan dengan jumlah saldo piutang di dalam data Customer. • Bank Account for Customer Receipts : 1-1101 Cash, akun ini akan dijadikan sebagai default penerimaan penjualan tunai. Jika field Paid To Day diisikan saat memasukkan transaksi dari Enter Sales, maka nilai yang diterima akan otomatis di catat di sisi Debit jurnal dengan akun yang telah ditetapkan pada linked Receipts ini. ; I charge freight on sales [Income Account for Freight] : 4-3100 Pendapatan Angkutan, akun ini akan menjadi akun yang akan dijurnal pada sisi Credit saat memasukkan transaksi Enter Sales. … I track deposits collected from customers [Liability accounts for Customer Deposit] : akun ini akan menentukan jurnal di Credit saat ada customer yang membayar uang muka penjualannya. Kasusnya akan terjadi saat kita membuat Enter Sales dengan type ORDER dan field Paid to Day diisi, atau saat kita membuat transaksi Receive Payment dengan pilihan baris yang dibayar statusnya : ORDER. Untuk kasus ini pilihan deposit ini tidak diaktifkan karena tidak digunakan dalam contoh kasus dokumen. Selain itu ada satu hal yang kurang nyaman dalam menggunakan pilihan field ini, yaitu … I give discount for Early Payment [Expense or Cost of Sales Account for Discounts] : 4-1301 Potongan Penjualan, akun ini akan menentukan jurnal sebelah Debit saat kita memasukkan transaksi Receive Payment, pada kolom Discount disetiap baris invoice yang dibayar. Syarat utama nilai diskon tersebut dijurnal adalah dalam satu baris invoice yang statusnya Open harus dibayar lunas tanpa sisa. Jika masih ada sisanya maka diskon tersebut tidak akan dibuatkan jurnalnya. Ada hal lainnya yang menyebabkan pilihan diskon ini tidak kita gunakan adalah nilai yang dimasukkan pada baris diskon tersebut akan dihitung secara include tax sesuai dengan invoice yang didiskon sebelumnya dibuat. Jadi jika invoice yang dibayar tersebut dulu dikenakan PPN 10, dan sekarang akan diberikan diskon senilai rupiah tertentu, maka diskon senilai rupiah tertentu tersebut akan dihitung otomatis pajaknya secara inclusive. Hal ini yang tidak lazim terjadi di Indonesia, karena diskon tidak merupakan unsur PPN Pajak Pertambahan Nilai. ; I asses charge for late payment [Income account for late charges] : 4-3200 Pendapadan Denda. Akun ini akan menentukan jurnal jika pada saat kita melakukan Receive Payments field paling bawah Finance Charge anda isikan. Field ini selain digunakan sebagai Finance ChargeDenda terlambat membayar, bisa juga digunakan untuk menggantikan field Discount yang ada linked diatasnya atau bisa juga digunakan untuk menampung pajak pungut seperti PPh Pasal 23. Cara pengisian untuk diskon dan pajak pungut tersebut adalah dengan mengetikkan nilai minus.

2.7.3 Purchase Linked Accounts

• Liability Account for Tracking Payables : 2-1201 Utang Usaha Supplier. Akun ini akan menampung nilai utang saat kita membuat transaksi Enter Purchase dan Pay Bills. Akun ini nantinya akan dijadikan sebagai buku besar umum utang dagang yang saldonya akan di bandingkan dan harus sama dengan total Utang kepada pada suppliernya. default kasbank yang akan mengeluarkan uang saat kita mengisikan transaksi Enter Purchase dan mengisi langsung di field Paid to day ada dibagian bawah. Gambar 2.40 Setup Linked Accounts Purchases Linked Accounts ; I can receive items without a Supplier bill : 2-1288 Utang Penerimaan Barang. pilihan ini hanya ada di MYOB Accounting versi 17 keatas. Untuk sementara kita tidak menggunakan field ini. Kegunaan dari field ini adalah untuk menampung sementara transaksi penerimaan barang yang belum ada tagihan dari supplier. Akun default untuk tipe pilihan ini adalah Utang Liability. ; I Pay freight on purchases [Expense or cost of sales account for Freight] : 5-2112 Biaya Angkut Pembelian, akun ini akan mengakibatkan jurnal pada posisi Debit saat kita memasukkan transaksi pembelian Enter Purchase dan mengisikan field Freight di bagian bawah form Enter Purchase tersebut. … I track deposits paid to suppliers : untuk kasus ini pilihan linked account down payment purchase uang muka pembelian ini tidak diaktifkan, karena alasan yang hampir serupa juga sama dengan alasan mengapa kita tidak mengaktifkan field uang muka penjualan pada linked account di sales. ; I take discounts for early payment [Expense or Contra Account for Discounts] : 5-52113 Potongan Pembelian Bahan. untuk kasus ini pilihan linked account discount ini juga tidak diaktifkan dengan alasan yang hampir sama pada kondisi di linked account sales. Charges] : 8-2100 Beban Bunga. Akun ini akan mengakibatkan jurnal pada posisi Debit saat kita melakukan transaksi Pay Bill dan mengisikan amount pada field Finance Charge.

2.7.4 Menampilkan Daftar Linked Account

MYOB Accounting versi 1718 menyediakan satu laporan tambahan yang bisa menampilkan pilihan linked account yang sudah kita tentukan diatas. Untuk menampilkan daftar akun yang sudah ditetapkan linkednya bisa dibuka dari menu Reports – pilih Index to Reports– pilih Accounts – pilih Linked Accounts – klik tombol Display. Gambar 2.41 Laporan Daftar Linked Accounts Customer atau disebut pelanggan adalah sebuah perusahaan atau individu yang membeli produkjasa yang kita jual. Pelanggan tersebut akan kita catat dalam satu kartu yang bisa dicatat lengkap beserta alamat, telepon dan informasi lainnya. Customer Name Address City Phone 1 Contact PT. SINAR REMBULAN Jl. Timor No. 10 Jakarta 021-2224455 Mr. Suryo PT. PANAS MATAHARI Jl. Jawa No. 12 Bandung 022-2341000 Dessy PT. KENANGA JAYA Jl. Kapuas No. 100 Semarang 024-6662000 Dilla CASH CASH - - - Daftar Customer bisa dimasukkan dari menu: • Card File – pilih Card List – klik tombol New. • Profile : di bagian Profile kita isikan tipe kartu Customer, Designation Company, Nama Customer, ID Customer, Lokasi alamat, nomor telepon, fax, email, website, salutation dan Contact. Gambar 2.42 Customer Card List - Profile • Card Details : dibagian ini kita bisa menampilkan gambar jpg,bmp pelanggan tersebut, memberikan catatan informasi dari pelanggan tersebut, identifier pengelompokan berdasarkan abjad dari A-Z, pengelompokan Custom list 1-3, serta pengisian field lainnya di Custom field 1-3. transaksi penjualan terhadap customer yang bersangkutan, NPWP, kode pajak transaksi penjualan dan angkutan, default salesman, default comment dan informasi tentang syarat pembayaran terhadap customer tersebut. Gambar 2.43 Customer Card Lists – Card Details Gambar 2.44 Customer Card Lists – Selling Details mencatat transaksi Receive Payments. Data Payment Detail bisa ditambahkan langsung dari anak panah biru di field Payment Method, lalu klik New atau bisa juga dari menu Utama Lists – pilih Sales Purchases Information – pilih dan klik Payment Methods. Gambar 2.45 Customer Card Lists – Payment Details • Contact Log : bagian ini akan memperlihatkan rekaman daftar korespondensi kita atau ringkasan daftar kita telah menghubungi customer tersebut, ditampilkan juga kapan kita harus menghubungi customer tersebut untuk follow up pembayaran atau pengiriman barang atau lainnya. Gambar 2.46 Customer Card Lists – Contact Log • Jobs : bagian ini menginformasikan rekaman transaksi terhadap customer yang bersangkutan atas aktifitas job proyek yang telah dimasukkan. tiap tahun berjalan dan tahun lalu serta dijumlahkan dalam setahun. Selain itu juga menginformasikan sejak kapan customer tersebut menjadi pelanggan kita, kapan penjualan terakhir dilakukan, kapan pembayaran terakhir dilakukan, rata-rata umur pembayaran dari tanggal faktur, nilai penjualan tertinggi, dan saldo piutang tertinggi. Gambar 2.47 Customer Card Lists – Jobs Gambar 2.48 Customer Card Lists – History Membuat data supplier caranya sama dengan membuat customer. Kita hanya mengganti tipe kartunya saja dari customer menjadi supplier. Berikut ini data supplier yang akan dimasukkan kedalam database MYOB. Supplier Name Designation Alamat Kota Phone PT. SUMBER REJEKI Company Jl. H. Anwar 11 Cengkareng 021-5458860 PT. LUMINTU JAYA Company Jl Suprapto 18 Jakarta 021-555333 PT. ABADI SENTOSA Company Jl. Sudirman 25 Bandung 022-333444 TUNAI Individual TUNAI - - • Profile : isian tentang data nama dan alamat supplier. Gambar 2.49 Supplier Card Lists – Profile • Card Details: informasi gambar supplier, catatan, pengelompokan di Identifiers dan Customer List, serta tambahan custom field 1-3. • Buying Details: informasi tentang default layout pembelian, maksimal credit limit, informasi tentang pajak, dan informasi syarat pembayaran. • Contact Log : informasi tentang rekaman konfirmasi terhadap pembelian dan supplier • History : histori pembelian setiap bulan sampai setahun tahun berjalan dan tahun lalu. Dari menu Card File pilih Card Lists, akan ditampilkan masing-masing kartu sebagai customer pelanggan atau supplier pemasok. Gambar 2.50 Card Lists – Customer Supplier Daftar Customer dan Supplier bisa ditampilkan laporannya baik secara ringkas maupun secara detail. Untuk menampilkan laporan tersebut caranya: • Klik menu Reports – pilih Card File Ctrl + i. • Pilih Card List Summary Card List Detail. • Klik tombol Customise. • Card Type pilih Customer untuk menampilkan Customer, atau Supplier untuk menampilkan data supplier. • Klik Display. Gambar 2.51 Reports Card List Detail Gambar 2.52 Reports Card List Summary Kita mengenal ada beberapa jenis persediaan di dalam perusahaan industrimanufaktur. Persediaan tersebut akan kita catat masing-masing kodenya dan akan dikelompokkan ke dalam akun persediaan di akunting dan akan dilaporkan ke neraca.

2.11.1 Judul Pengelompokan Item List

Supaya kita bisa mengelompokkan suatu barang, maka kita buatkan dulu nama pengelompokan atas item barang yang ada di perusahaan manufaktur. Pengelompokan tersebut di buat dari menu: • Buka menu Lists pilih Custom Lists Field Name pilih Item • Name of Custom List 1 : isikan TYPE • Name of Custom List 2 : isikan GROUP • Name of Custom List 3 : isikan METODE Gambar 2.53 Custom List and Field Name – Item

2.11.2 Isi Pengelompokan Item List

Isi masing-masing pengelompokan item tersebut bisa diisikan dari: • Lists Custom Lists Items • Custom List 1 : pilih Type Persediaan, lalu klik New dan isikan : AKTIVA TETAP, BAHAN BAKU, BAHAN PEMBANTU dan BARANG JADI • Custom List 2: isikan Group Persediaan, lalu klik New dan isikan : BAHAN X, BAHAN Y, BAHAN Z dst… nama bahan dan barang jadi bisa disesuaikan dengan jenis perusahaan yang bersangkutan • Custom List 3 : pilih Metode Persediaan dan isikan PERPETUAL AVERAGE dan PERPETUAL STANDARD. Gambar 2.54 Isian Custom Lists – Item

2.11.3 Pencatatan Item Bahan Baku

Setiap jenis dan kode barang dicatat dan dibuatkan satu kode item list tersendiri. Untuk membuat item tersebut dari menu Inventory pilih Item Lists, lalu klik tombol New, dan isikan seperti contoh berikut ini: Profile: • Isikan kode barang dan nama barang maksimal 30 karakter • Aktifkan pilihan I Buy, dan I Inventory This Item • Isikan linked account untuk mencatat Persediaan Bahan Baku untuk kelompok Bahan Baku. Item Details: • isikan linked gambar atas item bahan baku tersebut • Isikan Custom List 1 sampai dengan 3 sesuai dengan type persediaan, Group Persediaan dan Metode Persediaan • ketikkan keterangan atas item tersebut, dan aktifkan pilihan dibawah “Use Item Description on Sales and Purchases” jika Description tersebut akan ditampilkan sebagai default saat kita membuat transaksi penjualan maupun pembelian • isikan Field Item 1, 2 dan 3 sesuai dengan item yang bersangkutan. Gambar 2.55 Item List – Profile – Bahan Baku Gambar 2.56 Item List – Item Details – Bahan Baku Buying Details: • isikan Harga Pokok standar yang akan digunakan saat transaksi pembelian barang tersebut, kode pajak default saat transaksi pembelian dan satuan unit dari barang yang dibeli. • isikan informasi tentang pilihan informasi untuk pengisian kembali kuantitas barang yang sudah menipis, serta minimal kuantitas yang dipesan setiap kali melakukan pemesanan Just in Time beserta supplier utama atas barang tersebut disertai dengan kode item supplier. Gambar 2.57 Item List – Buying Details – Bahan Baku Buatlah daftar item list untuk bahan baku seperti tampil pada gambar berikut ini: Gambar 2.58 Item List –Bahan Baku

2.11.4 Pencatatan Item Bahan Pembantu

Pengisian bahan pembantu pada dasarnya sama dengan pengisian bahan baku. Perbedaannya terletak pada pilihan linked account untuk item persediaan, pemakaian bahan pembantu dan pengelompokan custom list. Untuk bahan baku linked account inventory dihubungkan ke akun Persediaan Bahan Baku. Pengelompokan item bahan pembantu juga disesuaikan dengan kelompok dan jenisnya. Gambar 2.59 Item List – Bahan Pembantu Gambar 2.60 Item Lists – Bahan Pembantu

2.11.5 Pencatatan Item Barang Jadi

Pengisian Barang Jadi pada dasarnya sama dengan pengisian bahan baku dan pembantu. Perbedaannya terletak pada pilihan linked account untuk item persediaan, Harga Pokok Penjualan Barang Jadi dan pengelompokan custom list. • Profile : isikan kode item dannama item. Aktifkan I Buy, I Sell dan I Inventory, serta tetapkan linked account yang sesuai untuk barang jadi. • Item Details : tetapkan pengelompokan item, dan keterangan item barang jadi yang akan ditampilkan saat pembelian dan penjualan. • Buying Details : isikan informasi tentang pembelian item tersebut. • Selling Details : isikan informasi tentang penjualan item tersebut. Gambar 2.61 Item List – Profile – Barang Jadi Gambar 2.62 Item List – Barang Jadi Gambar 2.63 Item List – Barang Jadi Gambar 2.64 Item List Bahan, Spareparts Brg Jadi

2.11.6 Pencatatan Item Barang Dalam Proses

Karena sifat dari Barang Dalam Proses yang tidak bisa ditetapkan harganya karena prosentasi penyelesaian setiap barang berbeda-beda, maka item barang dalam proses tidak perlu dibuatkan satu kode tersendiri. Nilai yang ditampilkan di neraca ditetapkan berdasarkan taksiran dan langsung ditampilkan dalam satu nilai rupiah tertentu. Jadi Barang Dalam Proses tidak perlu dibuatkan kode barang item list tersendiri. Daftar Item Inventory bisa ditampilkan laporannya baik secara ringkas maupun secara detail. Untuk menampilkan laporan tersebut caranya: 1. Buka menu Reports – pilih Inventory Ctrl + i. 2. Pilih Item List Summary. 3. Klik Customise. 4. Klik Finishing, aktifkan Include Zero Quantities, klik Display. Gambar 2.65 Reports Item List Summary Setiap saat MYOB ditutup akan melakukan Backup secara otomatis dikarenakan sudah diatur didalam Preferensi sistem MYOB. • Buka menu Setup – Preferences – Security. • Aktifkan pilihan ; Prompt for Data Backup When Closing. • Klik OK. Gambar 2.66 Setup Preferences Security Menutup Data MYOB bisa dengan beberapa cara: • Tekan tombol Close tombol silang dipaling kanan atas layar monitor. Gambar 2.67 Menutup MYOB dari Tombol Exit • Atau dari menu File – Exit. • Selanjutnya akan ditampilkan windows yang menanyakan apakah anda perlu melakukan backup? Klik Yes. Gambar 2.68 Konfirmasi Backup atau tidak saat menutup data MYOB • Selanjutnya akan ditampilkan data yang akan dibackup apakah hanya datanya saja atau dengan All data. • Pilih Backup Company File Only dan pilih Check Company File for Error. Klik Continue. Gambar 2.69 Pilihan Backup • Pesan tidak ada error akan ditampilkan. Gambar 2.70 Proses verifikasi dijalankan oleh MYOB sampai selesai • Klik OK. tempat data backup akan diletakkan. Secara otomatis MYOB akan membuatkan satu folder dengan nama Backup tepat berada di satu folder dengan data file kita berada. Gambar 2.71 Pembuatan File.ZIP hasil Backup akan diletakkan • File Name : secara otomatis myob akan memberikan nama file MYOBBLTG.ZIP MYOB = nama file MYOB, BL = 2 digit bulan, dan TG = 2 digit tangal. Nama itu bisa diganti dengan nama yang anda inginkan • Klik Save. • Proses backup akan dilakukan oleh MYOB. S S Sa a al l l d d do o o A A Aw w wa a al l l M M MY Y YO O OB B B u u un n nt t t u u uk k k M M Ma a an n nu u uf f fa a ak k kt t t u u ur r r Pembahasan pada bab ketiga ini akan menjelaskan persiapan-persiapan awal yang harus kita lakukan baik secara manual maupun melalui MYOB Software untuk mengisikan saldo awal neraca ditambah dengan pengisian buku besar pembantu hutang, piutang dan persediaan.

3.1 Membuka Data MYOB yang Sudah Ada