Jelaskan tiga fase cara penerapan Office Automation sistem dalam sebuah organisasi

Konsep Strategi Pengembangan

Pengembangan sistem (system development) merupakan aktivitas menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang sudah ada. Pengembangan sistem menurut Rustono (2003) dilakukan dengan merencanakan dan mengembangkan arsitektur sistem informasi organisasi yang terdiri atas komponen-komponen software, hardware, brainware, proses dan prosedur, infrastruktur, dan standar.

Pengembangan sistem informasi menurut Loudon (dalam Husein dan Wibowo, 2000:89) didorong oleh faktor eksternal dan faktor internal. Faktor eksternal adalah faktor lingkungan organisasi yang mempengaruhi adopsi dan desain sistem. Beberapa faktor lingkungan eksternal adalah peningkatan biaya tenaga kerja atau sumber daya lain, persaingan dari perusahaan lain dan perubahan regulasi pemerintah (UU). Sedangkan faktor internal adalah faktor institusional organisasi yang mempengaruhi proses adopsi dan desain sistem informasi. Faktor ini mencakup value (tata nilai), norma, dan hal-hal penting yang dapat membentuk strategi penting dalam organisasi.

Sumber: Loudon (dalam Husein dan Wibowo, 2000)

Gambar 1.Faktor-faktor yang Mempengaruhi Pengembangan Sistem Informasi

Menurut Earl (1989), strategi pengembangan sistem informasi meliputi tiga pilar utama, yaitu Information System Strategy (ISS), Information Technology Strategy (ITS), dan Information Management Strategy (IMS). Keterkaitan tiga pilar tersebut diilustrasikan pada Gambar 2.

Sumber: Earl, Michael J. (1989).

Gambar 2.Tiga Pilar Pengembangan Manajemen Sistem Informasi

Gambar 2 menjelaskan ISS, ITS, dan IMS mempunyai fokus yang berbeda namun memiliki keterkaitan yang sangat erat sehingga perubahan pada salah satu strategi akan sangat mempengaruhi strategi yang lain. ISS menekankan pada hubungan antara informasi dan kebutuhan bisnis organisasi. ITS fokus pada teknologi yang harus dimiliki dan dikembangkan organisasi. IMS berorientasi pada teknik manajemen yang akan dipergunakan organisasi.

ISS berkaitan dengan bagaimana mendefinisikan kebutuhan informasi yang mendukung kebutuhan organisasi secara umum, untuk menjamin terjadinya “the flow of information” yang efektif dan berkualitas. Setiap organisasi memiliki kebutuhan informasi yang unik. Keunikan tersebut antara lain terlihat dari (1) jenis dan karakteristik informasi, (2) relevansi informasi yang dihasilkan, (3) kecepatan alir informasi dari satu bagian ke bagian lain dalam organisasi, (4) keakuratan informasi, (5) target nilai ekonomis informasi yang diperoleh, (6) batasan biaya yang harus dikeluarkan dalam pengolahan informasi, dan (7) struktur para pengguna informasi. Berdasarkan faktor-faktor keunikan tersebut sistem informasi yang dikembangkan oleh rumah sakit misalnya akan berbeda dengan sistem informasi yang dikembangkan oleh bank. Bahkan sistem informasi yang dikembangkan oleh rumah sakit A akan berbeda dengan sistem informasi yang dikembangkan oleh rumah sakit B.

Adanya keunikan informasi pada setiap organisasi, ISS perlu memperhatikan siklus informasi (information cycle) atau siklus pengolahan data (data processing cycles), sebagaimana diilustrasikan pada Gambar 3.

Sumber: http://dosen.amikom.ac.id.

Gambar 3.Siklus Informasi

Siklus informasi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut. Data dari setiap kejadian atau aktivitas diinput, untuk selanjutnya diproses berdasarkan model tertentu. Proses tersebut akan menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu. Keputusan atau tindakan tersebut akan menghasilkan kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data untuk dimasukkan ke dalam model (proses), begitu seterusnya.

Komponen utama yang dibutuhkan untuk menghasilkan sebuah sistem informasi yang efektif dan efisien adalah teknologi informasi. Teknologi informasi merupakan sebuah domain dari produk-produk hasil perkembangan ilmu komputer dan telekomunikasi. Oleh karena itu menurut Jogiyanto (2005:52) ITS berkaitan dengan strategi memilih teknologi sistem komputer (hardware dan software), dan teknologi sistem telekomunikasi yang akan digunakan organisasi.

Pada kenyataannya, saat ini terdapat beragam tipe produk yang berkaitan dengan teknologi informasi. Fenomena yang terlihat sehubungan dengan hal ini adalah berlombanya beribu-ribu perusahaan untuk menciptakan produk-produk yang dapat dijadikan standar internasional pada kelasnya masing-masing. Berdasarkan kenyataan ini sudah terlihat, bahwa perusahaan memerlukan strategi khusus paling tidak dalam memilih teknologi mana saja yang akan dibeli dan dimanfaatkan agar dapat dikembangkan sistem informasi yang dibutuhkan. Alasan lain diperlukannya ITS adalah karena adanya suatu resiko tertentu yang akan menjadi tanggungan perusahaan sehubungan dengan pemilihan suatu teknologi tertentu. Menurut Indrajit (1999) ITS diperlukan karena alasan berikut.

1. Perkembangan teknologi informasi sedemikian cepatnya (tumbuh secara eksponensial) sehingga usia suatu produk tertentu sangat pendek karena tergantikan dengan versi yang baru yang lebih baik;
2. Untuk satu jenis kelas produk, terdapat beribu-ribu vendor yang menjualnya dengan kelebihan dan kekurangan kualitas produk dan pelayanan yang dimiliki;
3. Sistem teknologi informasi terdiri dari ratusan komponen berbeda yang disatu sisi saling independen, sementara di sisi lain memiliki ketergantungan yang sangat tinggi;
4. Perusahaan dapat melihat infrastruktur teknologi informasi ini dari berbagai sudut pendekatan, seperti teknologi informasi sebagai cost center, profit center, investment center, atau service center yang masing-masing memiliki cara penanganan yang berbeda;
5. Teknologi informasi yang dibangun harus secara signifikan menjawab kebutuhan akan informasi yang telah didefinisikan pada ISS dengan catatan tetap mempertimbangkan keterbatasan perusahaan (misalnya biaya investasi dan kemampuan sumber daya manusia).

IMS berkaitan dengan strategi menentukan orang atau unit organisasi yang akan menangani sistem informasi dalam organisasi. IMS menjabarkan strategi organisasi agar target pembentukan sebuah sistem informasi yang handal dengan menggunakan teknologi informasi yang ada dapat diterapkan secara operasional baik untuk jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang, sejalan dengan tumbuhnya organisasi di masa mendatang. Tekanan strategi di sini tidak hanya pada siapa yang akan bertanggung jawab terhadap implementasi sistem informasi, tetapi lebih jauh lagi pada bagaimana sistem yang telah dibangun dapat dipelihara dan dikembangkan di kemudian hari. Prinsip-prinsip pengembangan sistem, adalah :

1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar, maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini :
3. Semua alternatif yang ada harus diinvestigasikan
4. Investasi yang terbaik harus bernilai
5. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
6. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang baru dilakukan dalam proses pengembangan sistem
7. Proses pengembangan sistem tidak harus urut
8. Jangan takut membatalkan proyek
9. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem

Pendekatan Pengembangan

Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu Pendekatan Klasik, Pendekatan Terstruktur, Pendekatan Dari Bawah Ke Atas, Pendekatan Dari Atas Ke Bawah.

Pendekatan Klasik (classical approach) disebut juga dengan Pendekatan Tradisional (traditional approach) atau Pendekatan Konvensional (conventional approach). Metodologi Pendekatan Klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan pada System Life Cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa pengembangan akan berhasil bila mengikuti tahapan pada System Life Cycle. Permasalahan-permasalahan yang dapat timbul pada Pendekatan Klasik adalah sebagai berikut :

1. Pengembangan perangkat lunak akan menjadi sulit. Pendekatan klasik kurang memberikan alat-alat dan teknik-teknik di dalam mengembangkan sistem dan sebagai akibatnya proses pengembangan perangkat lunak menjadi tidak terarah dan sulit untuk dikerjakan oleh pemrogram. Lain halnya dengan pendekatan terstruktur yang memberikan alat-alat seperti diagram arus data (data flow diagram), kamus data (data dictionary), tabel keputusan (decision table). diagram IPO, bagan terstruktur (structured chart) dan lain sebagainya yang memungkinkan pengembangan perangkat lunak lebih terarah berdasarkan alat-alat dan teknik-teknik tersebut.
2. Biaya perawatan atau pemeliharaan sistem akan menjadi mahal. Mahalnya biaya perawatan pada pendekatan sistem klasik disebabkan karena dokumentasi sistem yang dikembangkan kurang lengkap dan kurang terstruktur. Dokumentasi ini merupakan hasil dari alat-alat dan teknik -teknik yang digunakan. Karena pendekatan klasik kurang didukung oleh alat-alat dan teknik-teknik, maka dokumentasi menjadi tidak lengkap dan walaupun ada tetapi strukturnya kurang jelas, sehingga pada waktu pemeliharaan sistem menjadi kesulitan.
3. Kemungkinan kesalahan sistem besar Pendekatan klasik tidak menyediakan kepada analis sistem cara untuk melakukan pengetesan sistem, sehingga kemungkinan kesalahankesalahan sistem akan menjadi lebih besar.
4. Keberhasilan sistem kurang terjamin.

Penekanan dari pendekatan klasik adalah kerja dari personil-personil pengembang sistem, bukan pada pemakai sistem, padahal sekarang sudah disadari bahwa dukungan dan pemahaman dari pemakai sistem terhadap sistem yang sedang dikembangkan merupakan hal yang vital untuk keberhasilan proyek pengembangan sistem pada akhirnya.

Mulai awal tahun 1970 muncul suatu pendekatan baru disebut dengan Pendekatan Terstruktur. Pendekatan ini pada dasarnya mencoba menyediakan kepada analis sistem dengan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem disamping tetap mengikuti ide dari system life cycle.

1. Pendekatan terstruktur (Structured Approach)

Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. Beberapa metodologi pengembangan sistem yang terstruktur telah banyak yang diperkenalkan baik dalam buku-buku, maupun oleh perusahaan-perusahaan konsultan pengembang sistem. Metodologi ini memperkenalkan penggunaan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem yang terstruktur.

Konsep pengembangan sistem terstruktur bukan merupakan konsep yang baru. Teknik perakitan di pabrik-pabrik dan perancangan sirkuit untuk alat-alat elektronik adalah dua contoh baru konsep ini yang banyak digunakan di industri-industri. Konsep ini memang relatif masih baru digunakan dalam mengembangkan sistem informasi untuk dihasilkan produk sistem yang memuaskan pemakainya. Melalui pendekatan terstruktur, permasalahanpermasalahan yang kompleks dalam organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akan mudah untuk dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik, tepat pada waktunya sesuai dengan anggaran biayanya, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik (bebas kesalahan). Keuntungan pendekatan terstruktur :

1. Mengurangi kerumitan masalah (reduction of complexity).
2. Konsep mengarah pada sistem yang ideal (focus on ideal).
3. Standarisasi (standardization).
4. Orientasi ke masa datang (future orientation).
5. Mengurangi ketergantungan pada disainer (less reliance on artistry).

1. Dari Bawah Ke Atas (Bottom-up Approach)

Pendekatan ini dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. Pendekatan ini ciri-ciri dari pendekatan klasik. Pendekatan dari bawah ke atas bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga dengan istilah data analysis, karena yang menjadi tekanan adalah data yang akan diolah terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan menyusul mengikuti datanya.

1. Pendekatan Dari Atas Ke Bawah (Top-down Approach)

Pendekatan Dari Atas Ke Bawah (Top-down Approach) dimulai dari level atas organisasi, yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi. Langkah selanjutnya dari pendekatan ini adalah dilakukannya analisis kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan informasi ditentukan, maka proses turun ke pemrosesan transaksi, yaitu penentuan output, input, basis data, prosedurprosedur operasi dan kontrol. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri pendekatan terstruktur. Pendekatan atas-turun bila digunakan pada tahap analis sistem disebut juga dengan istilah decision analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh manajemen terlebih dahulu, kemudian data yang perlu diolah didefinisikan menyusul mengikuti informasi yang dibutuhkan.

1. Pendekatan Sepotong (piecemeal approach)

Pengembangan yang menekankan pada suatu kegiatan/aplikasi tertentu tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasi atau tidak memperhatikan sasaran organisasi secara global (memperhatikan sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja).

1. Pendekatan Sistem (systems approach)

Memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan/aplikasinya dan menekankan sasaran organisasi secara global.

1. Pendekatan Sistem menyeluruh (total-system approach)

Pendekatan pengembangan sistem serentak secara menyeluruh, sehingga menjadi sulit untuk dikembangkan (ciri klasik).

1. Pendekatan Moduler (modular approach)

Pendekatan dengan memecah sistem komplek menjadi modul yang sederhana, sehingga sistem lebih mudah dipahami dan dikembangkan, tepat waktu, mudah dipelihara (ciri terstruktur)

1. Lompatan jauh (great loop approach)

Pendekatan yang menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih, sehingga mengandung resiko tinggi, terlalu mahal, sulit dikembangkan karena terlalu komplek.

1. Pendekatan Berkembang (evolutionary approach)

Pendekatan yang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja dan terus dikembangkan untuk periode berikutnya mengikuti kebutuhan dan teknologi yang ada.

Metodologi Pengembangan Sistem dan Perangkat

Pengembangan sistem informasi dapat dilakukan dengan beberapa cara. Menurut Jogiyanto (2005:433) pengembangan sistem informasi dapat dilakukan dengan dua cara, antara lain :

1. System Development Life Cycle (SDLC).

Sistem dikembangkan oleh analis sistem, yaitu orang yang memiliki kemampuan mengembangkan sistem cara profesional. SLDC terdiri dari 5 fase, yaitu:

• Mendefinisikan Masalah
• Mengkonfirmasikan kelayakan proyek
• Membuat jadwal proyek
• Menentukan staff yang terlibat dalam proyek
• Memulai proses pengembangan proyek

• Mengumpulkan informasi
• Mendefinisikan kebutuhan – kebutuhan sistem
• Membangun prototipe yang sesuai atau memenuhi kebutuhan sistem
• Menentukan prioritas kebutuhan sistem
• Membuat prototipe atas prioritas dan melakukan evaluasi terhadap alternatif yang dipilih
• Mereview rekomendasi terhadap pihak manajemen

• Desain Level Tinggi (Arsitektur Sistem)
• Desain dan integrasi jaringan
• Desain arsitektur aplikasi
• Desain Level Rendah
• Desain user interface
• Desain sistem interface
• Desain dan integrasi database
• Prototype desain secara lengkap
• Desain dan integrasi pengawasan sistem

• Membangun komponen – komponen perangkat lunak
• Melakukan verifikasi dan pengujian
• Mengkonversi data
• Melakukan training user dan mendokumentasikan sistem
• Menginstall sistem

• Memelihara Sistem
• Memperbaiki system
• Mendukung Pengguna
• Help desk

Masalah yang terjadi pada pendekatan SLDC, yaitu :

1. Persyaratan sistem “terkunci ” setelah ditentukan (tidak dapat berubah)
2. Keterlibatan pengguna terbatas (hanya dalam fase analisa kebutuhan sistem)
3. Terlalu banyak focus pada fase SDLC yang dapat merugikan praktek-praktek pengembangan sistem informasi

Cara kedua adalah dengan menggunakan metode baru yang merupakan metode alternatif dari metode SLDC, sehingga dapat disebut dengan metode-metode alternatif (alternatif methods). Husein dan Wibowo (2000:145), Jogiyanto (2005:479), McLeod (2004:133), dan Susanto (2003:313) menyebutkan metode-metode alternatif meliputi (1) Paket (package), (2) Prototipe (prototyping), (3) Pengembangan oleh pemakai akhir (end-user development atau end-user computing), (4) Outsourcing.

Pengembangan sistem dilakukan dengan membeli paket yang sudah tersedia. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam memilih paket adalah spesifikasi paket yang dibutuhkan, ketersediaan paket, dan hasil evaluasi kemampuan paket.

Merupakan pengembangan sistem secara bertahap, yaitu dengan mengembangkan prototipe sederhana dulu dan ditingkatkan dari waktu ke waktu sampai sistem selesai dikembangkan.

Pengembangan sistem oleh pemakai sistem dan digunakan oleh pemakai sistem itu sendiri.

Pengembangan sistem dengan bantuan pihak ke tiga dan sekaligus dioperasikan oleh pihak ketiga. Pemakai sistem dapat menggunakan sistem dengan menerima informasi secara periodik oleh pihak ketiga atau dapat menggunakan terminal yang dihubungkan ke tempat pihak ketiga yang mengoperasikan sistem.

Tabel 1

Pengembang dan Pengguna Sistem Berdasarkan Metode Pengembangan Sistem

Menurut Wahid (2001) pemilihan metode pengembangan sistem informasi perlu dilakukan dengan tepat agar sistem yang dikembangkan sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan organisasi, tepat waktu dan sesuai dengan anggaran organisasi. Ketepatan pemilihan metode pengembangan sistem oleh organisasi menurut Jogiyanto (2005:476) ditentukan oleh beberapa faktor, yaitu ketersediaan paket, sumber daya sistem teknologi informasi, dampak dari sistem dan jadwal pemakai sistem. Gambar 4 merupakan bagan alir yang menunjukkan proses pemilihan metode pengembangan sistem informasi berdasarkan faktor-faktor tersebut.

Prioritas pertama pemilihan metode pengembangan sistem adalah paket. Ketersediaan paket merupakan faktor penentu pembelian paket. Jika paket tidak tersedia prioritas kedua jatuh pada outsourcing. Penentuan apakah akan dikerjakan dan dioperasikan oleh pihak ketiga (outsourcing) ditentukan oleh faktor kemampuan sumber daya sistem teknologi informasi (STI) yang dimiliki organisasi. Jika keputusan akan dikembangkan secara internal (in sourcing) biasanya yang dipertimbangkan adalah metode pengembangan End User Computing (EUC). Faktor penentu pengembangan EUC adalah dampak dari sistem yang dikembangkan. Jika dampaknya sempit yaitu hanya pada individu pemakai sistem yang sekaligus pengembang sistem itu saja, maka EUC tepat jadi pilihan. Sebaliknya jika dampaknya luas sampai ke organisasi, pengembangan sistem dengan EUC akan berbahaya, karena jika terjadi kesalahan dampaknya akan berpengaruh pada pemakai sistem lainnya atau pada organisasi secara luas.

Metode berikutnya yang perlu dipertimbangkan setelah EUC adalah metode prototyping. Pertimbangan memilih metode ini adalah jadwal pemakaian sistem. Metode ini tepat digunakan untuk mengembangkan sistem yang harus segera dioperasikan, karena jika tidak permasalahan yang harus diselesaikan menjadi basi dan proses pengambilan keputusan menjadi terlambat. Jika jadwal pemakaian sistem masih lama, dalam arti sistem tidak harus segera dioperasikan, metode SDLC tepat menjadi pilihan.

Langkah-Langkah Strategi Pengembangan

Tahap ini merupakan suatu rangkaian kegiatan sejak ide pertama yang melatarbelakangi pelaksanaan pengembangan sistem tersebut dilontarkan. Dalam tahap perencanaan pengembangan sistem harus mendapatkan perhatian yang sama besarnya dengan merencanakan proyek-proyek besar lainnya, seperti perencanaan pengadaan perangkat jaringan teknologi informasi (TI), rencana membangun gedung kantor 15 tingkat. Keuntungan-keuntungan yang diperoleh jika proyek pengembangan sistem informasi direncanakan secara matang, mencakup:

1. Ruang lingkup proyek dapat ditentukan secara jelas dan tegas. Unit organisasi, kegiatan ataun sistem yang mana yang akan dilibatkan dalam pengembangan ini? unit mana yang tidak dilibatkan? Informasi ini memberikan perkiraan awal besarnya sumber daya yang diperlukan.
2. Dapat mengidentifikasi wilayah/area permasalahan potensial. Perencanaan akan menunjukkan hal-hal yang mungkin bisa terjadi suatu kesalahan, sehingga hal-hal demikian dapat dicegah sejak awal.
3. Dapat mengatur urutan kegiatan. Banyak sekali tugas-tugas terpisah dan harus berjalan secara bersamaan/paralel yang diperlukan untuk pengembangan sistem. Tugas-tugas ini diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan kebutuhan untuk efisiensi.
4. Tersedianya sarana pengendalian. Tingkat pengukuran kinerja harus dipertegas sejak awal.
5. Tahap Analisis

Ada dua aspek yang menjadi fokus tahap ini, yaitu aspek bisnis atau manajemen dan aspek teknologi. Analisis aspek bisnis mempelajari karakteristik organisasi yang bersangkutan. Tujuan dilakukannya langkah ini adalah untuk mengetahui posisi atau peranan teknologi informasi yang paling sesuai dan relevan di organisasi dan mempelajari fungsi-fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis terkait yang akan berpengaruh atau memiliki dampak tertentu terhadap proses desain, konstruksi, dan implementasi. Selama tahap analisis, sistem analis terus bekerjasama dengan manajer, dan komite pengarah SIM terlibat dalam titik-titik yang penting mencakup kegiatan sebagai berikut:

1. Menetapkan rencana penelitian sistem
2. Mengorganisasikan tim proyek
3. Mendefinisikan kebutuhan informasi
4. Mendefinisikan kriteria kinerja sistem
5. Menyiapkan usulan rancangan sistem
6. Menyetujui atau menolak rancangan proyek pengembangan sistem

Keluaran dari proses analisis di kedua aspek ini adalah masalah- masalah penting yang harus segera ditangani, analisis penyebab dan dampak permasalahan bagi organisasi, beberapa kemungkinan skenario pemecahan masalah dengan kemungkinan dan dampak risiko serta potensinya, dan pilihan alternatif solusi yang direkomendasikan.

1. Tahap Perancangan/Desain
2. Tahap Pembangunan Fisik/Konstruksi

Berdasarkan desain yang telah dibuat, konstruksi atau pengembangansistem yang sesungguhnya (secara fisik) dibangun. Tim teknis merupakan tulang punggung pelaksanaan tahap ini, mengingat semua hal yang bersifat konseptual harus diwujudkan dalam suatu konstruksi teknologi informasi dalam skala yang lebih detail. Dari semua tahapan yang ada, tahap konstruksi inilah yang biasanya paling banyak melihatkan sumber daya terbesar, terutama dalam hal penggunaan SDM, biaya, dan waktu. Pengendalian terhadap manajemen proyek pada tahap konstruksi harus diperketat agar penggunaan sumber daya dapat efektif dan efisien. Bagaimanapun, hal ini akan berdampak terhadap keberhasilan proyek sistem informasi yang diselesaikan secara tepat waktu. Akhir dari tahap konstruksi biasanya berupa uji coba atas sistem informasi yang baru dikembangkan.

Tahap implementasi merupakan tahap yang paling kritis karena untuk pertarna kalinya sistem informasi akan dipergunakan di dalam organisasi. Ada berbagai pendekatan untuk implementasi sistem yang baru didesain. Pekerjaan utama dalam implementasi sistem biasanya mencakup hal-hal sebagai berikut:

1. Merencanakan waktu yang tepat untuk implementasi
2. Mengumumkan rencana implementasi
3. Mendapatkan sumberdaya perangkat keras dan lunak
4. Menyiapkan database
5. Menyiapkan fasilitas fisik
6. Memberikan pelatihan dan workshop
7. Menyiapkan saat yang tepat untuk cutover (peralihan sistem)
8. Penggunaan sistem baru

Pemberian pelatihan (training) harus diberikan kepada semua pihak yang terlibat sebelum tahap implementasi dimulai. Selain untuk mengurangi risiko kegagalan, pemberian pelatihan juga berguna untuk menanamkan rasa memiliki terhadap sistem baru yang akan diterapkan. Dengan cara ini, seluruh jajaran pengguna akan dengan mudah menerima sistem tersebut dan memeliharanya dengan baik di masa-masa mendatang.

Pengembangan sistem informasi biasanya diakhiri setelah tahap implementasi dilakukan. Namun, ada satu tahapan lagi yang harus dijaga dan diperhatikan oleh manajemen, yaitu tahap pasca implementasi. Kegiatan yang dilakukan di tahap pasca implementasi adalah bagaimana pemeliharaan sistem akan dikelola. Seperti halnya sumber daya yang lain, sistem informasi akan mengalami perkembangan di kemudian hari. Hal-hal seperti modifikasi sistem, berpedoman ke sistem lain, perubahan hak akses sistem, penanganan terhadap fasilitas pada sistem yang rusak, merupakan contoh dari kasus-kasus yang biasanya timbul dalam pemeliharaan sistem. Disinilah diperlukan dokumentasi yang memadai dan pemindahan pengetahuan dari pihak penyusun sistem ke pengguna untuk menjamin terkelolanya dengan baik proses-proses pemeliharaan sistem. Dari perspektif manajemen, tahap pasca-implementasi adalah berupa suatu aktivitas di mana harus ada personil atau divisi yang dapat melakukan perubahan atau modifikasi terhadap sistem informasi sejalan dengan perubahan kebutuhan bisnis yang dinamis.

Definisi Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik yang digunakan untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan. O’Brien ( 1996) mendefinisikan otomatisasi kantor sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi

Otomatisasi perkantoran berawal dari tahun 1960, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin TIK listriknya. Pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis. Kata “Otomatisasi” memiliki pengertian penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor biasanya dikenal dengan istilah Office Automation atau OA.

Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Waluyo (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai secara bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, dimana digunakannya perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.

Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi kegiatan perkantoran. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi yang menuntut untuk menyelesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan fleksibel, maka kebutuahan dari metode manual ke otomatis sudah menjadi keharusan untuk dipenuhi. Namun, bukan berarti meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi dikantor.

Tujuan Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi Perkantoran, OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui :

1. Meminimalkan pengeluaran pada biaya, munculnya komputer dapat menghemat biaya dimana komputer dapat menggantikan dan meringankan tugas pekerja dari berat menjadi ringan.
2. Pemecahan masalah kelompok, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.
3. Pelengkap bukan pengganti, dalam hal ini tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional, seperti percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. Pelengkap informasi ini digunakan agar dapat lebih baik dalam berkomunikasi.
4. Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon, komputer, jaringan internet, serta satelit. Dimana semua digabung untuk memperlancar informasi dari luar perusahaan maupun didalam perusahaan, selain itu untuk mengetahui canggihnya tekhnologi di era globalisasi .
5. Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor, produk office automation memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat, lebih baik, dan lebih efisien
6. Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.
7. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat
8. Konsep-konsep Otomatisasi Perkantoran

Konsep-konsep dari otomatisasi perkantoran dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

Hakekat Otomasi Perkantoran

Secara garis besar Pengertian teknologi Informasi adalah: “perolehan, pemprosesan penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications)”. Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu :

1. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.
2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rumit.
3. Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.

Otomatisasi Kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya terdapat 4 kategori pengguna Otomatisasi Kantor, yaitu :

1. Manajer : orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
2. Profesional : profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya. Misalnya : pembeli, wiraniaga, dan asistenstaff khusus Manajer dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris : biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Pegawai administratif : melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen.

Manfaat Otomatisasi Kantor

Manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi perkantoran, diantaranya :

1. Otomatisasi perkantoran membuat informasi menjadi lebih murah dan mudah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.
2. Dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.
3. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, komputer mampu menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
4. Pemecahan masalah kelompok/tim.
5. Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
6. Sebagai pelengkap bukan pengganti.
7. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional seperti percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA hanya melengkapi komunikasi tradisional.
8. Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.
9. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor

Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi pilihan aplikasi otomatisasi kantor, dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Jenis Organisasi, dimana seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.
2. Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.
3. Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan

Tahapan Penerapan Otomatisasi Kantor 

Tahap penerapan pada otomatisasi kantor dapat di uraikan sebagai berikut :

1. Tradisional, dalam hal ini penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktifitas. Serta lebih terfokus pada penggunaan Word Processing
2. Transisional, dalam hal ini ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta telah dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer.
3. Transformasional, dalam hal ini merupakan fase integrasi informasi dan pematangan konsep Information Resource Management (IRM) yang merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT)

Model Otomatisasi Kantor

Konsep-konsep dari otomatisasi perkantoran dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.

Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

Keterangan :

Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan. Informasi juga disediakan oleh lingkungan.

Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis computer seperti pengolah kata, e-mail, dann konferensi komputer

Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut.

Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seperti konferensi video dan audio.

Macam-Macam Sistem Otomatisasi Kantor 

Sistem otomatisasi kantor memiliki beberapa macam jenis yng dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Sistem Komunikasi Elektonik (electronic communication sistem ) merupakan sistem teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi antara individu, kelompok pekerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam sistem ini adalah e-mail, voicemail, facsimile dan bulletin board sistem. Bulletin board sistem (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain.
2. Sistem Kolaborasi Elektronik, suatu sistem yang tidak hanya pertukaran komunikasi dan pesan, tetapi juga bagaimana informasi dan pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi adalah teleconference dan telecommuting.Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerjadari jarak jauh dengan kantornya
3. Sistem Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik, sebuah sistem dimana penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari sistem pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik document management, presentase graphics dan multimedia presentation. Elektonik document management (EDM) merupakan  sistem penyimpanan document yang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali. Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks, grafik, foto, suara dan video.
4. Sistem Pengolahan Kantor (office management sistems) merupakan sistem kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk sistem ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik. Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai sistem ini untuk mengatur skejul kerja mereka.
5. Sistem Elektronik Formal, sistem yang  didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, seperti SIM
6. Sistem Elektronik Informal, sistem yang  tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, seperti bentuk DSS

Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

1. Word processing adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain. Misalnya aplikasi Microsoft Word
2. Electronic mail (email) yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan. Misalnya aplikasi mail.yahoo, gmail, tumblr
3. Voice mail sama dengan electronic mail. Perbedaannya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dapat menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan.
4. Electronic Calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer yang bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, dimana dapat menyusun terjadinya komunikasi bukan hanya mengkomunikasikan informasi.
5. Audio Conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing tidak memerlukan komputer dan hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.
6. Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada dilokasi lain selagi konferensi dilakukan.Tiga konfigurasi video conferencing (tergantung pada peralatan yang digunakan), yaitu:
7. Video satu arah dan audio satu arah.
8. Video satu arah dan audio dua arah.
9. Video dan audio dua arah.
10. Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, yang memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini seperti electronic mail, karena keduanya menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah ‘telecon ferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi. Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada dikota yang berlainan.
11. Facsimile Transmission (FAX), adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy diujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit dari pada mengoperasikan mesin fotocopy.
12. Video text, penggunaan komputer untuk memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer. Contoh penggunaan aplikasi Microsoft PowerPoint yaitu aplikasi yang berguna bagi seseorang yang merencanakan atau membuat presentasi, atau semacam slide show.
13. Image Storage And Retrieval. Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
14. Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh type setter. Sistem desktop publishing terdiri atas mikro komputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing. Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif. Aplikasi DTP terbagi dalam 3 area:
15. Aplikasi administrasif meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk penggunaan intern seperti korespondensi, laporan dan warta.
16. Aplikasi teknis meliputi materi pelatihan seperti slides, overead transparancies, dan manual.
17. Grafik perusahaan (corporate graphic) meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yang dimaksudkan untuk digunakan di luar perusahaan.
18. Spread Sheet adalah penggunaan komputer yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk mengolah data. Diperlukan sebuah software yaitu yang disebut web browser atau kita sebut browser . Browser digunakan untuk menampilkan halaman web, ada bermacam-macam browser seperti Navigator dan communicator (Netscape), Internet Explorer (Microsoft), NCSA Mosaic, Opera dan Lynk. Aplikasi menyampaikan informasi melalui internet dapat berupa blog, web

Personal Komputer

Personal Computer adalah seperangkat komputer yang digunakan oleh satu orang.Komputer yang ada dilingkungan rumah, kantor, toko, dan dimana saja karena harga PC sudah relatif terjangkau dan banyak macamnya. Fungsi utama PC adalah untuk mengolah data input dan menghasilkan output berupa data/informasi sesuai dengan keinginan user (pengguna). Dalam pengolahan data yang dimulai dari memasukkan data (input) sampai akhirnya menghasilkan informasi, komputer memerlukan suatu sistem dari kesatuan elemen yang tidak bisa terpisahkan yaitu :

1. Hardware(perangkat keras)

Hardware adalah sekumpulan komponen perangakat keras komputer yang secara fisik bisa dilihat, diraba, dirasakan. Hardware ini dibagi menjadi 5 (lima) bagian, yaitu:

1. Input Device, peralatan masukkan (Keyboard,mouse,dll),
2. Process Device, peralatan proses (processor, motherboard, ram, dll),
3. Output Device, peralatan keluaran (Monitor, Printer, dll),
4. Storage Device, peralatan penyimpan (harddisk,flashdisk, dll),
5. Peripheral Device, peralatan tambahan (WebCam, modem, dll),
6. Software(Perangkat Lunak)

Software adalah program yang berisi instruksi/perintah sebagai pelantara yang menghubungkan (menjembatani) antara hardware dan brainware (perangkat manusia) sehingga dapat menghasilkan informasi yang diinginkan brainware. Software dapat dikategorikan menjadi dua kelompok.
Software Operating System (OS), Contohnya adalah Windows, Linux, Dos, Android, dll. Tanpa adanya Operating System ini, maka hardware hanyalah benda mati yang tidak bisa digunakan.Software Application System, Contohnya adalah Ms. Office, Open Office, Adobe Photoshop, Corel Draw, Program Database, Program Utilities, dll.

1. Brainware(Perangkat Manusia/pengguna/user)

Brainware adalah perangkat yang mengoperasikan dan menjalankan perangkat lunak yang ada didalam komputer. Brainware dikelompokkan menjadi beberapa kategori mulai dari pembuat program (programmer), Technical Support, Designer Graphic, Operator, sampai user paling awam sekalipun.

Dampak Otomatisasi Perkantoran

1. Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan :
2. Angkatan Kerja Wanita.

Wanita yang bekerja semakin meningkat, ditandai banyaknya bidang pekerjaan yang juga di geluti oleh kaum wanita. Perkembangan teknologi yang canggih mengharuskan wanita juga mampu beradaptasi dengan komputer dan mampu bersaing dengan laki-laki.

1. Pekerja Profesional dan Teknis.

Meningkatnya permintaan barang dan jasa karena pertambahan penduduk akan membutuhkan pekerja profesional dan pekerja teknis.

1. Manajer dan Administrator.

Perubahan organisasi, penggunaan mesin dalam bidang perkantoran mengakibatkan perubahan pada susunan manajer. Manajer terlatih semakin dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan pegawai sehingga memaksimalkan pendapatan perusahaan.

Perubahan kantor dari manual menuju otomatisasi mengakibatkan pegawai administrasi harus menguasai berbagai Aplikasi komputer yang berhubungan dengan komputerisasi di perkantoran.

1. Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai

Perubahan terhadap struktur pekerjaan menyebabkan permintaan terhadap pegawai yang terampil terus meningkat. Karena peluang kerja untuk orang yang tidak memiliki keterampilan terus berkurang. Pekerja dengan pendidikan tinggi yang terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai pegawai administrasi. Akibatnya peluang kerja bagi nonsarjana berkurang dan terjadi pengangguran. Manajer kantor dapat menetapkan standar bagi operasional kantor sehingga para pengajar memahami klasifikasi pekerjaan yang dibutuhkan.

1. Dampak Terhadap Manajemen Menengah

Pekerjaan manajemen menengah diprediksi menjadi berkurang. Dengan meningkatnya aplikasi proses data elektronik, kebutuhan terhadap manajer yang melakukan proses data meningkat. Ada dua alasan mengapa pekerjaan manajemen menengah tidak berkurang. Pertama, keputusan manajerial pada tingkat ini terlalu jauh dari analisis mekanik, sebaliknya dengan adanya komputer manajer membuat keputusan yang lebih baik. Kedua, dengan adanya peralatan otomatisasi membuat pekerjaan menjadi lebih cepat tidak berarti peralatan tersebut selalu digunakan, maka peran manajer menengah dibutuhkan untuk menelaah penggunaan peralatan yang benar-benar dibutuhkan.

1. Dampak Terhadap Operasi Perusahaan

Membuat banyak perusahaan mulai memusatkan operasional mereka menggunakan sistem informasi komputer di seluruh pusat untuk mengumpulkan, mengolah dan mengirim data ke seluruh dunia. Semua perkembangan yang terjadi akibat otomatisasi perkantoran membawa pemikiran baru dalam struktur usaha dan konsep manajemen.

Studi Kasus

SISTEM INFORMASI PEMERINTAHAN DAERAH KANTAYA (KANTOR MAYA) SRAGEN

Sistem Informasi Pemerintahan Daerah Kantaya (Kantor Maya) sejak 2004.  Sistem online ini mempermudah pekerjaan pegawai Pemkab Sragen dan koordinasi antarorganisasi pemerintahan di sana. Misalnya, untuk pelaporan dan pengawasan di setiap unit kerja, kecamatan dan BUMD, sarana pengiriman data,  informasi dan pengawasan proyek disetiap unit kerja, informasi agenda  kerja di setiap satuan kerja, pengiriman surat dinas atau undangan kedinasan ke setiap unit kerja, dan untuk forum diskusi serta interaksi antarpegawai. Situs kantaya adalah  http://kantaya.sragenkab.go.id/. Antaya telah menjadi sarana komunikasi dari kantor kabupaten hingga ke 20 kecamatan dan 208 desa di Sragen yang disebut Kantor Maya (Kantaya). Untuk masuk ke Kantaya diperlukan login dan password yang dimiliki oleh operator Kantaya. Aplikasi Kantaya diantaranya laporan monitoring setiap dinas, satuan kerja, dan kecamatan; sarana pengiriman data; informasi dan monitoring proyek secara online pada setiap satuan kerja; agenda  kerja setiap satuan kerja; forum diskusi dan chatting antarpersonel dan satuan kerja; surat dinas atau undangan. Di kantaya juga tersedia sistem informasi pemerintahan daerah, perizinan terpadu, sistem informasi perdagangan antarwilayah, kepegawaian, keuangan daerah, kependudukan, pertanahan, sistem  rumah sakit umum daerah, sistem informasi strategis, pendapatan daerah, pengelolaan barang daerah, sistem informasi geografis, kredit, dan pembayaran perusahaan daerah air minum.

Operator kantaya di desa adalah PNS yang ditugaskan di desa dan memiliki kempetensi di bidang IT. Operator kantaya adalah bagian dari 604 PNS desa yang tersebar di 208 desa di Sragen, masing-masing desa memiliki tiga PNS desa. Tiga PNS desa memiliki fungsi masing-masing, satu orang operator Kantaya, satu orang Penyuluh Pertanian Lapangan (PPL) dan satu orang melakukan pemberdayan masyarakat. Setiap PNS desa mendapat insentif tambahan sebesar Rp. 250.000 perbulan dan mendapatkan satu buah sepeda motor dinas. Secara berkala kompetensi dan kinerja mereka dievaluasi. ada empat tahapan evaluasi yang ditujukan pada PNS desa, yakni tahap evaluasi tiga bulan, enam bulan, tahapan evaluasi aplikasi program, dan evaluasi setahun yang meliputi kemampuan PNS untuk menguasai wilayah kerjanya. Jika tidak lolos mereka ditarik ke Kabupaten, insentif dihentikan dan sepeda motor harus dikembalikan.

Secara umum, manfaat utama yang dirasakan adalah kecepatan pertukaran data dan informasi. Jaringan online ini mengubah pola lama penggunaan administrasi secara  manual menjadi penyelenggaraan pemerintah berbasis Information and Communication Technology (ICT). Penggunaan Internet dan intranet di pemerintah kabupaten Sragen ini mewujudkan penyediaan pelayanan publik yang lebih baik dan lebih cepat dengan berorientasi pada pelayanan masyarakat. Hasil lainnya dari penggunakan jaringan online ini adalah peningkatan efisiensi, kenyamanan, kecepatan serta aksesibilitas yang lebih baik untuk pelayanan publik. Dengan jaringan online ini juga dapat membuka hubungan dengan dunia luar melalui penggunaan internet, penggunaan  infrastruktur Teknologi Informasi, penggunaan sistem aplikasi, standarisasi metadata, juga dapat bertukar data secara elektronik serta penggunaan sistem dokumentasi elektronik. Dengan Pemerintahan berbasis ICT tersebut juga dapat menjawab tantangan bagaimana memberikan pelayanan publik yang lebih baik dan lebih cepat.

REFERENSI

Andikawati. Otomatisasi Kantor. 25 Maret 2015.https://blogaanwati.wordpress.com/2013/01/11/otomatisasi-kantor/.

Chamid, Cham. “Otomatisasi Kantor”. 25 Maret 2015.http://www.academia.edu/4869827/OTOMATISASI_KANTOR.

Siswanto, Tri Agus. 2013. Otomatisasi Perkantoran 1. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

Wikipedia. “Sistem Otomatisasi Kantor”. 25 Maret 2015.http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_otomatisasi_kantor.