Kapan sesuatu bisa disebut produk bukan project

Pendahuluan

                  Suatu proyek manajemen dapat dikatakan mengalami kegagalan dalam pelaksanaan bila terjadinya : over budget, keterbatasan sumber daya, timeline yang relatif singkat.  Untuk itu, diperlukan Project Scope Management,  sebagai acuan semua pekerjaan yang harus dikerjakan dalam rangka menghasilkan produk proyek, termasuk proses-proses yang dilakukan dalam membuat produk.  Mendefinisikan apa yang akan dikerjakan dalam sebuah proyek, berkaitan erat dengan jadwal, biaya, dan scope. Ketiga hal ini merupakan sesuatu yang intens dalam pelakasanaan suatu proyek. Jika ketiga hal ini tidak dikelola dengan baik, maka akan berakibat kegagalan dalam pelaksanaan suatu proyek.  Proses project scope management terdiri dari tahap inisiasi (melanjutkan proyek ke fase berikut), perencanaan ruang lingkup proyek, pendefinisian ruang lingkup proyek, membangun wbs, verifikasi ruang lingkup proyek, dan kendali perubahan ruang lingkup proyek.

Pembahasan

Project Scope Management meliputi :

1.  Scope Management Process 

• Scope planning. Perencanaan verifikasi waktu dimulai dan selesai, proses yang sedang berlangsung. Menjelaskan bagaimana suatu scope didefinisikan, diuji, dan diawasi serta bagaimana Work Breakdown Structure (WBS) akan dibuat.
• Scope definition. Mendefinisian tujuan dan nama proyek, manfaat, dan benefit dari proyek tersebut. Menentukan pekerjaan yang dibutuhkan untuk proyek. Hasil utama adalah  deliverable definition table dan deliverable structure chart.
• Scope verification. Mengkonfirmasi bahwa proyek bisa berjalan, akurat, tepat, dan benar. Melibatkan persetujuan formal project scope yang diselesaikan stakeholders,  dengan melakukan penyelidikan pada pelangaran. Untuk menerima persetujuan formal dari project scope, tim proyek harus membuat dokumentasi yang jelas dari produk proyek dan prosedur untuk mengevaluasi jika proyek sudah diselesaikan dengan benar.

2.  Project Time Management

• Activity definition. Mengidentifikasi aktivitas yang harus dilakukan untuk mendelivered project scope.
• Activity sequencing. Menentukan apakah aktivitas dapat diselesaikan secara berurutan atau paralel dan setiap dependensi yang mungkin ada.
• Activity resource estimation. Identifikasi tipe sumber daya (manusia, teknologi, fasilitas) dan kuantitas sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas proyek

3.   Beberapa Teknik estimasi Pendekatan Manajemen Proyek Tradisional

• Guesstimating. Estimasi untuk mendapatkan jadwal proyek dan anggaran.
• Delphi Technique. Melakukan perhitungan, membandingkan sampai estimasi mendekati.
• Time Boxing. Estimasi biaya dengan menyesuaikan waktu deadline..

Problem Statement

• Penyampaian informasi antar anggota (secara internal) belum berjalan dengan lancar.
• Penyampaian informasi dengan pihak luar (eksternal) belum berjalan dengan lancar.
• Pengelolaan dokumen atau arsip belum berjalan dengan baik.

Initial Scope of Project

Masalah-masalah yang dipilih dengan solusi untuk mengatasinya,  dan signifikansinya adalah sebagai berikut :

• Penyampaian informasi antar anggota perusahaan yang belum berjalan dengan lancar.

Solusinya : Pengembangan modul repository online dan manajemen news.

• Penyampaian informasi antara perusahaan dengan pihak luar (eksternal) belum berjalan dengan lancar.

Solusinya : Pengembangan modul pelayanan respond online, repository online, dan manajemen news.

• Pengelolaan dokumen atau arsip belum berjalan dengan baik.

Solusinya : Pengembangan modul repository online.

Untuk mengatasi masalah-masalah yang dipilih tersebut, maka dikembangan Sistem Informasi dan document management system yang akan mendukung fungsi-fungsi berikut :

•   Repository online. Memungkinkan perusahaan menyimpan dokumen, menemukan dokumen yang telah tersimpan, serta upload dokumen arsip agar dapat diakses.
•   Pelayanan Respond Online.  Memungkinkan pihak eksternal mengkontak bidang tertentu secara online, memungkinkan perusahaan untuk memberikan respon secara online, dan memungkinkan pihak eksternal untuk membaca respon secara online.
•   Manajemen News. Memungkinkan BEM UI untuk mempublikasikan berita kepada pihak internal ataupun kepada pihak eksternal.

Metodologi yang digunakan (analisa dan perancangan)

1.   Project Methodology. Berbagai macam alternatif rute-rute dalam melewati fase fase pengembangan sistem diatas, rute-rute tersebut dibedakan berdasarkan tipe proyek, tujuan teknologi, kemampuan tim developer, dan strategi pengembangan proyek itusendiri. Setelah dipertimbangkan seluruh tim pengembang maka rute yang sesuai dengan proyek ini yaitu RAD, karena menggunakan prototype untuk menyatukan analisa dan desain dari requirement-requirement user.

2.   Rencana Proyek.  Tujuan utama dari perencanaan proyek adalah membimbing eksekusi setiap bidang pengetahuan termasuk informasi perencanaan.

3.   Project Documentation and Communication. Berikut ini adalah petunjuk yang akan digunakan sebagai sarana dokumentasi dankomunikasi proyek :

• System Analyst dan Programmer melakukan komunikasi secara langsung yang sudah ditentukan untuk membahas mengenai perkembangan dari implementasi yang telah dilakukan.
• System Analyst dan System Owner melakukan komunikasi secara langsung pada waktu yang sudah ditentukan  untuk membahas mekanisme proses bisnis yang sedang berjalan.
• Project Manager dan System Analyst melakukan pertemuan secara langsung pada waktu yang sudah ditentukan untuk melakukan quality assurance management.

4.   Resource Allocation

KESIMPULAN

               Hasil akhir proyek (deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan kepada pelanggan, kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap ini yaitu melakukan post–implementation review, untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek dan mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung sebagai pelajaran untuk proyek-proyek dimasa yang akan datang. Organisasi Proyek tahapan ini merupakan tahapan sebuah proyek sebelum kemudian ditutup (penyelesaian). Namun tidak semua proyek akan melalui setiap tahap, artinya proyek dapat dihentikan sebelum mencapai penyelesaian. Beberapa proyek tidak mengikuti perencanaan terstruktur

DAFTAR PUSTAKA

Jack T. Marchewka. 2010.  Information technology project management.  3rd Edition.  John Wiley & Sons, Inc.  Hoboken.

Kathy Schwalbe.  2007.  Information technology project management.  5th Edition.  Course Technology. Massachusetts.

Abdul kadir. 2003. Pengenalan sistem informasi. Andi, Yogyakarta.

Kerzner, Harold. 1995. Project Management. 5th ed. New York: Van Nostrand Reinhold.

Virgiawan Fauzi, 2011. Project Management Intranet Site .

Istilah project management erat kaitannya dengan proyek atau kegiatan yang diadakan oleh perusahaan atau sebuah bisnis dalam mencapai tujuannya. Project management juga berhubungan dengan seorang yang berprofesi sebagai project manager atau manajer proyek. 

Dalam proses menjalankan sebuah perusahaan atau bisnis, pastinya ada beberapa tujuan yang sudah ditetapkan sejak awal. Untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut, ada banyak hal yang dilakukan, termasuk mengadakan berbagai kegiatan atau proyek. Project management meliputi seluruh kegiatan mulai dari perencanaan sampai dengan finishing atau eksekusi. Kalau kamu pikir, project management hanya berurusan dengan hal-hal yang bersifat teknis, itu tidak sepenuhnya benar. Karena aspek project management juga mengatur dan mengelola masalah timing, budgeting, dan berbagai macam tasking.

Pengertian Project Management

Jika diartikan ke dalam bahasa Indonesia, project management adalah pengelolaan proyek. Secara umum, pengertian project management merujuk pada proses perencanaan sampai dengan eksekusi suatu proyek yang dijalankan oleh sebuah perusahaan demi mencapai tujuan-tujuan tertentu. 

Umumnya, project management di-handle oleh seseorang yang berprofesi sebagai project manager atau manajer proyek. Orang inilah yang memiliki tanggung jawab untuk mengawasi jalannya proyek sampai ke hal paling kecil agar semuanya bisa terselesaikan dengan lancar. 

Ada beberapa tugas inti dari seorang project manager, yaitu:

• Menyusun rencana dan rancangan proyek
• Membentuk tim yang komunikatif 
• Menyusun dan menghitung perhitungan anggaran (budgeting)
• Mempersiapkan segala sesuatu untuk antisipasi masalah
• Mengawasi dan memonitor jalannya proyek
• Membuat laporan 

Dari beberapa tugas seorang project manager sebenarnya sudah bisa terlihat jelas seperti apa metode dan sistem kerja dalam aspek project management. 

Tujuan Project Management

Dalam perjalanan bisnis sebuah perusahaan, melaksanakan suatu proyek bisa dibilang merupakan rutinitas yang akan terus dilakukan sepanjang umur perusahaan tersebut. Hal ini terjadi karena proyek-proyek tersebut memang merupakan cara untuk mencapai tujuan-tujuan bisnis perusahaan. 

Project management hadir untuk hal ini. Bukan hanya itu, ada beberapa tujuan project management lainnya yang juga tak kalah penting, seperti berikut ini.

• Untuk mencapai tujuan atau goals perusahaan
• Untuk merencanakan dan menjalankan suatu proyek tanpa hambatan dan masalah
• Untuk memanfaatkan peluang bisnis yang ada
• Untuk meningkatkan produktivitas perusahaan dan sumber daya manusia yang bekerja di situ
• Untuk melatih kemampuan mengelola risiko
• Untuk memaksimalkan potensi setiap anggota tim proyek

Baca Juga: Definisi Perencanaan Usaha dan Manfaatnya Bagi Pebisnis

Aspek Project Management

Dalam pelaksanaan sebuah proyek, pihak perusahaan perlu memperhatikan yang namanya aspek project management. Aspek-aspek ini merupakan hal yang harus ada demi kelancaran proyek. Bila salah satu tidak diberikan perhatian dengan baik, maka bisa jadi perjalanan pengerjaan proyek akan terhambat.

Ada sekitar 10 aspek project management yang perlu diperhatikan, yaitu:

1. Ruang lingkup proyek
2. Integrasi
3. Biaya 
4. Waktu
5. Kualitas
6. Sumber Daya Manusia
7. Procurement
8. Komunikasi
9. Manajemen risiko
10. Manajemen stakeholder

Dari beberapa aspek project management di atas, aspek ruang lingkup proyek adalah yang dianggap paling penting. Ruang lingkup proyek merupakan aspek inti yang mempengaruhi seluruh aspek lainnya. Bila nantinya ruang lingkup proyek mengalami perubahan, aspek biaya, waktu, dan yang lainnya pun akan ikut berubah menyesuaikan dengan ruang lingkup. 

Tak kalah penting dengan aspek ruang lingkup, manajemen risiko juga merupakan aspek project management yang berperan penting karena berpengaruh pada perhitungan Return of Investment (ROI) yang perlu diperhitungkan oleh perusahaan. 

Baca Juga: Mengenal ROI atau Return of Investment dalam Bisnis

Manfaat Project Management

Hampir sama dengan beberapa tujuan project management, manfaat project management bagi perusahaan tentunya menuju ke arah yang lebih positif, seperti:

• Menjadikan tujuan yang sudah ditetapkan lebih jelas dan terfokus
• Memaksimalkan sumber daya manusia yang ada
• Membantu menjaga quality control
• Menciptakan proses yang urut dan runut dalam pengerjaan proyek
• Membantu pemahaman akan kesuksesan dan kegagalan dalam mencapai tujuan

Pada dasarnya project management adalah proses yang bukan hanya bisa memastikan lancarnya suatu proyek dan pengerjaan sampai penyelesaian yang tepat waktu, namun juga harus bisa menyatukan tim proyek dengan sesama rekan kerja dan rekan dari pihak klien. 

Contoh Project Management

Agar membantu kamu untuk lebih mudah memahami seperti apa project management itu, berikut ini ada contoh project management yang bisa kamu lihat langsung. 

1. Proyek di bidang manufaktur

Industri manufaktur berhubungan langsung dengan proses produksi. Produksi ini bertujuan untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Maka, proses kegiatan atau proyek yang dilakukan adalah dimulai dari perencanaan konsep, metode produksi yang akan dijalankan, perhitungan anggaran, perkiraan jangka waktu produksi, sampai produk tersebut selesai dibuat dan siap dipasarkan.

2. Proyek Konstruksi

Bisa juga yang terjadi adalah karena permintaan pasar yang meningkat, industri ini perlu tempat produksi dan penyimpanan produk yang baru. Karena lokasi yang selama ini digunakan sudah tidak memadai. Maka, dimulailah proyek konstruksi atau pembangunan tempat produksi yang baru.

Manajer proyek akan mulai merancang konsep, menghitung anggaran, mengukur timeline, sampai dengan mempersiapkan tim yang akan dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek ini. 

3. Proyek Penelitian

Proyek seperti ini biasanya berhubungan dengan aktivitas pengembangan atau perbaikan suatu produk agar kualitas dan harga jualnya meningkat. Dalam hal ini, penelitian dan observasi dibutuhkan. 

Project management akan memulai tahapannya dari melakukan analisis pasar, analisis produk, mengadakan beberapa workshop dan penelitian ilmiah untuk meningkatkan kualitas produk tersebut. 

Pendekatan dalam Project Management

Dalam project management, terdapat dua jenis pendekatan yang bisa digunakan, yakni secara tradisional dan agile. 

Pendekatan Tradisional

Pendekatan tradisional dalam hal ini bersifat mendasar dan lebih cocok bila dikembangkan pada perusahaan manufaktur. Ada beberapa industri yang memang sering menggunakan metode pendekatan tradisional ini dalam project management yang mereka jalankan, misalnya produksi mobil, komputer, bangunan, dan sebagainya. Intinya, lebih sering diterapkan oleh industri yang menghasilkan produk fisik. 

Pendekatan tradisional bisa dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu

Waterfall

Maksud dari metode pendekatan waterfall adalah, suatu kegiatan tidak akan dikerjakan sebelum kegiatan yang satunya lebih dulu selesai. Jadi, dalam proyek, kegiatan harus diselesaikan satu per satu.

Critical Path Method

Dalam metode pendekatan ini, manajer proyek bisa menentukan mana kegiatan yang akan dijadikan sebagai prioritas dan akan dikerjakan terlebih dulu. Dengan menggunakan cara yang mirip dengan konsep waterfall, kegiatan tersebut akan dijalankan dan diselesaikan lebih dulu sebelum memulai kegiatan lainnya. Kegiatan yang sekiranya dirasa akan menghambat proses pengerjaan proyek akan dijadikan opsi sebagai yang terakhir dilakukan. 

Critical Chain Project Management (CCPM)

Pendekatan project management dengan metode Critical Chain Project Management atau CCPM ini memiliki fokus pada sumber daya yang dibutuhkan untuk masing-masing tugas dan pekerjaan dalam proyek.

Manajer proyek nantinya akan melakukan identifikasi tugas dengan tingkat prioritasnya masing-masing. Pekerjaan atau tugas dengan prioritas paling tinggi akan dikerjakan lebih dulu. 

Pendekatan Agile

Pengertian dari pendekatan agile dalam project management adalah pendekatan yang berfokus pada kolaborasi tim dibandingkan dengan struktur hierarki. Pendekatan agile bisa digolongkan menjadi 4 jenis, yaitu:

Scrum

Pendekatan dengan metode scrum memungkinkan para anggota untuk memiliki beban dan tanggung jawab yang sama dengan manajer proyek. Pemimpin dan fasilitator dalam pendekatan ini biasa disebut dengan Scrum Master. 

Kanban

Secara umum, metode pendekatan Kanban ini tidak terlalu berbeda dengan scrum. Hanya saja sedikit perbedaan bisa terlihat pada periode kerja metode Kanban yang bersifat kontinyu. 

Extreme Programming (XP)

Pendekatan dengan metode Extreme Programming atau XP ini pada dasarnya dikembangkan secara khusus bagi software engineering. Kenapa begitu? Karena metode ini dianggap paling tepat untuk proyek yang kliennya belum mengetahui dan memahami apa saja yang diperlukan untuk proyeknya dan bagaimana penggambaran hasil akhirnya nanti. 

Adaptive Project Framework (APF)

Pendekatan yang terakhir adalah metode Adaptive Project Framework (APF) yang juga dianggap tepat dan sesuai dengan proyek yang dikerjakan dengan basis teknologi dan informasi. Ini dikarenakan biasanya dalam pengerjaan proyek, dibutuhkan adanya tingkat adaptasi dan fleksibilitas yang tinggi. 

Penutup

Pada dasarnya, project management adalah sesuatu yang berkaitan dengan suatu proses pelaksanaan proyek. Mulai dari perencanaan, perhitungan anggaran, pencarian tim yang tepat, pengawasan dan pembuatan laporan sampai dengan proyek tersebut selesai dijalankan. 

Tidakkah penjelasan, aspek project management, dan contohnya tadi mengingatkan kamu pada sesuatu? Ya, jika dilihat lebih dalam, pengelolaan manajemen atau project management ini hampir mirip dengan pengelolaan bisnis. Baik itu dalam bisnis skala kecil maupun besar. Apa pun bentuk bisnisnya, pengelolaan yang baik adalah kunci penting. 

Dalam project management, ada yang disebut tahap perencanaan, maka dalam bisnis pun ada tahap pembuatan business plan. Ada perhitungan anggaran (budgeting), dalam bisnis pun ada persiapan modal bisnis. Manajer proyek perlu mencari tim yang handal, pebisnis juga mencari sumber daya manusia yang bisa dijadikan sebagai karyawan kompeten. 

Sampai akhirnya manajer proyek perlu mengawasi jalannya proyek dan membuat laporan, sama halnya dengan pelaku bisnis yang harus pandai mengelola dan mengawasi jalan bisnisnya untuk kemudian melakukan analisis dan membuat laporan keuangan rutin. 

Saat ini, proses yang ada dalam project management sudah bisa dilakukan dengan berbagai aplikasi project management yang bisa kamu download dengan mudah dan praktis di internet. Tidak mau kalah, dalam bisnis pun ada aplikasi pengelola bisnis seperti majoo yang akan membantu kamu melakukan pengelolaan bisnis sejak awal. 

majoo menghadirkan fitur canggih seperti aplikasi wirausaha yang lengkap dengan berbagai informasi penting yang mungkin kamu butuhkan sebagai seorang wirausahawan. Selain itu ada juga aplikasi akuntansi yang membuat kamu merasa menjadi seorang yang ahli dalam hal akunting tanpa perlu merasa bingung. 

Dengan segala kemudahan yang diberikan ini, kamu bahkan tidak perlu mengeluarkan banyak dana. Tarif yang ditetapkan oleh majoo sangatlah terjangkau untuk seorang pelaku bisnis. Dengan kata lain, sistem project management pun secara tidak langsung sudah bisa kamu terapkan dalam bisnismu ya. Tertarik untuk mencoba?