Bagian surat yang berisi tentang identitas pengirim surat disebut

Oleh: Yopi Nadia, Guru SDN 106/IX Muaro Sebapo, Muaro Jambi, Provinsi Jambi

KOMPAS.com - Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat didefinisikan sebagai kertas yang tertulis. Secara umum surat adalah kertas yang berisi tulisan informasi yang dikirim oleh pengirim untuk ditujukan kepada si penerima (pembaca).

Seiring kemajuan teknologi, surat tidak serta merta harus berbentuk kertas, namun bisa berupa media digital, misalnya ebook atau email (surat elektronik).

Berdasarkan jenisnya, surat dibedakan menjadi surat resmi dan surat tidak resmi. Contoh surat tidak resmi adalah surat pribadi yang ditulis atau ditujukan untuk perorangan.

Sedangkan surat resmi, contohnya adalah surat dinas, surat lembaga, surat niaga, dan sebagainya.

Berbeda dengan surat tidak resmi, surat resmi memiliki bagian-bagian yang harus ada pada sebuah surat.

Baca juga: Pengertian serta Perbedaan CV dan Surat Lamaran Kerja

Bagian -bagian surat resmi, seperti kepala surat, tempat dan tanggal surat, nomor surat, lampiran yang disertakan, hal atau perihal, alamat penerima, salam pembuka, isi surat, salam penutup, nama dan tanda tangan pengirim, tembusan, serta catatan kaki. 

Berikut penjelasannya: 

Kepala surat dinamakan juga sebagai kop surat. Bagian ini menempati posisi paling atas pada sebuah surat resmi. Kop surat atau kepala surat berisi nama, logo, alamat, dan nomor kontak resmi milik si pengirim surat. Selain menunjukkan identitas si pengirim, kepala surat juga digunakan sebagai sarana promosi.

Contoh :

Dok. Yopi Nadia Kop Surat

Tempat dan tanggal surat berisi informasi terkait kapan dan di mana surat tersebut dibuat oleh pengirim. Pada umumnya, tempat diisi dengan kota pengirim dan diletakkan di sebelah kanan.

Contoh: Muaro Jambi, 21 Juli 2022

Nomor surat dibuat oleh lembaga, perusahaan, organisasi atau komunitas resmi yang bertujuan untuk memudahkan dalam menyusun urutan penyimpanan surat sekaligus untuk mengawasi seberapa banyak surat yang telah dikeluarkan.

Contoh: 422/ 15 /SDN106/IX/SBP/2022

Nomor tersebut berarti surat tersebut adalah surat ke-15 yang dikeluarkan oleh institusi SDN 106/IX Sebapo di tahun 2022.

Baca juga: Surat Resmi: Pengertian, Fungsi, dan Formatnya

Lampiran berisi informasi terkait ada atau tidaknya, berapa jumlah berkas penting yang ikut disertakan dalam penerbitan surat resmi.

Contoh:

Lampiran: 1 berkas

Posisi lampiran diletakkan di bawah nomor surat. 

Hal atau perihal pada surat resmi berisi terkait tema/pokok dari isi surat. Boleh juga kita menyatakan sebagai judul surat.

Contoh: Permohonan izin pelaksanaan kegiatan lomba

Alamat penerima diisi oleh alamat orang atau lembaga yang dituju atau yang menerima surat. Alamat penerima ini ditulis di bawah hal/perihal.

Contoh:

Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala SekolahSDN Suka Majudi Jalan Merdeka

Jambi

Baca juga: Surat sebagai Dasar Korespondensi Bisnis

Salam pembuka berisi sapaan awal yang berupa ucapan salam.

Contoh: Selamat siang, Assalamualaikum, Dengan Hormat, dan lain-lain

Pada bagian isi surat resmi berisi tiga bagian, yakni bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup. Bagian pembuka berisi pengantar sebelum inti surat diberitahukan.

Pada bagian inti merupakan pokok masalah, topik atau inti permasalahan yang hendak disampaikan. Sedangkan pada bagian penutup berisi penegasan, kesimpulan, dan harapan dari topik inti yang disampaikan.

Salam penutup berisi kalimat salam setelah penyampaian surat ini berakhir. Salam pembuka dan penutup merupakan bagian dari tata krama atau adab sopan santun dalam bersurat.

Contoh, Selamat siang, Waalaikumsalam, Terima kasih dan lain-lain. 

• Nama dan tanda tangan pengirim

Nama dan tanda tangan pengirim berisi tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan surat serta nama terang, tanda tangan, dan cap stempel lembaga/komunitas. Ditulis rata kanan paling bawah setelah salam penutup.

Contoh:

Banten, 13 Juli 2022Kepala Sekolah SD Merdeka

Budi Hartono

Baca juga: Contoh Soal dan Jawaban Bahasa Indonesia Kelas 12: Surat Lamaran Pekerjaan

Tembusan berisi tentang siapa saja yang berhak menerima surat resmi yang telah dikirimkan. Tapi tidak semua surat resmi harus memiliki tembusan karena biasanya surat resmi yang dibuat dapat disesuaikan dengan jumlah si penerima surat.

Contoh:

Tembusan:

1. Kepala Desa
2. Ketua RT

Catatan kaki merupakan catatan yang berada di paling bawah dari surat resmi. Biasanya bagian ini dinamakan sebagai kaki (surat). Catatan ini berisi penjelasan apa yang tertulis memerlukan penjelasan yang lebih detail.

Namun, tidak semua surat resmi memiliki catatan kaki ini, karena sifatnya tidak wajib.