Buku yang digunakan untuk menyampaikan surat disebut

Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:1.Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk mencatatpenyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkunganorganisasi/perusahaan sendiri.2.Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatatpenyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luarorganisasi/perusahaan.Contoh:f) Penyimpanan SuratJika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usahauntuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad.sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.2. Penanganan surat masuk sistem Kartu Kendali1.Pengertian kartu kendaliSistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan pola baru.Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatn surat1.Ciri-ciri kartu kendali1) Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting,surat rahasia dan surat biasa2) Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah1.Keuntungan menggunakan kartu kendali– Lebih efisien dibanding buku agenda– Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)– Menghilangkan pencatatan berulang– Mudah melacak lokasi surat yang diproses– Memudahkan penyusunan arsip– Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

1.Identifikasi kategori surat penting, biasa dan rahasiaKategori surat penting adalah sebagai berikut.Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansiyang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau suratlainnya.Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain,sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebutakan menimbulkan kesulitan.Kategori surat biasa adalah sebagai berikut.Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagiinstansi yang bersangkutan.Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat biasa, makaditanyakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan dalam penilaian.Kategori surat rahasia adalah sebagai berikut.Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.1.Prosedur surat masuk pentinga) Penerimaan suratSebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masukdan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkanuntuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerjamemerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan

Upload your study docs or become a

Course Hero member to access this document

Upload your study docs or become a

Course Hero member to access this document

End of preview. Want to read all 12 pages?

Upload your study docs or become a

Course Hero member to access this document

A. Jenis-jenis buku Agenda

Nama Buku Agenda	Jumlah Buku	Cara Pencatatan
Buku Agenda Tunggal	1	Cara pencatatannya surat masuk dan surat keluar menjadi satu secara kronologis/urut
Buku Agenda Berpasangan	1	Cara pencatatannya surat masuk dihalaman sebelah kiri, dan surat keluar dihalaman sebelah kanan
Buku Agenda Kembar	2	Cara pencatatannya surat masuk di buku agenda surat masuk, dan surat keluar dibuku agenda surat keluar

B. Jenis-jenis Buku Ekspedisi

§ Buku Ekspedisi Intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat yang disampaikan kepada pihak didalam perusahaan/organisasi

§ Buku Ekspedisi Ekstern adalah buku yang dipergunakan untuk penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak di luar perusahaan

1. Baki surat( tray )

Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas yang ada, selain itu dapat berguna untuk berbagai jenis berkas menurut keperluannya.

2. Buku agenda suratmasukdansuratkeluar

Buku agenda ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem buku agenda.

3. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia

Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu kendali. Peralatan ini digunakan untuk mencatat data surat masuk dan surat keluar.

4. Secretaries Desk file

Kumpulan map dengan kode, jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani.

5. Alat Tulis

Contoh alat tulis antara lain, pulpen, pensil, penggaris, kertas, catatan, stapler, dan penjepit kertas.

6. Kertas dan Amplop

Kertas dengan kop surat atau kertas polos dan amplop berbagai ukuran.

7. Alat Pembuka Surat

Depat berupa alat manual seperti pisau, gunting atau yang elektrik dengan mesin pemuka surat.

8. Stempel

Stempel tanggal terima dan stempel perusahaan.

9. Formulir tanda terima atau buku ekspedisi

Formulir tanda terima digunakan pada pola disentralisasi dan buku ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi.

10. Lembar Disposisi

Lembar isi ini untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Lembar ini digunakan pada pola sentralisasi. Pada pola disentralisasi, disposisi langsung pada suratnya.

Dibuat oleh Rianti Pratiwi