Berikut ini yang termasuk dokumen perjalanan pimpinan yang akan keluar negeri adalah

Peran Sekretaris dalam Mengatur Perjalanan Dinas

Sebagai seorang sekretaris pengetahuan dan ketrampilan yang perlu dimiliki salah satunya adalah pengaturan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Dia harus mengetahui peraturan-peraturan dari segala jenis transportasi, bagaimana prosedur nya, pelayanannya serta menghubungi agen per jalanan atau travel biro dengan mudah

Untuk meningkatkan hubungan serta mengembangkan naskah atau perluasan produktivitas. Maka seorang pimpinan sering melakukan perjalanan dinas diluar kota bahkan pula keluar negeri. Dalam hal ini pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanannya. Persiapan perjalanan dinas yang matang diharapkan akan lebih banyak memberi manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan.

Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis antara lain :

1. Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas.

2. Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan.

3. Mengatur tanggal keberangkatan.

4. Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan).

5. Mempersiapkan dokumen (surat – surat) yang diperlukan.

6. Mempersiapkan keperluan keuangan.

Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah rencana tentang kegiatan yang dilakukan selama perjalanan. Daftar perjalanan tersebut mencakup: hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama bandara udara, pelabuhan, stasiun, nomor pesawat, kedatangan, dan nama hotel untuk setiap dikunjungi. Janji temu berisi catatan tentang hari, tanggal, waktu, dengan siapa, dimana, dan tujuan pertemuan diselenggarakan. Daftar perjalanan dan janji temu bisa dibuat secara terpadu dalam satu lembar kertas. Sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan : yang asli untuk pimpinan, tembusan untuk wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan untuk sekretaris befungsi sebagai arsip, apabila ada perubahan pada daftar tersebut sekretaris dapat segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang tembusan.

Mempersiapkan Kelengkapan Perjalanan,Perlengkapan yang perlu dipersiapkan dan yang dilakukan sekretaris untuk perjalanan pimpinan adalah :

Surat Tugas atau Surat Perintah Jalan Bagi pegawai atau pimpinan yang akan melakukan perjalanan dinas akan mndapat Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dari atasannya.\
Mengingatkan pimpinan membawa dokumen pribadi
Tiket perjalanan
Daftar alamat penginapan, hotel, biro perjalanan, travel bank, kantor/perusahan yang akan dihubungi
Peta untuk kota yang akan dikunjungi
Kuitansi, cek, buku tabungan, kartu kredit, prangko dan materai
Surat keterangan sehat dari dokter
Daftar perjalanan
Peta kota yang akan dikunjungi
Paspor
Visa
Health Certificatel
Fiskal

Mengurus pengangkutan:

1. Perjalanan dengan mobil

2. Perjalanan Dengan Kereta Api

3. Perjalanan Laut

4. Perjalanan Udara

Mempersiapkan Penginapan:

1. Pemesanan kamar.

2. Check In.

3. Cara pembayaran

4. Check Out.

Laporan Biaya Perjalanan

Jika pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, masih ada satu tugas sekretaris yaitu membuat laporan keuangan. Semua pengeluaran akan diinventarisir sekretaris untuk selanjutnya sebagai dasar penyusunan laporan. Sekretaris juga harus memeriksa catatan dalam buku pengeluaran pada waktu pimpinan melakukan perjalanan, dari data ini sekretaris akan mengetahui pengeluaran mana yang masih dapat memperoleh pengembalian dari bagian keuangan.

Langkah-langkah menyusun laporan biaya perjalanan :

Menginventarisir/mengumpulkan tanda bukti pengeluaran berupa kas bon, kuitanasi, nota.
Mengelompokkan tanda bukti pada pos-pos tertentu, misalkan biaya penginapan, biaya

kegiatan,transpor, dan entertainment. Biaya entertainment adalah biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.

Tanda bukti pengeluaran dari luar, misal hotel dan restoran akan dibuatkan kas bon atau kuitansi dari pihak perusahaan.
Semua pengeluaran yang berhubungan dengan menjamu relasi setelah dibuatkan kas bon/kwitansi akan dicatat lagi pada laporan entertainment.
Langkah yang terakhir adalah membuat laporan biaya perjalanan secara keseluruhan.

Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau pegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan untuk jangka waktu tertentu. Agar perjalanan dinas pimpinan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan, administrasi kantor / sekretaris harus selalu berkoodinasi dengan pimpinan ketika akan mempersiapkan semua hal yang diperlukan dalam perjalanan dinas. Adapun persiapan perjalanan dinas meliputi :
1. Persiapan rencana perjalanan dimas
2. Persiapan dokumen perjalanan dinas
3. Persiapan transportasi dan akomodasi
4. Persiapan daftar perjalanan dinas ( itinerary )
5. Persiapan pembiayaan perjalanan dinas Dalam menangani perjalan dinas ada berbagai macam dokumen yang memang harus di persiapkan dengan baik guna kelancaran perjalanan bisnis itu sendiri. Dokumen perjalanan dinas adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat memeberikan keterangan bagi pimpinan ketika melakukan perjalanan dinas.Dokumen-dokumen ini meliputi:

 Dokumen Internal

Dokumen internal merupakan dokumen-dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan/kantor tempat seseorang bertugas. Contoh dari dokumen Internal ini adalah.

1. Surat tugas

Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan diberikan kepada seorang (bawahan) berfungsi untuk melakukan pekerjaan tertentu

2. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

Seringnya SPPD ini hanya digunakan pada unsur pemerintahan saja, namun tidak menutup kemungkinan digunakan pula pada perusahaan swasta.

 Dokumen Eksternal

Dokumen Eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan bisnis. Jenis dokumen ini biasanya berbeda-beda, tergantung kebutuhan dan daerah tujuan dalam perjalanan bisnis. Jenis dokumen ini adalah:

1. Paspor ( passport )

Paspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan kepada seorang warga negara, yang diberi izin untuk meningggalkan negaranya dan untuk pergi ke negara-negara tertentu.Paspor digunakan sebagai tanda bukti kewarganegaraan dan tanda bukti diri di negara lain. Macam-macam paspor:

a. Paspor biasa (normal passport) adalah paspor bersampul warna hijau, biasa disebut paspor hijau, yaitu paspor yang digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.

b. Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru, biasa disebut paspor biru, yaitu paspor untuk pegawai/pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan/perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor ini dilakukan di Departemen Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
c. Paspor diplomatik adalah paspor bersampul warna hitam, sering disebut paspor hitam, yaitu paspor yang digunakan oleh pejabat diplomatik, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatik dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri dan ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
d. Paspor haji adalah paspor bersampul warna coklat, yaitu paspor khusus untuk orang-orang yang akan menunaikan ibadah haji. Paspor ini dapat diperoleh di Departemen Agama. Masa berlaku paspor sesuai dengan lamanya melakukan ibadah haji.
e. Paspor khusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nations (PBB) dan biasanya mendapatkan perlakuan diplomatik. Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul warna merah untuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda untuk staf PBB.

2. Visa

Visa adalah izin tinggal disuatu negara untuk suatu periode tertentu dalam waktu tertentu.Visa ini dapat di peroleh dari kedutaan negara yang bersangkutan. Untuk kunjungan yang tidak melebihi dua Minggu, visa tidak diperlukan bagi warga negara Indonesia yang masuk ke negara-negara ASEAN. Macam-macam visa:

a. Transit visa, yaitu visa biasa yang diberikan kepada seseorang yang singgah (transit) di suatu kota di suatu negara tertentu, biasanya hanya untuk 1–3 hari, kemudian melanjutkan perjalanan kembali ke negara tujuan.

b. Tourist visa, yaitu visa untuk orang-orang yang mengadakan perjalanan pariwisata. Di Indonesia visa turis hanya berlaku untuk dua bulan dan tidak dapat diperpanjang secara otomatis. Apabila hendak memperpanjang, para turis harus ke luar dahulu dari Indonesia untuk meminta visa lagi dari Kedutaan Besar RI di luar negeri.
c. Bussiness visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan melakukan kunjungan bisnis/urusan dagang ke suatu negara.
d. Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat atau perwakilan suatu negara yang patut diberikan penghormatan atas dasar hukum dan pergaulan diplomatik internasional.
e. Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu negara, dalam hubungan internasional hal ini sebagai tanda persahabatan kedua negara.
f. Immigrant visa, yaitu visa yang diberikan kepada para imigran, yakni orang-orang yang mengadakan perjalanan ke suatu negara dan berkeinginan menetap di negara tersebut.

3. Fiskal

Fiskal adalah biaya pajak yang harus di bayar oleh setiap warga negara Indonesia (WNI) yang akan pergi ke luar negeri. Fiskal dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pajak kepada seorang sebagai wajib pajak yang akan pergi ke luar negeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah.

4. Exit Permit

Exit permit adalah bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau meninggalkan negara yang bersangkutan. Bentuk exit permit yaitu berupa lembaran kertas yang sudah distempel oleh kantor imigrasi kemudian ditempelkan atau dilampirkan pada paspor.

5. Yellow Card ( Kartu Kesehatan )

Yellow card adalah kartu yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk diberikan kepada warga negara yang akan ke luar negeri, kartu ini dipakai untuk menyatakan bahwa warga negara tersebut bebas dari penyakit yang menular. http://www.anugerahdino.com/2014/05/dokumen-yang-dipersiapkan-dalam.html